Система документооборота после модернизации

Введение

 

В настоящее время введение автоматизации документооборота является необходимостью каждого предприятия. Такая автоматизация упрощает ведение документальной отчетности и ускоряет бизнес-процессы, позволяя находить необходимые документы быстрее, исключая возможность их утери и снижая вероятность их кражи.

Для введения системы электронного документооборота было выбрано металлургическое предприятие – трубопрокатный завод, специализирующийся на выпуске бесшовных металлических труб и листовой стали.

Решение перейти на электронную систему документооборота, было принято с целью повышения эффективности работы с документами, а это означает более слаженную работу подразделений, которые смогут получать более своевременную информацию. Это должно привести к меньшим издержкам за счет более эффективного использования рабочего времени, т.е. повышению дохода организации, повышению качества производства.

 

Резюме

Металлургический комбинат имеет в штате 5000 сотрудников, из которых 3000 – рабочие и мастера, 2000 категории РСС (руководители, специалисты, служащие). Напрямую связано с документооборотом ок. 1700 сотрудников категории РСС и около 500 рабочих и мастеров.

Средняя заработная плата рабочих и мастеров: 25000р.

Средняя заработная плата сотрудников категории РСС: 15000 р.

В ходе исследования было замечено, что около 200 сотрудников РСС задействовано в исключительно бюрократических процедурах что понимается под бюрократическими процедурами?. Еще 300 можно сократить в случае оптимизации процессов документооборота и оптимизации служебных обязанностей, в следствие ускорения работы с документами. К тому же в данном процессе были задействованы мастера и некоторые рабочие цехов, которые также были вынуждены тратить рабочее время на составление малополезных документов например?, а основное содержание передавать при личной переписке или общению с другими сотрудниками комбината личная переписка – это часть процесса электронного документооборота, имеющая юридическую силу – http://www.ikirov.ru/news/vlast-mnt-imeet-li-yuridicheskuyu-silu-elektronnaya-perepiska.html..

Таким образом, чистая прибыль возросла на 17,896 млн. руб. Издержки на внедрение составили 18 млн. руб. А годовые издержки на использование системы – 9 млн. руб запомните эту цифру – мы еще вернемся к ней в пункте семь. Окупится проект в течение двух лет. После чего будет приносить ежегодную прибыль в 8,896 млн. руб.

Информация о комбинате

Металлургический комбинат «Трубный завод» работает с 1995 года, последние крупные изменения в системе документооборота были сделаны в 2003 году. С тех пор система система усложнялась и запутывалась. В итоге созрел вопрос о ее модернизации.

«Трубный завод» довольно крупный поставщик водопроводных труб в России, имеет небольшой экспорт в страны ближнего зарубежья. Несмотря на то, что имеет конкурентов, может безболезненно расширить поставки за счет чего? Введения ЭДО?. Однако сложная система документооборота сдерживала рост

Описание системы документооборота до модернизации:

Система документооборота была бумажной. Там где использовались электронные базы данных, использовалась СУБД MS SQL Server. Также местами использовалась 1С, под них были написаны некоторые приложения.

Документ входил в документооборот с момента его вступления в юридическую силу, т.е. после его согласования и подписания. Процесс согласования означал для сотрудника, готовившего документ, обход руководства для его подписания, что в случае некоторых документов, как правило, наиболее важных, требующих множество подписей приводило к потери времени сотрудника, а также к несвоевременному получению информации теми, кому предназначался документ.

Прием, обработка и отправка документов осуществлялась централизованно в документационной службе. Также были необходимы трудозатраты на составление документов по форме, регистрацию, получение бумажных копий, контроль за исполнением документов и прочее. Таким образом, документы все больше становились проявлением бесполезной бюрократии и представляли лишь трудности. А реальное содержание передавалось в основном при личной переписке или общению между сотрудниками отделов.

Для составления внешних документов требовалось большое количество операций по поиску необходимых документов, а также их пересылка курьером Как введение внутреннего ЭДО решет проблемы «внешнего» документооборота?.

В компании использовались электронные базы данных. Однако они были разобщены, процент автоматизации был низок, а данные повторялись в различных отделах компании. Не было единой системы. Кроме того данные системы мало участвовали в документообороте, так как каждый отчет представленной такой системой был представлен в виде бумажной копии с теми же потребностями в согласовании.

Что продает фирма.

