Функции и структура бухгалтерского аппарата

Организацией (акционерным обществом, иным хозяйствующим субъектом, государственным унитарным или муниципальным предприятием и т. д.) руководит директор (совет директоров, управляющий), назначаемый учредителями, собственником, или сам собственник. Оперативное руководство административно-хозяйственной, коммерческой деятельностью осуществляется, как правило, через аппарат управления, который организует всю работу, координирует и контролирует деятельность внутренних звеньев организации, ведет бухгалтерский учет, составляет установленную отчетность и представляет ее соответствующим органам.

При наличии в составе аппарата управления организации самостоятельного учетного аппарата – бухгалтерии, возглавляемой главным бухгалтером, на нее возлагаются ведение своевременного и достоверного бухгалтерского учета, формирование полной и достоверной информации о ее деятельности и имущественном положении, необходимой также для контроля за соблюдением действующего законодательства, за рациональным и экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов (в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами), предотвращение негативных явлений в деятельности организации, осуществление строжайшего режима экономии.

Учетный аппарат тесно связан со всеми структурными подразделениями организации, со службами и отделами аппарата управления и отдельными исполнителями. Представляемые в бухгалтерию всеми подразделениями и службами организации необходимые для учета и контроля документы, отчетные сведения, а также плановые, сметные и нормативные данные обрабатываются и группируются по определенным признакам, и на их основе готовится информация о деятельности отдельных подразделений и организации в целом. Практическая ценность этой информации заключается в том, что она позволяет глубоко анализировать экономические показатели работы, систематически контролировать хозяйственные процессы и явления, делать на их основе нужные выводы и принимать меры по улучшению работы организаций, ее подразделений и служб.

Особое внимание бухгалтерского аппарата должно быть обращено на функции контроля даже при наличии в организации службы внутреннего аудита. Контроль, осуществляемый бухгалтерским аппаратом, можно подразделить на предварительный, текущий и последующий.

При наличии в организации бухгалтерской службы большое внимание обычно уделяется структуре бухгалтерского аппарата. Под структурой бухгалтерского аппарата принято понимать его подразделение на составные части на основе принципов разделения труда, то есть специализации работников бухгалтерии и кооперации их совместных усилий [5].

Структура бухгалтерии, как правило, состоит из:

- расчетной группы, работники который на основании первичных документов выполняют все расчеты по заработной плате и удержаниям из нее, осуществляют контроль за использованием фонда оплаты труда, ведут учет расчетов по отчислениям во внебюджетные фонды и др.;

- производственно-калькуляционной группы, работники которой ведут учет затрат на все виды производств, калькулируют фактическую себестоимость выпускаемой продукции и составляют отчетность; определяют состав затрат на незавершенное производство;

- общее группы, работники которой осуществляют учет остальных операций, ведут Главную книгу и составляют бухгалтерскую отчетность.

В крупных организациях выделяется финансовая группа, работники которой ведут учет денежных средств и расчетов с дебиторами кредиторами, юридическими и физическими лицами;

Материальная группа, работники которой ведут учет приобретения материальных ценностей, расчетов с поставщиками материалов, поступления и расходования материалов в разрезе мест их хранения и использования и т. д.

Бухгалтерия представляет систематическую информацию о работе организации и отдельных его подразделений руководству и совету директоров (правлению) организации [3].

Права, обязанности и ответственность главного бухгалтера

Права и обязанности руководителя бухгалтерской службы организации определены законодательными актами Российской Федерации, в первую очередь Федеральным законом «О бухгалтерском учете».

Главный бухгалтер непосредственно подчинятся руководителю организации, которым он назначается и освобождается от должности. Руководитель обязан обеспечить все необходимые условия для надлежащей организации работы бухгалтерии, а также для выполнения всеми работниками предприятия требований главного бухгалтера в отношении оформления и представления необходимых для бухгалтерского учета документов и иных сведении.

Главный бухгалтер отвечает за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевременное составление полной и достоверной бухгалтерской отчетности. Он должен следить за соблюдением установленных принципов, норм и правил учета при отражении осуществляемых предприятием хозяйственных операций, а также за их соответствием действующему законодательству. Главный бухгалтер контролирует движение имущества и выполнения обязательств. Практически бухгалтер организует всю работу бухгалтерии, распределяет обязанности между работниками бухгалтерского аппарата и контролирует выполнение ими этих обязанностей. Очень велика роль главного бухгалтера в налаживании информационных связей между всеми подразделениями предприятия путем составления и четкого соблюдения графика оборота учетной документации. Должен быть обеспечен порядок сохранности документов и недопущения к их использованию посторонних лиц. Существуют определенные правила архивного хранения документов. Нормативно минимальный срок хранения первичных бухгалтерских документов, регистров и отчетов определен в 5 лет; некоторые документы хранятся дольше, например, срок хранения лицевых счетов работников – 75 лет.

Денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства должны иметь подпись главного бухгалтера, без этой подписи документы считаются недействительным и не должны приниматься к использованию. В случае отсутствия главного бухгалтере длительное время (например, если он находится в отпуске или в командировке) руководитель должен письменно распорядиться о представлении права подписи другому лицу.

Бухгалтер не должен оформлять и исполнять документы по операциям, которые противоречат законодательным нормам и нарушают договорную и финансовую дисциплину. Если у главного бухгалтера и руководителя возникли разногласия по существу проводимых операций и их законности, то бухгалтер принимает документы к исполнению, но только на основании письменного распоряжения руководителя, который и несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций [12].

С главным бухгалтером согласовывается назначение или смена материально-ответственных лиц – кассиров, кладовщиков и др. Как правило, главный бухгалтер не может выполнять обязанности, связанные с материальной ответственностью, поэтому функции кассира возлагаются на отдельное лицо. Если в штате предприятии такая должность отсутствует (такое положение характерно для малых предприятий), то обязанности кассира по письменному распоряжению руководителя предприятия могут выполняться главным бухгалтером или другими работниками.

В современных условиях в функции главного бухгалтера входит не только контроль за организационно-техническим состоянием учета, но и экономический анализ учетных и отчетных данных. Главный бухгалтер и другие учетные работники должны хорошо знать экономику и особенности производственно-технологического цикла той отрасли, к которой принадлежит их предприятие, быть компетентным в вопросах финансов и кредитования, в гражданском и трудовом законодательстве. Бухгалтер должен уметь планировать и контролировать текущие денежные потоки, принимать активное участие в составлении бизнес-планов, в которых дается технико-экономическое обоснование проектов развития предприятия [2].

Системой нормативного регулирования бухгалтерского учета и отчетности регламентированы и другие правила главного бухгалтера. К ним относятся подчиненность главному бухгалтеру всех работников, занятых бухгалтерским учетном формированием отчетности (в бухгалтерии, на вычислительной установке, в других подразделениях). Этим достигается консолидация всего учетного аппарата под руководством главного бухгалтера. Он устанавливает служебные обязанности всех работников учета с тем, чтобы каждый знал круг выполняемых им работ и нес за них ответственность [5].