 |
Организация учета основных средств в программном продукте БЭСТ-5
|
|
|
|
Система БЭСТ-5 представляет собой комплексную программу управления предприятием, которая поддерживает весь цикл учетных и управленческих процедур: планирование деятельности, сбор фактических данных (ведение учета), трансформацию первичной информации в информацию для менеджмента, контроль отклонений показателей от плановых значений, развитые аналитические процедуры.
Комплекс ориентирован на малый и средний бизнес и может применяться практически на любых предприятиях. При этом система БЭСТ-5 продолжает линию продуктов БЭСТ. Программа БЭСТ-5 наследует все прикладное содержание программного комплекса БЭСТ-4 и переносит его на современную технологическую платформу.
Система БЭСТ-5 относится к классу многопользовательских комплексных программ автоматизации деятельности предприятия. В основу программного комплекса заложены как стандартные принципы бухгалтерского учета, так и оригинальные модели поддержки системы учета, документооборота. Налоговый учет в системе ведется параллельно бухгалтерскому учету, что позволяет избежать бухгалтерам двойной работы.
БЭСТ-5 является полноценным 32-разрядным приложением среды Windows. Она может эксплуатироваться на компьютерах, работающих под управлением этой среды, начиная от платформы MS Windows’2000. Работа возможна на одном компьютере или в локальной сети.
Одновременно на экране ПК может быть открыто сразу несколько окон. При помощи мыши или клавиатуры пользователь имеет возможность перемещаться из одного окна в другое и выполнять в них различные действия, что также находит отражение на экране.
Поскольку в основе учетных операций лежит бухгалтерская система, то главные принципы построения системы БЭСТ-5 соответствуют общим принципам бухгалтерского учета, принятым международными и российскими стандартами ведения учета. Эти принципы перечислены ниже:
|
|
|
1. Программа ведет сплошной учет, т.е. учет всех аспектов хозяйственной деятельности предприятия. Иначе говоря, для отражения любого факта хозяйственной деятельности имеются адекватные средства описания в рамках системы.
2. Программа ведет непрерывный учет, т.е. обеспечивает ввод данных о хозяйственной операции в момент ее совершения.
3. Программа ведет взаимосвязанный учет, т.е. учет, осуществляемый на едином поле данных.
4. Программа построена на вводе первичных документов, их хранении и последующей трансформации в термины бухгалтерского и налогового учета. Такое построение называется «от документа» и означает, что главным источником проводок в системе являются первичные документы.
5. Программа ведет учет в различных денежных и натуральных измерителях.
Структуру системы БЭСТ-5 можно представить в виде следующей таблицы:
Табл. 1
| Группа | Приложения (подсистемы) |
| 1 | 2 |
| Финансы | Счета в банках Касса. Подотчеты Расчеты. Договоры Основные средства Бухгалтерский учет |
| 1 | 2 |
| Логистика | Закупки. Поставщики Продажи. Клиенты Сырье. Материалы Товары. Продукция Торговый зал Анализ товаров и услуг. |
| Персонал | Кадры Заработная плата |
| Прочие модули | Обмен данными |
| Администрирование | Предприятия и базы данных |
| Разное | Стандартные |
После входа в систему на экране внутри окна консоли отображается Главное меню (Рис. 1).
Главное меню организовано в соответствии с базовыми принципами учета и управления бизнесом. Оно подразделяется на группы (Финансы, Логистика и т.п.), каждая из которых содержит набор приложений (подсистем).
Рис. 1. Главное меню.
Левая часть окна Главного меню представляет собой панель приложений и содержит подсистемы, включенные в конфигурацию программы. Правая часть Главного меню представляет собой меню режимов (задач), в котором отображаются режимы (бизнес-функции), относящиеся к конкретному приложению.
|
|
|
Приложение «Основные средства» предназначено для ведения бухгалтерского и налогового учета долговременных активов предприятия (основных средств и нематериальных активов). Функции приложения:
· Учет наличия объектов основных средств и НМА в картотеке.
· Учет движения объектов имущества (поступление, перемещение, выбытие).
· Начисление амортизации ОС и НМА в бухгалтерском и налоговом учете.
· Переоценка основных средств, учет модернизаций и комплектности.
· Учет арендованных основных средств и ОС на консервации.
· Связь с подсистемой бухгалтерского учета.
Данное приложение включает в себя следующие режимы работы (Рис. 2):
Рис. 2. Приложение «Основные средства».
