 |
Первичные документы и регистры по учету труда и его оплаты. Синтетический учет расчетов
|
|
|
|
Все финансово-хозяйственные операции организации, в том числе и начисление заработной платы, должны быть документально оформлены и обоснованы, штатное расписание – является важным первичным документом. Трудовой кодекс РФ упоминает о штатном расписании в ст. 57, в соответствии с которой существенным условием трудового договора является наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция. Из этого следует вывод, что наличие штатного расписания для организации обязательно. Штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности учреждения. Оно содержит перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Отметим, что штатное расписание оформляется уполномоченным должностным лицом, в частности бухгалтером в необходимом количестве экземпляров, учитывая необходимость его представления в вышестоящие органы. Утверждается расписание главой администрации, изменения в него вносятся в соответствии с распоряжением руководителя учреждения.
Отсутствие штатного расписания может быть квалифицировано как нарушение законодательства о труде и об охране труда.
В бюджетных учреждениях штатное расписание играет немаловажную роль при планировании бюджетных ассигнований на оплату труда и связанных с нею начислениями.
1) приказы (распоряжения) о приеме на работу – применяются для оформления и учета сотрудников, принимаемых на работу. В приказе или распоряжении указывается должность, условия приема на работу и характер предстоящей работы. Работника под расписку знакомят с приказом, в трудовую книжку вносится соответствующая запись, бухгалтерией открывается лицевой счет работника.
|
|
|
2) приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора – издается при увольнении. На основании данного приказа бухгалтерия производит расчет с работником.
3) табель учета использования рабочего времени – применяется для контроля за соблюдением работниками администрации режима рабочего времени и начисления заработной платы. Сущность табельного учета заключается в ежедневной регистрации явки работников на работу, неявок с указанием их причины.
Отметки в табеле о причинах неявок делают на основании соответствующих документов (например, на основании листка нетрудоспособности). Табель заполняют в одном экземпляре на каждый календарный месяц. В конце месяца работником, ответственным за ведение табеля, в нашем случае, бухгалтером, определяется общее количество дней явок, неявок, количество ночных часов, работа в праздничные дни, замещение. Заполненный табель подписывается лицом, ведущим табельный учет. На основании данных табеля рассчитывается заработная плата сотрудникам.
4) лицевой счет – на основании первичных документов о приеме на работу на каждого работника администрации бухгалтерией заполняется лицевой счет. Лицевой счет является формой, в которой наиболее полно отражается вся информация о начисленных и удержанных суммах, пособиях по временной нетрудоспособности, предоставляемом отпуске льготах по НДФЛ. На основании лицевого счета каждого работника составляется расчетно-платежная ведомость.
Именно на основании лицевых счетов осуществляется выборка данных для справки о заработной плате для начисления пенсии и готовится справка в фонд занятости для начисления пособия по безработице.
При заполнении лицевого счета в него, прежде всего, заносятся персональные данные о работнике: фамилия, имя, отчество работника, его ИНН, номер страхового пенсионного свидетельства, количество детей.
|
|
|
На следующий год открываются новые лицевые счета. Лицевые счета хранятся в архиве администрации 75 лет.
5) приказ о предоставлении отпуска работнику – при уходе в ежегодный отпуск работники должны написать соответствующее заявление не менее чем за две недели до отпуска. На основании заявления оформляется приказ о предоставлении отпуска, который подписывается главой администрации и сдается в бухгалтерию. На его основании производится расчет отпускных.
6) записка-расчет об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и других случаях – оформляется при определении сумм за отпуск, компенсации при увольнении и других случаях в соответствии с действующим законодательством.
Сведения о виде отпуска, дате начала и конца отпуска, его продолжительности, периоде, за который предоставляется отпуск, заполняются на основании приказа.
В заголовочной части записки-расчета заполняются все необходимые реквизиты, указывается количество дней основного и дополнительного отпуска, за какой период предоставляется отпуск. Далее в таблице указываются суммы заработной платы по месяцам, входящим в расчетный период, количество отработанных дней, рассчитывается средний дневной заработок. Сумма за отпуск определяется путем умножения среднего дневного заработка на количество дней отпуска, также рассчитывается сумма налога на доходы физических лиц и сумма к выплате.
7) расчетно-платежная ведомость – применяется для отражения начисления заработной платы, удержанных и из заработной платы налогов и других сумм, а также для выплаты заработной платы работникам.
Ведомость составляется бухгалтерией в одном экземпляре. В соответствующих графах проставляются начисленные суммы по видам выплат, а также другие доходы. Одновременно производится расчет всех удержаний из суммы заработной платы, определяется сумма, подлежащая выплате работнику. При получении заработной платы каждый работник должен расписаться напротив своей фамилии.
На титульном листе расчетно-платежной ведомости указывается общая сумма, подлежащая выплате по данной ведомости. Разрешение на выплату заработной платы подписывается руководителем организации и бухгалтером. В конце ведомости указываются суммы фактически выплаченной и депонированной заработной платы.
|
|
|
Расчетно-платежная ведомость выполняет несколько функций, а именно: расчетного документа, платежного документа, и регистра аналитического учета расчетов с работниками по заработной плате.
Журнал операций расчетов по оплате труда является регистром синтетического учета. К нему прилагаются все документы, послужившие основанием для начисления заработной платы (табели, записки-расчеты и др.).
Больничные листки (листки нетрудоспособности) подшиваются в отдельную папку и нумеруются в хронологическом порядке с начала года.
Оплата труда работников является, несомненно, одной из наиболее распространенных операций бюджетных учреждений. Поэтому правильное отражение таких операций в бюджетном учете очень важно для построения всей системы учета данной организации.
Основным нормативным документом, определяющим порядок ведения бюджетного учета в администрации, является Инструкция по бюджетному учету, утвержденная приказом Минфина от 10 февраля 2006г. № 25н.
Основные бухгалтерские записи, производимые в бухгалтерии администрации при начислении заработной платы и других выплат, следующие:
1) Начислена заработная плата штатным сотрудникам:
Дебет счета 1 401 01 211 «Расходы по заработной плате»
Кредит счета 1 302 01 730 «Увеличение кредиторской задолженности по заработной плате».
2) Начислена оплата труда внештатному персоналу (выплаты по договорам оказания услуг):
Дебет счета 1 401 01 226 «Расходы на прочие услуги»
Кредит счета 1 302 09 730 «»Увеличение кредиторской задолженности по расчетам с поставщиками и подрядчиками по оплате прочих услуг»
3) Начислено пособие по временной нетрудоспособности:
- за первые два дня оплаты больничного листа (за счет средств администрации):
Дебет счета 1 401 01 211 «Расходы по заработной плате»
|
|
|
Кредит счета 1 302 01 730 «Увеличение кредиторской задолженности по заработной плате»;
- за счет средств Фонда социального страхования:
Дебет счета 1 303 02 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по ЕСН и страховым взносам на обязательное пенсионное страхование в Российской Федерации»
Кредит счета 1 302 03 730 «Увеличение кредиторской задолженности по начислениям на оплату труда».
4) Начислено выходное пособие:
Дебет счета 1 401 01 262 «Расходы на пособия по социальной помощи населению»
Кредит счета 1 302 16 730 «Увеличение кредиторской задолженности по социальной помощи населению».
5) Удержан из заработной платы налог на доходы физических лиц:
Дебет счета 1 302 01 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по заработной плате»
Кредит счета 1 303 01 730 «Увеличение кредиторской задолженности по налогу на доходы физических лиц».
6) Начислен единый социальный налог:
Дебет счета 1 401 01 213 «Расходы на начисления на оплату труда»
Кредит счета 1 303 02 730 «Уменьшение кредиторской задолженности по единому социальному налогу и страховым взносам на обязательное пенсионное страхование в Российской Федерации».
7) Перечислен налог на доходы физических лиц:
Дебет счета 1 303 01 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по налогу на доходы физических лиц»
Кредит счета 1 304 05 211 «Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов, по заработной плате».
8) Перечислен единый социальный налог:
Дебет счета 1 303 02 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по единому социальному налогу и страховым взносам на обязательное пенсионное страхование в Российской Федерации»
Кредит счета 1 304 05 213 «Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов, по начислениям на оплату труда».
|
|
|
