 |
Формы документов учета наличия и состояния архивных фондов
|
|
|
|
| (название архива) ЛИСТ ПРОВЕРКИ № ________ Наличия и состояния документов фонда № _____________________________________________ (название) Проверку проводили ________________________________________________________________ Наличие документов Состояние документов Номера описей Кол-во ед. хр., числящихся по описи Выявлены технические ошибки Числится по описи в результате устранения технических ошибок Номера ед. хр., выданных во временное пользование Не оказалось в наличии Имеется в наличии (описанных) Имеются не включенные в описи (временные шифры необработанных ед. хр.) Номера ед. хр., требующих: Номера ед. хр., неисправимо поврежденных Примечание Литерные номера, не отраженные в итоговой записи Пропущенные номера, не отраженные в итоговой записи Другие, в результате чего объем не учтенные не перечислены, но учтены в объеме не учтенные не перечислены, но учтены в объеме увеличился на уменьшился на дезинфекции дезинсекции реставрации переплета или подшивки восстановления за- тухающих текстов 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 Итого имеется в наличии включенных и не включенных в опись ____________________________________________________ ед. хр. (цифрами и прописью) Наименование должностей работников Подписи Расшифровка подписей Дата |
(название архива)
АКТ УТВЕРЖДАЮ
___________ № ___________ Директор __________________________
(дата) (название архива)
проверки наличия и состояния Подпись Расшифровка
архивных документов подписи
Дата
Фонд № ____________
Название фонда ______________________________________________
|
|
|
№№ описей __________________________________________________
Проверка проводилась с _____________________ по ________________
Проверкой установлено:
. Числится по описям _______________________________________ ед. хр. (количество)
. Выявлены технические ошибки:
. Имеют литерные номера:
а) не учтенные в итоговой записи __________________________ ед. хр.
(количество)
б) не перечисленные, но учтенные
в итоговой записи _____________________________________ ед. хр.
(количество)
2.2. Пропущено номеров:
а) не учтенных в итоговой записи __________________________ ед. хр.
(количество)
б) не перечисленных, но учтенных
в итоговой записи _____________________________________ ед. хр.
(количество)
2.3. Другие, в результате чего объем
увеличился на ___________________________________________ ед. хр.
(количество)
уменьшился на __________________________________________ ед. хр.
(количество)
3. Числится по описям в результате
устранения технических ошибок ________________________ ед. хр.
(количество)
4. Не оказалось в наличии _______________________________ ед. хр.
(количество)
5. Имеется в наличии по данному фонду
(включенных в описи) _________________________________ ед. хр.
(количество)
из них требующих:
а) дезинфекции __________________________________________ ед. хр.
(количество)
б) дезинсекции __________________________________________ ед. хр.
(количество)
в) реставрации __________________________________________ ед. хр.
(количество)
г) переплета или подшивки _______________________________ ед. хр.
(количество)
д) восстановления затухающих текстов _____________________ ед. хр.
(количество)
е) неисправимо поврежденных ____________________________ ед. хр.
(количество)
ж) ______________________________________________________
з) ______________________________________________________
и) ______________________________________________________
к) ______________________________________________________
л) ______________________________________________________
. Имеется не включенных в описи _______________________ ед. хр.
(количество)
7. Итого по данному фонду (включенных и невключенных в описи), имеющихся в наличии ________________________________ ед. хр.
(количество)
8. Характеристика условий их хранения.
|
|
|
Отрицательные явления в состоянии и условиях хранения.
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Проверку производили:
Наименование должностей работников
Подписи Расшифровки подписей
СОГЛАСОВАНО
Заведующий отделом
(архивохранилищем) Подпись Расшифровка подписи
Дата
КАРТОЧКА УЧЕТА НЕОБНАРУЖЕННЫХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
Фонд № ___________
В архивохранилище ___________________________________________
(название архивохранилища)
Название фонда ______________________________________________
Дата необнаружения документа ________________________________
| Номер описи | Номер ед. хр. | Заголовок ед. хр. | Крайние даты | Кол-во листов (время звучания, метраж) |
| Отметка о ходе розыска | Результат розыска |
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА
В деле подшито и пронумеровано
_________________________________ листов
(цифрами и прописью)
с №________________ по №__________________
в том числе:
литерные номера листов _______________________________________
пропущенные номера листов ____________________________________
пронумерованы чистые листы___________________________________
+ листов внутренней описи _____________________________________
| Особенности физического состояния и формирования дела | Номера листов |
| 1 | 2 |
Наименование
должности
работника Подпись Расшифровка подписи
Дата
(название архива)
АКТ УТВЕРЖДАЮ
___________ № ___________ Директор ___________________________
(дата) (название архива)
о неисправимых повреждениях Подпись Расшифровка
архивных документов подписи
Дата
Фонд № ____________
Название фонда ______________________________________________
_____________________________________________________________
В фонде обнаружены единицы хранения, признанные неисправимо поврежденными
| № п/п | Номер описи | Номер ед. хр. | Заголовок поврежденной ед. хр. | Крайние даты | Количество лис- тов (время звучания, метраж) | Сущность и причины повреждения |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
|
|
|
Итого обнаружено неисправимо поврежденных ______________ ед. хр.
(цифрами и прописью)
Заведующий отделом _________________________________________
(подпись, расшифровка подписи)
Заведующий архивохранилищем ________________________________
(подпись, расшифровка подписи)
Перечисленные архивные документы подлежат списанию ввиду___ ___
_____________________________________________________________
Эксперты: _____________________________________________________________
(наименование должностей экспертов, подписи, расшифровка подписей, дата)
_______ __________________
(№ и дата приказа руководителя архива о снятии неисправимо поврежденных архивных документов с учета)
Изменения в учетные документы внесены
Наименование должности работника
Подпись Расшифровка подписи
Дата
(название архива)
АКТ УТВЕРЖДАЮ
___________ № ___________ Директор ___________________________
(дата) (название архива)
о необнаружении архивных Подпись Расшифровка
документов, пути розыска подписи
которых исчерпаны
Дата
Фонд № ____________
В результате _________________________ установлено отсутствие в фонде перечисленных ниже архивных документов. Предпринятые архивом меры по розыску положительных результатов не дали, в связи с чем считаем возможным снять с учета:
| № пп | Номер описи | Номер ед. хр. | Заголовок ед. хр. | Крайние даты | Количество листов (время звучания, метраж) | Предполагаемые причины отсутствия |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Итого __________________________________________________________ ед. хр.
(цифрами и прописью)
Содержание утраченных архивных документов может быть частично восполнено следующими ед. хр.:
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
Заведующий отделом Подпись Расшифровка подписи
|
|
|
Заведующий архивохранилищем Подпись Расшифровка подписи
Главный хранитель Подпись Расшифровка подписи
_______ __________________
(№ и дата приказа руководителя архива о снятии с учета необнаруженных архивных документов, пути розыска которых исчерпаны)
Изменения в учетные документы внесены
Наименование должности работника Подпись Расшифровка подписи
Дата
|
|
|
