 |
Тема 2. Построение простого запроса для таблиц «Заказчики», «Заказы».
|
|
|
|
СУБД МS АССЕSS
Общие пояснения
Таблицы
Основной формой представления информации, содержащейся в базе данных, являются таблицы, поэтому при проектировании баз данных следует основательно продумать,
какие таблицы будут включены в базу данных, какие поля и в какой последовательности должна содержать каждая из создаваемых таблиц. Далее для каждого поля таблицы определяются имя, тип (формат) и описание поля, а также дополнительный набор свойств, присущих полю. Этот набор свойств зависит от выбранного типа данных (длина поля, точность представления данных, подписи, значения по умолчанию и др.)
Связывание полей
В базе данных отдельные таблицы могут быть связаны между собой отношениями. Отношение можно объявить при наличии в связываемых таблицах одинаковых полей. Именно через эти поля будет осуществляться связь.
Запросы
Запросы служат для выбора части данных таблицы, их анализа и изменения. Данные, доступные пользователю в одном запросе могут храниться в одной или нескольких таблицах одной базы. Результат запроса выбора отображается в специальной таблице - динамическом наборе данных. Этот набор называется Dynaset и выглядит точно так же, как таблица, но не является таковой. Dynaset является специально подобранной группой записей. Как только запрос будет закрыт, Dynaset ликвидируется, хотя записи, которые пользователь видел в нем, останутся в исходной таблице. В запросе могут быть установлены критерии, которым должны удовлетворять отбираемые записи, а также порядок сортировки отобранных записей.
Формы
Формы предназначены для ввода и предварительной обработки информации данных втаблицы.
Форма – это диалоговое окно для:
|
|
|
• просмотра и редактирования данных
• ввода новых записей
• управления ходом работы (кнопки)
• вывода вспомогательной информации
Формы являются удобным интерфейсом и помогают пользователям при вводе и редактировании данных. В режиме формы более полно возможно воспользоваться средствами, предоставляемые графической средой Windows (различные шрифты, цвет, графика и т.д.). С помощью формы можно отобразить всю информацию, содержащуюся в каждой записи, в то время как в режиме таблицы часть полей может выходить за границу экрана. Формы могут быть созданы в режиме Автоформы, Мастера или Конструктора.
Отчеты
Отчеты предназначены для наглядного представления на экране и распечатки информации по базе данных
Отчет позволяет организовать и форматировать данные в соответствии с конкретными задачами и спецификациями. В программе Access можно создавать отчеты с использованием множества различных элементов оформления. Например, можно использовать текст, данные, рисунки, линии, поля, диаграммы и другие элементы для создания нужного отчета. Выбор и размещение элементов зависят от пользователя. Наклейки, счета, сводные данные о продажах, списки телефонов — все это примеры отчетов, которые можно создавать в приложении Access.
«Создание базы данных в СУБД Microsoft Ассеss».
Цели работы: Познакомиться с основами построения базы данных, научиться использовать программу создания баз данных МS Ассеss.
База данных необходима для осуществления следующих задач:
1. Обладая информацией о своих поставщиках и заказчиках, можно получить информацию об объемах заказов клиентов для регулирования механизма скидок и создавать другие механизмы, предназначенные для привлечения клиентов, повышения доходов своей кампании.
2. Анализируя динамику продаж товаров, отраженную в базе данных, владелец склада товаров может планировать закупки по сезонным и другим срезам, полученным в результате анализа.
|
|
|
3. Возможно получение полной информации по исполнению сроков поставок, стоимости заказов, движению товаров на складе и т.п.
Для создания базы данных выполняйте последовательно следующие действия:
1. Запустите СУБД Microsoft Access (Пуск ► Программы ► Microsoft Access).
2. В окне Microsoft Access включите переключатель «Новая база данных», нажмите «ОК».
3. Сохраните файл в вашей папке.
Лабораторная работа №1
«Создание базы данных в СУБД МS Microsoft Асcеss».
Часть 1.
База данных необходима для осуществления следующих задач:
1. Обладая информацией о своих поставщиках и заказчиках, можно получить информацию об объемах заказов клиентов для регулирования механизма скидок и создавать другие механизмы, предназначенные для привлечения клиентов, повышения доходов своей кампании.
2. Анализируя динамику продаж товаров, отраженную в базе данных, владелец склада товаров может планировать закупки по сезонным и другим срезам, полученным в результате анализа.
3. Возможно получение полной информации по исполнению сроков поставок, стоимости заказов, движению товаров на складе и т.н.
