 |
Рассмотрим организационную структуру ОАО «Разрез Каа-Хемский».
|
|
|
|
Аппарат управления представляет ОАО «Разрез Каа-Хемский» собой систему взаимосвязанных органов и работников управления. На предприятии существуют постоянно-действующие отделы и участки, отвечающие за выполнение определённых функций на производстве.
Для начало была рассмотрена структура управления на предприятии ОАО «Разрез Каа-Хемский» (см. приложение 1). В верхней иерархии управленческой структуры имеются должности: генеральный директор, заместитель генерального директора, финансовый директор, технический директор, производственный директор и директор по юриспруденции.
Финансовый директор осуществляет руководство следующими отделами:
1.Финансовый отдел. Его задачами являются прогнозирование и анализ результатов хозяйственно-финансовой деятельности; составление на предстоящий месяц и на внутримесячные периоды оперативных финансовых планов; осуществление контроля за выполнением показателей финансового, кассового и кредитного планов, а также планов по прибыли и рентабельности. На ОАО «Разрез Каа-Хемский» в финансовом отделе задействовано три человека.
2. Плановый отдел. Осуществляет текущее и перспективное планирование, контроль и учет выполнения плановых заданий заводом и его подразделениями, анализ производственно-хозяйственной деятельности предприятия, установок и цехов, организует внутризаводской хозяйственный расчет. То есть составляет перспективные планы по разрезу в целом и по цехам на год, квартал, контролирует его выполнение. Так же плановый отдел занимается начислением премий. Он разрабатывает план работы и если план выполняется, выплачивается премия. Для каждого участка предусмотрен свой процент премии. Например, для горного участка премия составляет 100%, а для механического цеха 80%. На ОАО «Разрез Каа-Хемский» в плановом отделе задействовано четыре человека.
|
|
|
3.Бухгалтерский отдел. Функций бухгалтерского отдела множество. Бухгалтерский отдел: занимается видением учета хозяйственной деятельности; предоставляет полный, точный, достоверный и своевременный учёт имущества и обязательств предприятия, операций по их движению; начисляет и выдает заработную плату и другие виды оплаты труда и материального стимулирования; производит начисление и своевременное перечисление налогов и других обязательных платежей в бюджет; и т.д.. Бухгалтерский отдел является самым многочисленным на ОАО «Разрез Каа-Хемский». В этом отделе занято 7 человек.
4. Отдел сбыта. Его основной задачей является обеспечение реализации продукции предприятия. Как уже было сказано, основным клиентом ОАО «Разрез Каа-Хемский» является Кызылская ТЭЦ. Так же разрез продает уголь и частным лицам. На территории республики большое количество частных домов, которые нуждаются в отоплении. В отделе сбыта заняты 4 человека.
5. Отдел снабжения. Он решает вопросы о закупке товаров (запасных частей на экскаваторы, буровые станки и т.д.), заключает контракты на поставку продукции, решает вопросы выбора поставщика, устанавливают требования к качеству продукции и т. д.
Важность этого подразделения в общей структуре оптовой фирмы трудно переоценить точно так же, как трудно переоценить важность правильно организованной закупочной деятельности для работы всего предприятия.
Технический директор осуществляет руководство следующими отделами.
1.Маркшейдерский отдел. Занимается обмерами вывезенной породы. Специальные рабочие, геодезисты, замеряют, сколько породы было вскрыто. Так же они обмеряют угольный склад. На основании их отчетов определяют премии рабочим. В этом отделе заняты пять человек.
|
|
|
2. Технический отдел. Занимается планированием и разработкой всех видов технических работ. Из основных задач можно выделить: определение места взрыва, его силу и количество взрывчатки. В техническом отделе заняты 5 человек.
Директор по юриспруденции не имеет в своем подчинении отдела. Он работает всего с одним помощником. Вдвоем они решают такие проблемы как: подготовка текстов договоров своей организации; анализ договоров; представляемых контрагентами; внесение и регистрация необходимых изменений в учредительные документы фирмы; обеспечение необходимого пакета учредительных документов для работы с банками; подготовка различных справок для руководства, участие в переговорах.
