 |
Составление графика учетных работ
|
|
|
|
График распределение учетных работ между учетными работниками способствует рациональному использованию рабочего времени и повышению производительности учетного труда, создает условия для ритмичной работы и повышает ответственность каждого учетного работника за качество и сроки выполнения определенных работ. В графике указываются: календарный план работы каждого учетного работника, сроки и содержание учетных работ каждой учетной ячейки, сроки составления, рассмотрения и представления отчетности. Утвержденной типовой формы нет. Его утверждает главный бухгалтер предприятия. Единой, определенной законодательством формы графика документооборота не существует. Каждое предприятие составляет график самостоятельно, исходя из особенностей осуществляемой деятельности. Как правило, его утверждает руководитель предприятия, а разрабатывают руководители подразделений.
Например, в трудовом праве существуют определенные законодательством сроки выдачи копий документов, связанных с работой, сроки заведения трудовых книжек, выплаты заработной платы, оформления отпусков, привлечения к дисциплинарной ответственности и наложения дисциплинарного взыскания и др. Все это сопровождается оформлением различного рода документов. Поэтому начальнику кадров оформляет и утверждает график документооборота в сфере регулирования трудовых отношений. Начальник юридического отдела следует, закрепляет в графике документооборота сроки составления ответов на претензии в соответствии, например, с законом о защите прав потребителей, сроки рассмотрения поступающих на правовую экспертизу договоров, сроки для регистрации юридических лиц. В бухгалтерии в связи с наличием строгих, предусмотренных налоговым законодательством сроков по сдаче налоговых форм отчетности просто необходим график документооборота для оптимизации внутреннего процесса движения документов и поддержания финансового благополучия предприятия. Следующий немаловажный момент в системе документооборота - это координация обмена документами различных подразделений и служб внутри организации. Процесс взаимодействия и обмена информацией внутри предприятия непрерывен.
|
|
|
Например, при удержании из заработной платы работника бухгалтеру потребуется приказ или иной документ, на основании которого будет производиться удержание. Приказ готовит, как правило, кадровая служба или юридический отдел. Прежде чем менеджер по продажам заключит с клиентом договор поставки, необходимо провести его правовой анализ, что относится к сфере деятельности юристов организации. И только затем менеджер несет его на подпись руководителю предприятия (или самостоятельно подписывает при наличии полномочий). Так как приказ по организации является локальным правовым актом и подлежит безусловному исполнению, виновное в допущенных при его реализации ошибках лицо может быть привлечено к дисциплинарной ответственности. Кроме того, если по вине работника, выразившейся в несоблюдении сроков документооборота, организация понесла убытки, она может в порядке регресса взыскать их с работника. Ответственность за соблюдение графика, то есть за своевременную разработку и передачу документов несут лица, создавшие и подписавшие эти документы. Целесообразно каждому работнику под роспись вручить выписку из графика документооборота, в которой перечислить документы, относящиеся к сфере его деятельности, и указать сроки осуществления операций с ними. График документооборота должен соответствовать не только действующему законодательству, но и локальным актам предприятия, например, разработанным на предприятии должностным инструкциям. В графике отражаются работы по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых структурными подразделениями, с указанием сроков и ответственных исполнителей, а также закрепляется порядок оборота каждого вида документа, начиная от его получения или создания, регистрации, утверждения, передачи, текущего хранения, постоянного хранения и заканчивая его уничтожением или сдачей в архив. В разных организациях графики отличаются только составом специфических документов. В графике документооборота можно выделить следующие этапы обращения каждого документа:
|
|
|
1) составление документа согласно требованиям, предъявляемым к его оформлению;
2) проверка документов по форме (проверяются полнота и правильность оформления, заполнение обязательных реквизитов) и содержанию;
3) утверждение документа уполномоченными лицами;
4) ознакомление с документом ответственных исполнителей;
5) передача документа (его копий) в соответствующий отдел для своевременного исполнения (или отправки адресату);
6) выполнение исполнителями требований, содержащихся в документе;
7) контроль за исполнением документа;
8) подведение итогов исполнения документа и привлечение ответственных за исполнение лиц к ответственности за допущенные нарушения;
9) сдача и оформление документов в архив на хранение.