Для создания базы данных выполняйте последовательно следующие действия:
1. Запустите СУБД Microsoft Access (Пуск ► Программы ► Microsoft Access).
2. В окне Microsoft Access включите переключатель «Новая база данных», нажмите «ОК».
3. Сохраните файл в вашей папке.
4. В открытом окне новой базы данных выберите объект «Таблицы» и пункт «Создание таблицы в режиме конструктора».
5. Создайте таблицу со следующими полями и типами данных
Таблица 1
| Имя поля | Тип данных |
| № организационно-правовой формы | Счётчик |
| Организационно-правовая форма | Текстовый |
| Краткое наименование | Текстовый |
6. Выделите строку с именем «№ организационно-правовой формы» и правой клавишей мыши откройте контекстное меню, где выберите пунш «Ключевое поле».
7. Закройте конструктор, сохранив созданную таблицу под именем «Типы правовых форм».
8. Откройте созданную таблицу (она появилась в окне базы данных в объектах «Таблицы») и наполните ее содержимым в соответствии с рисунком 1, При этом вы заполняете только поля «Организационно-правовая форма», а номер будет проставляться автоматически.
|
|
|
Рис. 1. Данные таблицы «Типы правовых форм»
9. Снова выберите пункт «Создание таблицы в режиме конструктора».
10. Создайте таблицу с полями и типами данных, приведенными в таблице 2. В полях, размер которых может превысить 50 символов, в нижнем окне «Свойства поля» в строке «Размер поля» поставьте число 255.
11. Для поля «Город» задайте «Значение по умолчанию» Санкт-Петербург. Задайте ключевым поле «№ Поставщика» и сохраните таблицу под именем «Поставщики».
12. Снова откройте таблицу «Поставщики» в режиме конструктора.
Таблица 2
| Имя поля | Тип данных |
| Код поставщика | Счётчик |
| Организационно-правовая форма | Текстовый |
| Название | Текстовый |
| ФИО представителя | Текстовый |
| Реквизиты | Текстовый |
| Город | Текстовый |
| Район | Текстовый |
| Улица, дом, корпус | Текстовый |
| Офис | Числовой |
| Телефон | Текстовый |
| Факс | Текстовый |
13. У имени поля «Организационно-правовая форма» поменяйте тип данных с текстового на «Мастер подстановок». Откроется диалоговое окно мастера подстановок, где необходимо выбрать пункт «... использовать значения из таблицы или запроса». Нажмите «Далее».
14. Выберите для столбца подстановки таблицу «Организационно-правовая форма». Нажмите «Далее».
15. Перенесите из левого окошка в правое при помощи стрелки имя поля «Организационно-правовая форма». Нажмите «Далее».
16. В следующем окне вы увидите получившийся столбец подстановки. Расширьте его так, чтобы весь текст был полностью виден. Обратите внимание, что автоматически вам предлагается скрыть ключевой столбец таблицы, с этим необходимо согласиться. Нажмите «Готово».
17. Сохраните изменения в структуре таблицы и закройте конструктор.
18. Откройте таблицу «Поставщики» и заполните ее данными аналогично рис. 2. В таблицу должно быть введено не менее 10 записей.
19. Аналогичным образом сформируйте и заполните данными соответственно таблицы «Заказчик», «Товар», «Отгрузка», «Заказы», используя поля, приведенные в таблицах ниже.
|
|
|
Таблица 3
Структура таблицы «Заказчик»
| Имя поля | Тип данных |
| Код заказчика | Счётчик |
| Орг-правовая форма | Числовой |
| Наименование | Текстовый |
| Контактное лицо | Текстовый |
| Город | Текстовый |
| Район | Текстовый |
| Адрес | Текстовый |
| Телефон | Текстовый |
| Факс | Текстовый |
Таблица 4
Структура таблицы «Товар»
| Имя поля | Тип данных |
| Код товара | Счётчик |
| Наименование товара | Текстовый |
| Единицы измерения | Текстовый |
| Цена | Денежный |
| Количество | Числовой |
| Дата поступления | Дата/время |
| Срок хранения | Числовой |
| Код поставщика | Числовой |
Таблица 5
Структура таблицы «Отгрузка»
| Имя поля | Тип данных |
| Код товара | Счётчик |
| Код поставщика | Числовой |
| Код заказчика | Числовой |
| Единицы измерения | Текстовый |
| Количество | Числовой |
| Дата поступления | Дата/время |
| Дата отгрузки | Дата/время |
| Отгружено | Числовой |
| Цена | Денежный |
Таблица 6
Структура таблицы «Заказы»
| Имя поля | Тип данных |
| Код заказа | Счётчик |
| Код заказчика | Числовой |
| Код поставщика | Числовой |
| Код сотрудника | Числовой |
| Дата размещения | Дата/Время |
| Номер заказа | Числовой |
| Код товара | Числовой |
| Количество | Числовой |
| Требуемая дата | Дата/Время |
| Ожидаемая дата | Дата/Время |
| Название получателя | Текстовый |
| Адрес получателя | Текстовый |
| Город получателя | Текстовый |
Структура таблицы «Заказчик»
19. Завершите работу СУБД Microsoft Access, сохранив содержимое обеих таблиц.