В непосредственном подчинении генерального директора находятся заместитель генерального директора, директор по юриспруденции и все директора отделов. Информация к ним поступает в устной и письменной форме.
Производственный директор руководит шестью участками:
1.Горный участок. Каа-Хемское месторождение каменного угля скрыто слоем скальных пород. Уголь невозможно добыть простым способом. Горный участок занимается вскрытием и расчисткой породы перед взрывами. Прокладывают дорогу.
2.Взрывний участок. Как уже было сказано, месторождение каменного угля скрыто под слоем скальных пород. Поэтому породу приходится взрывать. Этим и занимается взрывной участок. Вначале бурят отверстия с помощью специальных бурильных установок: потом в эти отверстия закладывают заряды и взрывают. Так же заведует складами со взрывчаткой.
3.Транспортный участок. Этот участок заведует всей техникой (белазы, автопогрузчики, бульдозеры, автогредера и др.). Он содержит ее в порядке, а в случае поломки – ремонтирует.
4.Электроучасток. На ОАО «Разрез Каа-Хемский» кроме механических имеются так же электроэкскаваторы. Электроучаток занимается обслуживанием этих экскаваторов. Проводит электрокабель, подключает экскаваторы к сети, ремонтирует электроустановки и кабеля.
5.Мехнический цех. Этот цех занимается сварочными работами (варят ковши, вытачивают детали).
6.Отдел технического контроля. Этот отдел подчиняется непосредственно заместителю генерального директора. Его задачей является контроль за качеством сырья. Мастер определяет влажность, зольность, общее качество породы.
|
|
|
2.2. Система коммуникаций на примере ОАО «Разрез Каа-Хемский».
Рассмотрим систему коммуникаций на примере организации ОАО «Разрез Каа-Хемский».
Систему внутренних коммуникаций ОАО «Разрез Каа-Хемский» можно проследить на примере должностных инструкций. Например, производственный директор для достижения общих целей и эффективного исполнения обязанностей сотрудничает с другими работниками отделов или участков и обменивается следующей информацией.
Получает информацию от:
- начальника транспортного отдела о поломке техники;
- заведующего складом о наличии взрывчатки на складе;
- начальника взрывного участка о количестве добытого угля;
- технического директора о месте и силе взрыва;
И передаёт информацию:
- начальнику механического цеха о необходимости выточки новых деталей;
- начальнику электроучастка, с приказом обеспечить доставку электрокабеля.
Как видно из вышесказанного, правильная организация внутренних коммуникаций ОАО «Разрез Каа-Хемский» (между сотрудниками организации) очень важна как для самого процесса слаженной работы, так и для конечного результата - выпускаемого продукта. Следовательно, от квалифицированной работы менеджера зависит деятельность предприятия.
На каждом уровне управления ОАО «Разрез Каа-Хемский» можно проследить нисходящее и восходящее направление коммуникаций. Нисходящее направление: коммуникационный поток перемещается от одного уровня к другому, более низкому уровню. Используется для постановки задач, описания работ, информирования о процедурах с тем, чтобы выделить проблемы, требующие внимания, предложить варианты обратной связи по результатам работы. Например: генеральный директор ОАО «Разрез Каа-Хемский» - Финансовый директор – главный бухгалтер.
Восходящее направление: информация перемещается от низкого к более высокому уровню. Используется для обратной связи подчинённого с руководством ОАО «Разрез Каа-Хемский» с целью информирования о результатах работы и текущих проблемах. Также используется руководителями отделов и служб для информирования исполнительного директора и заместителя генерального директора. Например: вулканизаторщик - начальник электроучастка - производственный директор - заместитель генерального директора - генеральный директор.
|
|
|
На ОАО «Разрез Каа-Хемский» существует два вида планерок. Ежедневная, она проходит каждое утро и вечер. На ней собираются заместитель генерального директора и начальники всех участков. Утром решаются вопросы на ближайшие сутки, какому отделу, что выделить, а вечером подводятся итоги. Вторая планерка – еженедельная. На ней собираются все начальники отделов и участков. Решаются вопросы на ближайшую неделю. В этом случае можно говорить как о горизонтальном направлении коммуникационного потока, когда общение происходит между руководителями ОАО «Разрез Каа-Хемский» одного уровня, так и о восходящем и нисходящем одновременно. Пример, горизонтального направления коммуникаций: начальник отдела снабжения - начальник отдела сбыта - главный бухгалтер - начальник маркшейдерского отдела – главный финансист - пробоотборщик (начальник отдела технического контроля).
Система коммуникаций ОАО «Разрез Каа-Хемский» включает в себя визуальные средства: информационный стенд для работников разреза, на котором вывешиваются приказы, информация о нововведениях в законодательстве и другое; внутриорганизационное издание - выпуск газеты предприятия к праздникам, где можно найти сведения о планах развития предприятия.
Ещё к системе внутренних коммуникаций можно отнести созданный на основе коллектива в форме общественной организации союз «КШ», где происходит межличностное (деловое и неофициальное общение).
Основными целями и задачами являются:
- постоянное развитие потенциала работников ОАО «Разрез Каа-Хемский»;
- добиваться того, чтобы каждый из сотрудников ощущал себя причастным к деятельности предприятия, разделял его ценности и вносил свой вклад в достижение общих целей;
- укрепление и развитие профессиональной солидарности, взаимопомощи;
- улучшение и укрепление психологической атмосферы в коллективе;
- сплочение коллектива, проведение культурно – массовых мероприятий.
Для более точного анализа коммуникационного процесса, автор опросил часть работников ОАО «Разрез Каа-Хемский». Работнику была выдана анкета закрытого типа (См. приложение 2).
На основании исследованного материала можно сделать следующие выводы:
|
|
|
1. Структура управления ОАО «Разрез Каа-Хемский» довольно чёткая. Существует несколько отделов и участков, каждый из которых выполняет свои определенные функции. У каждого отдела и участка имеется начальник и директор. Осуществляется жесткий контроль за деятельностью работников. Руководство осуществляет обмен информацией на ежедневной и еженедельной планерках.
2. Не смотря на четкую структуру управления, часто происходят сбои в системе коммуникаций, конкретно в нисходящем и горизонтальном направлении. Информация запаздывает, имеет место искажение сообщений и неточности в отчетах. Не редки и конфликты между персоналом.
При анализе коммуникационного процесса в организации ОАО «Разрез Каа-Хемский» было выявлено ряд проблем, а именно:
1. Плохо сформулированные сообщения. Независимо от того, как доставляются сообщения, их неточность - слишком частые явления. Такие недостатки, как плохо выбранные и ничего не значащие слова, небрежные упущения, отсутствие последовательности, плохое изложение мыслей, неправильная структуры предложений, недостаток лексических средств, повторения, жаргон и так далее, довольно широко распространены. Отсутствие ясности и точности приводит к дорогостоящим ошибкам.
2. Ошибочный перевод информации на различных этапах передачи. Менеджеры ОАО «Разрез Каа-Хемский» находятся в центрах коммуникаций на предприятиях и функционируют как получатели и отправители сообщений. Они получают разнообразные виды сообщений от вышестоящих лиц, от своих коллег и от подчиненных и в свою очередь должны перевести информацию, предназначенную для подчиненных, своих коллег и руководства, на понятный для них язык. Часто бывает недостаточно передать информацию слово в слово, она или должна быть выражена в словах, понятных для людей в той области, в которой работает получатель, или должна сопровождаться разъяснениями, которые будут понятны получателю. Этот процесс требует умения, которое зачастую отсутствует. Поскольку сотрудники ОАО «Разрез Каа-Хемский» действуют, обычно только приблизительно понимая друг друга, эффективность постоянно от этого страдает, что приводит к значительным убыткам.
3. Искажение сообщений. Когда информация движется внутри ОАО «Разрез Каа-Хемский» вверх и вниз, смысл сообщений несколько искажается. Сообщения искажаются непреднамеренно в силу затруднений в межличностных коммуникациях. Сознательное искажение информации имеет место, когда какой-либо управляющий не согласен с сообщением. В этом случае управляющий модифицирует сообщение так, чтобы изменение смысла происходило в его интересах. Проблемы обмена информацией вследствие искажения сообщения возникают также вследствие фильтрации.
Руководители высшего звена ОАО «Разрез Каа-Хемский» обладают более высоким статусом, поэтому возникает тенденция снабжать их только положительно воспринимаемой информацией. Это приводит к тому, что подчиненный не информирует руководителя о потенциальной или существующей проблеме, поскольку не хочет сообщать начальнику плохие новости. Дополнительной причиной ухудшения поступающей наверх информации бывает повышенное внимание руководителей среднего звена к сообщениям с верхних этажей власти по сравнению с информацией от их подчиненных.
4. Несвоевременное донесение информации к сотрудникам и аппарату управления. Причиной несвоевременного донесения информации служит, в первую очередь не ответственное отношение менеджера к полученной информации.
5. Психологический настрой. В организации существует некий критический настрой работников, который мешает развитию формальных и неформальных отношений между работниками организации.
В рамках мероприятий по совершенствованию коммуникационного процесса можно выделить следующие проблемы и пути их решения:
1. Плохо сформулированные сообщения. Для решения данной проблемы необходимо сформулировать сообщения точно. Выбирать значащие слова, излагать свои мысли с точно и последовательностью, а также составлять предложения лексически грамотно. Хотя о коммуникации часто думают просто как о сообщении для того, чтобы она обладала какой-то ценностью, она должна пройти испытание по принципу ясности: сообщение обладает ясностью, если оно выражено таким языком и передано таким образом, что может быть понято получателем.
2.Ошибочный перевод информации на различных этапах передачи.
Для начала необходимо установить обратную связь. Обратная связь важна, поскольку дает возможность установить, действительно ли ваше сообщение, принятое получателем, истолковано в том смысле, который вы изначально ему придали. Существует ряд способов установления обратной связи. Один из них заключается в оценке языка поз, жестов и интонаций человека, которые как будто указывают на замешательство или непонимание. Обратную связь можно установить также путем контроля первых результатов работы.
Соответствующая информация позволит оценить, в какой мере воплощается то, что намеревались сообщить. В той же мере, в какой обратная связь может способствовать совершенствованию межличностного обмена информацией, могут действовать и системы обратной связи, создаваемые в организации. Такие системы составляют часть системы контрольно-управленческой информационной системы в организации. Один из вариантов системы обратной связи - перемещение людей из одной части организации в другую с целью обсуждения определенных вопросов. Опрос работников - еще один вариант системы обратной связи. Такие опросы можно проводить с целью получения информации от руководителей и рабочих буквально по сотням вопросов.
3. Искажение сообщений. Для решения этой проблемы необходимо установить систему сбора предложений, которые будут разработаны с целью облегчения поступления информации наверх. Все работники получат при этом возможность генерировать идеи, касающиеся совершенствования любого аспекта деятельности организации. Цель подобных систем - снижение остроты тенденции фильтрации или игнорирования идей на пути снизу вверх. Чаще всего такая система реализуется в варианте ящиков для предложений, куда работники фирмы могут анонимно подавать свои предложения. Систему сбора предложений можно организовать по-другому.
ОАО «Разрез Каа-Хемский» может развернуть частную телефонную сеть, через которую работники получают возможность анонимно звонить и задавать вопросы о назначениях и продвижениях в должности. Другой вариант системы обратной связи предусматривает создание группы руководителей и рядовых работников, которые встречаются и обсуждают вопросы, представляющие взаимный интерес. Еще один подход основан на кружках качества, а также группах неуправленческих работников, которые еженедельно будут собираться для обсуждения предложений по усовершенствованиям.
В ОАО «Разрез Каа-Хемский», как правило, издают ежемесячные бюллетени, которые содержат информацию для всех работников. В подобных ежемесячных можно издавать статьи с обзором предложений по поводу управления, на темы охраны здоровья работников, нового контракта, нового вида услуг, которые намечено предложить потребителям в скором времени, ответы руководства на вопросы рядовых сотрудников.
4. Несвоевременное донесение информации к сотрудникам и аппарату управления. Руководство ОАО «Разрез Каа-Хемский» необходимо использовать все возможности для организации встреч с коллективами на местах работы. А также служба персонала совместно с руководством ОАО «Разрез Каа-Хемский» должна разработать специальный проект, целью которого будет – своевременное и регулярное информирование всех сотрудников о направлениях деятельности компании, ее стратегии, социальной политике, о новых проектах и задачах, об изменениях, происходящих в компании и обществе. Последние достижения в области информационной технологии могут способствовать совершенствованию обмена информацией в ОАО «Разрез Каа-Хемский». Электронная почта дает работникам возможность направлять письменные сообщения любому человеку в организации. Кроме того, в настоящее время огромную роль в распространении информации играет глобальная сеть Интернет.
5. Психологический настрой. Необходимо усовершенствовать нисходящие вертикальные и горизонтальные коммуникации в ОАО «Разрез Каа-Хемский». А именно осуществлять нисходящие и восходящие коммуникации на ежегодных собраниях всего трудового коллектива, где будут обсуждаться успехи, достижения, неудачи и перспективы, как фирмы, так и сотрудников. Распространять неформальные коммуникации на празднованиях дней рождений, встречи «Нового Года», «23 февраля», «Восьмого марта» коллективных поздравлениях с новорожденным ребенком.
Такой системой коммуникаций руководитель оградит себя от излишних сплетней и пересудов, организуя эффективную передачу формальной (деловой) информации между отделами, сократит, на сколько это возможно, утечку информации.
Заключение
В данной курсовой работе было раскрыто понятие информации и коммуникации. Информация - значимое сообщение, некая сущность коммуникационного потока, ресурс. Коммуникация - процесс обмена мыслями, фактами, идеями или эмоциями между двумя или более людьми, который ведет к достижению и взаимопониманию. Осуществление коммуникаций - это связующий процесс, необходимый для любого важного управленческого действия, в котором роль специалиста по связям с общественностью одна из важнейших. Охарактеризованы виды коммуникации. На предприятии выделяют следующие виды коммуникаций: коммуникации по нисходящей; коммуникации по восходящей; горизонтальные коммуникации; коммуникации между руководителем и рабочей группой. Переоценить роль коммуникации и информации на предприятии трудно. От того насколько эффективен процесс коммуникаций зависит согласованность действий сотрудников организации, результативность их работы, а в конечном счете успех организации.
Во второй части курсовой работы был рассмотрен ОАО «Разрез Каа-Хемский». Была дана краткая характеристика разреза. ОАО «Разрез Каа-Хемский» - предприятие горнодобывающей промышленности. Разрез специализируется на добыче угля. Был построен в 1970 году. Да предприятии довольно четкая структура управления. В верхней иерархии управленческой структуры имеются должности: генеральный директор, заместитель генерального директора, финансовый директор, технический директор, производственный директор и директор по юриспруденции. В их распоряжении находятся шесть отделов и пять участков, каждый из которых выполняет определенные задачи.
На основании исследованного материала можно сделать следующие выводы. Структура управления ОАО «Разрез Каа-Хемский» довольно чёткая. Осуществляется жесткий контроль за деятельностью работников. Руководство осуществляет обмен информацией на ежедневной и еженедельной планерках. Не смотря на четкую структуру управления, часто происходят сбои в системе коммуникаций, конкретно в нисходящем и горизонтальном направлении. Информация запаздывает, имеет место искажение сообщений и неточности в отчетах. Не редки и конфликты между персоналом. Автором были предложены варианты для решения этих проблем. Почти невозможно переоценивать важность коммуникаций в управлении. Едва ли не все, что делают руководители, чтобы облегчить организации достижение ее целей, требует эффективного обмена информацией.
Библиографический список
1. Батаршев А.В. Организаторские и коммуникативные качества личности. М.: Таллин, 2011г. - 248с.
2. Коротков Э.М. Концепция менеджмента, М.:, Дека, 2007г. - 305с.
3. Красовский Ю.Д. Организационное поведение, М.: Юнити, 2008г. - 256с.
4. Кричевский Р.Л. Если Вы руководитель - М.: ДЕЛО, 2008г. 265с.
5. Кунц Г. Одоннел С. Библиотека менеджера, Юнити, - 2007г.
6. Ладанов И.Д. «Практический менеджмент М.: Элник, 2008г. – 277с.
7. Мескон М.Х., Основы менеджмента, М.: Дело 2010г. - 298с.
8. Менеджмент// Дайджест основных разделов и тем. Под ред. А.К. Казанцева, Спб., 2007г.
9. Менеджмент организации// Учебное пособие. Под ред. 3.П. Румянцевой, Н.А. Саломатина. - М., 2007г. 348с.
10. Основы менеджмента://Учебное пособие - 2-е изд. – Под ред. Солдатова И.Ю., Чернышева М.А - М.: Дашков и Ко, 2008г.
11. Семь нот менеджмента//Настольная книга руководителя. Под ред. В. Красновой и А. Привалова. М.: Журнал Эксперт, 2007г.
12. Микро-библиотека//http://katalog.turkompot.ru (Дата обращения 18.05.2013).
13. Тувинская горнорудная компания.//http://tugrk.ru. (дата обращения: 25.05.20130).
14. Цикл лекций язык и знание//http://vjanetta.narod.ru (дата обращения 18.05.2013).
Приложение 1
Схема структуры управления ОАО «Разрез Каа-Хемский»
     |   |       |
Приложение 2
1. Знаете ли вы структуру вашего предприятия (сколько в нем отделов, функции каждого отдела)?
А) Да, знаю; 100%
Б) Знаю функции почти всех отделов;
В) Знаю только функции своего отдела;
Г) Затрудняюсь ответить.
2. Ощущаете ли вы строгий контроль за вашей работой?
А) Да, начальник контролирует каждый мой шаг;12%
Б) Ощущается умеренный контроль; 86%
В) Нет, я ощущаю свободу действий;2%
Г) Затрудняюсь ответить.0%
3. Случалось ли, что полученная вами информация от коллег и/или начальства не понятна вам?
А) Такое периодически происходит; 12%
Б) Случается, но редко; 50%
В) Не случалось;33%
Г) Затрудняюсь ответить.4%
4. Случалось ли, что полученная информация не соответствовала действительности?
А) Такое происходит постоянно;22%
Б) Такое иногда случается;78%
В) Такого не случалось;10%
Г) Затрудняюсь ответить.0%
5. Передавалась ли информация с опозданием?
А) Такое происходит постоянно; 76%
Б) Такое иногда случается;21%
В) Такого не случалось;3%
Г) Затрудняюсь ответить.0%
6. Случалось ли, что вы не хотели сообщать плохие результаты начальнику, и не информировали о незначительной на ваш взгляд проблеме?
А) Случалось;20%
Б) Не случалось16%
В) Затрудняюсь ответить.64%
7. Как вы оцениваете эмоциональный фон на предприятии?
А) Благоприятный23%
Б) Не благоприятный 75%
В) Затрудняюсь ответить.2%
8. Случаются ли конфликты между работниками?
А) Случаются;100%
Б) Такого не случалось.0%
9. Если да то как часто?
А) Такое происходит постоянно;11%
Б) Такое иногда случается;64%
В) Случается крайне редко.25%
[1] Батаршев А.В. Организаторские и коммуникативные качества личности. М.: Таллин, 2011г. - 48с.
[2] Основы менеджмента://Учебное пособие - 2-е изд. – Под ред. Солдатова И.Ю., Чернышева М.А - М.: Дашков и Ко, 2008г.
[3] Красовский Ю.Д. Организационное поведение, М.: Юнити, 2008г. - 26с.
[4] Красовский Ю.Д. Организационное поведение, М.: Юнити, 2008г. - 135с.
[5] Цикл лекций язык и знание//http://vjanetta.narod.ru
[6] 1Менеджмент организации// Учебное пособие. Под ред. 3.П. Румянцевой, Н.А. Саломатина. - М., 2007г. 34с.
[7] Микро-библиотека//http://katalog.turkompot.ru
[8] Кунц Г.Одоннел С. Библиотека менеджера, Юнити, - 2007г.
[9] Ладанов И.Д. «Практический менеджмент М.: Элник, 2008г. – 48с
[10] Кричевский Р.Л. Если Вы руководитель - М.: ДЕЛО, 2008г. - 38с.
[11] Тувинская горнорудная компания.//http://tugrk.ru /index/ourcomp.html
|
|
|
