 |
Анализ основных функций документа позволяет выделить важнейшие их особенности.
|
|
|
|
Во-первых, некоторые функции присущи документу изначально, независимо от воли и желания автора (функции закрепления, передачи, сохранения информации, культурная функция, функция исторического источника). Другими функциями документ наделяется сознательно, в зависимости от конкретных социальных потребностей.
Во-вторых, как уже отмечалось, любой документ многофункционален, т.е. обладает одновременно несколькими функциями, переплетёнными между собой, поскольку в реальной действительности различные сферы и типы социальной деятельности тесно взаимосвязаны. Однако при этом обычно преобладает какая-то одна функция.
В-третьих, функции документа можно разделить на:
Функции оперативного характера, время действия которых ограничено (управленческая, правовая, политическая, идеологическая, функция защиты информации)
функции постоянно действующие (все остальные), которые обеспечивают историческую и социокультурную преемственность.[22, с.41]
Как уже отмечалось ранее, документ может выполнять и нести одновременно несколько функций. Например, у устава, инструкции, договора главными функциями являются управленческая и правовая. В управленческой функции данные документы выступают как средство управленческой деятельности. Правовая функция имеет особую значимость для данных документов, особенно для устава. Данная функция является первостепенной для любого устава, он наделен ею изначально. Так же можно утверждать, что устав обладает и мемориальной функцией, так как выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества, коммуникативной функцией, так как выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры, информационной функцией, потому что необходимость зафиксировать информацию - причина появления любого документа.
|
|
|
Таким образом, можно сделать вывод, что функции оказывают непосредственное влияние на виды, разновидности, структуру документов. Знание функций является необходимой предпосылкой для классификации документов и дальнейшего более глубокого их изучения.
Заключение
В результате проделанной работы, можно сделать следующие выводы:
Сопоставив и рассмотрев различные точки зрения, содержащиеся в научной и учебной литературе, следует остановиться на следующем определении понятия документа, которое в наибольшей степени отвечает целям и задачам документоведческой науки: Документ – это информация, закрепленная на материальном носителе в стабильной знаковой форме созданным человеком способом для ее передачи в пространстве и времени.
Многофункциональность документа позволяет его исследователям выделять, в зависимости от их подхода к понятию «документ» различные его функции. Исходя из функций документа, изучаемых различными научными направлениями, ими по-разному определяется понятие «документ».
Одной из основных функций любого документа, является закрепление, запечатление информации. Именно она в большинстве своем предопределяет создание документа. В процессе реализации этой функции происходит как бы материализация информации, создающая необходимые предпосылки для выполнения документом ряда других функций.
Таким образом, можно сделать вывод, что функции оказывают непосредственное влияние на виды, разновидности, структуру документов. Знание функций является необходимой предпосылкой для классификации документов и дальнейшего более глубокого их изучения.
Все документы также обладают признаками, которые позволяют их распознавать. В документоведении принято выделять следующие признаки:
|
|
|
оригинальность;
подлинность;
юридическая сила;
копийность.
Каждый признак характеризует определенные качества документа. При умении распознавать эти признаки, человек может грамотно работать с документами.
Изучение свойств документной информации, хотя на первый взгляд и может показаться чем-то достаточно далеким от практической документной деятельности, в действительности тесно связано с этой практикой. Рассмотренные теоретические проблемы необходимо принимать во внимание на многих этапах работы с документами: при использовании унифицированных текстов; в процессе свертывания информации либо, напротив, преднамеренного создания в необходимых случаях ее избыточности; в ходе анализа, критической оценки информации; при определении принципов и критериев ее ценности и т. п. Иначе говоря, свойства документной информации реализуются как раз в процессе непосредственной работы с документами, начиная от их создания и заканчивая архивным хранением и использованием в качестве исторических источников.
Рассмотрев все функции и свойства документа, а так же способность их изменяться в зависимости от области применения, можно сделать вывод, что документоведение является отдельной, очень емкой дисциплиной.
