Обеспечивающие подсистемы службы управления персоналом

Система управления персоналом базируется на четырех обеспечивающих подсистемах: информационная, социально-психологическая, финансовая и правовая подсистемы.

Информационная подсистема предназначена для сбора, систематизации и анализа информации, необходимой для принятия кадровых управленческих решений.

Приступая к поиску информации, следует обратиться в организации, занимающиеся сбором и обобщением научно-технической информации - библиотеки, осуществляющие справочно-библиографическое обслуживание, органы научно-технической информации. Источниками первичной информации могут служить: бюллетени сигнальной информации, включающие в себя библиографические описания литературы, выходящей по определенной отрасли знаний; аналитические обзоры - информационные издания, дающие представление о состоянии и тенденциях развития определенной области и т. д.

Часть информационной системы - делопроизводство - организация работы с документами, обращающимися в системе управления персоналом, процесс обработки и движения документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или передачи. Этот процесс включает своевременную обработку поступающей и передаваемой документации; доведение документации до соответствующих работников организации; регистрация, учет и хранение документов; контроль за исполнением документов. Делопроизводственные процессы обычно регламентируются, основными стандартами являются ГОСТ 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»; ГОСТ 6.38-90 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной информации. Требования к оформлению документов». В подсистеме управления персоналом ведутся следующие унифицированные системы документации: плановой (плановые задания по кадровым вопросам, заявки на молодых специалистов, плановые расчеты по численности персонала); первичной учетной (по учету труда и зарплаты); отчетно-статистической (по численности, балансу рабочего времени, высвобождению работников); социальной (по пенсиям, пособиям, льготам); организационно-распорядительной (акты, письма, докладные записки, анкеты, заявления, правила, постановления, решения, устав). Отдел кадров в обязательном порядке ведет следующие документы: личные дела работников организации; трудовые книжки, пенсионные дела. В настоящее время в связи с развитием современных технологий информационная подсистема реализуется на основе специализированного программного обеспечения и представляет собой сложную многоуровневую базу данных.

Правовая подсистема управления персоналом предназначена для обеспечения соответствия действий кадровой системы требованиям и условиям действующего законодательства. Основными законодательными актами, регулирующими трудовые отношения, являются: Гражданский кодекс РФ; Трудовой кодекс РФ; Закон РФ «О коллективных договорах и соглашениях»; Закон РФ «О порядке разрешения коллективных трудовых споров (конфликтов)»; Закон РФ «О пенсиях». Сфера локального регулирования включает: приказы руководителя организации по кадровым вопросам (по приему, увольнениям, переводам), положения о подразделениях, должностные инструкции, стандарты организации. Задача службы управления персоналом состоит в экспертизе нормативных актов, разработанных в организации на соответствие трудовому законодательству; информирование подразделений и служб о действующем законодательстве о труде; разъяснение и порядке применения действующем а трудового законодательства. Важнейшим организационным документом является коллективный договор, разрабатываемый при непосредственном участии подразделений службы управления персоналом. К документам организационно-методического и методического характера относятся те, которые регламентируют функции по управления персоналом: положение по формированию кадрового резерва; положение по организации адаптации работников; положение об оплате и стимулированию труда; должностная инструкция.

Деятельность службы по управлению персоналом определяется Положением о подразделении - документ, регламентирующий деятельность и включающий следующие разделы: общие положения (место в структуре предприятия; кому подчиняется; какими документами руководствуется); задачи; функции; права; взаимоотношения с другими подразделениями; ответственность подразделения[24].

Финансовая подсистема предназначена для изыскания средств на решение задач кадрового менеджмента, в том числе на найм, отбор и развитие персонала. На предприятии существует два основных типа финансирования на базе себестоимости (заработная плата основных работников; заработная плата управленческого персонала (менеджер по персоналу); отчисления на социальное и медицинское страхование) и на базе прибыли.

Социально-психологическая подсистема предназначена для обеспечения социально-психологической поддержки функций управления (мотивация, адаптация, создание благоприятного психологического климата, формирование рабочих групп). Для этого предусматривается проведение мероприятий: изучение потребностей персонала; диагностика психического состояния работников; изучение условий труда; управление конфликтами; создание условий для отдыха и психологической разгрузки[25].