Сводная таблица производимого товара:

		На единицу товара
Наименование	Норма	Затраты на изготовление	Цена	Прибыль	Суммарная прибыль в месяц
Труба д.32		70р.	100р.	30р.	2 400 000р.
Труба д.40		90р.	120р.	30р.	2 400 000р.
Труба д.56		110р.	150р.	40р.	2 000 000р.
Труба д.80		130р.	180р.	50р.	2 000 000р.
Труба д.100		180р.	250р.	70р.	2 100 000р.
Труба д.120		350р.	500р.	150р.	3 000 000р.
Труба д.220		500р.	700р.	200р.	4 000 000р.
Труба д.400		700р.	1 000р.	300р.	3 000 000р.
Лист 5х8 (1мм)		560р.	800р.	240р.	960 000р.
Лист 5х8 (1,5мм)		700р.	1 000р.	300р.	12 000 000р.
Лист 5х8 (2мм)		850р.	1 200р.	350р.	10 500 000р.
Лист 16х16 (3мм)		1 600р.	2 200р.	600р.	6 000 000р.
Лист 16х16 (5мм)		2 100р.	3 000р.	900р.	18 000 000р.
Лист 5х5 (1мм)		350р.	500р.	150р.	7 500 000р.
Лист 5х5 (2мм)		550р.	800р.	250р.	7 500 000р.
Итого:	92 000 000р.	Мария! Помимо изготовления, в «цену» включаются прочие издержки, такие как транспортировка, складирование, зарплата рабочих, изготавливающих продукцию, технологов, менеджеров, ее реализующих и проч. проч. проч. На каком основании вы записываете дельту между ценой и себестоимостью в ПРИБЫЛЬ? Молчу про конкурентоспособность продукции, конечная цена которой выше себестоимости на 30-40%, ведь, напоминаю, в пункте два вы нам обещали маленькую победоносную войну над конкурентами.

 

Планируется увеличить норму выпуска товара в день за счет уменьшения накладных расходов времени сотрудников на манипуляции с документами.

Сущность проекта

СЭД (Система Электронного Документооборота) использует электронный аналог бумажным документам с электронными подписями, позволяющие ускорить обмен информацией внутри производства и упростить выборку документов для отчетности во внешние службы.

Предлагается установить систему, обеспечивающую обмен и контроль информации между организационной частью производства и исполнительной.

Система включает полную информацию о ресурсах предприятия, занятости сотрудников, статусе исполнения поручений.

Для внедрения системы документооборота необходима готовность сотрудников к автоматизации/компьютеризации многих задач, а значит изменить подход к профессиональной деятельности.

Внедрение системы электронного документооборота позволит:

· Ускорить передачу и обработку информации

· Производить статистические расчеты

· Отслеживать процесс выполнения работ

· Отслеживать загрузку каждого исполнителя

· Разграничить права доступа пользователей к информации

· Автоматизировать построение отчетных документов

· Повысить производительность сотрудников

 

Система гарантирует:

· Достоверность информации Вы все еще не описали, каким образом собираетесь этого достичь.

· Хранение истории событий

 

Система позволяет контролировать каждый этап изготовления продукции и используя эти данные получать полные отчеты о произведенном товаре. Выявлять недобросовестных сотрудников, в результате действий которых

происходят задержки выпуска продукции. В результате работы системы ускоряются многие основные бизнес процессы, такие как оборот сырья в производстве, складирование и транспортирование (логистика), бухгалтерская отчетность, продажа и сбыт и другие.

Система документооборота после модернизации

Система документооборота была разработана совместно с системным интегратором на основе СУБД MS SQL Server и ERP - системы SAP. Также были написаны многие приложения, автоматизирующие те или иные аспекты документооборота, учитывающие его специфику.

Документооборот охватывает весь цикл его жизни, начиная со создания его в электронной системе (а не только с подписания). Она автоматически отправляет документы из одного отдела в другой. А после согласования отправляется тому, кому предназначается. За счет этого невозможны потери документов, а также висящий долго в системе документ можно сразу же заметить и ускоренно дать ему ход.

Новая система документооборота позволяет проще и быстрее взаимодействовать с поставщиками и клиентами. Для некоторых партнеров система автоматически подготавливает стандартный набор документов, а с некоторыми удалось даже интегрировать определенные элементы систем.

Теперь документы могут подготавливать и регистрировать любые уполномоченные лица любого отдела и отправлять в систему, что становится легко возможным за счет разграничения прав доступа к система. Задача документационного отдела не прием, регистрация, доработка документов, а контроль за их исполнением, контроль за правильностью документооборота (а не формальностью) и контроль за доступом к тем или иным документам.

Заполнение многих документов стало автоматическим, исходя из информации, содержащихся в базах данных информационной системы. А поиск и сбор необходимых документов стал моментальным.

Также реализован совместный доступ и редактирование определенной документации.

 

Доход от модернизации

a. Сокращение трудозатрат на документацию и ускорение бизнес-процессов.

