 |
Требования к оформлению деловой корреспонденции
|
|
|
|
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
Белорусский государственный экономический университет
Кафедра технологии производства
КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА
по курсу «Делопроизводство»
Выполнила О.Л. Воробей
Студентка 1 к., ФМ, РКП-2
Минск
БГЭУ
2007
1. Организационная техника
Виды бумаги
Бумага – один из видов канцелярских товаров. Бумага представляет собой тонкий листовой материал, состоящий в основном из специально обработанных растительных волокон, прочно связанных между собой силами поверхностного сцепления массой до 250 г/м2.
Бумага должна обладать определенными потребительскими свойствами. К ним относятся следующие:
ü функциональные свойства обуславливают соответствие бумаги ее целевому назначению как предмета потребления. Это – композиция (состав), масса бумаги площадью 1 м2 (выражается в г/м2), толщина, линейная плотность (определяется путем деления массы 1 м2 на толщину бумаги и выражается в г/см3.
ü надежность – это комплекс потребительских свойств, обуславливающих сохранение основных параметров бумаги в процессе ее использования. К ним относятся: сопротивление разрыву (очень прочная - калька, прочная - чертежная, средней прочности – писчая и слабая – промокательная бумага), сопротивление излому (чертежная), сопротивление продавливанию (копировальная), сопротивление деформации (картографическая).
ü Эргономические свойства бумаги характеризуют удобство пользования ею. Наиболее важные из них: степень проклейки (степень проклейки разных видов бумаги составляет от 0,5 до 2 мм), гладкость (степень обработки поверхности бумаги).
ü Эстетические свойства определяют внешний вид и отделку бумаги. Основными показателями эстетических свойств являются: белизна, цвет, оттенок, прозрачность, художественное оформление упаковки, маркировки.
|
|
|
Классификация бумаги:
- По размеру листа бумагу делят на потребительские формы трех рядов: А, В, С. Формат обозначается буквой ряда и цифрой, указывающей, сколько раз исходный формат данного ряда разделен пополам. Исходные форматы: А0 -841*1189 мм; В0-1000*1414 мм, С0-917*1297 мм. Основным рядом потребительских форматов является ряд А. Применение форматов ряда В допускается в исключительных случаях. Форматы ряда С должны применяться для таких изделий, как папки, конверты и им подобные.
- По назначению, в соответствии со стандартом, бумагу делят на 10 групп:
1. бумага для печати включает газетную, типографскую, литографскую, документную, картографическую и другие виды, предназначенные для печатания книг, газет, журналов, документов.
2. бумага для письма бывает нескольких видов: писчая, писчая потребительских форматов, писчая цветная, тетрадная, нотная и почтовая.
3. бумага для черчения предназначена для выполнения различных чертежно-графических и художественных работ тушью, карандашом и акварельными красками. К ней относятся чертежная, чертежная прозрачная бумага, бумажная калька и масштабно-координатная бумага.
4. бумага для рисования – это прочная высококлееная бумага с гладкой или структурной поверхностью для рисования карандашом, тушью или акварельными красками. В зависимости от назначения выпускают 5 марок бумаги для рисования, отличающихся назначением и техническими показателями качества.
5. Бумага для машинописи предназначена для печатания и размножения документов. Она включает машинописную и копировальную бумагу.
6. Бумага декоративная изготавливается из предварительно окрашенной бумажной массы с последующей отделкой поверхности (под мрамор, бархат, полотно, кожу). Основные виды декоративной бумаги – мелованная, глянцевая, настольная, шагреневая. Мелованная бумага – это бумага, на которую при ее изготовлении нанесен слой мелованной пасты. Различают слабомелованную, высокомелованную и бумагу для художественной печати.
|
|
|
7. Писчая бумага предназначена для изготовления беловых товаров (блокнотов, записных книжек). Она отличается хорошей проклейкой, а также высокой степенью гладкости и белизны. В зависимости от композиции писчую бумагу выпускают трех номеров: №0, №1, №2. Номера отличаются массой, белизной, прочностью на разрыв, сорностью.
8. Писчая бумага потребительских форматов представляет собой листы определенного формата, нарезанные из писчей бумаги №0, №1, №2. По отделке она бывает матовая, лощеная, тисненая, с водяными знаками; по линовке – гладкая и линованная.
9. Писчая цветная бумага имеет поверхность, окрашенную в светлые тона, и предназначена для изготовления бланков, конвертов, форм учетно-отчетной документации и других беловых изделий. Писчую цветную бумагу выпускают двух номеров: №1 и №2.
10. Тетрадная бумага по сравнению с писчей имеет более высокие показатели качества: повышенную гладкость, белизну, хорошую проклейку, низкую сорность. Выпускается только линованной.
11. Нотная бумага представляет собой плотную бумагу с нанесенными на нее нотными линиями по 5 строк через определенные промежутки.
