 |
Состав и оформление реквизитов бланка документов.
|
|
|
|
Состав и структура нормативно-правовой базы документационного обеспечения управления в РФ.
Нормативно-методическая база делопроизводства – это совокупность нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а так же регламентирующих работу службы делопроизводства – ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты. Нормативно – методическая база делопроизводства включает:
законодательные акты РФ в сфере информации и документации;
указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;
правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов и др.);
правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства (например, Москвы);
правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;
государственные стандарты на документацию;
унифицированные системы документации;
общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
Государственную систему документационного обеспечения управления. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения – ГСДОУ;
нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда;
нормативные документы по организации архивного хранения документов.
|
|
|
Значение и основные положения ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «СИБИД Управление документами. Общие требования.
Настоящий стандарт регулирует процессы управления документами государственных
или коммерческих организаций, предназначаемыми для внутреннего или внешнего
пользования.
Все общие положения настоящего стандарта являются рекомендациями по созданию,
включению в систему и управлению документами, а также обеспечению соответствия
документов установленным в настоящем стандарте характеристикам.
Настоящий стандарт:
- распространяется на управление документами (всех форматов и на всех носителях),
создаваемыми или получаемыми государственной или коммерческой организацией в
процессе ее деятельности или лицом, на которого возложена обязанность создавать и
сохранять документы;
- содержит положения об ответственности, политике, процедурах, системах и
процессах, связанных с документами организаций;
- содержит руководящие указания по управлению документами в рамках процессов
управления качеством и управления окружающей средой в соответствии с национальными
стандартами ГОСТ Р ИСО 9001 и ГОСТ Р ИСО 14001;
- содержит методические рекомендации по проектированию и внедрению документной
системы.
Настоящий стандарт не распространяется на управление архивными документами в
архивных учреждениях.
Настоящий стандарт предназначен для:
- руководителей (менеджеров) организаций,
- специалистов в области управления документами, информацией и технологиями,
- сотрудников (персонала) организаций,
- других частных лиц, обязанных создавать и сохранять документы.
Международные стандарты в области работы с управленческой документацией.
1. Международные стандарты на управленческие документы как научная дисциплина и ее связь с другими научными дисциплинами.
2. Международные стандарты и способы их применения странами-участницами международной организации по стандартизации.
|
|
|
3. Цели и основные задачи международной стандартизации, её приоритетные направления развития на современном этапе.
4. Понятие «документального фонда» в международном делопроизводстве. Требования к его формированию.
5. Нормативные основы международной стандартизации и стандарты в области управления документами.
6. Анализ терминосистемы в международных стандартах по управлению документами и Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.
7. Цели и задачи международных и региональных организаций по стандартизации.
8. Основные европейские организации по стандартизации их цели и задачи в сфере управления документами.
9. Основные цели и задачи органов НАТО и европейских стран по стандартизации, их роль в глобализации процессов документооборота.
10. Национальные организации, участвующие в работах по международной стандартизации. Основные направления их деятельности.
11. Управление документами: регулятивная среда, политика в области управления документами.
12. Распределение ответственности и полномочий по управлению документами в службе документационного обеспечения управления.
13. Характеристики системы управления документами и требования к системам управления документами.
14. Методология проектирования и внедрения системы управления документами.
15. Определение состава документов для включения документов в систему и технология включения документов в систему
16. Этапы установления срока хранения документа по международным стандартам, виды физического хранения документов и их использование.
17. Системы управления документами и документирование процессов управления документами.
18. Требования международных стандартов в области экспертизы ценности документов.
19. Требования отечественных нормативно-правовых документов в области экспертизы ценности документов.
20. Инструменты управления документами: классификатор, его виды и назначение, особенности тезаурусов, их назначение.
21. Инструменты управления документами: перечни документов, их виды, назначение, роль в организации делопроизводства.
|
|
|
22. Мониторинг и аудит управления документами, должностные лица, осуществляющие мониторинг и аудит, их функции.
23. Международные требования к периодичности и документированию мониторинга и аудита.
24. Обучение управлению документами: программа обучения, роль руководства организации в программы обучения.
25. Обучение управлению документами: требования к обучаемому и обучающему персоналу, методы обучения управлению документами
26. Требования к оформлению реквизитов делового письма иностранному партнёру
27. Язык делового письма, специальные виды почтовых отправлений, требования к бланкам стандартного письма.
28. Общие правила, предъявляемые к тексту делового письма, унификация текста делового письма, правила оформления обращения, окончания, подписи.
Состав и оформление реквизитов бланка документов.
2.1. При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:
01 - Государственный герб Российской Федерации;
02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 - код организации;
05 - код формы документа;
06 - наименование организации;
07 - справочные данные об организации;
08 - наименование вида документа;
09 - дата документа;
10 - регистрационный номер документа;
11 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
12 - место составления или издания документа;
13 - гриф ограничения доступа к документу;
14 - адресат;
15 - гриф утверждения документа;
16 - резолюция;
17 - заголовок к тексту;
18 - отметка о контроле;
19 - текст документа;
20 - отметка о наличии приложения;
21 - подпись;
22 - гриф согласования документа;
23 - визы согласования документа;
24 - печать;
25 - отметка о заверении копии;
26 - отметка об исполнителе;
27 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
28 - отметка о поступлении документа в организацию;
29 - отметка для автоматического поиска документа.
2.2 Для изготовления бланков документов используют следующие реквизиты:
|
|
|
01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, а также отметки для расположения реквизитов 09, 10, 11, 12, 14, 17, 18, 19. Возможно использование реквизита 19 при применении трафаретных текстов документов.
2.3 При оформлении документов используют следующие реквизиты:
09, 10, 11, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29.
Оформление:
3.1. Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации.
3.2. Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.
3.3. Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).
Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.
3.4. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
3.5. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).
3.6. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.
Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации.
Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках - русском и национальном.
Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.
Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении об организации). Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке.
Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.
Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию.
3.7. Справочные данные об организации включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).
3.8. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД.
|
|
|
В письме наименование вида документа не указывают.
3.9 Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.
Дату документа оформляют тремя парами арабских цифр в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. Например, дату 5 января 1998 г. следует оформлять 05.01.98.
Допускается оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца.
При подготовке нормативных и финансовых документов допускается словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек), например: 1 марта 1998 г.
3.10. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
3.11. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.
3.12. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения.
3.13. Гриф ограничения доступа к документу (секретно, конфиденциально и др.) проставляют без кавычек на первом листе документа, и его можно дополнять данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.
3.14. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименования организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:
|
|
|