В ходе исследования было замечено, что около 200 сотрудников РСС задействовано в исключительно бюрократических процедурах. Остальные сотрудники теряли большое количество рабочего времени на подготовку и подтверждение бумажных документов. К тому же в данном процессе были задействованы мастера и некоторые рабочие цехов, которые также были вынуждены тратить рабочее время на составление малополезных документов, а основное содержание передавать при личной переписке или общению с другими сотрудниками комбината.

Сокращение трудозатрат на документацию (сокращение затрат рабочего времени) составило в среднем около 20% среди сотрудников РСС и около 6% среди рабочих и мастеров. В результате удалось увеличить норму производства на 5% без найма новых сотрудников, а в ходе оптимизации должностных полномочий сотрудников класса РСС удалось сократить еще 300 человек (еще 4,5 млн рублей).

В результате внедрения электронной системы было принято решение отказаться от услуг в сумме 500 сотрудников со средней заработной платы в месяц – 15 000 рублей, что привело к сокращению издержек и росту прибыли на 500 15 тыс. руб. = 7,5 млн. рублей в месяц.

 

6.2 Повышение качества контроля за сотрудниками

Система дает возможность контролировать деятельность сотрудников.

По статистическим данным, производительность контролируемого сотрудника на 6% - 10% выше, чем неконтролируемого. Для расчетов примем минимальное значение 6%.

Т.е. за счет прироста производительности норма будет повышена на .

 

6.3 Общий прирост

Рост нормы: 11,3%.

Прибыль увеличится на:

Издержки на заработную плату сотрудников уменьшатся на:

Общий рост прибыли: 10,396 млн. руб. + 7,5 млн. руб. = 17,896 млн. руб. в год.

Затраты на модернизацию

- 6 млн рублей – работа системного интегратора по внедрению системы.

- 10 млн руб. – первоначальные лицензии на программное обеспечение.

- 2 млн рублей – новое оборудование, включающее в себя сервера, сетевое оборудование и новые персональные компьютеры.

- 3 млн рублей продление лицензий на ПО на год и содержание оборудования.

Для поддержания системы потребовалось расширение IT – отдела на 10 человек, средняя зарплата 50 тысяч рублей. Итого 500 тысяч рублей в месяц или 6 млн. руб. в год. Итого мы сократили (кстати, Мария, отдельно меня интересует, каким образом вы собираетесь сократить 10% служащих предприятия? Вы знаете юридическую процедуру? У вас есть для этого законные основания?) 500 человек на сумму 7,5 миллионов рублей в год, но наняли в постоянный штат 10 человек на сумму 6 миллионов? Разница между теми и теми составляет чуть более одного процента от вашей совокупной прибыли, в эту цифру не включены возможные судебные иски части от тех 10% служащих, которых вы сократили (вы правда считаете, что все 500 человек уйдут без боя за свое место?), это та экономия, за которую вы бьетесь? Вы серьезно?

Таким образом, первоначальные затраты на внедрение составили 18 млн рублей. Также дополнительно издержки на содержание системы 9 млн рублей в год.

Окупаемость

 

Доход от модернизации в месяц составит 17,896 млн.руб.

Затраты на установку системы составят 18 млн.руб.

Обслуживание системы в месяц 3,5 млн.руб. Итого 42 млн. рублей в год, вычитаем отсюда наши шесть миллионов на зарплату тем десяти суперспециалистам, получаем 36 миллионов, что составляет 35% от нашей «прибыли» в 102,396 млн. А не дешевле ли вернуть тех пятисот, они стоили «всего» 7,5 миллионов, да и плачут, наверное?

Итого система окупится через:

Система окупится примерно за 24 месяца, дальнейший прирост к существующей прибыли составит:

 

Общие выводы

Следует учесть, что данный план построен на абстрактных методах, таких как: организация (прайс-лист и условия производства продукции), заработная плата сотрудников, стоимости установки и условия обслуживания системы. Подсчеты были проведены грубо настолько грубо, что несовместимы с жизнью., без учета снижения стоимости продукции и конкуренции на рынке

Для реальной модернизации необходимо ориентироваться на конкретные условия.

Автоматизация и введение информационных технологий выгодное и удобное решение, выводящее производство на новый технологический уровень. И в условиях современного рынка практически необходимое. В случае большой конкуренции, подобное внедрение способно уменьшить стоимость товара, а значит перетянуть клиента на себя. Также это стоит учитывать и при подсчете, т.к. снижение издержек должно приводить и к снижению цены, а значит и прибыли относительно рассчитанной в данной работе, за исключением монополистических и олигополистических договорных рынках (которым вполне может являться рынок стальных труб).

 

Поделиться:

Воспользуйтесь поиском по сайту: