 |
Реквизит 12. Регистрационный номер документа
|
|
|
|
Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. При этом порядковые номера для распорядительных и информационно-справочных документов присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа.
Реквизит 13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа
Включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа" оформляется преимущественно в письмах-ответах. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа и соответствуют регистрационному номеру и дате поступившего документа.
Реквизит 14. Место составления или издания документа
Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.
Реквизит 15. Адресат
Во всех прежних стандартах при адресовании документа конкретному лицу его инициалы ставились после фамилии - Султанову Е.П. А в тех случаях, когда расшифровывалась подпись, инициалы ставились перед фамилией. Такой разнобой в месте расположения инициалов вызывал много вопросов и нареканий. Изменения к стандарту ввели единый порядок. Стандарт 2003 года подразумевает следующее: и при адресовании документа, и при его подписании инициалы ставятся перед фамилией. В предыдущем стандарте адрес писался в обратном порядке - индекс, страна, край, район, город, улица, дом, квартира. В редакции стандарта 1997 года при адресовании документа физическому лицу указывали почтовый адрес, затем фамилию и инициалы получателя, в стандарте 2003 года это правило изменилось: при адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.
|
|
|
Реквизит 16. Гриф утверждения
Гриф утверждения реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. В ГОСТ Р 6.30 - 1997 при утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), наименования утверждающего документа в именительном падеже, его даты и номера. В стандарте 2003 года в том случае, когда документ утверждается другим документом, слово УТВЕРЖДЕНО согласуется с видом утверждаемого документа и может быть: Вид утверждающего документа дается не в именительном, как в ГОСТЕ - 1997, а в творительном падеже.
Реквизит 17. Резолюция документа
Это реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение. Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату.
Реквизит 18. Заголовок к тексту
Заголовок официального документа - реквизит документа, кратко излагающий его содержание. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.
|
|
|
Реквизит 19. Отметка о контроле
Реквизит документа, свидетельствующий о постановке документа на контроль. Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения. Отметка о контроле проставляется в верхнем правом углу первого листа документа.
Реквизит 20. Текст документа
Текст официального документа - информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа. Официальная переписка и иные формы официальных взаимоотношений между государственными органами, организациями, предприятиями, учреждениями субъектов Российской Федерации с адресатами в Российской Федерации ведутся на государственном языке Российской Федерации - русском языке.
Реквизит 21. Отметка о наличии приложения
Отметка о наличии приложения - реквизит документа, содержащий сведения о документах, дополняющий основной документ. В соответствии со стандартом 2003 года допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами. Таким образом, В ГОСТе 2003 года перед цифрой, обозначающей порядковый номер приложения и ставится знак №. Изменения к стандарту «допускают центрировать» каждую строку данного реквизита по отношению к самой длинной строке в выражении «Приложение №».
Реквизит 22. Подпись
Подпись - реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица. В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
Стандарт 2003 года допускает в реквизите «Подпись» центровка наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.
При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке, что не оговаривалось в стандарте 1997 года.
|
|
|
Реквизит 23. Гриф согласования
Гриф согласования - реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.
Реквизит 24. Виза
Виза официального документа - реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.
Виза в стандарте 2003 года обязательно включает должность лица, визирующего документ. В старой редакции оформление этого реквизита устанавливалось следующим образом: «Согласование документа оформляется визой, которая включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату; при необходимости - должность визирующего». Следовательно, обозначение должности при визировании было не всегда обязательно.
Стандарт 2003 года вносит следующие дополнения: для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.
|
|
|
