 |
Глава 1. Методика формулирования должностной инструкции
|
|
|
|
Оглавление
Введение
Глава 1. Методика формулирования должностной инструкции
Глава 2. Основы создания табеля
Заключение
Список использованных источников и литературы
Приложение
Введение
Документационное обеспечение как функция управления присутствует в любой организации, независимо от ее организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности, компетенции и других факторов. По определению, закрепленному в ГОСТ Р 51141-98, документационное обеспечение управления – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами[1].
Документ является основным способом фиксации и передачи управленческой и иной информации в системе управления, и от того, насколько эффективно организована работа с документами, во многом зависит качество принимаемых решений и, следовательно, результативность деятельности организации.
Е сли на предприятии отсутствует четкая организация работы с документами, то, как следствие этого закономерно появление документов низкого качества как в оформлении, так и в полноте и ценности содержащейся в них информации, увеличение сроков их обработки.
Э то приводит к ухудшению качества управления и увеличению сроков принятия решений и числу неверных решений.
Составление, оформление документов и организация работы с ними регламентированы постоянно обновляющимися законодательными и нормативно-методическими актами, знание и выполнение которых обязательны для каждого, имеющего дело с документами.
Грамотно составленная должностная инструкция дает четкое представление о трудовых обязанностях работника и помогает разрешать возникающие трудовые споры. Однако этот локальный акт часто недооценивают и пренебрегают им. Поговорим о значении должностной инструкции в работе кадровой службы.
|
|
|
Разумеется, определяющую роль при формировании условий труда работника играет трудовой договор. Однако получить полное представление о служебных обязанностях из текста договора довольно сложно. Поэтому между работником и работодателем часто возникает непонимание, доходящее порой до открытого конфликта, а то и до судебного разбирательства. Должностная инструкция как раз и является документом, призванным устранить все возможные разногласия сторон по поводу служебных обязанностей и максимально конкретизировать функции подчиненного.
Обязанность по составлению должностных инструкций установлена только для государственных учреждений. Однако и коммерческим организациям инструкции принесут неоценимую пользу. Приведем пример, в котором фирма, уволив сотрудника и оказавшись в роли ответчика на судебном процессе, проиграла дело из-за отсутствия должностной инструкции.
Преимущества должностных инструкций:
·Должностная инструкция, подписанная работником, позволяет работодателю расторгнуть трудовой договор в связи с несоответствием работника занимаемой должности;
·Должностные инструкции служат основой для аттестации персонала;
·При наличии должностных инструкций трудовые споры часто разрешаются внутри организации без привлечения государственных органов;
·Инструкции помогают равномерно распределять обязанности между сотрудниками с похожими должностями (например, между бухгалтером и главным бухгалтером), избегать дублирования обязанностей;
·Инструкции позволяют работодателю доказать в суде, что дисциплинарное взыскание за неисполнение обязанностей было наложено правомерно.
Цель курсовой работы – выявить недостатки документационно-управленческой деятельности предприятия.
|
|
|
Цель достигается решением следующих задач:
– выявить литературу по оргпроектированию;
– дать понятие должностной инструкции и общие рекомендации по ее разработке;
– выявить недостатки кадровой документации фирмы, в частности должностных инструкций работников кадровой службы;
– разработать табель рабочего времени.
Глава 1. Методика формулирования должностной инструкции
К сожалению, приходится констатировать, что в настоящее время во многих организациях и на предприятиях (в большей части – негосударственных) отсутствует практика разработки и введения должностных инструкций.
Основной смысл должностных инструкций – в придании большей прозрачности трудовому процессу. То есть, должностные инструкции должны описывать прямые обязанностей специалиста, сферу его компетентности и ответственности, критерии оценки эффективности его работы, управленческую структуру, имеющую отношение к специалисту.
Для составления качественной должностной инструкции необходимо внимательно и глубоко проанализировать виды работ, выполняемые работником, занимающим определенную должность, иначе говоря, составить описание должности или рабочего места. Детальное описание выполняемых работ позволяет сформулировать комплекс требований, предъявляемых к конкретной должности или рабочему месту, требований к знаниям, которыми должен обладать работник, его навыкам, опыту и т.п.
Важнейшим внутренним организационно-регламентирующим документом является положение о кадровой службе и должностные инструкции.
Должностные инструкции работников кадровых служб (см. Приложение № 1) являются логическим продолжением и развитием положения о кадровой службе. Они разрабатываются по каждой должности, утверждаются руководителем кадровой службы. Основными разделами должностной инструкции являются: общая часть, функциональные обязанности, права, ответственность и поощрения работника. Должностные инструкции позволяют рационально распределить функциональные обязанности между работниками, улучшить социально-психологический климат, устранить конфликты, четко определить функциональные связи работника, повысить ответственность.
|
|
|
Положение о кадровой службе и должностные инструкции являются правовой основой для оценки деятельности подразделения и каждого работника, их поощрения и взыскания.