Знание и умение работать с документами значительно упрощает и рационализирует деятельность любого человека.
Список использованных источников
1 Кушнаренко Н.Н. Документоведение: Учебник.- 8-е изд., / Н.Н. Кушнаренко. - К.: Знания, 2008.- 456 с.
2 Ларин М.В. Развитие понятия «документ» // Делопроизводство. / М.В. Ларин. - М.: Норма, 2006. - 340 с.
3 Илюшенко М.П. История делопроизводства в дореволюционной России. / М.П. Илюшенко. М.: Юристъ, 1993. - 257 с.
4 Зиновьева Н.Б. Документоведение. / Н.Б. Зиновьева. - М.: ИПО Профиздат, 2001.- 208 с.
5 Ларьков Н.С. Документоведение: учебное пособие/ Н.С. Ларьков – Томск: ТГУ, 2006. - 427 с.
6 Плешкевич Е.А. Социальный институт документирования информации: истоки зарождения / Е.А. Плешкевич // Делопроизводство. – 2004. - №1.- С.11.
7 Крылова Л.А. Документоведение: вчера, сегодня, завтра/ Л.А. Крылова. // Служба кадров. – 2003. - №5. - С. 13.
8 Кузнецов И.Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие.-3-е изд., перераб.
|
|
|
и доп.- М.: Издательско – торговая корпорация «Дашков и К», 2007.-520с.
9 Тартаковский А.Г. Социальные функции источников как методологическая проблема источниковедения / А.Г. Тартаковский. // История СССР. – 1990. - №3. - С. 117.
10 Швецова – Водка Г.Н. Функции и свойства документа в системе социальных коммуникаций/ Г.Н. Швецова – Водка. // Книга: Исследования и материалы. – Сб.69. – М., 1994. – С. 37 – 57.
11 Гречихин А.А. Общая библиография [Электронный ресурс]: Учебник для вузов. М.: Изд-во МГУП, 2000; Электрон. версия. – Электрон. дан. – М., 2001. Глава 1.7. Библиографоведение и смежные науки. – Режим доступа: http:// www. hi – edu. ru/ebooks/CB/index.htm.
12 Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство. Учеб.
Пособие для вузов / по ред. А.В.Охотникова. - М.: ИКЦ Март, 2004.- 561с.
13 Илюшенко М.П. Функциональный анализ документа / М.П. Илюшенко
// Делопроизводство. 1999. - № 2. С.43-46.
14 Саяпин И.А., Пашнин И.И. Документ в коммуникации и восприятии: лекции по
курсу «Документоведение» /под. ред. Н.Б. Зиновьевой. - Краснодар, 1995. - 365с.
15 Бачило И.К. О проблемах информационного права в области документирования
и документооборота/ И.К. Бачило. // Делопроизводство. – 2002. - №2.С. 17 – 18.
16 Кузнецова Т.В. Исследование документной информации [Электронный ресурс] / Справочная библиотека.- 2009.- Режим доступа: http//www.delo.ru./234/bgh/
17 Кузнецова Т. В. Свойства документа // Делопроизводство. / Т.В. Кузнецова. - 2004. - № 5
18 Столяров Ю.Н. Классификация документа: решения и проблемы // Книга. Исследования и материалы. / Ю.Н. Столяров. - М.: Норма, 1995. – 456 с.
19 Свободная энциклопедия – Википедия / Хранение информации [Электронный ресурс].–2010. – Режим доступа: http://ru.wikipedia.org/wiki/document/information
20 Сокова А.Н. Делопроизводство / А.Н. Сокова // Современные функции документов. - 2004. - №2- С.4-7.
21 Столяров Ю.Н. Документный ресурс: учеб. пособие для студентов высших учеб. заведений/ Ю.Н. Столяров. – М.: Изд-во Либерея, 2001. – 149 с.
22 Янковая В.Ф. Изменение функций на современном этапе развития / В.Ф. Янковая. // Делопроизводство. 2008. - № 1. С.41-44
|
|
|