Можно составить график документооборота в форме отдельного документа, в форме приказа по предприятию. Отразить порядок движения документов тоже можно по-разному, путем как текстуального описания, начиная от ответственных исполнителей и заканчивая сроками прохождения документом отдельных стадий, так и схематического отображения.
Главное - чтобы информация была доступна, понятна и имела однозначное толкование. В целом график документооборота позволяет определить общую совокупность документов, используемых в организации. Правильное составление и соблюдение графика документооборота способствует эффективному распределению должностных обязанностей между работниками, повышению производительности, оптимизации документооборота и координации деятельности различных служб и подразделений внутри организации. Таким образом, график играет важную роль в обеспечении эффективности производственного процесса.
|
|
|
Учетные регистры
Все хозяйственные операции, оформленные документами, после их совершения должны быть отражены в бухгалтерском учете. Для этого сведения, содержащиеся в отдельных документах, накапливаются, группируются и регистрируются по определенной системе. Такая запись производится с помощью учетных регистров — разграфленных листов бумаги, используемых для бухгалтерских записей. Разные учетные регистры, применяемые в практике бухгалтерского учета, подразделяются по ряду признаков: по внешнему виду, объему содержания, характеру записей. По внешнему виду учетные регистры делятся на бухгалтерские книги, карточки, свободные листы (ведомости), табуляграммы. Бухгалтерские книги представляют собой сброшюрованные листы бумаги с соответствующим графлением. Все страницы книги нумеруются, указывается их общее количество, что подтверждается подписью бухгалтера. Книги нашли широкое применение в качестве основного учетного регистра еще в ХШ в. В течение длительного времени бухгалтерские книги являлись единственным видом учетных регистров. Их ведение имеет существенные недостатки, и, прежде всего трудность разделения труда учетных работников, так как запись в книге одновременно может производить только один работник. При большом объеме бухгалтерские книги громоздки в обращении, затрачивается много времени на перелистывание страниц в процессе учетных записей.
С точки зрения ускорения процесса заполнения документов важным является применение ПЭВМ и использование программного продукта — программы, позволяющей в готовые формы документов вписывать (вводить) необходимые данные бухгалтерского учета. При необходимости можно самостоятельно подготовить любую произвольную форму и заполнить с помощью компьютера или распечатать и заполнить вручную. Карточки — отдельные листы бумаги (тонкого картона) в «еде разграфленных таблиц. Они бывают определенных стандартных размеров, что позволяет хранить их вместе в картотеке. Картотека может разделяться на необходимые разделы и группы картонными разделителями, к которым прикрепляются пластинки разных цветов, называемые индикаторами. Это делается для быстрого нахождения нужных карточек. Отдельные картотеки закрепляются за определенными работниками, которые делают записи в карточки. Карточки рационально применяются на тех участках учетной работы, где ведется значительное количество аналитических счетов, например, в учете материалов, готовой продукции, товаров, поставщиков, покупателей и др. В картотеке карточки размещаются, но группам. Так, в картотеке аналитического учета материалов карточки размещаются по видам материалов, а внутри их — по сортам, размерам и другим признакам. Карточки по основным средствам располагаются по их местонахождению и затем — по видам и наименованиям. Картотеки учета расчетов с подотчетными лицами, с разными дебиторами в кредиторами строятся, как правило, по алфавиту. Карточки регистрируются в специальном реестре, где им присваиваются порядковые номера, что дает возможность в любой момент проверить наличие и тем самым осуществить контроль за их сохранностью. Переход от бухгалтерских книг к карточкам свидетельствовал об усовершенствовании техники записей в бухгалтерском учете. Применение карточек позвонило осуществлять разделение труда счетных работников, повышать его производительность, широко использовать вычислительную технику для учетных записей. Карточки удобны для копировальных записей, для разного рода группировок учетных данных. Свободные листы — разновидность карточек, но делают из менее плотной бумаги и хранят не в картотеке, а в специальных папках (регистраторах), откуда они могут изыматься для записей, подсчета. Регистры в виде листов по размерам обычно больше карточек и используются для ведения журналов, ведомостей, особенно при автоматизации учета. По объему содержания, т.е. по степени обобщения производимых записей, учетные регистры делятся на синтетические, аналитические и комбинированные. В синтетических учетных регистрах запись производится в обобщенном виде, как правило, кратко, без пояснительного текста, с указанием даты и номера бухгалтерской записи. Натуральные и трудовой измерители в них не приводятся, записывается только сумма. Примерами синтетических регистров являются Главная книга, в которой отражаются итоговые данные по всем синтетическим счетам, ведущимся в организации, журналы-ордера, табуляграммы. В аналитических учетных регистрах записи делаются по отдельным аналитическим счетам, детализирующим содержание записей того или иного синтетического счета. С помощью записей в этих учетных регистрах осуществляется контроль за наличием и движением каждого вида материальных ценностей, состоянием расчетов с каждым поставщиком, покупателем, дебиторской и кредиторской задолженности. Записи в аналитические регистры делаются более подробно, чем в синтетические, приводится пояснительный текст записей, кроме стоимостных, указываются в необходимых случаях натуральные и трудовые измерители. Пример регистров аналитического учета — карточки учета основных средств, материалов, товаров, подотчетных лиц организации и др.