Рациональная организация постановки делопроизводства начинается с определения организационно-правового положения службы, ее структуры, функций, прав и обязанностей всех, кто занимается документационным обеспечением. Для этого следует разработать организационно-правовые документы:
·положение о службе делопроизводства;
·должностные инструкции на каждого работника, занимающегося делопроизводственным обслуживанием;
·инструкцию по организации делопроизводства.
Положение – это организационно-правовой документ, регламентирующий деятельность организации, ее составных единиц и подразделений. На основе положения об органе управления разрабатываются и утверждаются положения о структурных подразделениях – управлениях, отделах, службах. Эти документы должны создаваться в первый период организации и деятельности органа управления, формирования его новых подразделений и новых должностей. Тогда они сразу выступают в качестве условий, определяющих уровень организованности управления и формализации управленческого процесса, который необходим в современной, значительно усложненной управленческой деятельности как один из элементов ее упорядочения.
Составление положений об органе управления и его подразделениях – аналитическая работа, которая требует знания предмета деятельности, ее экспертной оценки, четкости построения взаимоотношений структурных единиц. Положения должны определять все стороны деятельности органа управления.
Структура положений описана во многих учебниках и учебных пособиях по делопроизводству[2]. Имеется специальное справочное пособие, в котором содержатся положения и инструкции[3]. Они могут помочь разработать эти документы для конкретного учреждения, имеющего свои индивидуальные особенности организации процесса управления, особенности звеньев управления.
|
|
|
Должностная инструкция – документ, в котором определяются функции, права и обязанности сотрудника организации при осуществлении им деятельности в определенной должности. Она составляется по каждой штатной должности организации, носит обезличенный характер и объявляется сотруднику под расписку при заключении трудового контракта. Должностная инструкция необходима в случае возникновения споров, конфликтных ситуаций в трудовых правоотношениях.
Должностная инструкция – документ длительного пользования и применяется до замены новой должностной инструкцией. Она – главный организационно-правовой документ, регламентирующий деятельность сотрудника. Что в должностной инструкции записано, то и спросится с сотрудника. Какие права в ней даны, те он и имеет.
Относится должностная инструкция к документам, имеющим унифицированную форму и установленную структуру текста:
·общие положения;
·функции;
·должностные обязанности;
·права;
·ответственность;
·взаимоотношения (связи по должности).
«Общие положения» в должностной инструкции содержат следующий набор информации: обобщенные сведения о должности, подчиненность и кем руководит, требования к образованию (высшее или среднее) и практическому опыту (стажу работы по специальности), порядок назначения и освобождения от должности, замещения во время отсутствия.
Последний пункт этого раздела должностной инструкции содержит перечень основных законодательно-нормативных, нормативно-методических, организационных, распорядительных документов, которыми работник руководствуется в своей деятельности.
Завершает пункт указание на организационные и распорядительные документы вышестоящей и своей организации (фирмы): устав, положение о структурном подразделении, приказы и распоряжения, инструкция по делопроизводству, данная должностная инструкция.
Следующий раздел – «Функции». В нем указывают основные направления деятельности, а в разделе «Должностные обязанности» уже перечисляют конкретные виды работ, которые обеспечивают выполнение этих функций. Часто эти разделы объединяют в один – «Функции и должностные обязанности» (или «Основные задачи и обязанности»). Раздел этот следует расписать как можно детальнее. При составлении этого раздела многие формулировки можно взять из квалификационных характеристик по общеотраслевым должностям служащих, разработанных Институтом труда и утвержденных Постановлением Минтруда России от 21 августа 1998г.№37[4].
Из квалификационных характеристик можно использовать раздел «Должностные обязанности».
|
|
|
Особенность должностной инструкции на конкретного работника состоит в том, что она перечисляет именно его функции и должностные обязанности. Поэтому набор функций и должностных обязанностей всегда индивидуален, хотя и может составляться на базе типовых должностных инструкций.
Чем детальнее в разделе «Функции и должностные обязанности» будет указано не только что, но и как выполняет те или иные операции работник в соответствии с принятой в организации технологией работы с документами, тем ценнее будет должностная инструкция. Здесь же указывается и взаимозаменяемость.
Раздел «Права» очень важен для работника. В нем закреплены его полномочия для самостоятельного решения вопросов, относящихся к его компетенции.
Раздел должностной инструкции «Ответственность» может быть написан обобщенно типа, «работник несет ответственность за невыполнение обязанностей и не использование прав, предусмотренных правовыми актами и данной инструкцией» или расписан более детально исходя из пунктов обязанностей. Например, ответственность: за неправильное оформление документов, представляемых на подпись руководителю, их несоответствие установленным требованиям; за несвоевременную сдачу документов постоянного срока хранения в архив и т.д.
Ответственность может быть административная, дисциплинарная, материальная и даже уголовная. Работая над этим разделом, следует помнить, что устанавливается ответственность в строгом соответствии с законодательством. Так, в соответствии со статьями Кодекса об административных правонарушениях, «Должностные лица подлежат административной ответственности за административные правонарушения, связанные с несоблюдением установленных правил в сфере охраны порядка управления, государственного и общественного порядка... и других правил, обеспечение выполнения которых входит в их служебные обязанности». За нарушения трудовой дисциплины применяются дисциплинарные взыскания. В случае материальной ответственности за ущерб, причиненный организации, в соответствии со статьей 238 ТК, работник несет материальную ответственность, т.е. возмещает стоимость.
Должностные инструкции разрабатываются руководителями структурных подразделений и ими подписываются. При отсутствии структурных подразделений инструкция составляется специалистом, занимающим данную должность, и им подписывается. Должностная инструкция обязательно утверждается первым руководителем организации. Руководитель структурного подразделения утверждает должностную инструкцию в том случае, если это в его компетенции и указано в его должностной инструкции и трудовом контракте.
В случае, если должностная инструкция разрабатывается кадровой службой, ее необходимо также согласовать с соответствующими структурными подразделениями или должностным лицом, курирующим соответствующее направление деятельности организации.
Все существенные изменения в должностную инструкцию вносятся приказом директора (зам. директора) организацией.
В соответствии с законом РФ все предприятия обязаны иметь должностные инструкции на каждого своего сотрудника.
Основой для разработки должностных инструкций являются квалификационные характеристики (требования) по должностям служащих, утвержденные Министерством труда и социального развития РФ.
Главным нормативно-правовым документом, содержащим квалификационные характеристики, является постановление Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37 “Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих”. В этом справочнике содержатся квалификационные характеристики массовых должностей, общих для всех отраслей экономики. С учетом же специфики отдельных отраслей разработаны характеристики по должностям, присущим только им. Соответствующие квалификационные характеристики утверждаются федеральными органами исполнительной власти и согласовываются с Министерством труда и социального развития. Так, Министерством путей сообщения РФ утверждены “Квалификационные характеристики и разряды оплаты труда должностей руководителей, специалистов и служащих по отраслевой тарифной сетке” (Указание № А-914у от 18 октября 1996 г.); Министерством общего и профессионального образования РФ – “Тарифно-квалификационные характеристики (требования) по должностям работников учреждений образования” (приказ № 463 от 31 августа 1995 г.).
Разработка или пересмотр должностных инструкций необходимы во многих ситуациях. На уровне компании к ним можно отнести:
– изменение организационной структуры;
– корректировку технологии или внедрение программного обеспечения, ведущего к изменению процессов деятельности в компании.
На уровне подразделения могут возникнуть следующие ситуации:
– введение новой должности;
– расширение полномочий должности;
– изменение функций службы;
– возникновение проблемных ситуаций, причиной которых является нечеткое распределение ответственности между должностями;
– смена руководства подразделения, ведущая к изменению процессов и распределению ответственности.
Поскольку эти преобразования приводят к изменению должностных обязанностей, нужно зафиксировать новые функции таким образом, чтобы они не пересекались. С другой стороны, важно, чтобы описанные обязанности охватывали все функции подразделения.
К должностной инструкции предъявляются две группы требований:
· по оформлению и содержанию;
· по расположению реквизитов.
Обе группы содержатся в ГОСТ Р 6.30-97 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов” (постановление Госстандарта от 31 июля 1997 г. № 273), который вступил в силу 1 июля 1998 г.
Можно дополнить должностную инструкцию разделом «Взаимоотношения» (связи по должности) также очень важен для организации работы. Обычно в нем обобщенно записывают, что работник в своей деятельности взаимодействует со всеми сотрудниками или структурными подразделениями по сбору, обработке и передаче информации и документов. Но значительно легче работать, если в этом разделе конкретно указано, с какими подразделениями или сотрудниками данный работник взаимодействует. Этот раздел целесообразно представить в табличной форме, в которой наглядно указывается, от кого работник получает, с кем согласовывает, кому передает документы, в какие сроки.
В последнее время во многих должностных инструкциях появился раздел «Оценка работы». Основные критерии: своевременность выполнения работы и ее качество.
Добавить пункт о порядке ее пересмотра. Он может быть записан так: «До замены новой» или «Инструкция подлежит пересмотру в случае изменения функций работника». Возможно указание заранее установленного срока замены, например, раз в 5 лет. Но лучше более детально перечислить условия пересмотра должностной инструкции: изменение структуры организации, изменение штатного расписания и перераспределение обязанностей, внедрение новых технологий, меняющих характер работы и т.д.
|
|
|
12 |
