 |
Современные проблемы документооборота в организациях
|
|
|
|
Объем документации, создаваемой в учреждениях как всего мира, так и нашей страны, имеет тенденцию к постоянному и все более ускоряющемуся росту. В связи с научно-техническим прогрессом увеличение объемов управленческой документации происходит пропорционально изменению роста объемов производства продукции и производительности труда. Это первая закономерность документообразования.
Рост объемов производства приводит к стремительному росту объемов информации. В то же время производительность труда в производственной сфере растет гораздо быстрее производительности труда в управлении. Этот разрыв - одна из основных причин роста аппарата управления во всех развитых странах мира.
Причины роста объема документооборота подразделяют на объективные и субъективные.
Главными объективными причинами увеличения объемов документов являются влияние научно-технического прогресса, развитие экономики, расширение и усложнение номенклатуры выпускаемой продукции, освоение новых районов, строительство новых объектов, усложнение процессов управления. При этом объемы создаваемых документов увеличиваются с ростом количества документируемых действий и количества адресатов, которым эти действия направлены. Таким образом, возрастание или сокращение объемов документов значительным образом связано с процессами документирования.
К субъективным причинам относят:
бюрократизацию аппарата управления, с которой связано увеличение количества проверяющих инстанций, разбухание контролирующих органов, ущемление и игнорирование законных прав граждан. Все это приводит к созданию документов, не обусловленных деловой необходимостью, для подстраховки, на всякий случай;
|
|
|
незнание или несоблюдение работниками управленческих структур законодательства, нормативных актов, устанавливающих юридические требования к оформлению документов. В результате возникает недоверие к документам и их перепроверка, т.е. создание новых документов;
неквалифицированное документирование распорядительной деятельности. Например, приказ, содержащий неясные задания, нереальные сроки исполнения, противоречащий изданным ранее приказам, обязательно вызовет поток писем или докладных записок управляемых организаций (структурных подразделений) разъяснительного характера;
несвоевременное, некачественное выполнение заданий, поручений, договорных обязательств, срыв сроков их исполнения порождает потоки документов с просьбами переноса сроков, рекламациями, объяснениями, претензиями и т.д.;
отсутствие прав у подведомственных или подчиненных организаций в решении стоящих перед ними задач вынуждает постоянно обращаться в вышестоящие учреждения за разъяснениями или разрешениями спорных вопросов;
некомпетентность управленческого персонала в решении производственных, экономических, управленческих задач приводит к выбору нецелесообразных вариантов их решений, что отражается на документировании самих этих действий, а затем исправлении принятого решения и т.д.;
отсутствие в управленческом аппарате регламентации документообразования приводит к использованию значительного количества разнообразных видов и форм документов, предназначенных для документирования идентичных функций и содержащих аналогичную информацию, но отличающихся по форме представления информации или по составу показателей;
широкое распространение копировальной техники и ее бесконтрольное использование в учреждениях приводит к созданию огромного количества копий документов, которые используются в незначительной мере;
|
|
|
использование в процессах создания и подготовки документов компьютеров, с одной стороны, значительно повысило скорость подготовки документов, сократило трудоемкость этих операций, но, с другой стороны, привело к значительному увеличению количества документов за счет создания одного и того же документа в бумажной и электронной форме.
Таким образом, в числе субъективных причин, влияющих на увеличение документооборота, мы видим как связанные с отдельной личностью (деятельность руководителя, специалиста), так и с нарушениями требований законодательства, с организацией документирования.
К субъективным причинам надо отнести и новые технологии подготовки документов, которые, сократив время на создание текста, его распечатку и копирование, увеличили их потоки и видовое разнообразие, но не решили проблему управления этими потоками. Этот вывод сделан и отечественными документоведами, и зарубежными специалистами в области управления документацией.
Подводя итог вышесказанному, можно сделать вывод, что документооборот, или движение, происхождение документа между его составителями и потребителями - неотъемлемая часть документационного обеспечение любой системы управления от отрасли до отдельного учреждения.
Документооборот можно рассматривать как функционирование", "деятельность" форм документов, перенос и доставку информации в нужный пункт в установленное время. Движение документов во всех случаях отражает, организационную структуру аппарата управления и распределение обязанностей между его составными частями. Поэтому совершенствование документооборота в значительной степени связано с совершенствованием самой структуры управления и не может рассматриваться изолированно.