Приложение позволяет вести полнофункциональный учет основных средств и нематериальных активов предприятия: наличие, поступление, выбытие, изменение их стоимости. Финансовый учет здесь тесно связан с производственным учетом. Для пообъектного учета основных средств подсистема ведет картотеку основных средств, которая представляет собой локальную систему аналитических счетов. При поступлении ОС и НМА на предприятие на них заводятся инвентарные карточки, которые хранятся в картотеке ОС и НМА.
В приложении поддерживается развитая система аналитического учета объектов. Любой объект может быть отнесен на учет структурного подразделения и материально-ответственного лица. Ведется история перемещений объекта с изменением состояний: в запасе, в эксплуатации, модернизация. Поступление, списание и любое другое движение ОС и НМА оформляется в системе документом движения.
Стоимость ОС и НМА, поступивших на предприятие, погашается путем периодического начисления амортизации. Начисление амортизации оформляется специальным документом, называемым ведомостью амортизации и выполняется как для бухгалтерского, так и для налогового учета. Типовые алгоритмы расчета амортизации, соответствующие действующему законодательству, входят в комплект поставки системы.
|
|
|
Процесс переоценки ОС автоматизирован. Бухгалтер может определять коэффициенты переоценки для каждого основного средства, для групп/подгрупп, с учетом времени эксплуатации и т.п.
Система позволяет получить все предусмотренные законодательством отчеты по ОС и НМА.
Работу с приложением «Основные средства» можно разделить на несколько этапов:
· Начальная настройка приложения и его справочников.
· Ввод начальных остатков и формирование картотеки ОС.
· Формирование документов и проводок, связанных с движением ОС.
· Начисление амортизации ОС по бухгалтерскому и налоговому учету. Расчет НДС по приобретенным основным средствам.
· Автоматизация процесса проведения инвентаризации.
· Переоценка ОС.
· Книга учета операций.
· Формирование и вывод отчетов по бухгалтерскому и налоговому учету ОС.
· Управление периодами.
· Технологические режимы.
При первом входе в приложение выполняется операция указания соответствия групп, которая необходима для привязки данных справочника ОКОФ к справочнику амортизационных групп, в соответствии с которым все амортизируемое имущество распределяется на 10 амортизационных групп. Данный справочник используется для расчета налоговой амортизации основных средств, исходя из срока их полезного использования. Выполнив такую привязку, можно переходить к начальной настройке приложения и его справочников.
Для осуществления начальной настройки приложения и его справочников предусмотрены две папки – Настройка и Справочники (Рис. 3).
Следует обязательно выполнить начальную настройку приложения (Настройка → Начальная настройка), которая позволяет указать дату начала активного периода в приложении «Основные средства», определить правила нумерации карточек ОС, ввести другую информацию, необходимую для работы.
Рис. 3. Настройка приложения «Основные средства».
Перед началом работы с приложением также следует просмотреть все справочники, включенные в группу Нормативные справочники. Данная группа объединяет справочники, по которым осуществляется классификация основных средств. При поставке программы все нормативные справочники заполнены разработчиком и готовы к работе. В процессе работы их данные могут дополняться и редактироваться пользователем.
|
|
|
При оформлении операций по поступлению ОС от поставщиков пользователи сталкиваются с необходимостью разбить сумму платежа на составляющие, например, выделить НДС из общей суммы. Для решения подобных задач в приложении настроены наиболее часто используемые модели калькуляции. В процессе работы пользователи могут самостоятельно настроить необходимые модели калькуляции. Для этого предназначен Справочник моделей калькуляции.
Справочник типовых операций представляет собой перечень наиболее часто повторяющихся в работе бухгалтерских операций, отражающих движение ОС и изменение их стоимости с предусмотренным для них набором проводок. Справочник включает ряд наиболее распространенных операций. Однако перед началом работы с приложением необходимо обязательно просмотреть все типовые операции и проводки, чтобы определить насколько эти настройки удовлетворяют правилам ведения учета основных средств и нематериальных активов на конкретном предприятии. В случае необходимости справочник можно дополнить типовыми операциями, которые могут потребоваться пользователю в дальнейшей работе.
Справочник Типовые наименования ОС содержит повторяющиеся наименования основных средств. Вы можете его не использовать и оставить пустым. Однако если на Вашем предприятии часто появляются основные средства с одинаковым или похожим наименованием, удобнее все эти повторяющиеся наименования внести в указанный справочник. Это позволит экономить Ваше время в дальнейшем.
