 |
Организация работы с документами
|
|
|
|
Предисловие
1. Разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России.
Внесен Федеральной архивной службой России.
2. Принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 г. N 28.
3. Введен впервые
ИПК Издательство стандартов, 1998
Настоящий стандарт не может быть полностью или частично воспроизведен, тиражирован и распространен в качестве официального издания без разрешения Госстандарта России.
Введение
Установленные в стандарте термины расположены в систематизированном порядке, отражающем терминологическую систему понятий в области делопроизводства и архивного дела.
Для каждого понятия установлен один стандартизованный термин.
Недопустимые к применению термины-синонимы приведены в круглых скобках после стандартизованного термина и обозначены пометой "Ндп".
Термины-синонимы без пометы "Ндп" приведены в качестве справочных данных и не являются стандартизованными.
Заключенная в круглые скобки часть терминов может быть опущена при использовании термина.
Наличие квадратных скобок в терминологической статье означает, что в нее включены два термина, имеющие общие терминоэлементы.
В алфавитном указателе данные термины приведены отдельно с указанием номера статьи.
Приведенные определения можно при необходимости изменить, вводя в них производные признаки, раскрывая значения используемых в них терминов, указывая объекты, входящие в объем определяемого понятия. Изменения не должны нарушать объем и содержание понятий, определенных в данном стандарте.
Стандартизованные термины набраны полужирным шрифтом, их краткие формы, представленные аббревиатурой, - светлым, а синонимы - курсивом.
|
|
|
ГОСТ Р 51141-98
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ
Область применения
Настоящий стандарт устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела.
Термины, установленные настоящим стандартом, обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу.
Стандартизованные термины
Общие понятия.
1) делопроизводство: документационное обеспечение управления: Отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами
2) архивное дело: Отрасль деятельности, обеспечивающая организацию хранения и использования архивных документов
3) документ: документированная информация: Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее зафиксировать
4) внешние признаки документа: Признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления
5) носитель документированной информации: Материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде
6) изобразительный документ: Документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта
7) графический документ: Изобразительный документ, в котором изображение документа получено посредством линий, штрихов, светотени
8) аудиовизуальный документ: Документ, содержащий изобразительную и звуковую информацию
9) кинодокумент: Изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом
10) фотодокумент: Изобразительный документ, созданный фотографическим способом
11) иконографический документ: Документ, содержащий преимущественно изображение произведения искусства, специальной или художественной фотографии
|
|
|
12) фонодокумент: Документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи
13) текстовый документ: Документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи
14) письменный документ: Текстовый документ, информация которого зафиксирована любым типом письма
15) рукописный документ: Письменный документ, при создании которого знаки письма наносят о руки
16) машинописный документ: Письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами
17) документ на машинном носителе: Документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной
18) видеограмма документа: Изображение документа на экране электронно-лучевой трубки
19) беловой документ: Рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений
20) черновой документ: Рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом
21) автор документа: Физическое или юридическое лицо, сделавшее документ
22) документ личного происхождения (Ндп. личный документ): Документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей
23) официальный документ: Документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке
24) служебный документ: Официальный документ, используемый в текущей деятельности организации
25) юридическая сила документа: Свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления
26) подлинный документ: Документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения
27) подлинник (официального) документа: Первый или единичный экземпляр официального
28) дубликат документа: Повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу
|
|
|
29) копия документа: Документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы
30) заверенная копия документа: Копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу
31) дублетный документ: Один из экземпляров копии документа
Делопроизводство
Документирование
32) документирование: Запись информации на различных носителях по установленным правилам
33) правила документирования: Требования и нормы, устанавливающие порядок документирования
34) система документации: Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению
35) унифицированная система документации; УСД: Система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности
36) вид письменного документа: Принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения
37) наименование документа: Обозначение вида письменного документа
38) организационно-распорядительный документ: Вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц
39) реквизит документа: Обязательный элемент оформления официального документа
40) постоянная часть реквизита документа: Неизменяемая часть реквизита документа, содержащаяся в бланке документа, наносимая при его изготовлении
41) переменная часть реквизита документа: Изменяемая часть реквизита документа, вносимая в бланк документа при его заполнении
42) формуляр документа: Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности
|
|
|
43) формуляр-образец документа: Модель построенная документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты
44) бланк документа: набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа
45) унифицированная форма документа; УФД: Совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации
46) служебное поле унифицированной формы документа: Зона унифицированной формы документа, предназначенная для закрепления ее в технических средствах хранения документов, а также нанесения специальных изображений
47) зона унифицированной формы документа: Часть площади унифицированной формы документа установленного размера, предназначенная для заполнения определенными реквизитами
48) табель унифицированных форм документов: Перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов
49) оформление документа: Проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования
50) подпись: Реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица
51) гриф ограничения доступа к документу: Реквизит официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий круг пользователей документа
52) гриф согласования: Реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием
53) гриф утверждения: Реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию
54) дата официального документа: Реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования
55) заголовок официального документа: Реквизит документа, кратко излагающий его содержание
56) виза официального документа: Реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа
57) резолюция документа: Реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение
58) текст официального документа: информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа
Организация работы с документами
59) организация работы с документами: Организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения
|
|
|
60) документооборот: Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления
61) объем документооборота: Количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период
62) входящий документ; поступивший документ: Документ, поступивший в учреждение
63) исходящий документ; отправляемый документ: Официальный документ, отправляемый из учреждения
64) внутренний документ: Официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации
65) регистрация документа: Запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения
66) регистрационный индекс документа; регистрационный номер документа: Цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации
67) контроль исполнения документов: Совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов
68) срок исполнения документа: Срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией
69) типовой срок исполнения документа: Срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом
70) индивидуальный срок исполнения документа: Срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией
71) дело: Совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку
72) формирование дела: Группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизаций документов внутри дела
73) оформление дела: Подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами
74) заголовок дела: Краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле
75) номенклатура дел: Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке
76) индекс дела; номер дела: Цифровое и/или буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку
Архивное дело
|
|
|