Существуют объективные факторы, непосредственно влияющие на рост количества документов, - создание новых учреждений, расширение производственных и торговых связей, увеличение выпуска продукции. Проблема роста количества документов, создаваемых в различных сферах человеческой деятельности, в том числе и в сфере управления, необычайно актуальна в настоящее время. Взрыв "документационной активности" общества приходится на 1960-1970 гг.; именно в эти годы отмечается также рост информационных изданий, научных публикаций и других видов печатной продукции.
|
|
|
Рост документации связан с целым комплексом причин: рост научных кадров, рост народонаселения, повышение его политической и творческой активности, развитие народного хозяйства и другие объективные факторы, приводящие к увеличению документопотоков.
Другая доминирующая причина возрастания количества циркулирующей в аппарате управления документации - внедрение технологических средств в управленческий труд: в 60-х гг. - множительный, а с 70-х гг. - электронно-вычислительной техники. Соблазнительная возможность лёгкого тиражирования, а затем и создания документов дала свои плоды - объём документации (и соответственно расходование бумаги) резко увеличился.
Следующая объективная причина - свойство документационной информации при активном её использовании возрастать, а не сокращаться в отличие от материально-технических ресурсов. Чем больше общество развивается и нуждается в информации, тем больше оно её производит и использует, а это приводит к возникновению новой информации и т.п.
Имеется ещё ряд причин возрастания документопотоков в настоящее время: недостаточная разработанность законодательной базы; нарастание трудностей в экономике; подмена реального дела "бумаготворчества"; экстенсивное развитие документации, приводящее к вовлечению в "бумажную" бюрократическую деятельность всё большего числа работающих. Документы в аппарате управления нередко создаются в ритуальных целях, т.е. как дань своеобразной традиции или как единственное выражение реакции организации на решение вышестоящих органов; происходит дублирование документов в силу дублирования функций учреждений и их структурных подразделений; большой поток неоправданной документации возникает при издании некачественных документов, особенно нормативных актов, вызывающих лавину запросов и разъяснений. Увеличиваются документопотоки также из-за несвойственного выполнения поручений и заданий, введение новых форм отчетного характера без разрешений и даже вопреки запрещениям. И, наконец, документооборот является неуправляемым, т.к. в стране отсутствует орган, который нёс бы ответственность за состояние документации и её объёме.
|
|
|
Глава 2. Исследование документооборота на ОАО "РЖД"
2.1 Характеристика ОАО "РЖД"
Железнодорожный комплекс имеет особое стратегическое значение для России. Он является связующим звеном единой экономической системы, обеспечивает стабильную деятельность промышленных предприятий, своевременный подвоз жизненно важных грузов в самые отдаленные уголки страны, а также является самым доступным транспортом для миллионов граждан. В 2010 году железным дорогам в России исполнилось 173 года!
Открытое акционерное общество "Российские железные дороги" входит в мировую тройку лидеров железнодорожных компаний. Это определяют следующие факторы:
– огромные объемы грузовых и пассажирских перевозок;
– высокие финансовые рейтинги;
– квалифицированные специалисты во всех областях железнодорожного транспорта;
– большая научно-техническая база;
– проектные и строительные мощности;
– значительный опыт международного сотрудничества.
ОАО "РЖД" было учреждено постановлением Правительства РФ от 18 сентября 2003 года № 585. Создание Компании стало итогом первого этапа реформирования железнодорожной отрасли в соответствии с постановлением Правительства РФ от 18 мая 2001 года № 384.
октября 2003 года - начало деятельности ОАО "РЖД".
Учредителем и единственным акционером ОАО "РЖД" является Российская Федерация. От имени Российской Федерации полномочия акционера осуществляет Правительство Российской Федерации.
Имущество компании было сформировано путем внесения в уставный капитал ОАО "РЖД" по балансовой стоимости активов 987 организаций федерального железнодорожного транспорта. По состоянию на 31.12.2009 г. в собственности компании находятся 385 тыс. объектов недвижимости (включая земельные участки).
Миссия компании состоит в удовлетворении рыночного спроса на перевозки, повышении эффективности деятельности, качества услуг и глубокой интеграции в Евроазиатскую транспортную систему.
