 |
Этапы развития секретарской службы при Петре 1.
|
|
|
|
Перечень вопросов к экзамену по предмету «Секретарское дело»
1. Адаптация в рабочем коллективе. Правила поведения в первые дни на работе.
2. Варианты поиска работы. Правила составления необходимых документов.
3. Визитные карточки и правила их использования. Функции визитных карточек.
4. Деловые и личностные качества секретаря.
5. Делопроизводственные функции секретаря.
Делопроизводство – это деятельность по созданию документов и дел в соответствии с государственными стандартами и организации работы с ними, а именно создание условий для движения, поиска и хранения документов.
В задачи делопроизводства входит:
• оформление деловых документов в соответствии с требованиями стандартов;
• создание условий для движения документов (организация регистрации документов, контроль за движением документов и сроками их исполнения;
• создание условий для поиска исполненных документов (формирование документов в дела в соответствии с номенклатурой дел);
• создание условий для хранения документов.
6. Документальное оформление трудоустройства. Испытательный срок.
Непосредственно прием на работу осуществляется приказом (распоряжением) работодателем в лице руководителя организации или уполномоченного им лица, издаваемым на основе заключённого трудового договора.
При подготовке приказа, тщательно проверяется весь комплекс документов, предъявленных поступившим работником.
Основные документы:
1. Паспорт или иной документ удостоверяющий личность;
2. Трудовая книжка, за исключением тех случаев: когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
3. Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
4. Документы воинского учета – для военнообязанных или лиц подлежащих воинской службе;
5. Документы об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.
|
|
|
Дополнительные документы:
1. Личное заявление о приеме на работу как обязательный документ Трудовым кодексом Российской Федерации не предусмотрен. Однако согласно Закону «Об основах государственной службы Российской Федерации» от 03.07.1995 г. № 119 – ФЗ при поступлении на государственную службу, гражданин такое заявление предоставляет. Заявление является основанием для издания приказа о приеме на работу.
2. Автобиография, требуется не всегда и не является обязательным документом предусмотренным ТК РФ для трудоустройства. Необходимость её предъявления оговорена в ряде случаев, в частности, при поступлении на службу в таможенные органы, военную службу и т.д.
3. Резюме. Необходимо обратить особое внимание на оформление резюме (краткая автобиография, написанная по определенным правилам, но не является полным повторением автобиографии).
4. Анкета как обязательный документ конкретно не назван в числе документов, предоставляемых при приеме на работу по трудовому договору. В тоже время юридический статус анкеты высок: приводимые в ней данные проверяются; анкета подписывается не только работником, но и инспектором отдела персонала, анкета заверяется печатью организации. При отсутствии необходимости в подобных биографических сведениях можно ограничиться составлением личного листка.
7. Документальное сопровождение командировок. Особенности подготовки заграничных командировок
приказ. приказ о командировке по устоявшейся традиции готовит работник отдела кадров или другое на то уполномоченное лицо. В нем нужно указать определенный минимум информации (п. 1 р. II, п. 1 р. III Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за рубеж, в редакции приказа Минфина Украины от 17. 03. 11 г. № 362, далее — Инструкция о командировках):
|
|
|
1) фамилию, имя и отчество, профессию (должность), структурное подразделение, где работает сотрудник;
2) место назначения (страна, город);
3) название предприятия, куда командируют коллегу;
4) срок и цель командировки;
5) сроки выдачи аванса и отчетности по командировочным расходам;
6) другие данные, например:
— размер суточных;
— транспорт для пользования (его вид и комфортабельность);
— условия пребывания (звездность гостиницы, комнатность номера и т. п.);
— маршрут передвижения к месту командировки и по нему;
— вписать необходимость обеспечения откомандированного копией приказа (чтобы не платил туристический сбор).
Смета расходов или справка-расчет
Для бюджетников и иже с ними составить смету расходов (справку-расчет) и ознакомить с ней командированного — прямая обязанность (п. 7 р. I Инструкции о командировках). Обычным же хозрасчетным предприятиям этого можно и не делать. Но мы рекомендуем смету все-таки оформить, чтобы потом не возникло недоразумений с работниками по тем или иным финансовым вопросам.
Напомним, смету (справку-расчет) выписывают в произвольной форме1, а основные составляющие расходов следующие:
— суточные;
— проезд (к месту командировки, по нему и обратно);
— проживание (с учетом предоставленных в гостинице бытовых услуг);
— прочие расходы (оплата служебных телефонных разговоров, оформление загранпаспортов, виз, обязательное страхование, переводы, уплата налогов и сборов, а также другие расходы, связанные с правилами въезда и пребывания в месте командировки).
Журнал поездок.
8. Имидж делового человека.
9. История секретарских служб в дореволюционный период.
Этапы развития секретарской службы при Петре 1.
Многовековой опыт российской государственности сформировал аппарат гражданских чиновников, в котором секретарям отводилась далеко не последнее место.
Понять особенности работы сегодняшнего секретаря невозможно без рассмотрения ее истоков, которые связаны с развитием системы государственных учреждений. Начинается служба в приказах 16-17 вв.
|
|
|
Документирование управленческих функций всегда сопровождалось множеством действий, которые с современных позиций можно отнести к чисто секретарским.
Глубокие преобразования государственного аппарата проводил Петр 1.
Административная реформа началась с создания Ближней канцелярии, предшественницы правительству-ющего Сената — высшего правительственного учреждения с судебными, административными и законодательными функциями.
Вокруг царя сформировалась сплоченная группа сподвижников (П. Гордон, Ф. Лефорт, Я. Брюс, А. М. Головин, А. Д. Меньшиков, братья Апраксины), рядом с ними вырастала молодая поросль служилого чиновничества, где секретари играли одну из главных ролей. Канцелярию сената возглавлял обер-секретарь. Рядовые секретари «тянули воз» ежедневной скучной работы с текущими делами.
