 |
Анализ организационной структуры предприятия
|
|
|
|
Организационная структура определяет соотношение (взаимоподчиненность) между функциями, выполняемыми сотрудниками организации. Она проявляется в таких формах как разделение труда, создание специализированных подразделений, иерархия должностей, внутриорганизационные процедуры и является необходимым элементом эффективной организации, поскольку придает ей внутреннюю стабильность и позволяет добиться определенного порядка в использовании ресурсов.
Структуру можно выбирать и понять только при широком, комплексном подходе к изменениям предприятия и его окружающей среды.
Процесс внесения коррективов в организационную структуру управления компании предусматривает:
1). систематический анализ функционирования организации, и её среды с целью выявления проблемных зон. Анализ может базироваться на сравнении конкурирующих или родственных организаций, представляющих иные сферы экономической деятельности;
2). разработку генерального плана совершенствования организационной структуры;
3). гарантию того, что программа нововведений содержит максимально простые и конкретные предложения по изменению;
). последовательную реализацию планируемых перемен. Введение незначительных изменений имеет большие шансы на успех;
). поощрение повышения уровня информированности сотрудников, что позволит им лучше оценить свою причастность и, следовательно, усилит их ответственность за намеченные перемены.
Результатом разработки с применением описанных выше методов стала приведенная структурная линейная схема управления предприятием, реализованная ИП Мингазовой (рис.2.2.1).
Генеральный директор
|
|
|
Бухгалтерия Отдел продаж Производственный отдел
Главный Старший менеджер Старший
бухгалтер по продажам бригадир
Офис-менеджер Менеджер Замерщик монтажники
по продажам
3
1 2 3
Рис. 2.2.1 Организационная структура ИП Мингазова Э.Р.
Эта схема постоянно изменяется в деталях. Эти изменения отражают непрерывный процесс адаптации предприятия к изменяющимся внешним условиям. Данная организационная структура является рациональной в свете реализации поставленных целей и задач обществом.
В организационную структуру ИП Мингазова Э.Р. входят:
Отдел продаж.
Отдел продаж является самостоятельным структурным подразделением компании. Его основными задачами являются:
) заключение договоров на поставку строительных материалов и оборудования и полное обеспечение заказами на продукцию;
) разработка договоров на предоплату, ведение переписки и переговоров по поставкам и урегулированию всех спорных вопросов, отслеживание соблюдения сроков оплаты отгруженной продукции, принятие заказов на выпускаемую продукцию, своевременное оформление документов;
) изучение и внедрение передового опыта работы других предприятий по заключению и ведению договоров и заказов;
) ведение маркетинговых исследований по изучению спроса и расширению рынка сбыта производимой продукции и услуг.
|
|
|
В структуру отдела продаж входят: старший менеджер по продажам менеджер по продажам; офис-менеджер (2 человека).
Бухгалтерия.
Задачами бухгалтерии являются:
) обеспечение правильной организации бухгалтерского учета в соответствии с нормативными документами;
2) осуществление предварительного и последующего контроля за своевременным и правильным оформлением документов и законностью совершаемых операций: контроль <http://www.poschitaem.ru/dict/kontrol~.htm> за правильным и экономным расходованием средств;
) учет <http://www.poschitaem.ru/dict/uchet.htm> доходов и расходов по сметам средств и учет <http://www.poschitaem.ru/dict/uchet.htm> операций по другим внебюджетным средствам;
) начисление <http://www.poschitaem.ru/dict/nachislenie.htm> и выплата <http://www.poschitaem.ru/dict/vyplata.htm> в срок заработной платы рабочим и служащим; своевременное проведение расчетов, возникающих в процессе исполнения смет, с предприятиями, учреждениями и отдельными лицами;
) осуществление контроля за сохранностью материальных ценностей в местах их хранения и эксплуатации, наличием и движением денежных средств;
) систематизированный учет <http://www.poschitaem.ru/dict/uchet.htm> положений, инструкций, методических указаний по вопросам учет <http://www.poschitaem.ru/dict/uchet.htm>а и отчетности, других нормативных документов, относящихся к компетенции бухгалтерских служб;
) хранение <http://www.poschitaem.ru/dict/khranenie.htm> бухгалтерских документов, смет расходов, расчетов к ним, других документов, а также сдача <http://www.poschitaem.ru/dict/sdacha.htm> их в архив в установленном.
В структуру бухгалтерии входит главный бухгалтер (1 человек)
Производственный отдел.
В обязанности производственного отдела входит:
Оперативное управление <http://www.pravoteka.ru/enc/3971.html> производственной деятельностью <http://www.pravoteka.ru/enc/4909.html> организации <http://www.pravoteka.ru/enc/4007.html>.; текущее планирование, участие в перспективном планировании производственной деятельности <http://www.pravoteka.ru/enc/4909.html>; организационно методическое руководство, координация и контроль деятельности структурных подразделений организации <http://www.pravoteka.ru/enc/4007.html> по производственным вопросам; оперативное информирование руководства организации <http://www.pravoteka.ru/enc/4007.html> о возникающих производственных проблемах и возможных вариантах их решения <http://www.pravoteka.ru/enc/5256.html>; подготовка и представление руководству информационно-аналитических материалов о состоянии и перспективах развития производственной деятельности <http://www.pravoteka.ru/enc/4909.html> организации <http://www.pravoteka.ru/enc/4007.html>; совершенствование и внедрение новых методов организации <http://www.pravoteka.ru/enc/4007.html> работы <http://www.pravoteka.ru/enc/5045.html>, в том числе на основе <http://www.pravoteka.ru/enc/4070.html> использования современных информационных технологий; участие в пределах своей компетенции <http://www.pravoteka.ru/enc/2758.html> в подготовке и исполнении управленческих решений <http://www.pravoteka.ru/enc/5256.html> руководства организации <http://www.pravoteka.ru/enc/4007.html>.
|
|
|
В структуру производственного отдела входят, заместитель директора по производству (1 человек), замерщик (1 человек), монтажные бригады (6 человек).
Каждый сотрудник ИП Мингазовой Э.Р. несет ответственность:
). за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации;
). за правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, - в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;
). за причинение материального ущерба предприятию - в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
Назначение сотрудника на любую должность и освобождение от должности производится приказом руководителя предприятия по представлению. На время отсутствия любого сотрудника (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за ненадлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
Организационная структура управления ИП Мингазовой Э.Р. гибкая и старается чутко отзывается на все изменения, происходящие как во внешней по отношению к предприятию среде, так и внутри него.
|
|
|
Для того чтобы определить, насколько на самом деле эффективна и функциональна данная организационная структура, необходимо провести исследование. Которое должно содержать в себе мнения работников организации, руководителей и клиентов о недостатках данной структуры, о функциональных обязанностях сотрудников.
Для проведения данного мероприятия было проведено маркетинговое исследование, которое состояло из нескольких этапов:
На первом этапе - подготовка к маркетинговому исследованию, была проведена следующая работа: наблюдение за работой менеджеров, генерального директора и первых руководителей, а также всех остальных работающих в организации. Присутствие при процессе обмена информацией между менеджерами и заказчиками, выявление «плюсов» и «минусов» в данных коммуникациях, после данный опыт помог при составлении вопросов в для сотрудников, руководителей и собственников.
Вторым этапом был опрос заказчиков, который происходил по следующей схеме:
). определение целей и задач. Цель опроса ответить на такие основные вопросы: как измениться деятельность организации; каковы будут положительные и отрицательные стороны в данных изменениях; как организация должности маркетолога повлияет на известность ИП Мингазовой в Набережных Челнах, что укажет на необходимость дополнительного развития фирмы, через должность маркетолога для формирования маркетинговых коммуникаций, либо только поддержания их на том уровне, на котором они сейчас; данная информация поможет в принятии решения о внедрении проекта, либо его отклонении. Но данный вопрос является важным как для самой компании, так и для моей исследовательской работы, т.к. он также покажет эффективность функционирования маркетолога через более грамотную организацию рекламы, выявление спроса, продвижения продукции и услуг;
). разработка опроса происходила по трем направлениям. Т.к. опрашивались сотрудники, руководители и клиенты организации, то для каждой из этих групп составлялся отдельный вопросник;
). анализ полученных результатов, составление вывод.
Был проведен анализ организационной структуры ИП Мингазовой Э.Р. Из ответов руководителя можно сделать следующие выводы:
). в связи с большой загруженностью у руководителя на оценку личного персонала нет достаточного времени;
). существуют незначительные недостатки в организационной структуре, в связи с разделением обязанностей среди сотрудников не по должностным инструкциям;
). существует проблема с продвижение услуг организации в связи с отсутствием маркетолога;
|
|
|
). в связи с появлением новых сотрудников может возрасти конфликтность в коллективе, и работа может отойти на второй план.
В результате опроса сотрудников ИП Мингазовой были получены следующие результаты:
Из 13 опрошенных сотрудников на вопрос: «Как Вы оцениваете состав персонала в компании?» 9 человек ответило, что персонал полностью соответствует требованиям, а 4 человека, что некоторых работников не мешало бы и заменить; «Каковы функциональные обязанности между структурами компании?» 9 человек считают, что все обязанности распределены не по должностным инструкциям, а 4 человек считают, что есть небольшие неточности, но на них не стоит обращать внимания; «Возникают ли разногласия между сотрудниками компании?» 10 человек считают, что существуют незначительные разногласия, которые не требуют особого внимания, 3 человека считают, что каждый из сотрудников четко знает свои обязанности; «Как Вы считаете, какой именно должности не хватает в вашей организации?» почти единогласно - 12 человек ответили, что не хватает маркетолога; «Согласны ли Вы, взять, на себя дополнительные официально оформленные обязанности?» 9 человек были бы не согласны с дополнительными обязанностями, 3 человека согласились бы за хорошую надбавку к заработной плате, и лишь один бы человек согласился возложить на себя новые обязанности; «Боитесь ли Вы перемен, связанных с организацией новой должностью маркетолога?» 2 человека ровно отнесутся к переменам в организационной структуре организации, 1 человек боится лишиться своего рабочего места и 7 человек твердо уверенны в необходимости организации новой должности маркетолога. Почти большинство ответов связано с распределением обязанностей не по должностным инструкциям. Очень часто сотрудники выполняют обязанности связанные с несуществующим отделом, за счет этого и возрастает конфликтность в коллективе. По той же причине большинство сотрудников отказываются даже от официально оформленных обязанностей.
Для исследования мнения клиентов компании о функционировании организации было проведено маркетинговое исследование с помощью опроса клиентов, посетивших офис продаж.
Этап второй, абсолютно по схеме схож с предыдущим исследованием - постановка целей и задач исследования.
С учетом того, что клиенты в общей массе тяжело идут на подобный контакт, объясняя это ограниченностью времени, отвечали максимум на три-четыре вопроса. Результаты получились следующие:
Из 20 опрошенных клиентов ИП Мингазова на вопрос: «Откуда Вы узнали о существовании ИП Мингазова?» большинство клиентов ответило, что из личных контактов - 10 человек, 3 человека через Интернет и только лишь 7 человек из рекламы в СМИ; «Почему Вы остановили свой выбор именно на нашей компании?» 9 человек по совету знакомых, 7 человек из-за хорошей рекламы и 4 человека случайно оказались в офисе фирмы; «Достаточно ли необходимой Вам информации о предоставляемых услугах содержится в рекламных каталогах ИП Мингазова?» 3 человека редко пользуются каталогами организации, 7 человек считают, что каталог содержит полную информацию, а 10 человек наоборот считают, что каталог требует доработки и содержит недостаточную информацию.
Отношение к ИП Мингазовой положительное, качество предоставляемых услуг и продукции устраивает. Клиентов привлекают доступные цены, скидки (накопительные, разовые), а также добросовестный, внимательный, грамотный персонал.
После вышесказанного можно сделать следующий вывод: Эффективность проводимой рекламы ниже 50%, что является отрицательным результатом, не оправдывает вложенные материальные средства, приносит неоправданные убытки организации. Необходимо более качественно и профессионально разрабатывать рекламные компании, повышать эффективность и известность организации в Набережных Челнах.
При рассмотрении проекта собственниками и ведущими специалистами организации компании, большинство из них дали положительные отзывы о предлагаемой реорганизации фирмы и конкретных рекомендациях по усовершенствованию производственного процесса в целом. Данные проекта приняты на более детальное рассмотрение и на разработку в ближайшем будущем.
В результате анализа деятельности ИП Мингазовой Э.Р. были отмечены следующие недостатки:
). в связи с большой загруженностью у руководителя на оценку личного персонала нет достаточного времени;
). существуют незначительные недостатки в организационной структуре, в связи с разделением обязанностей среди сотрудников не по должностной инструкции, нет четкого разделения функциональных обязанностей между всеми работниками; часто работники выполняют несвойственные им обязанности;
). слабый морально-психологический климат в коллективе, вызванный разногласиями в распределении дополнительных должностных обязанностей;
). существует проблема с продвижение услуг организации в связи с отсутствием маркетолога;
). трудности поддержания постоянных взаимосвязей и координации между различными функциональными службами;
). низка и неэффективна степень автоматизации функций управления;
). могут возникнуть различия во мнениях должностных лиц в отношении обязанностей;
). низкая эффективность проводимой рекламы.
В принципе карьера менеджеров связана с их работой в функциональных организациях, поэтому у них отсутствует общий опыт управления, что особенно проявляется в тех случаях, когда их приглашают на более высокие должности;
Все вышеперечисленные недостатки в работе организации приводят к следующим негативным последствиям:
). внешним по отношению к организации: маркетинговые стратегии легко «копируются» конкурентами, а портфель ИП Мингазовой недостаточен для сохранения достигнутых темпов роста. Именно поэтому состояние предприятия можно характеризовать как переходное;
). внутренним по отношению к организации: создание определенного напряжения между работниками внутри организации; существуют серьезные проблемы в системе материального стимулирования персонала предприятия, в отличие от работников аппарата управления; система мотивации анализируемого предприятия нуждается в доработке и совершенствовании, особенно это касается бухгалтерии.
Все вышеперечисленные недостатки говорят о неотлагательной необходимости перемен в организации.
организационный управление предприятие
Выводы и предложения
Анализ отечественной и зарубежной практики показывает, что решение этих проблем имеет прямое отношение к совершенствованию организационных структур управления.
В связи с выявленными недостатками и с тем, что функции маркетинга ИП Мингазовой разбросанными различным образом практически между всеми работниками, начиная от самого предпринимателя и заканчивая офис - менеджерами, складывается ряд проблем в налаженной работе организации. Можно предложить как вариант совершенствования организационной структуры предприятия - расширение бизнеса при условии реструктуризации организационной структуры ИП Мингазова Э.Р. с учетом автоматизации функций управления в условиях создания новых рабочих мест.
Для достижения поставленной цели будут решены следующие задачи:
). реструктуризация организационной структуры управления;
). описание функциональных обязанностей, прав, ответственности работников организации (создание должностных инструкций новых сотрудников);
). обоснование необходимости создания новых рабочих мест в организации;
). расчет затрат на реализацию вышеперечисленных мероприятий и определение эффективности от их внедрения;
). достижение взаимосвязи цели деятельности ИП и отдельного сотрудника;
6). своевременно выработать и принять необходимые управленческие решения в практике работы с персоналом;
). изобразить в виде схемы существующую структуру управления и оценить её с точки зрения передового отечественного и зарубежного опыта;
). уточнить функции, выполняемые исполнителями, определить фактическую загрузку каждого из них;
). установить существующее разграничение функций и ответственности между отделами;
). выявить незакреплённые за исполнителями функции и задачи путём анализа должностных инструкций наличного персонала;
). проверить, соответствует ли квалификация сотрудников выполняемой ими работе;
). улучшить морально-психологический климат организации.
Список использованной литературы
1. Бобрышев, Д.Н. Основные категории управления. М, 2007. - 453 с.
. Веснин, В.Р. Основы менеджмента: учебник - М.: Институт международного права и экономики. Издательство «Триада Лтд», 2010 - 384
. Виханский, О.С., Наумов А.И. Менеджмент: человек, стратегия, организация, процесс: 2-е изд. учебник. - М.: «Фирма Гардарика», 2008. - 416 с.
. Герчикова, И.Н. Менеджмент: учебник. - 3-е изд., перераб. и доп. - М.: ЮНИТИ, 2009. - 501 с.
. Гончаров, В.В. В поисках совершенства руководства. М.: ЮНИТИ, 2008. - 275 с.
. Менеджмент: учебник / под ред. Ф.М. Русинова и М.Л. Разу. - М.: ФБК - ПРЕСС, 2007. - 504 с.
. Менеджмент организации: учеб. пособие / под ред. З.М. Румянцевой. М., 2009.
. Мескон, М.Х., Альберт М., Хедоури Ф, Основы менеджмента: пер. с англ. М.: «Дело», 2008. - 702 с.
. Минаев, Э.С. и др. Основы теории менеджмента. М, 2009.
. Смирнов, СВ. Организация управления предприятием. М. 2009.
. Смирнов, Э.А. Теория организации: Учебное пособие. - М.: ИНФРА-М, 2008.
|
|
|