Главные цели деятельности общества - обеспечение потребностей государства, юридических и физических лиц в железнодорожных перевозках, работах и услугах, оказываемых железнодорожным транспортом, а также извлечение прибыли.
Стратегические цели компании:
– увеличение масштаба транспортного бизнеса;
|
|
|
– повышение производственно-экономической эффективности;
– повышение качества работы и безопасности перевозок;
– глубокая интеграция в Евроазиатскую транспортную систему;
– повышение финансовой устойчивости и эффективности.
Виды деятельности:
– грузовые перевозки;
– пассажирские перевозки в дальнем сообщении;
– пассажирские перевозки в пригородном сообщении;
– предоставление услуг инфраструктуры;
– предоставление услуг локомотивной тяги;
– ремонт подвижного состава;
– строительство объектов инфраструктуры;
– научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы;
– предоставление услуг социальной сферы
– прочие виды деятельности.
Крупнейшим филиалом ОАО "РЖД" является Южно-уральская железная дорога. Сегодня Южно-Уральская дорога, развернутая протяженность которой занимает около 8 тысяч километров, входит в число крупнейших железных дорог страны. Она включает 4 отделения: Челябинское, Курганское, Орское и Петропавловское и обслуживает территории 7 субъектов Российской Федерации: Челябинскую, Курганскую, Оренбургскую, частично Куйбышевскую, Саратовскую, Свердловскую области, республику Башкортостан и Северный Казахстан. В 2008 году перевезено 322 млн тонн грузов и 42010 тысяч пассажиров. С 1 октября 2003 году Южно-Уральская магистраль стала филиалом компании "Российские железные дороги".
Деятельность по документационному обеспечению управления осуществляет служба управления делами.
Составим SWOT-анализ деятельности ОАО "РЖД" (табл. 1)
Таблица 1 - SWOT-анализ деятельности ОАО "РЖД"
| Сильные стороны | Слабые стороны |
| 1. Профессиональный кадровый ресурс | 1. Недостатки технического обучения |
| 2. Стабильность финансового положения | 2. Изношенность ОПФ и транспортной инфраструктуры |
| 3. Применение прогрессивных технологий | 3. Недостаток финансирования капитальных проектов в части улучшения состояния ОПФ и транспортной инфраструктуры |
| Возможности | Угрозы |
| 1. Рост рынка транспортных услуг | 1. Увеличение на транспортном рынке компаний, оказывающих транспортные услуги |
| 2. Развитие технологий IT | 2. Изменение структуры налоговых тарифов в отношении транспортных услуг |
| 3. Развитие партнерских отношений с компаниями - перевозчиками грузов | 3. Политическая нестабильность в обществе |
| 4. Проекты Правительства РФ, связанные с реконструкцией транспортной отрасли РФ и финансирование таких проектов | 4. Возрастание экономических рисков в условиях кризиса |
| Возможности 1. Рост рынка транспортных услуг 2. Развитие технологий IT 3. Развитие партнерских отношений с компаниями - перевозчиками грузов 4. Проекты Правительства РФ, связанные с реконструкцией транспортной отрасли РФ и финансирование таких проектов | Угрозы 1. Увеличение на транспортном рынке компаний, оказывающих транспортные услуги 2. Изменение структуры налоговых тарифов в отношении транспортных услуг 3. Политическая нестабильность в обществе 4. Возрастание экономических рисков в условиях кризиса | |
| Сильные стороны 1. Профессиональный кадровый ресурс 2. Стабильность финансового положения 3. Применение прогрессивных технологий | 1. Сохранение квалифицированного персонала 2. Укрепление имиджа ОАО "РЖД" 3. Получение дополнительных финансовых средств 4. Внедрение новых технологий обучения | Снижение затрат |
| Слабые стороны 1. Недостатки технического обучения 2. Изношенность ОПФ и транспортной инфраструктуры 3. Недостаток финансирования капитальных проектов в части улучшения состояния ОПФ и транспортной инфраструктуры | 1. Выделение непрофильной деятельности 2. Направление финансовых ресурсов на финансирование проектов воспроизводства инфраструктуры 3. Направление финансовых ресурсов на финансирование проектов воспроизводства ОПФ |
2.2 Порядок обработки потоков документов в ОАО "РЖД"
В ОАО "РЖД" функции по делопроизводству разделяются между несколькими подразделениями. (рис.5)
Рис.5 - Подразделения, осуществляющие функции по делопроизводству в ОАО "РЖД"
Департамент управления делами является основным структурным подразделением, осуществляющим функции по документационному обеспечению управления и осуществляет контроль за исполнением Инструкции по делопроизводству.
Департамент управления делами в своей структуре имеет два отдела: экспедицию и отдел документационного обеспечения. Функции между этими отделами распределены следующим образом.
Экспедиция осуществляет прием и регистрацию входящих документов; отправку исходящих документов средствами почтовой связи, а также передачу документов срочного и оперативного характера по каналам электрической связи.
Отдел документационного обеспечения выполняет функции по:
контролю оформления документов и контроль исполнения;
текущее хранение документов;
внесение необходимых данных в автоматизированную систему "Документооборот".
Службы делопроизводства подразделений выполняют следующие основные функции:
– прием и учет поступивших документов;
– учет и регистрация отправляемых документов, проверка правильности их оформления и передача на отправку;
– контроль за прохождением документов в подразделении;
– ввод в базу данных подразделения информации о ходе и результатах исполнения документов;
– справочно-информационная работа по вопросам прохождения и исполнения документов;
– подготовка для руководства подразделения сводок об исполненных и о находящихся на исполнении документах;
– контроль за своевременным списанием в дело исполненных документов;
– разработка номенклатуры дел подразделения;
– формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение использования дел, находящихся в делопроизводстве и законченных делопроизводством, подготовка и своевременная передача дел в архив;
– ознакомление работников подразделения с информационными и методическими документами по вопросам делопроизводства;
– инструктаж вновь принятых работников по вопросам делопроизводства.
Порядок работы с документами в ОАО "РЖД" установлен Инструкцией по делопроизводству, которая принята и действует с 2006 года.
Делопроизводство осуществляется с использованием автоматизированной системы учета, сопровождения и контроля исполнения документов "Документооборот" (далее - АС "Документооборот").
Прием и первичную обработку поступающих в общество документов осуществляют работники Департамента управления делами, на которых возложено выполнение этих работ (далее - экспедиция).
Документы, полученные работниками аппарата управления общества минуя экспедицию, должны быть переданы в экспедицию или отдел документационного обеспечения Департамента управления делами (далее - отдел документационного обеспечения) для учета и регистрации.
В практической деятельности, в зависимости от объема документооборота в ОАО "РЖД" используют три формы регистрации документов: журналы и карточки, и третья форма регистрации, использованием персонального компьютера - автоматизированная электронная (рис. 6).
Рис.6 - Формы регистрации документов ОАО "РЖД"
Организация контроля за исполнением документов в ОАО "РЖД" обеспечивает их своевременное и качественное исполнение (см. рис. 7).
Рис. 7 - Контроль исполнения документов
Контроль осуществляется за наиболее важными входящими, исходящими и внутренними документами. Департамент управления делами осуществляет также аналитическую деятельность путем составления отчетов о проделанной работе. В процессе работы составляются оперативные отчеты, которые выводятся или ежедневно или еженедельно. Основное их назначение - получить объективную картину информации для оперативного управления. А также аналитические. Они служат для анализа общей картины документооборота в ОАО "РЖД". Типичные периоды вывода отчетов данной группы - месяц, квартал, полугодие, год. Отчеты составляются на основе данных АС "Документооборот", а также форм сводки учета объема документооборота ОАО "РЖД". Форма сводки учета объема документооборота ОАО "РЖД" утверждена Приказом ОАО "РЖД" от 05.01.2006 № 1. В данной форме, которая заполняется каждым структурным подразделением, фиксируется количество входящих документов (в том числе обращений граждан), исходящих и внутренних документов.
Все документы, которые обращаются в системе документооборота, в ОАО "РЖД" разделяют следующим образом:
. Входящие
. Исходящие
. Внутренние
Деятельность компании сопряжена с обработкой большого количества входящей и исходящей корреспонденции. Объем документооборота в ОАО "РЖД" представлен в таблице 2. Данные представлены по аппарату управления ОАО "РЖД".
