 |
Реквизиты управленческих документов
|
|
|
|
При подготовке и оформлении управленческих документов используют следующие реквизиты:
01 - Государственный герб Российской Федерации;
02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 - код организации;
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 - код формы документа;
08 - наименование организации;
09 - справочные данные об организации;
10 - наименование вида документа;
11 - дата документа;
12 - регистрационный номер документа;
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 - место составления или издания документа;
15 - адресат;
16 - гриф утверждения документа;
17 - резолюция;
18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле;
20 - текст документа;
21 - отметка о наличии приложения;
22 - подпись;
23 - гриф согласования документа;
24 - визы согласования документа;
25 - оттиск печати;
26 - отметка о заверении копии;
27 - отметка об исполнителе;
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 - отметка о поступлении документа в организацию;
30 - идентификатор электронной копии документа. [8]
Реквизиты: “Код организации” и “Код формы документа” располагаются в правом верхнем в две строки. Сначала код организации, а потом код управленческой документации. “Адресные данные предприятия” используются только при переписке. “Название вида документа” (приказ, акт, справка, должностная инструкция и т.д.) указывается во всех служебных документах, кроме писем. “Дата” оформляются цифровым способом, арабскими цифрами, в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. “Индекс” регистрационный номер, присваивается каждому исходящему, внутреннему и входящему документу при его регистрации. “Ссылка на индекс и дату входящего документа” проставляется только на ответных исходящих письмах, ниже даты и индекса письма. “Место составления или издания” указывается на каждом документе, кроме письма, на котором имеется почтовый адрес. “Гриф ограничения доступа к документу” указывается, если документ содержит сведения ограниченного распространения. Используются грифы: “Для служебного пользования”, “Секретно” и т.п. “Адресат” располагается в правом верхнем углу документа. “Гриф утверждения” должен состоять из слова “УТВЕРЖДАЮ”, наименование должности лица утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты. “Резолюция” включает фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Резолюция обязательно датируется и подписывается и проставляется в правом верхнем углу, между реквизитами “Адресат” и “Текст”. “Заголовок к тексту” содержит краткое содержание документа. “Отметка о контроле” только тех документов, которые взяты на контроль. “Текст” содержательная часть документа представленная связным текстом. Требования к текстам служебных документов: краткость и точность изложения информации, исключение двоякого толкования; объективность и достоверность информации; составление, по возможности, простых, т.е. содержащих один вопрос, документов для облегчения и ускорения работы с ними; структурирование текста документа, деление его на такие смысловые части, как: введение, доказательство, заключение. Широкое использование трафаретных и типовых текстов при описании повторяющихся управленческих ситуаций. “Отметка о наличии приложения” указывается количество листов и количество экземпляров при наличии в документе приложения. “Подпись” входит наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка. При подписи документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. “Гриф согласования” состоит из слова “СОГЛАСОВАНО”, наименование должности лица, с которым согласован документ. “Виза” используют для внутреннего согласования документов. “Печать” ставится на наиболее важных документах, подтверждая их подлинность. “Отметка о заверении копии” проставляется ниже реквизита подпись и включает заверительную надпись “Верно”, наименование должности лица, заверяющего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения. “Фамилия исполнителя и номер его телефона” располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа. “Отметка об исполнении документа и направлении его в дело” для последующего хранения и использования в справочных целях. [9]
|
|
|
|
|
|
Заключение
При написании курсовой работы целью было показать, главные этапы развития управленческого документа. В его истории хорошо просматривается, как он развивался, какие изменения с ним происходили как в оформление, так и в способе его написания. Управленческий документ прошел несколько этапов: первые управленческие документы – это, договора (911 и 945 гг. договор с Византией), соглашения. Писались они на пергаменте, сплошным текстом, имели большой размер. Во времена министерства били такие документы как: указы, повеления, донесения, переписка, протокол. Писались на бумаге, в столбцовой, а затем в тетрадной форме. Выделяются уже некоторые реквизиты, и имеются знаки препинания. К современным управленческим документам относятся: приказ, распоряжение, указание, решение, протокол, акт, докладная записка, служебные письма, договора, соглашения. То есть управленческий документ – это документы, возникающие в процессе управления. А также его становление и взаимодействие на предприятии. То есть, каким стал современный управленческий документ. Для этого необходимо коснуться некоторых общих характеристик этого документа. Особенно нужно остановиться на управленческой функции. В управленческой функции документ выступает как средство управленческой деятельности. Эту функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе реализации управления, как бы наиболее больший массив документации. Управление может быть эффективно лишь при наличии новой, актуальной, в том числе опережающей информации, которая позволяет принимать своевременные и правильные решения. Поэтому основное свойство документов, обладающих управленческой функцией, - их оперативный характер. Особенно это сказывается в критических ситуациях.
Документы, обладающие управленческой функцией, содержат необходимое количество информации. Поэтому их роль очень велика в информационном обеспечении управления. Работа с управленческим документом имеет свои плюсы и минусы. Конечно же больше положительных моментов, распространенный характер, так как это такие документы как приказ, распоряжение, постановление, указание, протоколы, и др. Но к сожаленью есть и некоторые не доработки: прозрачность деятельности любой организации почти полностью зависит от соблюдения четкости оформления документов, от разработки в организации правовой базы ДОУ и особенно правил оформления документов и строго контроля за ее соблюдением. И использование компьютерной технологии, вызывает необходимость задуматься о сохранности того или иного документа, т.к. документы изготовленные на бумаге при помощи электронной принтерной печати или на электронных носителях практикам известна своей недолговечностью.
|
|
|
Источники
1. ГОСТ Р. 6. 30 - 2003 - Издательство стандартов – М. 2003
2. ГОСТ Р. 51141- 98 - Издательство стандартов – М. 1999
3. ГОСТ Р. 6.30 – 97 - Издательство стандартов – М. 1998
Литература
1. Космотаров М. Н - Секретарское дело №4/2001- С.28-32
2. Сокова А.Н. – Делопроизводство №2/2004 - С.4-7
3. Виноградова Т.В. – Секретарское дело №3/97 – С.114-117
4. Кузнецова А.Н., Валенгейм Р. Н. – Обучение по секретарскому делу (Практическое пособие) – М: Высшая школа, 1999 г.
5. http//www.delo.ru./234/bgh/
|
|
|
6. http//www.document.ru/
7. Ютаров Н.П. – Секретарское дело № 7/2003- С.14-19
8. Сокова А.Н. Развитие советского документоведения в условиях научно-технической революции (1960-1980 гг.). Автореф. дисс. на соиск. учён. степени докт. ист. наук. М., 1986. С.29.
9. Сокова А.Н. Документоведение как научная дисциплина: С.13-15.
10. Мингалев В.С. Общие закономерности и тенденции документообразования в социально-экономических системах управления (Проблемы изучения): Учеб. пособие. М., 1983. С.9.
[1] ГОСТ Р 51141-98: Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
[2] В.К. Белов «История делопроизводства и секретарского дела» - М., 2005.- с.139-142
[3] http//www. document.ru/
[4] Н.Б. Варламов «История развития нормативно-методической базы ДОУ» - СПб., 2004.- с.113-119.
[5] ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации
Унифицированная система организационно-распорядительной документации
Требования к оформлению документов»
[6] А.Н. Сокова - Секретарское дело №6/2003г.- с. 14-18
7 ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации».
[8] ГОСТ Р 6.30 – 2003 Унифицированные системы документации
Унифицированная система организационно-распорядительной документации
Требования к оформлению документов
[9] http//www.delo.ru./234/bgh/
|
|
|
