 |
Применение функции «автофильтр».
|
|
|
|
ОСНОВЫ РАБОТЫ С БАЗАМИ ДАННЫХ В ПРОГРАММЕ
EXCEL
Базы данных часто представляют в виде таблиц большого объема, содержащих однотипную информацию о большом количестве объектов наблюдения. Совокупность данных об одном объекте наблюдения образует запись в базе данных. Каждая запись разделяется на поля, содержащие данные определенного назначения и типа. Например: запись данных о больном содержит поля "Возраст" числового типа, поле "Фамилия" символьного типа, поле "Дата выписки" типа даты.
Обычно в базах данных накапливаются сотни и тысячи записей, поэтому при работе с ними возникают специфические задачи быстрого извлечения нужных данных. Получение требуемой информации рассматривается как результат выполнения запроса к базе данных.
Открытие существующей базы данных.
В качестве упрощенного примера базы данных используется таблица, содержащая некоторую информацию о пациентах клиники офтальмологии. Каждая запись состоит из 7 полей, содержащих данные о порядковом номере записи, фамилии, поле, возрасте пациента, заболевании, длительности лечения (количестве койко-дней) и фамилии лечащего врача.
Таблица находится в файле с именем BAZA_BOL, хранящемся в папке "Мои документы".
Откройте этот файл в программе Microsoft Excel. Для этого из меню <файл> выберете команду < открыть >, найдите файл BAZA_BOL, выделите его и выполните команду < открыть >.
Первая строка открытой электронной таблицы Excel должна содержать названия полей базы данных. Таким образом, каждое поле занимает один определенный столбец в таблице. Каждая последующая строка представляет собой одну запись о конкретном пациенте.
|
|
|
Для работы с базами данных в Microsoft Excel имеется меню "Данные", содержащее набор команд, обеспечивающих удобное редактирование и поиск информации в таблице, а также выполнение запросов на получение итоговых (сводных) данных.
При выполнении указанных команд важно следить за тем, чтобы указатель активной ячейки всегда находился в первой строке таблицы на одном из заголовков столбцов(полей)! В этом случае программа автоматически опознает всю таблицу как базу данных.
Просмотр списка данных.
Используя клавиши [ PgDn ] и [ PgUp ], пролистайте весь список больных и определите сколько всего записей в списке. Для быстрого перехода в конец списка нажмите клавишу [ Ctrl ]затем, не отпуская её, клавишу [ ¯ ]. Для возврата в начало списка нажмите клавишу [ Ctrl ]затем, не отпуская её, клавишу [ Home ].
Для того, чтобы при просмотре сколь угодно большого списка заголовки столбцов всегда были видны, выполните следующие действия:
- установите указатель ячейки в ячейку A2, т.е. в крайне левое положение под фиксируемой строкой,
- выполните команду <Закрепить области> из меню <Окно>,
- убедитесь, что теперь при прокручивании списка заголовки столбцов в первой строке неподвижны.
Использование окна формы данных.
Значительно упростить работу со списками можно, пользуясь для просмотра, ввода и обработки данных окном формы данных, в котором база данных представлена как картотека пациентов (в каждый момент отображается карта только одного пациента). В этом окне можно вести поиск записей по заданному критерию, дополнять список новыми записями, удалять ненужные, а также редактировать данные.
Откройте окно формы данных с помощью выбора команды <Форма> из меню <Данные>.
В окне формы данных указывается общее количество записей в списке и позиция текущей записи. С помощью полосы прокрутки можно перейти к любой записи списка. Для перехода к предыдущей/следующей записи можно использовать также кнопки [Назад]/[Далее] или клавиши клавиатуры со стрелками, направленными вверх/вниз. Попробуйте вывести на экран запись под номером 99.
|
|
|
Кнопка [Добавить] позволяет ввести в базу данных новую запись. Кнопка [Удалить] позволяет стереть из базы ненужные записи. Добавьте в список новую запись, заполнив все поля. Затем удалите эту запись.
Если при редактировании данных были случайно стерты важные данные в каком-то из полей, их можно восстановить с помощью кнопки [Вернуть]
Поиск записей.
Для поиска определенных записей с помощью формы данных необходимо задать критерий поиска. Перед тем как начать поиск вернитесь к первой записи списка.
· Например, чтобы просмотреть данные о больных, которых лечил врач Куглеев, воспользуйтесь кнопкой [Критерий] в окне формы данных. В результате на экране будет открыта форма данных без записей. Введите в поле "Лечащий врач" в качестве критерия слово Куглеев и начните поиск записи нажатием кнопки [Далее]. После этого в окне будет представлена первая найденная запись, соответствующая заданному критерию. Другие найденные в соответствии с критерием записи можно увидеть после повторного нажатия кнопки [Далее]. Кнопка [Назад] служит для просмотра найденных записей в обратном порядке.
· Выполните поиск записей, в которых фамилия больного начинается с буквы "Д" и возраст меньше 40 лет. В этом случае необходимо при поиске по фамилии использовать символ подстановки *, заменяющий любое количество любых букв, а при поиске по возрасту - оператор сравнения <. Поэтому в качестве критерия поиска в поле "Фамилия больного" введите Д*, а в поле "Возраст": <40. Не забудьте очистить поле "Лечащий врач".
После проверки результатов поиска зафиксируйте параметры найденной карты в рабочей тетради и нажмите кнопку [Закрыть] в окне формы данных.
Сортировка списка.
При сортировке списка все записи автоматически переставляются в соответствии с заданным порядком. Порядок сортировки задается по содержимому любого из полей по возрастанию/убыванию (для числовых данных) или по алфавиту "от А к Я"/"от Я к А" (для текстовых данных).
|
|
|
· Выполните сортировку списка по фамилиям больных:
- выберите команду <Сортировка> из меню <Данные>, чтобы открыть диалоговое окно "Сортировка данных",
- в окне "Сортировка диапазона" установите <Сортировать по: фамилии больного> (всего можно реализовать до трех условий сортировки одновременно),
- установите переключатель "По возрастанию",
- активизируйте кнопку [ОК],
- убедитесь, что все записи расположились в алфавитном порядке по фамилиям пациентов.
· После просмотра результатов сортировки выполните сортировку списка больных по нескольким условиям сразу: возрасту больного, фамилии врача, заболеванию.
· После просмотра повторите сортировку списка больных, поменяв условия сортировки. На первое место в окне сортировка диапазона установите условие фамилия врача, затем возраст, затем заболевание.
· Выполните сортировку списка больных установив на место первого запроса заболевание, затем - возраст, затем - фамилию врача.
· Можно выполнять сортировку, используя кнопки панели управления
Установите указатель ячейки в первой строке таблицы на заголовок К-Д и, нажимая указанные кнопки, отсортируйте записи по длительности лечения больных (по возрастанию и убыванию).
Для того, чтобы вернуть список в исходное состояние, сделайте сортировку списка по порядковому номеру.
Применение функции «автофильтр».
С помощью автофильтрации можно производить отбор записей, удовлетворяющих заданному критерию.
· Чтобы отфильтровать список, выбрав, например, из него только мужчин, необходимо выполнить следующие действия:
- выполнить команду <Данные> <Фильтр> <Автофильтр>, чтобы на именах полей в первой строке таблицы появились кнопки открытия списка столбца,
- щелкнуть мышью на кнопке столбца Пол, при этом должен появиться список значений, встречающихся в столбце (Все, первые 10, условие, Ж, М),
- выбрать значение М,
- убедиться, что в таблице отображаются записи только с указанным значением Пол - М.
|
|
|
Обратите внимание, что после применения функции автофильтра в строке состояния появляется сообщение о количестве найденных записей.
Можно выполнять отбор одновременно по нескольким полям. Все кнопки списков столбца, на которых заданы условия отбора, окрашиваются в синий цвет.
Примечание: Список столбца содержит значение "Все". Используйте эту позицию для отмена результатов фильтрации столбца.
· Используя автофильтрацию, получите на экране:
- список 10-ти самых старых больных (предварительно отсортируйте список по возрасту),
- список больных-женщин, которых лечил врач Левко,
-список больных с диагнозом "Макулодистрофия" и длительностью лечения 10 койко-дней.
· Можно выполнять отбор записей, формируя и более сложные логические условия, для этого в списке столбца нужно выбрать позицию (Условие…) и в появившемся диалоговом окне "Пользовательский автофильтр" задать пару условий, объединяя их логической связкой "И" или "ИЛИ". Например, если нужно получить список больных в возрасте от 30 до 39 лет, нужно в поле "Возраст" вывести диалоговое окно "Пользовательский автофильтр" в котором задать условие: Возраст [больше] [29] [И] [меньше] [40].
· Сформируйте запрос на отбор записей больных в возрасте от 25 до 30 лет, результат отбора зафиксируйте в рабочей тетради.
Чтобы выйти из режима автофильтрации, выполните повторно команду <Данные> <Фильтр> <Автофильтр>.
|
|
|