Таблица 2 - Документооборот ОАО "РЖД"
| Наименование документа | Количество документов | Абсол. изм, шт | Темп роста, % | |
| 2008 | 2009 | |||
| Входящие | 734 | 1140 | 406 | 55,3 |
| Исходящие | 1344 | 1729 | 385 | 28,6 |
| Приказы в том числе - по основной деятельности - по командировкам - по личному составу | 2045 842 650 553 | 2173 943 639 591 | 128 101 -11 38 | 6,3 12,0 -1,7 6,9 |
| Внутренние В том числе - финансовые - служебные | 3444 1622 1822 | 3005 1680 1325 | -439 58 -497 | -17,7 3,6 -27,3 |
| Итого | 7567 | 8047 | 480 | 6,3 |
Графически данная таблица представлена на рис. 8
Рис. 8 - Изменение количества документов ОАО "РЖД" по годам
Таким образом, проведенный анализ свидетельствует о том, что наибольшая доля документов как в 2008 году, так и в 2009 году приходилась на внутренние документы. Кроме того, их количество сократилось в течение года на 439 штук или 12,7 %. Данное снижение вызвано расширяющимся доступом в получении необходимой информации за счет локальной сети.
Рост количества приказов в течение 2009 года (6,3 %) вызван повышением доли рутинных вопросов, что указывает на то, что основная задача руководства предприятия - это поддержание уже существующего организационного порядка.
Произведем анализ объема документооборота в течение одного года на примере 2009 года (табл. 3).
Таблица 3 - Анализ объема документооборота ОАО "РЖД" помесячно
| Месяц | Виды документов | |||
| Входящие | Исходящие | Приказы | Внутренние | |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| Январь | 122 | 186 | 226 | 299 |
| Февраль | 118 | 192 | 209 | 274 |
| Март | 96 | 124 | 184 | 235 |
| Апрель | 107 | 149 | 211 | 219 |
| Май | 91 | 117 | 107 | 210 |
| Июнь | 94 | 163 | 192 | 308 |
| Июль | 102 | 195 | 168 | 312 |
| Август | 43 | 101 | 185 | 175 |
| Сентябрь | 90 | 109 | 132 | 243 |
| Октябрь | 99 | 136 | 191 | 257 |
| Ноябрь | 93 | 115 | 189 | 251 |
| Декабрь | 85 | 142 | 179 | 222 |
| Итого | 1140 | 1729 | 2173 | 3005 |
Наибольший поток входящих документов пришелся на январь, февраль, апрель и июль. Данный факт объясняется в основном следующими причинами. По итогам года Правительство РФ, налоговая инспекция, Комитеты государственной статистики, Комитет по государственному имуществу и многие другие учреждения и организации направляют заявки для предоставления им годовых результатов производственно-хозяйственной деятельности. Кроме того, январь и февраль характеризуются получением ежегодных заявок на участие предприятия в тендерах. В апреле предприятием сдаются годовые статистические отчеты и годовая бухгалтерская отчетность, что в свою очередь, вызывает увеличение входящих документов в соответствующие подразделения. В июле на предприятии, как правило, состоится годовое собрание акционеров, что также приводит к желанию акционеров со стороны получить интересующую их информацию. Снижение активности предприятия, а, следовательно, интенсивности документооборота в августе связано с периодом отпусков.
На увеличение потоков документов по исходящим, внутренним документам, а также приказам в основном повлияли вышеперечисленные факторы.
В табл. 4 представлена группировка видов документов по основным подразделениям, а также анализируется их динамика.
