Информационные ресурсы на предприятиях гостинично-ресторанного хозяйства

Явления реального мира и процессы, происходящие в общественном производстве, объективно отражаются с помощью информации, потоки которой реально существуют рядом с потоками рабочей силы, материалов и орудий труда. Подобно веществу и энергии, информацию можно создавать, обрабатывать, хранить, передавать, использовать. Эффективное использование информационных ресурсов предприятий гостинично-ресторанного бизнеса базируется на определении потребностей в информации, проведении системного анализа, создании и подготовке программ, внедрении компьютерной техники.

Необходимый для управления объем информации определяется с учетом размера и специализации предприятия, его организационной структуры, характера развития внутренних связей, а также связей с другими предприятиями и организациями. При этом учитываются также субъективные факторы: образование и компетентность руководителя, его организаторские способности, методы и стиль управления и т.п. Эффективная информационная система предусматривает одноразовость регистрации первичной информации, четкость форм и краткость записей, взаимную согласованность системы показателей, унификации документов и т.д.

Опыт управленческой деятельности на предприятиях гостинично-ресторанного бизнеса свидетельствует, что при организации информационных процессов приходится решать совокупность взаимосвязанных вопросов. В частности: какая информация должна поступать к управленческого аппарату, какие структурные подразделения и с какой периодичностью должны подавать информацию, какие носители информации использовать (люди, оргтехника), для какой группы управленческих работников подается информация и в какой форме. Поэтому предприятиям гостинично-ресторанного бизнеса нужно правильно определиться относительно проблемы организационного регламентирования деятельности аппарата управления, классификации информации, ее кодирования и декодирования, достичь высокой четкости в распределении должностных функций должностных лиц и в случае внесения изменений к правам и обязанностям работников изменять информационное их обеспечение, а также сокращать потоки ненужной информации. Важно методически правильно выбирать показатели, которые бы точно отражали суть явлений и процессов, создавали систему взаимосвязанных показателей, с помощью которых можно было количественно и качественно характеризовать деятельность предприятия. Система показателей должна разрабатываться таким образом, чтобы она точно отражало требования к производству и организации системы управления, отражала платежеспособность, ликвидность, конкурентоспособность предприятий. В то же время информационная система не должна предусматривать избыточности данных.

По наблюдениям психологов, наибольший интерес к работе возникает тогда, когда работнику не хватает знаний для выполнения работы и это побуждает его к творчеству.

Потребность в широком внедрении в менеджменте современных информационных ресурсов выдвигает задачи по повышению упорядоченности логических отношений между показателями, обеспечения однозначного их выражения, упорядоченности языковых сроков экономической информации и т.п.

В деятельности предприятий гостинично-ресторанного бизнеса следует внедрять такие формы документов, которые приспособлены для обработки их с помощью современных средств вычислительной техники, обеспечивают соответствующие классификацию и благоустройство рационализируют технологический процесс формирования документов на основе анализа схем движения их потоков.

Анализ потоков информации дает возможность определить особенности действующей системы менеджмента, методы и стиль работы управленческого аппарата, выявить недостатки в организации управления, определить общий объем информации, которую необходимо собрать и обработать для обеспечения ею руководителей. Анализ потоков информации предоставляет возможности для создания информационных моделей, которые отражают технологию подготовки и маршрута документов, алгоритм формирования показателей, а также взаимосвязь между структурными подразделениями и лицами, которые принимают участие в обработке и использовании информации. Информационные модели могут иметь форму описаний, схем, графиков, таблиц, матриц.

Потоки информации на предприятиях гостинично-ресторанного бизнеса изучаются с помощью анализа документов, анкетного или устного опроса, специальных экспертных обзоров и оценок, фотографии рабочего дня управленческих работников и т.д. В зависимости от цели и объекта применяются различные методы в определенной комбинации. В процессе анализа информации определяется количество применяемых форм первичных и сводных документов, которые создаются в системе управления за месяц, число показателей каждой формы и пересчете на месячный поток информации, количество цифровых и буквенных знаков в документе каждой формы и др. Результаты количественной и качественной оценки каждого документа заносят в специальные карточки или бланки. Чаще всего в карты записывают: название каждого учетно-планового показателя, место его создания и использования, назначения и срок представления, количество знаков (символов), с помощью которых записывают информацию, количество действий (арифметических и логических), способ записи (печатный, ручной), частоту (повторяемость), сбор и предоставление информации, трудоемкость заполнения. Материалы карточек обследования, состоящие на один документ заносят к ведомости «Сводная характеристика документов». К материалам обследования прилагаются копии всех документов и рекомендации по устранению их дублирования, рационализации маршрутов движения документов.

Недокументированную информацию можно анализировать с помощью устного опроса, анкетного обследования, а также фотографии рабочего дня управленческих работников. В процессе устного опроса или анкетирования определяют перечень информации, которая поступает к обследуемому работнику, и исходящей от него с указанием адресатов и периодичности.

Содержание потоков информации независимо от ее возникновения характеризуется индексацией, видом носителя, объемом потока, плотностью потока, информационной емкостью сообщений и операций, степенью использования информации, периодичности ее возникновения и скоростью движения.

В практике предприятий гостинично-ресторанного бизнеса применяют различные формы индексации информации: цифровую - цифровая запись в документах, цифровое изображение на счетчиках, табло и т.п.; алфавитную - словесный запись в документе, подписи на счетчиках, табло и т.п.; символьная - условное изображение на чертежах, схемах, плакатах и т.д. Экономическая информация зачастую представляется в форме алфавитно-цифровых сигналов. Для того чтобы повысить аналитические свойства информации и привести ее в форму удобную для избрания решений широко используют различные таблицы, схемы, графики и т.п. Задачей исследования информационных ресурсов на предприятиях является определение степени полноты использования информации и разработка мероприятий по сокращению количества данных, которые поступают к аппарату управления.

В процессе изучения использования информационных ресурсов важно определить количество операций и затрат труда (в рабочем времени), закрепленных за подсистемами (технико-экономические, планирования, бухгалтерский учет, финансовая работа, статистический учет и т.п.. Эти данные используются для совершенствования структуры управления установление нормативов труда и для контроля за деятельностью управленческого персонала.

Недостатки в организации использования информационных потоков ресурсов на предприятиях гостинично-ресторанного бизнеса чаще всего связаны с неудачным или не достаточно четким распределением функциональных обязанностей между работниками аппарата управления, чрезмерным контролем с поступлением информации до тех работников, которым она не нужна.