|
|
|
|
|
|
В организациях широко применяются учетные регистры, объединяющие синтетический и аналитический учет, которые являются, по существу, комбинированными регистрами. Использование их сокращает объем учетных работ, позволяет вести учет отдельных объектов в аналитическом разрезе и одновременно получать обобщенные показатели синтетического учета. Таким образом, показатели синтетического я аналитического учета получаются в один рабочий прием, и отпадает необходимость сверки итогов синтетических записей. Примером таких комбинированных учетных регистров являются журналы-ордера по счетам «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и «Расчеты с подотчетными лицами», в которых содержатся не только обобщенные данные, но и детальные сведения о расчетах с каждым поставщиком, подотчетным лицом на основании первичных документов. При таком совмещении записей отпадает необходимость в ведении отдельных карточек аналитического учета Итог записей по всем аналитическим счетам выражается суммой, отражаемой одновременно по синтетическому счету. Совмещение синтетического и аналитического учета в одном регистре является важным направлением совершенствования бухгалтерского учета. Многие формы учетных регистров являются типовыми. Наиболее распространенные типовые формы регистров аналитического учета — карточки. Для аналитического учета расчетов с бюджетом, банком, другими предприятиями, разными дебиторами и кредиторами применяются карточки так называемой контокоррентной формы. Эта форма предусматривает раздельное отражение дебетовых и кредитовых оборотов по соответствующим расчетам. Совершенствование учетной регистрации выражается в ее сокращении и упрощении. Достигается это разными способами. Наиболее распространенным является совмещение синтетических и аналитических записей в одном учетном регистре, а также хронологических и систематических записей, т. е. применение комбинированных учетных регистров. Сокращение числа записей в синтетическом учете обеспечивается предварительной группировкой однородных хозяйственных операций (с одинаковой корреспонденцией счетов) в отдельных ведомостях. При этом в синтетическом учетном регистре отражаются лишь общие итоги операций с одинаковой корреспонденцией. Сокращает количество записей и применение шахматного принципа записи. Формы регистров бухгалтерского учета разрабатываются и рекомендуются Министерством финансов РФ, органами, которым федеральными законами предоставлено право регулирования бухгалтерского учета, или федеральными органами исполнительной власти, организациями при соблюдении ими общих методических принципов бухгалтерского учета. При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления.
Вывод
Тема составления графика документооборота в современных условиях имеет сейчас большую актуальность, так как от правильного выбора технологии работы зависит успех любой организации. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе. Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Рациональная организация документооборота это одно из основных условий правильной постановки бухгалтерского учета. Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля. От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание, особенно в бухгалтерии, где несвоевременная обработка финансовых документов может привести к отрицательным экономическим последствиям. Установление того или иного порядка документооборота зависит от характера и особенностей хозяйственных операций и их учетного оформления.
Список использованной литературы
1. Бычкова С.М., Макарова Н.Н. Бухгалтерское дело. Учебное пособие. М.: Изд. Эксмо. 2008г.
2. Климова М.А. Бухгалтерское дело. М.: Изд. Инфра-М. 2008г.
3. Бухгалтерское дело – учебное пособие. Под редакцией доктора экономических наук профессора Н.Н. Хахоновой, кандидат экономических наук И.В. Алексеевой. М.: Изд. Дашков и К. 2007г.
|
|
|