Таблица 4 - Группировка видов документов по подразделениям ОАО "РЖД"
| Подразделение | 2008 год | 2009 год | ||
| Кол., шт. | % | Кол., шт. | % | |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| Департамент управления делами | 400 | 5,3 | 378 | 4,7 |
| Департамент бухгалтерского учета | 765 | 10,1 | 742 | 9,2 |
| Департамент планирования и бюджетирования | 685 | 9,1 | 693 | 8,6 |
| Департамент по организации, оплате труда и мотивации | 587 | 7,8 | 610 | 7,6 |
| Управление планирования и нормирования материально-технических ресурсов | 720 | 9,5 | 759 | 9,4 |
| Департамент пассажирских сообщений | 732 | 9,7 | 695 | 8,6 |
| Департамент по организационно-штатным вопросам | 145 | 1,9 | 159 | 2,0 |
| Департамент вагонного хозяйства | 411 | 5,4 | 418 | 5,2 |
| Департамент безопасности | 297 | 3,9 | 331 | 4,1 |
| Департамент капитального строительства | 193 | 2,6 | 198 | 2,5 |
| Департамент электрификации и электроснабжения | 102 | 1,3 | 92 | 1,1 |
| Департамент пути и сооружений | 124 | 1,6 | 161 | 2,0 |
| Департамент управления имуществом | 78 | 1,0 | 95 | 1,2 |
| Департамент экономической конъюнктуры и экономического развития | 118 | 1,6 | 174 | 2,2 |
| Центральная заводская лаборатория | 93 | 1,2 | 99 | 1,2 |
| Департамент управления персоналом | 399 | 5,3 | 442 | 5,5 |
| Департамент корпоративных коммуникаций | 270 | 3,6 | 220 | 5,4 |
| Правовой департамент | 105 | 1,4 | 128 | 1,6 |
| Прочие отделы и службы | 1343 | 17,7 | 1653 | 20,5 |
| Итого | 7567 | 100 | 8047 | 100 |
Наибольшая доля документов приходится на департамент бухгалтерского учета, департамент пассажирских сообщений, управления планирования и нормирования материально-технических ресурсов, а также департамент планирования и бюджетирования. Очевидна высокая доля документов в бухгалтерии, так как практически каждый внутренний документ, а финансовый - обязательно, должен быть заверен в бухгалтерии для отслеживания движения финансово-материальных потоков предприятия.
Количество документов департамента планирования и бюджетирования растет по нескольким причинам: во-первых, рост объемов пассажирских и грузоперевозок требует работы с большим количеством клиентов; во-вторых, ОАО "РЖД" входит в состав стратегически важных предприятий РФ, что влечет за собой предоставление подробных отчетов о производственно-хозяйственной деятельности предприятия перед органами государственной власти. Анализ основных положений инструкции по делопроизводству показал высокую степень регламентации данного процесса. В Инструкции кроме порядка обработки документопотоков подробно расписаны правила оформления основных видов документов. Все это, безусловно, создает условия для организации эффективного процесса документационного обеспечения управления. Документооборот в ОАО "РЖД" обрабатывается с помощью автоматизированной системы "Документооборот" которая заметно упрощает работу с документами.
2.3 Исследование движения документооборота в ОАО "РЖД"
Технологический документооборот составляет основу контроля, анализа, оперативного управления и планирования эксплуатационной деятельности ОАО "РЖД".
Развитие информационных технологий позволило перевести в практическую плоскость электронизацию документооборота и автоматизацию управления им. В частности, в железнодорожной отрасли уже давно действуют системы электронного документооборота, защищенной электронной почты, централизованное хранилище данных, различные автоматизированные системы учета и управления. И в отношении электронизации и автоматизации документооборота железнодорожники находятся на передовых рубежах.
Между тем 95% документооборота в компании осуществляется на бумажных носителях. И этому есть объяснение: характер деятельности отрасли требует четкого документального подтверждения всех шагов в реализации технологического процесса. Утвержденные формы первичной учетной документации ОАО "РЖД" формируются по всем хозяйствам и сопровождают практически все технологические операции на железнодорожном транспорте. Простой их перевод в электронную форму, т.е. замена бумажного носителя электронным без совершенствования самого технологического процесса, не решает задачи повышения эффективности бизнес-процесса. Ведь документооборот не является изолированной технологической цепочкой в бизнес-процессе компании. Документодвижение тесно интегрировано с другими задачами, решаемыми информационно-управляющими системами. Поэтому автоматизация документооборота должна обеспечивать прикладные интерфейсы, позволяющие встраивать функции передачи и сохранения документов в действующие на железнодорожном транспорте прикладные системы.
