 |
Информационно-справочные документы
|
|
|
|
ТЕМА: 2.2 КЛАССИФИКАЦИЯ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
В состав распорядительных документов входят постановления, решения, указания, приказы, распоряжения. Выбор вида документа, предназначенного для документирования распорядительной деятельности, определяется уровнем управления или власти, компетенцией должностного лица, порядком принятия управленческого решения (единоначально или коллегиально).
Федеральные органы исполнительной власти Российской Федерации издают постановления, приказы, распоряжения.
Органы законодательной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации, городов, районов — постановления, решения, распоряжения.
Администрации учреждений, организаций и предприятий — приказы, распоряжения, указания.
Постановление — правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил поведения. Постановления могут принимать и коллегиальные органы общественных организаций.
Решение — распорядительный документ, издаваемый органами, действующими на основе коллегиальных принципов управления (муниципальные органы управления, ученые и методические советы, общие собрания акционеров и т.д.).
Указание — правовой акт, издаваемый органом государственного управления преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией
исполнения приказов и других нормативно-правовых актов данного или вышестоящего органа управления. Право издания указаний принадлежит также руководителям организаций, учреждений и предприятий при оформлении решения оперативных производственных и административных вопросов.
|
|
|
Приказ — правовой акт, издаваемый руководителем учреждения (организации, предприятия), действующим на основе принципа единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным учреждением. По юридической природе приказ может быть нормативным актом управления, содержащим нормы права, регулирующие определенные сферы общественных отношений, и актом применения норм права (например, приказ о назначении на должность).
Приказ — самый распространенный вид распорядительного документа, применяемый в практике управления. Он издается по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных частей; утверждения положений, инструкций, правил и других документов, требующих утверждения; по всем вопросам внутренней I жизни учреждения, организации, предприятия, а также по кадровым! вопросам приема, перемещения, увольнения работников и т.д. Посредством приказа руководитель ставит основные задачи перед работниками, указывает пути решения принципиальных вопросов. Проекты приказов по поручению руководителя готовят руководители подразделений и специалисты.
По содержанию и способам оформления приказы делятся на приказы по основной деятельности и по личному составу (правила оформления существенно отличаются). Приказы по основной деятельности оформляются на специальном бланке приказов или общем бланке организации (реже). Приказы по личному составу имеют унифицированную форму.
Распоряжение — распорядительный документ, издаваемый руководителем коллегиального органа для единоначального решения оперативных вопросов.
Распоряжения издают также руководители, их заместители, главные специалисты, руководители структурных подразделений по оперативным вопросам. Как правило, распоряжение имеет ограниченный срок действия и распространяется на узкий круг исполнителей.
|
|
|
Распоряжение издается с целью решения оперативных задач, имеет (ограниченный срок исполнения. Состав реквизитов распоряжения аналогичен приказу, но в нем, как правило, отсутствует констатирующая часть.
Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений, противоречащих закону.
Подготовка основных видов распорядительных документов в случае единоличного принятия управленческого решения в основном аналогична. Можно выделить следующие ее этапы:
■ изучение существа вопроса;
■ сбор и анализ необходимой информации;
■ подготовка проекта документа;
■ согласование документа с заинтересованными лицами;
■ создание документа в соответствии с установленными правилами;
■ подписание документа;
■ ознакомление с документом исполнителей.
При коллегиальном принятии решений процесс подготовки в общем виде состоит из следующих этапов:
■ изучение существа вопроса;
■ подготовка информации к заседанию коллегиального органа;
■ предварительное ознакомление с подготовленной информацией
членов коллегиального органа;
■ обсуждение вопросов на заседании коллегиального органа
с оформлением протокола;
■ принятие коллегиального решения;
■ издание распорядительных документов на основании принятого
решения;
■ ознакомление с документами исполнителей.
Текст распорядительного документа чаще всего состоит из двух взаимозависимых частей:
1) констатирующей;
2) распорядительной.
Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса и призвана объяснить, чем вызвано издание распорядительного документа. В ней могут быть перечислены факты, события, дана оценка. Нередко здесь дается пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ (чаще всего приказ). В этом случае указывается вид акта, автор, полное название (заголовок), номер и дата, т.е. приводятся все поисковые (ссылочные) данные. Констатирующая часть необязательна, она может и отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения.
|
|
|
Основную нагрузку в распорядительных документах несет распорядительная часть, которая излагается в повелительной форме. В зависимости от вида документа она начинается словами: «ПОСТАНОВЛЯЕТ» - в постановлении; «РЕШАЕТ» («РЕШИЛ») - в решении; «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ» — в распоряжении;
РИКАЗЫВАЮ» - в приказе; «ПРЕДЛАГАЮ» - в указании. Вид распорядительного документа предопределяет и характер изложения текста.
Для ряда типовых управленческих ситуаций разработаны унифицированные формы документов, в которых предопределен не только став, но и порядок расположения информации.
ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ
Устав — свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственного управления, хозяйственной или иной деятельности. Устав — один из учредительных документов, необходимых для регистрации юридического лица. Положение об уставе регулируется Гражданским кодексом РФ.
Уставы утверждаются высшими органами (общие — органами государственной власти и управления, общественных организаций — их съездами, предприятий — министерствами). Устав юридического лица утверждается его учредителями (участниками) и подлежит обязательной регистрации в установленном порядке. Юридическое лицо, имеющее одного учредителя, имеет устав, подписанный им одним.
Положение об организации — свод правил, регулирующих деятельность юридического лица, не являющегося коммерческой организацией. В Положении определяется статус организации, ее цели и задачи, основные функции, права, ответственность.
Учредительный договор — правовой акт, заключаемый участниками (учредителями) юридического лица при его создании. Договор подписывается учредителями (участниками) и также подлежит обязательной регистрации в установленном порядке.
Положения — нормативные акты, имеющие сводный кодификационный характер и определяющие порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы системы органов государства (например, «Общее положение о министерствах»), одного органа («Положение о государственной автомобильной инспекции»), структурного подразделения (комиссии, группы). Положения могут регламентировать деятельность должностных лиц. В отдельную группу следует выделить положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу («Положение о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации»).
|
|
|
Положения утверждаются в установленном порядке.
Уставы и положения являются сложными документами, их структура и содержание, как правило, определяются учреждениями-разработчиками.
Инструкция — нормативный акт, утверждаемый или издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые или иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (подразделений и служб), должностных лиц и граждан. Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов.
Инструкции издаются органами государственного управления всех уровней, отраслевыми ведомствами, а также в рамках отдельных предприятий.
В управленческой практике используются как типовые, так и индивидуальные инструкции. Типовые обычно издают органы власти или управления для системы однотипных организаций или учреждений.
Заголовок инструкции должен четко очерчивать круг вопросов, объектов и лиц, на которых распространяются ее требования. Например, «Должностная инструкция инспектору по контролю...», «Инструкция по делопроизводству».
Текст инструкции разбивается по определенной логической схеме на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Начинается инструкция, как правило, разделом «Общие положения», в котором указываются цели ее издания, области распространения, порядок пользования и другие сведения общего характера.
Текст инструкции носит указующий характер, следовательно, в ней употребляются распорядительные слова: «должен», «следует», «не допускается», «запрещается». Текст излагается от третьего лица или в безличной форме.
Договор — правовой многофункциональный документ, регулирующий хозяйственные или иные взаимоотношения субъектов экономической деятельности.
Договор — соглашение двух или более сторон, направленное на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей. Он заключается как между отдельными гражданами, между гражданами и организациями, так и между организациями.
|
|
|
Договоры бывают самых разнообразных видов: купли-продажи, дарения, поставки, подряда, аренды и т.д.
Договоры составляются в 2—3 экземплярах, подписываются уполномоченными лицами и удостоверяются печатями организаций, их заключающих.
Текст договора допускается делить на разделы, подразделы, пункты, подпункты и абзацы.
Каждая часть, включая абзацы, должна иметь номер. Нумерация
производится арабскими цифрами. Номер каждой составной части должен включать в себя все номера соответствующих составных частей более высоких ступеней деления. Договор, как правило, включает: наименование министерства; наименование учреждения; наименование вида документа (договор); дату; номер;
место составления или издания; заголовок к тексту;
вводную часть (наименование сторон, заключающих договор, должности, фамилии лиц, подписывающих договор, указание их полномочий); предмет договора; условия взаимодействия; права и обязанности сторон; гарантии;
общую сумму договора; изложение порядка рассмотрения споров; общий срок действия договора; юридические адреса сторон; " подписи и печати сторон. Современное законодательство не регламентирует содержание договора в целом, но устанавливает его обязательность, а также условия, которые должны включаться в текст договора, документирующего ту ни иную деятельность.
ПРОТОКОЛЫ
Протокол занимает особое место в системе организационно-распорядительных документов. С одной стороны, его можно отнести информационным документам (так как он содержит информацию о ходе обсуждения каких-то управленческих вопросов), а с другой — 1ротоколы содержат постановляющую часть и, таким образом, могут рассматриваться как распорядительные документы.
Протокол — документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов принятия решений коллегиальных органов (собраний, совещаний, конференций, заседаний и др.). Протоколы документируют деятельность постоянно действующих коллегиальных органов, таких как коллегии комитетов и министерств, муниципальных органов управления, а также ученых, технических, методических советов.
Обязательному протоколированию подлежат собрания акционеров, заседания советов директоров.
Проведению заседания коллегиального органа предшествует большая подготовительная работа (составляется группа документов, сопровождающих протокол: повестка дня, списки участников заседания и списки приглашенных, доклады или тезисы основных выступлений, проекты решений (или постановлений) по каждому вопросу).
Протокол, как правило, ведется во время заседания (иногда после расшифровки стенограммы) секретарем.
Протокол оформляется на общем бланке и включает следующие реквизиты: наименование учреждения (организации, предприятия), вид документа (протокол), дату, номер, место составления протокола, гриф утверждения (когда он подлежит утверждению), заголовок, текст, подписи.
Номер протокола — порядковый номер заседания коллегиального органа. Нумерация ведется с начала календарного года (за исключением учебных заведений, где временной единицей выступает учебный год).
Датой протокола является дата заседания. Если заседание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания.
Текст протокола имеет две части: вводную, где указываются фамилии председателя, секретаря, присутствующих (при большом количестве присутствующих указывается их численность, поименный список прилагается к проколу), повестка дня, и основную (фиксируется ход заседания).
Основная часть протокола идет строго по повестке, содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня. В соответствии с ней разделы нумеруются. Каждый раздел состоит из трех частей: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)».
Наиболее важной частью протокола является решение, структура его текста аналогична распорядительной части текста приказа. Решения доводятся до исполнителей в виде самостоятельных документов — постановлений и решений; в учреждениях, действующих на основе единоначалия, проводятся в жизнь приказами. В остальных случаях делается выписка из протокола.
В зависимости от вида заседания и статуса коллегиального органа выбирается форма протокола: краткая, полная или стенографическая.
Краткий протокол фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Такой протокол рекомендуется вести только в тех случаях, когда заседание стенографируется, доклады и тезисы выступлений будут представлены секретарю j или если заседание носит оперативный характер.
Полный протокол фиксирует не только обсуждавшиеся вопросы, принятые решения и фамилии выступающих, но и достаточно подробные записи, передающие содержание докладов и выступлений участников заседания, все высказанные мнения, прозвучавшие вопросы и реплики, |замечания, позиции (документируется подробная картина заседания).
Стенографический протокол составляется на основе стенографического отчета о заседании (стенограммы) и дословно передает процесс [обсуждения каждого вопроса и выработку решения по нему.
Полный и стенографический протоколы составляют на основании [рукописных стенографических или магнитофонных записей, которые |ведутся во время заседания.
Протоколы формируются в дела вместе с документами, созданными в процессе подготовки заседания.
ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
Подавляющее большинство документов, отправляемых из учреждений и направляемых им, являются информационно-справочными.)ни содержат информацию о фактическом положении дел в учреждениях, которая служит основанием для принятия распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся: справки;
докладные и объяснительные записки; акты; письма; телеграммы; телефонограммы и т.д.
Эти документы носят вспомогательный характер и не являются обязательными к исполнению в отличие от организационно-распорядительных. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию или быть принята к сведению.
Справки — документы, содержащие подтверждение или описание тех или иных событий или фактов. Справки делятся на две группы:
1) с информацией о фактах и событиях служебного характера;
2) выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям, удостоверяющие какой-либо юридический факт.
Наиболее многочисленна и ежедневно составляема вторая группа справок. Это справки о подтверждении места учебы и работы, занимаемой должности, заработной плате, месте проживания, наличии иждивенцев и т.д. Здесь, как правило, применяются унифицированные трафаретные бланки.
Справки информационного характера отражают индивидуальные ситуации. Они составляются по запросу и представляются в установленные сроки.
Дата, адресат, наименование вида документа, текст, подпись, печать — обязательные реквизиты справок.
Докладная записка — документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, об имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, содержащий выводы и предложения составителя. Она готовится как по инициативе автора, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки — побудить руководителя принять определенное решение. Поэтому текст докладной записки четко делится на две части:
1) констатирующая (описательная), где излагаются имевшие место
факты или описывается ситуация;
2) с изложением предложений, просьб.
Докладными записками информируют руководителя о ходе работ. Такие записки представляются регулярно.
Внутреннюю докладную записку подписывает составитель. Внешняя, адресуемая в вышестоящие инстанции, оформляется на общем бланке учреждения и подписывается руководством.
Докладная записка должна содержать реквизиты: наименование структурного подразделения, откуда исходит документ; наименование вида документа, дату, заголовок к тексту, текст, подпись.
В классификацию управленческих документов не включен документ «Служебная записка», однако он широко используется в практике. По своему содержанию и назначению он идентичен внутренней докладной записке.
Объяснительная записка — документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т.д.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.
Из определения следует, что объяснительные записки по содержанию можно разделить на две группы:
1) объяснительные записки, чаще всего сопровождающие основной документ (план, отчет) и поясняющие содержание отдельных положений основного документа. Они оформляются на общем бланке учреждения;
2) объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства. Как и внутренние докладные записки, они оформляются на чистых листах бумаги с воспроизведением тех же реквизитов и подписываются составителем.
Акт — документ, подтверждающий установленный факт, событие, действие. Чаще всего акты составляются комиссиями, как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительным документом (приказом) по указанию вышестоящей организации или руководителя.
В отдельных случаях акт может быть составлен одним или несколькими должностными лицами. Поводы для составления акта могут быть различными, отсюда и большое количество разновидностей актов: акты ликвидации (учреждений, предприятий, организаций); приема-передачи (при смене руководства, передаче дел, материальных ценностей и т.д.); приема объектов; проведения испытаний; уничтожения дел, испорченных товаров и т.п.; списания; инвентаризации; аварий и др. Независимо от разновидности акты составляются по единой схеме. Прежде всего члены комиссии должны изучить существо вопроса, подлежащего отражению в акте, а также законодательные и нормативные документы, регулирующие данный вопрос. После проведенной работы члены комиссии могут сформулировать замечания, выводы, предложения по сути анализируемых вопросов. Акт должен быть подписан всеми без исключения членами комиссии.
Обязательные реквизиты акта: наименование организации, наименование вида документа, дата, номер, заголовок к тексту, текст, подписи, печать (для внешних актов), приложение, гриф утверждения.
Служебные письма — обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами.
Служебные письма применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности, отсюда вытекает разнообразие содержания писем: запросы, уведомления, приглашения, претензии, изменения, уточнения, задания, сообщения, разъяснения, напоминания, подтверждения, рекомендации, предложения, замечания, просьбы, требования и т.д.
|
|
|