12. Почтовая бумага изготавливается из писчей (№1, №2), тетрадной и писчей цветной бумаги светлых тонов. Различается по отделке, линовке, форматам.
Для нормальной работы большинства видов организационной офисной техники необходима соответствующая бумага. Бумагу всегда классифицируют (что облегчает ее выбор для конкретных нужд) в зависимости от качества.
Класс «А»: бумага для всех видов офисной техники, для цветной и черно-белой печати высокого качества на больших скоростях.
Класс «В»: бумага для всех типов офисной техники, для черно-белой печати высокого качества со скоростью до 50 страниц в минуту.
Класс «С»: писчая бумага для односторонних ксерокопий, матричных принтеров, пишущей машины, для записей и т.д.
Существует также термобумага для факсимильных аппаратов, которая выпускается в рулонах различных размеров: 210 мм x 30 м, 216 мм x 30м, 210 мм x 100 м, 310 мм x 100 м и т.д.
|
|
|
Перфорированная бумага – это бумага с отверстиями.
Самокопировальная бумага предназначена для изготовления одновременно нескольких копий без использования дополнительных копировальных средств. Она используется для оформления CMR (международных накладных), таможенных деклараций, паспортов сделок и иных документов. Свойство самокопирования бумаге придает слой микрокапсул, выделяющий при механическом воздействии на них специальное красящее вещество. Каждая получаемая копия по четкости и аккуратности не уступает оригиналу, к тому же копии защищены от подделки и сохраняются в течение 25 лет.
В последнее время также получила распространение высококачественная чистоцеллюлозная бумага с водяными знаками, которая предназначена для печати бланков различных документов офсетным способом, а также для использования в копировальных машинах, лазерных и струйных принтерах. Идеально подходит для изготовления бизнес-корреспонденции, создания стильных фирменных бланков, обращений и т.п.
Бумага с тиснением под «Холст», «Лен», «Кожу», «Дерево», «Яичную скорлупу» идеально подходит для производства элитной упаковки, изготовления обложек, форзацев книг, представительской и фирменной продукции: визитных карточек, папок, приглашений, календарей и т.п.
Самоклеящуюся бумагу используют для изготовления этикеток, наклеек, стикеров и т.д. Мелованная бумага для этикетки состоит из трех компонентов: бумага-основа, мелованное покрытие (верхний слой) и обработанный нижний слой. Этикеточная бумага выпускается в рулонах и листах.
В настоящее время наибольшее распространение на белорусском «бумажном» рынке получили следующие виды бумаги: бумага для офисной техники; термобумага для факсимильных аппаратов; бумага для принтера, ксерокса, телетайпа; бумага перфорированная; бумага самокопировальная; лента для кассовых аппаратов; бумага для офисной техники; самоклеящаяся бумага и др.
2. Типичные ошибки в языке и стиле деловой корреспонденции
|
|
|
Самое общее требование, предъявляемое к деловому письму, сводится к тому, чтобы на его основе можно было принять определенное решение. Значит содержащаяся в нем информация должна быть точной, изложение – лаконичным, без общих положений и излишних деталей, уводящих в сторону от основного вопроса.
Синтаксические ошибки.
I. Ошибки, связанные с несоответствием контекста и порядка слов в предложении.
Неправильно: для определения фонда оплаты в конце года уточняются расценки за продукцию.
Правильно: для определения фонда оплаты расценки за продукцию уточняются в конце года.
II. Нарушение специфики употребления деепричастных оборотов. Деепричастный оборот служит средством передачи действия, происходящего одновременно или в связи с другими действиями. Деепричастным оборотом следует начинать, а не завершать фразу, например: Учитывая…; Считая…; Руководствуясь… и др. Обязательным условием употребления деепричастных оборотов является то, что два действия, одно из которых выражено глаголом-сказуемым, а другое деепричастным оборотом, должны осуществляться одним и тем же лицом (или относиться к одному лицу).
Неправильно: изучая вопросы налогообложения, у нее возникли сомнения в достоверности предоставленной информации.
Правильно: изучая вопросы налогообложения, она засомневалась в достоверности предоставленной информации.
Ошибки при употреблении деепричастных оборотов не трудно исправить, заменяя предложения с обстоятельственными придаточными оборотами предложениями с обстоятельственными придаточными частями, а также употребляя глаголы-сказуемые не в страдательном, а в действительном залоге.
Неправильно: изучая проблемы городского транспорта, ученые получили интересные результаты.
Правильно: при изучении проблемы городского транспорта, ученые получили интересные результаты.
III. Ошибки, возникающие в результате незнания структуры сложного предложения. В деловых письмах сложноподчиненные предложения, как правило, используются для выражения причинно-следственных связей. При построении сложных предложений следует учитывать, что наиболее употребительны сложные предложения с союзами «что», «который», «если», «чтобы», «где», «вследствие того, что», «как», «при условии».