| Поставщики |
| № | Организационно правовая форма | Название | ФИО представителя | Реквизиты | Город | Район | Улица | Дом | Корпус | Офис | Телефон | Факс | |
| Частный предприниматель | Савичев Александр Григорьевич | счет 80005464 | Санкт-Петербург | Кировский | пр. Стачек | 333-22-44 | 333-22-22 | [email protected] | |||||
| Общество с ограниченной ответственностью | Старт | Сергеева Нина Ивановна | счет | Санкт-Петербург | Калининский | пр. Просвещения | 555-16-18 | [email protected] | |||||
| Закрытое акционерное общество | Престиж | Тимофеев Николай Ефимович | | счет 77666577 | Санкт-Петербург | Калининский | пр. Луначарского | 555-22-14 | 555-22-15 | [email protected] | ||||
| Закрытое акционерное | общество | Взлет | Апраксин Вадим Сергеевич | счет 33415167 | Санкт-Петербург | Красногвардейский | Шаумяна | 224-16-34 | 224-16-15 | [email protected] |
Рис. 2. Содержимое таблицы «Поставщики»
Лабораторная работа №2
|
|
|
Тема 1. Формирование связей между таблицами.
После создания структуры таблиц (Поставщики, Заказчик, Товар, Отгрузка, Заказы) для сущностей базы данных "Типы правовых форм" необходимо установить связи между таблицами. Связи между таблицами в БД используются при формировании запросов, разработке форм, при создании отчетов.
1.1.Для создания связей необходимо закрыть все таблицы и выбрать команду " Схема данных ", появится активное диалоговое окно " Добавление таблицы " на фоне неактивного окна Схема данных.
1.2.В появившемся диалоговом окне Добавление таблиц необходимо выделить имена таблиц и нажать кнопку «Добавить», при этом в окне " Схема данных " добавляются таблицы. После появления всех таблиц в окне «Схема данных» необходимо закрыть окно «Добавление таблицы», щелкнув левой кнопкой мыши на кнопке «Закрыть».
1.3. Следующий шаг - это установка связей между таблицами в окне «Схема данных». Для этого в окне «Схема данных» необходимо отбуксировать (переместить) поле «№ организационно-правовой формы» из таблицы «Типы правовых форм» на соответствующее поле таблицы «Заказчик», в результате этой операции появится окно " Изменение связей ".
1.4. В появившемся окне диалога " Изменение связей " необходимо активизировать флажки: " Обеспечить целостность данных ", " каскадное обновление связанных полей " и " каскадное удаление связанных записей ", убедиться в том, что установлен тип отношений один-ко-многим и нажать кнопку «Создать».
1.5. В окне «Схема данных» появится связь один-ко-многим между таблицами «Типы правовых форм» и «Заказчик». Аналогичным образом надо связать поля «Код заказчика» в таблицах «Заказчик» и «Заказы», а затем поля «Код Заказа» в таблицах «Заказы», «Товар» и «Отгрузка», поля «Код поставщика» в таблицах «Заказы» и «Поставщики». В итоге получим «Схему данных», представленную на рисунке 1.
1.6. Установите связи между таблицами базы данных в соответствии с данными, приведенными в табл. 1.
Таблица 1.
| Основная таблица | Поле для связи | Подчинённая таблица | Поле для связи |
| Заказчик | Орг-правовая форма | Типы правовых форм | № организационно- правовой формы |
| Заказы | Код заказчика | Заказы | Код заказчика |
| Заказы | Код заказа | Товар | Код заказа |
| Заказы | Код заказа | Отгрузка | Код заказа |
| Заказы | Код поставщика | Поставщики | Код поставщика |
| Товар | Код товара | Отгрузка | Код товара |
1.7. На рис. 1 приведена схема данных, полученная в результате установки связей между таблицами.
Рис.1 Схема данных
Тема 2. Построение простого запроса для таблиц «Заказчики», «Заказы».
|
|
|