В условиях реформирования отрасли существует острая необходимость пересмотра технологии эксплуатационной работы хозяйств, участвующих в перевозочном процессе. Все это требует существенного повышения достоверности данных и увеличения скорости передачи информации о факте свершившихся технологических операций. Предстоит сократить затраты и издержки на регистрацию производственных операций, исключить дублирование документов и данных, централизовать отчетность, обеспечить оперативный доступ к производственным и финансовым результатам компании.
Образование операторских, дочерних компаний и филиалов определяет потребность в наличии структурированного информационного обмена не только между предприятиями холдинга, но и другими субъектами хозяйственной деятельности и органами государственной власти.
Для реализации этих задач в ОАО "РЖД" разработана автоматизированная система электронного технологического документооборота (АС ЭТД), которая предоставляет работникам массовых профессий средства для выполнения функциональных обязанностей в соответствии с должностной инструкцией и установленным регламентом. При этом каждый участник электронного технологического документооборота обеспечивается средствами электронной подписи. Система введена в опытную эксплуатацию на Юго-Восточной, Куйбышевской и Горьковской железных дорогах в объеме 28 первичных учетных документов по службам движения, вагонного, локомотивного, путевого хозяйств, а также хозяйства электрификации и электроснабжения.
Электронный документооборот осуществляется при помощи программы ЭТРАН, которая позволяет:
· Самостоятельный ввод заявок в электронном виде (за себя и своих клиентов).
· Сокращение времени согласования заявок и оформления перевозочных документов.
· Возможность мониторинга клиентами хода согласования заявок и оформления перевозочных документов.
· Возможность предварительного (справочного) расчета стоимости перевозки по подаваемой заявке.
· Получение информации об остатке средств на лицевом счете. При создании единого лицевого счета - о движении средств на лицевом счете.
· Возможность грузополучателю видеть отправки в свой адрес, а грузоотправителю - свои отправки до момента раскредитования (выдачи груза получателю).
· При наличии электронной цифровой подписи (ЭЦП) - исключение бумажного документооборота и необходимости доставки документов на станцию.
· Оформление электронных накладных на груженый рейс, используя ЭЦП.
На ЮУЖД такая система еще не внедрена.
Необходимость внедрения в филиале ОАО "РЖД" электронного документооборота обусловлена в первую очередь документом, принятым в аппарате ОАО "РЖД" - Положением об организации электронного документооборота при оформлении перевозочных и/или иных документов с использованием электронной цифровой подписи при организации перевозок грузов, порожних вагонов, не принадлежащих ОАО "РЖД". Кроме того, в трех филиалах ОАО "РЖД" такая система уже внедрена.
На сегодняшний день в филиале ОАО "РЖД" - ЮУЖД отсутствует электронный документооборот с предприятиями. Это приводит к возникновению следующих недостатков.
Все перевозочные и транспортные документы оформляются внутри ERP-системы предприятия, потом на бумажных носителях передаются в соответствующие структуры РЖД.
Результаты согласования заявок на перевозки приходится отслеживать работникам транспортного отдела, что не способствует оперативности. Ж/д накладные оформляются вручную в местах погрузки, что увеличивает вероятность ошибок.
Информация в бумажном виде передается в товарную контору станции. Там ее вручную вводят в систему "ЭТРАН". Полученная информация о номерах квитанций и провозных платежах передается на бумажных носителях для ввода в АСУ предприятия. Все делается достаточно долго, и существует значительная вероятность ошибок.
Эффекты от внедрения электронного документооборота в филиале ОАО "РЖД" - ЮУЖД при организации перевозок грузов, порожних вагонов:
– повышение оперативности взаимодействия с ОАО "РЖД" за счет электронного документооборота;
– сокращение транспортных издержек, простоев подвижного состава из-за ошибок в оформлении перевозочных документов;
– организация электронного архива собственных перевозочных документов;
– ускорение расчетов с клиентами за счет получения оперативной информации об исполнении перевозок;
– возможность планировать свою деятельность, исходя из оперативных данных о прибытии грузов в собственный адрес, по информации ОАО "РЖД";
– организация безбумажного документооборота с использованием электронной цифровой подписи (ЭЦП).
Таким образом, основными направлениями совершенствования является внедрение в ЮУЖД системы электронного документооборота при оформлении перевозочных и/или иных документов с использованием электронной цифровой подписи.
Глава 3. Совершенствование документооборота в ОАО "РЖД"
|
|
|