Кабинет-секретарь докладывал царю важнейшие документы государственной политики и приватные письма, адресованные государю.
Основным законодательным актом, принятом в 1720 году, был «Генеральный регламент», установивший очередность рассмотрения дел, функции чиновников в том числе секретарей.
Секретарь коллегии докладывал дела к слушанию, вел учет «вершинных» и «невершинных» дел, хранил печать коллегии (канцелярии).
Глава 29 «Генерального регламента» называлась «О секретарском управлении». Впервые записывалось требование об учтивости секретаря. Сохранность документов — также «попечение» секретаря.
Секретарь приходил на работу раньше других членов коллегии, «леность и недосмотр» наказывались штрафами, более серьезные проступки наказывались еще строже, вплоть до «лишения живота и пожитков».
При Петре 1 был составлен моральный кодекс «Юности честное зеркало» — требования к секретарю: приветливость, смирение и учтивость.
В 1722 году был принят «Табель о рангах», закон, по которому служба была разделена на гражданскую и военную. «Табель» состоял из 14 классов или рангов чиновников. Служащий, получивший чин до восьмого класса, становится потомственным дворянином, с девятого до четырнадцатого класса давало только личное дворянство. Секретари относились по должности к четвертому классу, и, следовательно, занимали высокое место в служилой бюрократии. Гражданский коллежский секретарь соответствовал военной должности командира полка.
|
|
|
С 1704 года важнейшие государственные функции выполняет кабинет и личная канцелярия царя. В царствование Петра 1 кабинет-секретарь Макаров, по мнению историка С. М. Соловьева, был «человек без мнения, без голоса, но могущественный по своему приближению к государю, все вельможи обращаются к нему с почтением, рассчитывая на благосклонность государя, когда ему будет докладывать Макаров».
Функции его не очень ясны. В кабинет поступали рапорты от дипломатических представителей. Особую группу дел кабинета представляли челобитные. После смерти Петра 1 кабинет был упразднен.
Некоторые функции кабинет-секретаря выполняли разные лица, при последователях Петра 1.
С 1763 года происходит возрождение кабинета его императорского величества.
2. Этапы развития секретарской службы при Екатерине 2.
У императрицы Екатерины 2 было много доверенных лиц в качестве кабинет-секретарей: Безбородко, Елагин, Теплов. Все эти были люди одаренные: кроме чиновников среди них были писатели, поэты, внесшие «легкий слог в канцелярские дела» (Р. Г. Державин)
С 1763 года была введена должность статс-секретарей, основная обязанность которых заключалась в «приеме прошений на высочайшее имя». На эту должность назначались на основе рекомендательных писем и высокого покровительства.
По «Табелю о рангах» они относились к четвертому разряду с обращением «Ваше превосходительство», имели высокое жалование, единовременные выплаты, именные пенсии, награждались орденами, медалями, знаками. Кабинет имел большие финансовые средства, на которые строились поместья, дворцы, гражданские сооружения, тюрьмы и так далее на имя государыни.
Выписки хранились у статс-секретаря, а копии выдавались просителю. Работа с прошениями регламентировалась инструкциями, где был определен четкий порядок обращения с прошениями. Они подавались лично в кабинет, чаще по почте. Иногда отважных сановников («под кувертом») — с подписью («в собственные руки»), часто вместе с рекомендательными письмами. Большую часть прошений передавались статс-секретарю в Сенат, «для разрешения по законам».
Многие вопросы, изложенные в прошениях на высочайшее имя решались вне очереди в зависимости от покровительства знатных лиц. Скорость рассмотрения вопроса нередко зависела от личности подателя. Есть резолюция Екатерины 2 на просьбы шведского посла: «Не мешкать по нашему российскому обыкновению, как в старину, чужие дабы не ведали».
|
|
|
Канцелярия статс-секретарей была хорошей школой чиновничьей службы, через нее пошли видные государственные деятели. Впоследствии многие становились сенаторами.
Канцелярия каждого статс-секретаря была автономна. В штате было еще два-три секретаря. Это были образованные люди, знали языки, были умны и умели схватывать суть вопроса. Были также молодые люди из знатных фамилий для «курьерских посылок в чужие края». В России их функции заключались в проверке фактов, изложенных в прошениях. Сословный состав подателей прошений — дворянство, иностранные послы, торговые люди. Крестьяне за жалобы на своих помещиков ссылались в Сибирь.
Два раза в неделю в восемь утра у Екатерины 2 была аудиенция со статс-секретарями. Частная переписка Екатерины 2 также проходила через их руки.
Статс-секретари являлись членами многочисленных комиссий об иностранных поселениях, о беспорядках в Малой России, в готовли проект закона «Об учреждении губернии».
Архивы статс-секретарей — ценный исторический источник по изучению политики абсолютизма в России.
В местных органах управления секретарям принадлежала главная роль в присутствии, секретари по каждому поступившему делу составляли докладные записки, по которым принимались решения.
В конце 18 века существовали пособия по составлению документов, которыми пользовались секретари. («Кабинетный или купеческий секретарь» И. Сокольского). Наряду с уставными правилами они включали элементы правоотношений служащего и государства, деловой и «паркетный» этикет.
Реорганизация центрального аппарата и создание министерств отвечало интересам Российской монархии 19 столетия.
Иерархический принцип все больше пронизывал систему органов управления. Это проявляется и в организации государственной службы на основе петровской «Табели о рангах» и на основе «Положения о Министерствах».
«Учреждение министерств» 1811 года строго установило структуру министерств и «образ производства дел». Министерства были представлены департаментами, советом министра, общими присутствиями департаментов, канцеляриями.
|
|
|
