 |
Нормативно-методическая база,
|
|
|
|
регламентирующая работу с документами в современных условиях.
Технический прогресс обусловливает новые требования к составлению и оформлению официальной документации.
Сфера деятельности человека, связанная с разработкой и оформлением документов, организацией их движения, учета и хранения называется делопроизводством, т.е. «документационным обеспечением управления» (ДОУ).
Система документационного обеспечения управления включает три взаимосвязанных составных части:
подготовка управленческих документов,
технология работы с документами,
систематизация документов в течение календарного года и организация их архивного хранения.
При решении каждой из названных проблем специалисты-практики должны руководствоваться действующими нормативно-методическими документами в области делопроизводства, утвержденными Государственным комитетом РФ по стандартизации и Федеральной архивной службой России.
Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, которые регламентируют технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения и работу службы делопроизводства.
Основные требования к оформлению организационно-распорядительных документов изложены в ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденном Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003.
Государственные стандарты Российской Федерации - нормативные акты, устанавливающие единые правила в той или иной области деятельности в пределах нашего государства.
Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД) - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и другие, включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) (класс 0200000) и используемые в деятельности:
|
|
|
Федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного управления;
предприятий, организаций и их объединений независимо от формы собственности и организационно-правовой формы.
Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам и оформлению документов; требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.
Порядок применения и внедрения ГОСТ Р 6.30-2003 разъясняет и конкретизирует в Методических рекомендациях ВНИИ документоведения и архивного дела. Методические рекомендации предназначены для внедрения в организациях:
единых правил оформления реквизитов документов и вариантов их расположения на основе современной нормативной базы по документационному обеспечению;
новых информационных технологий подготовки документов и передачи документированной информации;
делового стиля документов, основных требований при составлении и унификации текстов документов;
правил изготовления документов с помощью печатающих устройств, включая компьютерную обработку текстов;
правил проектирования бланков документов;
правил учета, использования и хранения бланков и печатей;
|
|
|
правил оформления документов, передаваемых по каналам электросвязи.
Ценным практическим пособием при составлении служебных документов являются Методические рекомендации по унификации текстов документов, использование которых поможет практикам успешно решать следующие задачи:
упорядочить состав документов организации, фиксирующих осуществление однотипных функций и задач;
унифицировать формы и тексты управленческих документов с ориентацией их на автоматизированную подготовку на базе российских государственных стандартов;
сократить затраты на создание документов за счет использования структурированной информации;
использовать унифицированные шаблоны текстов документов для компьютерных автоматизированных систем делопроизводства;
ускорить процессы принятия управленческих решений.
Общие требования к документам и службам документационного обеспечения управления изложены в Основных положениях Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), одобренной коллегией Главархива СССР 27.04.1988 (приказ Главархива СССР от 25.05.1988. № 33). ГСДОУ, являясь общегосударственной инструкцией по делопроизводству, служит нормативно-методической базой для совершенствования на единой основе документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм документов, повышения их качества, работы и службы документационного обеспечения на базе научной организации труда и внедрения новейших технических средств.
Составную часть ГСДОУ представляет собой альбом образцов форм и примеров организационно-распорядительных документов. Альбом схем-плакатов предназначен для работников аппарата управления, специалистов служб документации министерств (ведомств), предприятий, основанных на различных формах собственности.
Унифицированные формы некоторых ОРД были разработаны в начале 1980-х гг., перерабатывались 1993 г. и в настоящее время входят в состав альбома унифицированных форм организационно-распорядительной документации (УСОРД), содержащего также инструктивные и методические материалы по применению этих форм. Рекомендации УСОРД необходимо учитывать при составлении и оформлении ОРД.
|
|
|
Вопросы организации работы с документами, т. е. рациональная система их регистрации, поиска, контроля исполнения и др., описаны в Основных положениях ГСДОУ. Технологические решения по основным задачам делопроизводства, содержащиеся в ГСДОУ, могут быть использованы в традиционных (ручных) и в автоматизированных (с использованием ПЭВМ) системах обработки информации.
В настоящее время ГСДОУ, безусловно, требует определенной корректировки с целью привязки к современным условиям деятельности учреждений, организаций и предприятий. Вместе с тем, основные положения ГСДОУ не потеряли своей актуальности в настоящее время и должны использоваться специалистами служб документационного обеспечения управления в их повседневной практике. Следует подчеркнуть, что в ГСДОУ содержатся: Примерное положение о службе документационного обеспечения управления и Примерная структура текста должностной инструкции для работников службы ДОУ.
В соответствии с Основными положениями ГСДОУ Государственной архивной службой Российской Федерации 06.07.1992 была утверждена Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ, устанавливающая единый порядок организации делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти с целью обеспечения своевременного выполнения федеральных законов, указов и распоряжений Президента РФ, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации и совершенствования документационного обеспечения деятельности структурных подразделений министерств и ведомств и территориальных органов федеральной исполнительной власти.
Порядок составления и утверждения номенклатуры дел организаций, проведение экспертизы ценности документов, оформление дел и передачи их на архивное хранение изложен в Основных правилах работы ведомственных архивов. Правила содержат унифицированные формы документов, создаваемых при организации оперативного хранения исполненных входящих, исходящих и внутренних документов, т. е. формы номенклатуры дел, описей, листа-заверителя дела и др.
|
|
|
Предархивная обработка документов включает в себя важную работу по оформлению обложек дел постоянного и длительного сроков хранения, производимых в соответствии с ГОСТ 17914-72.
При определении сроков хранения документов организации нормативно-справочными пособиями являются Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения и примерный перечень управленческих документов постоянного срока хранения, образующихся в деятельности негосударственных коммерческих организаций.
Все аспекты организационной и управленческой деятельности на предприятиях, в учреждениях находят свое отражение в документировании. Производственные ситуации, с одной стороны, разнообразны, с другой - повторяются и требуют конкретных решений, оформленных документально. Огромное количество документов вызывает необходимость их стандартизации и унификации.
Стандартизация - это деятельность по установлению норм, правил, а также это процесс установления и применения правил с целью упорядочения деятельности в данной области на пользу и при участии всех заинтересованных сторон, в частности для достижения всеобщей оптимальной экономии с соблюдением функциональных условий и требований безопасности. Стандартизация основывается на результатах науки, техники и практического опыта.
В области делопроизводства суть стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения.
К нормативным документам по стандартизации, действующим на территории нашей страны, относятся:
межгосударственные (региональные) стандарты(ГОСТ), применяемые в установленном порядке;
государственные стандарты Российской Федерации (ГОСТ Р);
стандарты отраслей (ОСТ);
стандарты предприятий (СТП);
правила, нормы и рекомендации по стандартизации;
общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации.
Государственные стандарты разрабатываются на продукцию, работу и услуги, имеющие межотраслевое значение. Государственные стандарты и общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации принимает Госстандарт России. Их требования обязательны для всех государственных органов управления и субъектов хозяйственной деятельности.
|
|
|