Система позволяет вести в картотеке учет основных средств, имеющих количественные характеристики. Такие основные средства называются измеряемыми. Все они должны иметь свой тип измеряемых ОС. Поэтому, прежде чем вводить измеряемое основное средство с помощью документа поступления или в виде начального остатка непосредственно в картотеке, необходимо заполнить справочник Типы измеряемых основных средств.
Справочник драгоценных металлов предназначен для учета драгоценных металлов, содержащихся в основных средствах. Он имеет иерархическую структуру:
· Все драгметаллы подразделяются на некоторые отчетные группы: золото, серебро, платина и т.д.; каждая группа идентифицируется своим двухзначным номером.
· Внутри группы пользователь может вести дополнительную классификацию видов драгметалла в зависимости от процентного содержания или иных его характеристик; каждый такой вид идентифицируется четырехзначным номером GGVV, где GG — номер группы драгоценного металла, а VV — номер вида драгметалла внутри группы.
|
|
|
Справочник Причины списания и изм. стоимости содержит коды и наименования типовых причин списания основных средств. Эти же причины могут использоваться и в документе изменения стоимости, так как документ на изменение стоимости позволяет осуществить частичное списание (ликвидацию) основных средств. Данные справочника используются при заполнении актов на списание основных средств и при формировании некоторых выходных форм. При заполнении справочника следует обратить внимание на поле «Признак», которое может приобретать одно их трех значений: Выбытие, Ликвидация, Приход. Если «Признак» принимает значение Ликвидация, то по документу, использующему данный признак списания (изменения стоимости) можно выходить в отдельный режим (клавиши Ctrl+F10) для ввода поступивших от ликвидации материальных ценностей и указания затрат на ликвидацию. Если «Признак» принимает значение Выбытие, при нажатии клавиши Ctrl+F10 вводится сумма реализации. Если «Признак» принимает значение Приход, то появляется окно, в котором можно ввести поступившее в результате ликвидации дополнительное количество для измеряемых ОС.
Картотека – это центральное звено приложения «Основные средства». Формирование картотеки начинают с ввода начальных остатков, который заключается в формировании карточек на основные средства, находящиеся на балансе предприятия на момент перехода на автоматизированный учет в программе БЭСТ-5. Для этого предназначен режим Работа с картотекой → Формирование картотеки. В карточку вводятся данные бухгалтерского и налогового учета.
Документы и проводки, связанные с движением ОС, формируются в режиме Учет движения ОС. Для каждого вида движения ОС ведется отдельный реестр сформированных первичных документов. Все документы движения являются групповыми, то есть в каждый из них можно включить группу однородных объектов учета (формировать документ по группе разнородных объектов учета не рекомендуется). Ввод документа сопровождается контировкой и генерацией проводок. В системе хранятся как сами документы, так и проводки, связанные с ними. В случае удаления самого документа удаляются и его проводки.
Расчет бухгалтерской и налоговой амортизации осуществляется в соответствующих режимах Амортизация ОС, НДС → Начисление амортизации / Налоговая амортизация. Порядок расчета бухгалтерской и налоговой амортизации в программе одинаков и может производиться только за текущий активный месяц. При необходимости пересчета амортизации за уже закрытые месяцы пользователь должен совершить «откат» назад. Производить расчет амортизации в текущем месяце можно произвольное количество раз. Начисленная сумма износа будет принята к учету только после закрытия активного периода и перехода на следующий отчетный период.
Режим Работа с картотекой → Инвентаризация ОС позволяет автоматизировать процесс формирования и обработки ведомостей инвентаризации ОС.
Операция переоценки ОС связана с изменением стоимости и накопленного износа ОС.
Книга учета операций создается автоматически на основании проводок из сформированных первичных документов по движению ОС, а также в результате произведенных начислений и расчетов по переоценке, амортизации и НДС. Для ее просмотра предназначен режим Книга учета операций. Здесь можно редактировать, удалять и добавлять проводки. При этом нужно помнить о том, что изменения, внесенные в этом режиме, не отразятся на данных первичных документов. Поэтому вносить все изменения рекомендуется путем редактирования первичных документов.
Приложение «Основные средства» дает возможность получить различные отчеты на основе введенных в процессе работы документов. Для вывода отчетных форм предназначен режим Формирование отчетов [10].
|
|
|
