Главная | Обратная связь | Поможем написать вашу работу!
МегаЛекции

Подготовка текстового документа





 

Основными этапами подготовки текстовых документов являются:

набор текста;

редактирование текста;

печать текста;

ведение архива текстов.

Каждый этап состоит из выполнения определенных операций. Состав операций зависит от используемого текстового редактора. Как правило, увеличение числа возможных операций делает текстовый редактор, с одной стороны, более универсальным, удовлетворяющим представителей разных профессий, а с другой – приводит к усложнению его освоения, повышению требований к оборудованию ПК.

 

Набор текста

 

Перед началом работы курсор обычно находится в верхнем левом углу пустой области экрана, отведенной для набора текста. Набор текста осущест­вляется нажатием нужных клавиш на клавиатуре ПК, при этом очередной символ отображается на экране в позиции курсора, а курсор перемещается на одну позицию вправо.

Набор текста на ПК с помощью текстового редактора напоминает работу на пишущей машинке, но предоставляет заметно большие удобства. В частности, текстовый редактор избавляет пользователя от необходимости следить за близостью к правой границе документа и осуществлять действия для перевода курсора в начальную позицию очередной строки. При этом обеспечивается автоматическое выравнивание левых и, если необходимо, правых границ строк. Выравнивание правых границ строк достигается за счет вставки пробелов между словами строки таким образом, чтобы самый правый символ строки находился в позиции, соответствующей правой границе документа.

Те пробелы, которые текстовый редактор автоматически вставляет для выравнивания строк, называют “мягкими” в отличие от “жестких” пробелов, вносимых в текст при нажатии пользователем клавиши Пробелна клавиатуре ПК. Термин “мягкий” указывает на то, что при редактировании документа текстовый редактор при необходимости автоматически удаляет лишние или вставляет дополнительные “мягкие” пробелы для выравнивания строк. “Жесткие” пробелы в текст автоматически не включаются и не изымаются из него.



Точно так же существуют “мягкие” и “жесткие” признаки конца строки. “Мягкий” признак конца строки создается текстовым редактором автома­тически при переносе текста с одной строки экрана на другую в процессе достижения позиции правой границы строки. “Жесткий” признак конца строкисоздается при нажатии пользователем клавиши Enter для указания завершения абзаца. “Мягкие” признаки конца строки при редактировании могут автоматически удаляться, добавляться, менять свое местоположение в отличие от “жестких” признаков конца строки.

Некоторые текстовые редакторы не указывают на экране признак конца строки, но тем не менее он существует в оперативной памяти ПК и записывается на магнитный диск.

Такой принцип набора текста на ПК существенно облегчает и ускоряет процесс ввода документов по сравнению с пишущей машинкой, позволяет производить его, не глядя на экран дисплея. При наборе текста следует помнить, что признаком для отделения слова от слова является пробел, поэтому знак препинания не надо отделять пробелом от предшествующего слова, а после знака препинания вводить пробел надо обязательно.

 

Редактирование текста

 

Созданный на этапе набора текста документ в большинстве случаев подвергается изменениям, связанным с обнаружением ошибок, корректи­ровкой информации, реорганизацией его фрагментов и тому подобного. При работе с обычной пишущей машинкой проведение таких изменений требует больших затрат, которые связаны с многократной перепечаткой материалов, зачастую незначительно отличающихся друг от друга.

Использование ПК и текстовых редакторов отделяет этап печати документа от этапов его набора и редактирования. В принципе можно произвести все изменения, не выводя документ на бумагу, а просматривая его на экране дисплея. Использование такой новой информационной технологии подготовки текстовых документов дает возможность многократной переделки и “шлифовки” материалов, пока не будет достигнут необходимый уровень качества. При этом обеспечивается экономия времени, трудовых и материальных ресурсов.

Операции редактирования выполняются при подаче пользователем команд текстового редактора. Команды подаются выбором их из меню или нажатием нужных клавиш на клавиатуре ПК.

Операции редактирования над символами.Чтобы вставить один или несколько символов, текстовый редактор должен находиться в режиме вставки, а не в режиме замены. Переключение между этими режимами осуществляет клавиша Ins. Перед вставкой необходимо подвести курсор в нужную позицию и нажать клавишу с требуемым символом. Символ вставится в позицию курсора, а часть строки справа (включая курсор) сдвинется на одну позицию вправо.

Чтобы удалить один или несколько символов, используются клавиши Del и Backspace. При нажатии клавиши Del удаляется символ в позиции курсора, правая часть строки сдвигается влево, курсор остается на месте. При нажатии клавиши Backspace удаляется символ в позиции слева от курсора, курсор и правая часть строки сдвигаются влево. Эту клавишу удобно использовать, когда надо удалить один или несколько только что набранных символов.

Чтобы заменить один или несколько символов, текстовый редактор должен находиться в режиме замены, а не вставки. При этом вновь набранный символ просто заменяет символ, находившийся в позиции курсора. Такой способ замены удобен, если количество заменяемых символов равно количеству заменяющих, а также при редактировании различных таблиц.

Операции редактирования над строками. Основными операциями редактирования для строк являются: удаление строки, разделение одной строки на две, слияние двух строк в одну, вставка пустой строки.

Чтобы удалить строку, как правило, надо установить на нее курсор и подать специальную команду. Строка изымается из текста, нижняя часть текста поднимается на одну строку, чтобы не было промежутка.

Чтобы разделить одну строку на две, как правило, надо установить курсор в позицию разделения и нажать клавишу Enter, при этом в позицию, где находился курсор, будет помещен “жесткий” признак конца строки, строка разделится на две, расположенные одна под другой.

Чтобы соединить две строки в одну, как правило, надо установить курсор в любую позицию за последним символом первой строки и нажать клавишу Del. При этом удаляется невидимый на экране разделитель строк и две строки объединяются в одну.

Чтобы вставить между двумя строками пустую строку, как правило, надо установить курсор в любую позицию за последним символом первой строки и нажать клавишу Enter, что приведет к появлению “жесткого” признака конца строки, между строками возникнет новая пустая строка.

Операции редактирования над фрагментами. Фрагментомназывается непрерывная часть текста. Выделение фрагмента делает его объектом последующей команды. Выделить фрагмент – значит “подсветить” его с помощью мыши или клавиатуры. Выделенный фрагмент может состоять из одного или нескольких символов, слова, строки, предложения, абзаца или даже всего документа.

Выделенный фрагмент может быть строчным, блочным или линейным. Строчный фрагмент состоит из последовательности целых строк. Блочный фрагмент обычно объединяет части строк, образующие в совокупности прямоугольник. Линейный фрагмент может включать в себя последователь­ность (необязательно) целых строк. Существуют специальные способы выделения для слова, строки, предложения, абзаца. (Например, двойной или тройной щелчок мышью в редакторе Word).

Наиболее часто используемые операции в текстовых процессорах – копирование, перемещение и удаление фрагментов текста. Эти операции могут выполняться как с буфером промежуточного хранения - буфером обмена, так и без него.

Буфером промежуточного хранения (буфером обмена) называется часть оперативной памяти для временного хранения копируемого или перемещаемого фрагмента.

В Лексиконе для DOS, например, такие операции выполняются только через буфер. В процессорах MultiEdit и Word – как с помощью буфера, так и без него. В текстовом процессоре Word возможно перетаскивание фрагмента документа мышью на новое место без помощи буфера обмена.

Технология выполнения операций, использующих буфер промежуточного хранения, включает в себя несколько этапов:

- выделение фрагмента текста;

- перенос или копирование выделенного фрагмента в буфер промежу­точного хранения;

- перемещение курсора в нужное место документа;

- вставка фрагмента из буфера в место документа, указанное курсором.

Необходимо помнить, что в буфере промежуточного хранения может содержаться только один фрагмент текста и каждый новый фрагмент, помещенный в буфер, заменяет предыдущий.

Поскольку все приложения Windows работают через общий буфер обмена, операции с фрагментами текста могут затрагивать не только документы, создаваемые в текстовом процессоре Word, но и в других приложениях. Так, вы можете перенести (скопировать) помеченный фрагмент из вашего текущего документа, создаваемого в редакторе Word, в какой-либо документ, созданный в табличном процессоре Excel, и наоборот.

Удаление текста. В современных текстовых процессорах возможно удалить символ, слово, строку, фрагмент текста (строчный или блочный).

При этом удаление последнего введенного символа (т.е. символа, стоящего левее курсора) осуществляется при помощи клавиши Backspace, а символа, следующего за курсором, – при помощи клавиши Delete.

Удалению слова, строки, предложения или любого другого фрагмента текста предшествует предварительное выделение соответствующего элемента текста, а затем применение либо клавиши Delete, либо операции удаления. Место, занимаемое удаленным элементом текста, автоматически заполняется размещенным после него текстом.

Удаленный фрагмент текста может быть помещен в буфер промежуточного хранения, как и при выполнении операции перемещения. Тогда при необходимости его можно восстановить, если в буфер не была произведена новая запись.

Операция откатки.Многие программы, в том числе и текстовые процессоры, позволяют выполнять операцию откатки. Для реализации этой операции текстовый процессор фиксирует последовательность действий по изменению текста. Специальной командой откатки Undo (Отменить) пользо­ватель может вернуть документ в состояние, которое было несколько шагов назад, то есть “откатиться”. Глубина возможной откатки зависит от используемой программы. Наряду с командой откатки существует команда отмены откатки Redo (Повторить).

 

Форматирование текста

 

Операции форматирования включают в себя разбивку текста на строки (в рамках абзаца) и страницы, выбор размера, вида и начертания шрифта, расположения абзацев, отступов и отбивок между абзацами. Эти операции выполняются различными текстовыми процессорами с разной степенью автоматизации. Например, разбивку на строки и страницы Word выполняет автоматически (это свойство – отличительная черта мощных текстовых процессоров). Лексикон автоматически разбивает только на строки, а разбивку на страницы выполняет лишь по специальной команде. MultiEdit и то и другое выполняет по команде.

В чем суть форматирования? Это способность текстового процессора производить оформление документа:

- задавать границы рабочего поля (полосы набора), определяя поля сверху, снизу, слева, справа;

- устанавливать межстрочный интервал (разреженность строк на странице) и межбуквенный интервал в слове;

- выравнивать текст – центрировать, прижимать к левой или правой границе, равномерно распределять слова в строке;

- использовать различное шрифтовое оформление.

В результате подачи команд форматирования можно выровнять левые и правые границы строк за счет вставки и удаления “мягких” пробелов между словами, изменения местоположения “мягких” признаков конца строки. Перед выдачей этой команды нужно установить желаемые границы размещения текста. Команда может выполняться как для одного абзаца, так и для всего текстового документа.

Форматирование часто применяется по отношению к абзацу.

Абзац – фрагмент текста, процесс ввода которого закончился нажатием на клавишу ввода Enter. Такое нажатие следует рассматривать как команду, по которой текущий абзац закрывается. В большинстве текстовых процессоров при завершении абзаца клавишей Enter новый абзац наследует стиль предыдущего. Форматирование абзаца воздействует на весь абзац. Оно как бы хранится в символе абзаца, которым заканчивается каждый абзац. Если удалить этот символ, то предшествующий ему текст станет частью последующего абзаца. В текстовом редакторе Word этот символ имеет вид “”. Он может быть виден при отображении на экране непечатаемых символов.

 

Печать текста

 

Получение отпечатанного текста является, как правило, главной целью подготовки документа с помощью текстового редактора на ПК. Этап печати состоит из операций подготовки текста к печати и собственно печати.

К операциям подготовки текста к печати относятся разделение на страницы, нумерация страниц, изменение шрифта, выделение элементов текста при печати, задание заголовка и подножия страниц.

Для разделения текста на страницы пользователь должен задать параметры страницы и расстояние между строками при печати. Специальные команды редактора управляют расположением текстового материала на листе бумаги. С их помощью можно задать размер полей слева и справа от текста, расстояние между строками, количество пустых строк в верхней и нижней частях листа. На экране дисплея граница страницы указывается чаще всего горизонтальной линией из точек или черточек. В некоторых редакторах разделение на страницы производится автоматически на этапе набора текста, в других для этого нужно подать специальную команду.

По аналогии с пробелами и разделителями строк существуют “мягкие” и “жесткие” разделители страниц. Установка “мягких” разделителей страниц производится текстовым редактором, при редактировании они могут изменять свое положение, например, после удаления части текста.

Установку “жестких” разделителей страниц производит пользователь. “Жесткие” разделители страниц нужны в тех случаях, когда дальнейшая печать должна производиться с новой страницы, например в конце главы, перед началом таблицы, которую надо обязательно уместить на одной странице, и тому подобное.

Многие текстовые редакторы осуществляют нумерацию страниц автомати­чески или по команде пользователя. При этом номер может располагаться в верхней или нижней части страницы, слева, справа или в центре строки. Некоторые редакторы позволяют осуществить нумерацию, начинающуюся не с единицы.

Спектр возможностей, предоставляемых текстовыми редакторами для подготовки к печати, весьма широк. Состав операций и способ их задания полностью определяются конкретным текстовым редактором.

При подготовке текста к печати полезно просмотреть документ на экране. Это дает возможность выявить неудачные результаты работы редактора (например, такое разбиение на страницы, при котором заголовок раздела оказывается на одной странице, а сам раздел – на другой) и выполнить дополнительное редактирование текста (например, вставку лишней пустой строки перед заголовком с последующей новой расстановкой “мягких” разделителей страниц), чтобы получить текстовый документ хорошего качества.

Собственно печать является заключительной операцией этапа печати документа. Перед ее выполнением может возникнуть необходимость подачи специальных команд редактора и установки режимов печати на панели управления принтера.

Установка режимов печати принтера зависит от модели принтера и подробно описывается в руководстве по его эксплуатации.

Предоставляется возможность установить режим печати с остановкой после каждого листа либо режим непрерывной печати. Есть команда для того, чтобы печатать не весь документ, а только интересующую пользователя часть, ее удобно использовать для перепечатки отдельных страниц или фрагментов текста. Универсальные системы текстовой обработки предоставляют сервисные возможности для настройки на различные модели принтеров.

 

Ведение архива текстов

 

Использование ПК для подготовки текстовых документов ставит перед пользователями задачу создания и ведения архива текстов на магнитных дисках (МД). Ведение архива включает в себя операции: просмотр оглавления архива; чтение текстов из архива; запись текстов в архив; копирование текстов; переименование текстов; удаление текстов.

Просмотр оглавления архива на МД. Просмотр оглавления – часто используемая операция, бывает необходима для поиска дискеты, содержащей нужный текст, для анализа содержимого МД перед выполнением сервисных функций над файлами. На экран дисплея выдаются краткие сведения о содержимом нужного диска. Как правило, эти сведения ограничиваются именем файла вместе с расширением.

Чтение текста с МД. Операция выполняется при подаче пользователем специальной команды редактора. Для операции чтения документа с МД первостепенным является правильное задание имени файла. Как правило, если файл расположен в текущем подкаталоге, то достаточно задать только имя файла. В противном случае надо задать полный путь к файлу, например:

С:\KNIGA\REDAKTOR\GLAVA1.TXT

Запись текста на МД. Операция выполняется при подаче пользователем специальной команды редактора. Существует возможность записать на МД весь текст или его часть. После подачи команды текстовый редактор запрашивает у пользователя имя, под которым надо записать текст в виде файла на МД. Особенности задания имени такие же, как и для операции чтения с МД. Выбор расширения имени зависит от типа текстового документа.

 

 

Литература

 

1. Информатика: Учебник для вузов / Под. ред. проф Н.В. Макаровой. М., 1997.

2. Савельев А.Я., Сазонов Б.А., Лукьянов С.Э. Персональный компьютер для всех: В 4 кн. Кн. 2. Подготовка и редактирование документов: Практ. пособие для вузов. М., 1991.

3. Ахметов К.С., Шмеринг Г.В. Лексикон 97 для всех. М., 1997.

4. Фигурнов В.Э. IBM для пользователя. Изд. 7-е, перераб. и доп. М., 1997.

5. Хаселир Р., Фаненштих К. Word 6.0 for Windows. М., 1996.

6. Каратыгин С.А. и др. Электронный офис: В 2-х томах. Т.1. М., 1997.

7. Першиков В.И., Савинков В.М. Толковый словарь по информатике. М.,1996.

 





Рекомендуемые страницы:

Воспользуйтесь поиском по сайту:



©2015- 2021 megalektsii.ru Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав.