 |
Комплектование и учёт документов Архивного фонда РФ
|
|
|
|
Комплектование архива включает:
- определение источников комплектования архива в соответствии с его профилем:
- определение состава документов, подлежащих приёму в архив;
- приём документов в архив.
Комплектование архива осуществляется в соответствии с принципами: принадлежности документов к составу Архивного фонда РФ; соблюдения прав собственности на документы; происхождения и территориальной принадлежности документов; недробимости фондов.
Государственные и муниципальные архивы комплектуются документами Архивного фонда РФ, образующимися в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, предприятий и граждан и имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение.
Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в государственной или муниципальной собственности, по истечении сроков их временного хранения в государственных органах, органах местного самоуправления либо государственных и муниципальных организациях передаются на постоянное хранение в соответствующие государственные и муниципальные архивы.
Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в частной собственности, поступают в государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки, организации Российской академии наук на основании договоров между этими архивами, музеями, библиотеками, организациями Российской академии наук и собственниками указанных документов.
Передача на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы обязательного бесплатного экземпляра документов осуществляется в порядке, установленном законодательством Российской Федерации об обязательном экземпляре документов[7].
|
|
|
Государственные органы, органы местного самоуправления, государственные и муниципальные организации обеспечивают в соответствии с правилами, установленными Федеральным архивным агентством, отбор, подготовку и передачу в упорядоченном состоянии документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств органов и организаций, передающих документы.
Негосударственные организации обеспечивают отбор и передачу в упорядоченном состоянии в государственные и муниципальные архивы находящихся в их владении архивных документов, отнесенных к федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации или муниципальной собственности.
При реорганизации государственных органов архивные документы в упорядоченном состоянии передаются правопреемникам реорганизуемых государственных органов.
При изменении структуры органов местного самоуправления архивные документы в упорядоченном состоянии передаются вновь формируемым органам местного самоуправления.
Комплектование государственного архива документами личного происхождения.
Государственные архивы собирают документы писателей, художников, актёров и режиссеров, учёных, краеведов, коллекционеров и так далее.
В составе личного фонда на государственное хранение принимаются следующие документы: авторские рукописи, автобиографии, дневники, записные книжки, воспоминания, биографические материалы, а также материалы имущественно-хозяйственного характера; служебная и личная переписка; фотографии и другие изобразительные документы; материалы о фондообразователе и об увековечении его памяти (воспоминания, статьи и рецензии о фондообразователе и его произведениях, вырезки из газет и журналов); материалы, подобранные фондообразователем и отложившиеся в его личном архиве и др.
|
|
|
Документы личного происхождения поступают в государственные архивы:
- от фондообразователей, передающих архивы лично или по завещанию;
- от лиц, владеющих архивом по праву наследования;
- от собирателей и коллекционеров;
- из общественных организаций (творческих союзов и так далее);
- из нотариальных контор как выборочное имущество;
- от граждан, проживающих за границей, из зарубежных учреждений и организаций (в порядке дара или обмена копиями).
В деле обеспечения сохранности исторических и культурных ценностей исключительно важен учёт.
Под учётом архивных документов понимается установление количества и состава архивных документов в единицах учёта, принятых в архивном деле, отражение этого количества в учётных документах архивов и архивных органов.
Основой учёта документов Архивного фонда РФ является единая система регистрации архивных фондов, коллекций, единиц хранения, обеспечивающая организационную упорядоченность, идентификацию и возможность адресного поиска документов. Средство учёта документов является присвоение архивных шифров единицам хранения.
Порядок государственного учёта документов Архивного фонда РФ основывается на принципах[8]:
- централизации (Федеральное архивное агентство регламентирует взаимодействие архивных органов и учреждений, государственных музеев и библиотек, научных и научно-отраслевых архивов Российской академии наук, организаций – источников комплектования архивных учреждений, а также юридических и физических лиц – частных собственников документов Архивного фонда РФ);
- унификации (установлены единые требования к учётным данным, единая методика учёта, единые формы учётных документов);
- динамичности (своевременно и оперативно вносятся изменения в учётные документы или составляются новые учётные документы);
- полноты и достоверности государственного учёта.
В соответствии со ст. 19 Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации" все документы Архивного фонда Российской Федерации постоянного срока хранения независимо от места их хранения, содержания, подлинности, способов воспроизведения подлежат государственному учету. Порядок государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации определяется Федеральным архивным агентством. Уникальные документы подлежат также учету в Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, ведение которого осуществляется Федеральным архивным агентством[9].
|
|
|
Документы Архивного фонда Российской Федерации, хранящиеся в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях Российской академии наук, не входят в состав имущества этих архивов, музеев, библиотек и организаций Российской академии наук.
Особому учёту подлежат особо ценные и уникальные документы.
Учёт особо ценных документов ведётся по списку фондов, содержащих особо ценные дела, и описям особо ценных дел.
Для учёта уникальных документов создан Государственный архив уникальных документов Архивного фонда РФ. Уникальными являются архивные документы, имеющие особую историческую ценность и общекультурную значимость, единственные в своём роде по содержанию и месту в истории российского государства и общества, всего человечества.
Уникальному документу присваивается регистрационный номер в Государственном реестре уникальных документов, первые экземпляры листов уникальных документов формируются в тома в валовой последовательности их номеров по Государственному реестру и подлежат вечному хранению в службе Государственного реестра.
Таким образом, комплектование архива – это систематическое пополнение архива документами Архивного фонда РФ в соответствии с его профилем.
Документы Архивного фонда Российской Федерации учитываются по архивным фондам, архивным коллекциям, единицам хранения.
|
|
|