Место придаточного предложения зависит от того, какой член предложения оно поясняет. Если придаточное предложение поясняет только одно слово главного предложения, оно обычно следует за этим словом.
Например: в процессе инвентаризации основных средств, в которой принимал участие ассистент аудитора, не было выявлено ни излишков, ни недостач.
|
|
|
Если придаточное предложение относится к группе сказуемого в главном предложении или ко всему главному предложению, то:
1) придаточное ставится перед главным, когда акцент делается на обстоятельствах свершения действия.
2) после главного, когда оно поясняет основную мысль сложного предложения.
Например: ввиду того, что возросла численность складских работников, затраты на спецодежду увеличились;
затраты на спецодежду увеличились, ввиду того, что возросла численность складских работников.
Придаточные предложения могут быть заменены синонимичными деепричастными и причастными оборотами.
Не допускается соединять как однородные синтаксические члены причастные и деепричастные обороты с придаточными предложениями.
IV. Неправильное использование предлогов. В деловой письменной и устной речи получили большое распространение словосочетания с предлогом о и с зависимыми существительными в предложном падеже.
Неправильно: при проведении аудита бухгалтер отметил о необходимости проверки налогообложения.
Правильно: при проведении аудита бухгалтер отметил необходимость проверки налогообложения.
Неправильно: отсутствие данных о грузополучателе показывает, о том, что накладная заполнена неправильно;
Правильно: отсутствие данных о грузополучателе свидетельствует, о том, что накладная заполнена неправильно.
Составители деловых писем нередко не различают случаев, когда речь идет об учреждении, а когда о здании.
Неправильно: в нашем предприятии работают квалифицированные специалисты.
Правильно: на нашем предприятии работают квалифицированные специалисты.
Неправильно: просим выслать на наш адрес…
Правильно: просим выслать в наш адрес…
V. Неправильное согласование в падеже. Наиболее частой ошибкой является неправильное употребление существительного в родительном падеже вместо дательного.
Неправильно:
согласно устава
согласно вашей просьбы
согласно письма
согласно договора
согласно решения
Правильно:
согласно уставу
согласно вашей просьбе
согласно письму
согласно договору
согласно решению
Слово «руководство» требует после себя не родительного, а творительного падежа, когда «руководство» выступает в значении управления кем-то, чем-то.
Неправильно: руководство производственной практики осуществляется ведущими специалистами предприятия.
Правильно: руководство производственной практикой осуществляется ведущими специалистами предприятия.
Слово «руководство» требует после себя родительного падежа, когда «руководство» выступает в значении штата людей, занимающихся руководством.
Например: руководство предприятия приняло решение…
Неправильно: ООО «Дезира» ходатайствует о постоянной прописке в Минске бухгалтеру Воробей О.Л.
Правильно: ООО «Дезира» ходатайствует о постоянной прописке в Минске бухгалтера Воробей О.Л.
Морфологические ошибки.
I. Согласование определений.
-Если определение относится к имени существительному, имеющему при себе приложение, оно согласуется с главным словом сочетания: универсальная лебедка-автопогрузчик. Главное слово в таких сочетаниях обычно ставится на первом месте.
- Если определение относится к сочетанию личного имени и приложения типа «директор предприятия Иванов», определение обычно согласуется с ближайшим именем существительным: ведущий бухгалтер Петрова.
Отступление от этого правила наблюдается, когда определение выражается причастием:
Например: предложившая идеальное решение проблемы главный бухгалтер Сидорова...
II. Ошибки при употреблении полной и краткой форм имени прилагательных. Краткие формы имен прилагательных предпочтительны в официально-деловой речи.
Неправильно: заключение комиссии обоснованное и подтвержденное.
Правильно: заключение комиссии обоснованно и подтверждено.
В случае употребления кратких прилагательных на –ен и –енен следует учитывать, что в официально-деловой речи предпочтительно употреблять форму на –енен.
Неправильно: полученный результат тождествен предыдущему.
Правильно: полученный результат тождественен предыдущему.
III. Ошибки при употреблении количественных имен числительных. Все количественные числительные склоняются, изменяются все части сложных и составных числительных:
Например: шестьюстами шестьюдесятью шестью рублями.
Формы косвенных падежей числительных, склонение которых может вызвать трудности:
И. три четыре пять сорок девяносто сто
Р. Трех четырех пяти сорока девяноста ста
Д. трем четырем пяти сорока девяноста ста
В. Три четыре пять сорок девяносто сто
(трех)(четырех)
Тв. тремя четырьмя пятью сорока девяноста ста
Пр. (о) трех четырех пяти сорока девяноста ста
И. двести тысяча полтора(-ы)
Р.двухсот тысячи полутора
Д. двумстам тысяче полутора
В. Двести тысячу полтора(-ы)
Тв. двумястами тысячей полутора
(тысячью)
Пр. (о) двухстах тысяче полутора
Лексические ошибки.
I. Неправильное использование слов и терминов. Отдельные термины и профессиональные жаргонные слова знакомы узкому кругу лиц определенной профессии, поэтому требуется обязательная расшифровка их в тексте. Расшифровывать нужно и термины, которые в разных отраслях промышленности имеют различное значение.
II. Неуместное или неоправданное употребление иностранных слов. Часто в деловой язык попадают слова, за которыми уже закреплен русский эквивалент.
Например: срок выполнения может быть пролонгирован (вместо продлен). Употребление иностранной лексики должно быть обусловлено тремя обстоятельствами: необходимостью, уместностью и точностью словоупотребления.
III. Плеоназмы. Это частичное совпадение значения слов, образующих словосочетание. Одной из причин плеоназмов является неправильное употребление иностранных слов.
Например: памятный сувенир, передовой авангард, совместное сотрудничество, промышленная индустрия, потерпеть полное фиаско.
IV. Тавтология. Это смысловой повтор, который возникает в тех случаях, когда в предложении соседствуют однокоренные слова.
Например: польза от использования; следует учитывать следующие факторы; данное явление полностью проявляется.
V. Слова-паронимы. Паронимами называются близкие по звучанию родственные слова, различающиеся по смыслу.
Например: гарантийный – гарантированный; поместить – разместить; проводить – производить; отплатить – заплатить.
Например: командированный специалист; командировочное удостоверение.
Глагол «представить» имеет значение «предъявить», «сообщить», познакомить с кем-либо, а «предоставить» – отдать в чье-либо распоряжение, пользование; дать право, возможность сделать, осуществить что-либо.
Например: представить документы; представить коллективу нового сотрудника.
Например: предоставить транспортные средства; предоставить отпуск.
VI. Ошибки в употреблении слов-синонимов. Синонимы – это слова с одинаковым или близким значением: возвести - построить. Глагол «построить» может употребляться в любом контексте и сочетании с любым именем существительным, когда речь идет о сооружении, строительстве, постройке чего-либо. Глагол «возвести» в соответствии со значением приставки воз- может употребляться только применительно к тому, что возвышается над чем-либо, поднимается вверх.
Например: построить дом, завод; возвести здание, стены.
Неправильно: возвести сарай, баню, квартиру.
Неправильное употребление слов-синонимов происходит от того, что многозначное слово может быть синонимично другому только в одном отношении. Например, характерное для деловых текстов слово «запрос» в одном из значений синонимично слову «требование». В то же время оно не имеет присущего слову «требование» значения – норма, порядок, которому кто-то или что-то должно соответствовать.
Стилистические ошибки.
I. Искусственное удлинение речи. В языке деловой корреспонденции недопустимы слишком длинные обороты.
Например: мы должны просить Вас освободить нас от обязанностей послать Вам предложение.
II. Употребление архаизмов. К числу архаичных слов и оборотов, получивших распространение в деловой переписке, следует отнести слово «каковой» вместо «который»; «вышепоименованный» вместо «указанный выше»; «на предмет» вместо «для».
Технические помехи.
К этим помехам относятся описки, ошибки, разрыв бумаги, документов и т.д. Сокращение ошибок и описок может быть достигнуто при использовании для написания письма готовых типовых бланков, в которых оставлены для заполнения специальные места.
3. Могут ли документы содержать более четырех адресатов? Допускается ли применение дополнительных листков к документам для резолюции? На скольких листках выпускается приказ и другие распорядительные документы?
Письмо не должно содержать более четырех адресатов. Слово «копия» перед обозначением второго, третьего и четвертого адресатов не указывается; каждый экземпляр должен подписываться. При направлении письма более чем в четыре адресата составляется список на рассылку и на каждом письме проставляется только один адресат. Если документ направляют в несколько однородных организаций, то их указывают обобщенно в именительном падеже. Если документ направляют руководителям нескольких однородных организаций, то адресат оформляют в дательном падеже.
При необходимости оформления сложной по содержанию резолюции, а также нескольких резолюций и невозможности их размещения в отведенном для резолюций месте допускается их написание на свободной площади лицевой стороны первого листа документа, не затрагивая его текста и полей. При отсутствии на документе места допускается прилагать к нему отдельный лист резолюции с отметкой на документе о наличии такого листа.
Приказ оформляется на бланке формата А4. Отдельные задания могут быть оформлены в виде приложений, на которые делаются ссылки в приказе. Страницы приказа и приложения нумеруются как единый документ. Распоряжение и указание оформляется на общем бланке организации формата А4.
|
|
|
12 |
