Не откладывайте на завтра то, что можно сделать сегодня

Одной из важнейших привычек в сфере персональ­ного менеджмента является привычка не откладывать дела на потом и выполнять главные задачи в первую очередь. В книге Отбросьте брезгливость, съешьте ля­гушку! (Eat That Frog! Berrett-Kohler, 2001), ставшей ми­ровым бестселлером, я подробно объясняю, как можно эффективно организовывать свое время на работе и в по­вседневной жизни. Она научит вас выбирать наиболее важные дела, немедленно приступать к работе над ними и трудиться до тех пор, пока они не будут сделаны.

Один из принципов, которым я обучаю своих сту­дентов, основан на том, что мы напрямую зависим от то­го, о чем думаем больше всего. Мы также зависим от тех слов, которые говорим себе большую часть времени. Каждый раз, когда вы испытываете искушение отло­жить ту или иную работу, вы должны твердо и с выра­жением повторять несколько раз про себя фразу: "Делай это сейчас! Делай это сейчас! Делай это сейчасГ Эти слова призваны помочь вам сосредоточиться и стиму­лировать вас вернуться к работе над главным заданием.

Чем больше вы привыкнете концентрироваться на главной работе, не делая ничего другого, пока она не бу­дет выполнена, тем больше энергии у вас появится. Дело в том, что каждый раз, когда вы завершаете важное дело, ваш мозг начинает вырабатывать бета-эндорфин, из­вестный также как "гормон счастья". В это время вы чувствуете себя бодрым, веселым, счастливым и полным энтузиазма человеком. Вы ощущаете в себе сильное творческое начало, смотрите на мир более уверенно и благожелательно. Каждый раз, когда вы завершаете важ­ную работу, эндорфины выбрасываются в вашу кровь, стимулируя и мотивируя вас трудиться еще больше.

ПОЛНОСТЬЮ ВЫПОЛНЕННАЯ РАБОТА

Привычка делать самую важную работу и не бросать ее, пока она не будет выполнена на 100%, приводит к oгромной экономии времени. Растягивание же работы на несколько дней и выполнение ее по частям приводит к огромной трате времени впустую. Позвольте объяс­нить, что я имею в виду.

Каждая работа состоит из трех частей: подготовки к выполнению; самой работы; завершения работы и рас­слабления. Каждый раз, когда вы делаете в своей работе длительные перерывы, вы несколько раз проходите ста­дии подготовки и расслабления. В конце концов, это при­водит к тому, что вы тратите в пять раз больше времени, чем если бы сделали работу сразу от начала и до конца.

Приучите себя сразу выполнять всю работу полно­стью, какой бы она ни была. Таким образом, вы не толь­ко сможете делать больше, но и зарядитесь энергией и мотивацией, необходимой для новых достижений.

Концентрация на одном, самом важном деле являет­ся одной из наиболее полезных привычек персональной эффективности.

ФОРМУЛА ПЕРСОНАЛЬНОЙ ПРОДУКТИВНОСТИ

Представляю вам формулу продуктивности, которую можно легко усвоить и применить на практике. Через некоторое время вы сможете использовать ее пункты автоматически и без всяких усилий. Когда же вы выра­ботаете в себе привычку мыслить ключевыми катего­риями этой формулы, то сможете очень быстро удвоить продуктивность своей работы.

Работайте с большей отдачей

Первое: как я уже советовал ранее в этой книге, вы­работайте в себе привычку работать больше, чем другие люди. Начинайте свой рабочий день немного раньше, работайте усерднее и заканчивайте немного позже. По­свящайте работе все отведенное на нее время. Старай­тесь не тратить времени попусту. Сразу же принимай­тесь за работу утром и делайте ее до самого вечера. Только одна эта привычка сможет за один день увели­чить вашу продуктивность на 50-100%.

Работайте быстро

Второе: выработайте привычку выполнять работу как можно быстрее. Увеличьте свой темп: быстрее передви­гайтесь по офису и скорее переходите от одного дела к другому. Развивайте в себе ощущение безотлагательности выполняемого задания и склонность к быстрым действи­ям. Пусть о вас говорят как о человеке, который всегда делает свою работу быстро, без лишнего промедления.

Работайте с умом

Третье: как уже говорилось на протяжении всей гла­вы, выработайте привычку в первую очередь выполнять самую важную работу. Помните, что каждая выполняе­мая вами работа более или менее важна по сравнению с другой. Закон исключенной альтернативы гласит: "Вы­полнение одной работы означает невыполнение другой". Не забывайте убедиться в том, что дело, которым вы за­нимаетесь в данный момент, является самым важным. Если это не так, то в конце рабочего дня у вас останутся невыполненными многие важные дела.

Как ни печально, но даже великолепное выполнение несущественной работы не будет иметь никакого влия­ния на вашу карьеру. Больше того, выполнение второ­степенных дел может ей даже повредить, поскольку не оставит времени на выполнение действительно важной работы. Как сказал известный консультант по менедж­менту Бенджамин Трего: "Самая ужасная трата времени – это делать хорошо то, что не надо делать вообще".

Работайте над своими умениями

Четвертое: выработайте в себе привычку заниматься теми делами, в которых вы настоящий мастер. Ведь у вас имеются те или иные таланты, умения и навыки, которые позволяют вам выполнять какую-то работу лучше и быст­рее всех. Таким образом, вы будете допускать минимум ошибок, экономя время для тщательной проверки своей работы и необходимых исправлений. Чем больше вы рабо­таете над заданиями, которые у вас получаются лучше все­го, тем быстрее вы достигаете результата за меньшее время.

Итак, в выполнении каких служебных обязанностей вы чувствуете себя наиболее уверенно? Можете ли вы органи­зовать свой рабочий день таким образом, чтобы успевать делать больше такой работы и на более высоком уровне?

Тяжело в учении – легко в бою

В начале моей карьеры мне довелось поработать копирайтером в крупном рекламном агентстве. Так вот, как только я решил стать копирайтером, то отправился в публичную библиотеку и заказал все имеющиеся в ней книги по рекламе. Я много читал, изучал различные премудрости и час за часом, до позднего ве­чера тренировался в написании рекламных текстов. Когда я, на­конец, получил работу в агентстве, то снова по 8-10 часов пять дней в неделю под контролем старшего копирайтера писал, ис­правлял и переписывал рекламные тексты.

Сегодня я могу очень быстро написать с полдюжины четких, эффективных и метких рекламных слоганов. Для меня это так же просто, как для обычного человека переключить канал те­левизора на пульте дистанционного управления. В моей ком­пании я умею писать тексты быстрее всех остальных сотруд­ников. У них такая работа обычно занимает очень много вре­мени, а ее качество гораздо ниже.

Работайте эффективнее

Пятое: вам необходима привычка группировать од­нотипные дела и выполнять их одно за другим. Исполь­зуйте в своих интересах известную среди экономистов кривую приобретения квалификации. Согласно этому принципу, чем больше похожих заданий вы выполняете подряд, тем быстрее они у вас получаются, причем каче­ство выполнения только растет.

Например, диктуйте секретарю сразу все письма, ко­торые вам необходимо отправить. Записывайте сразу все свои деловые предложения и соображения. Очень хорошо прочитывать сразу всю свою корреспонденцию и подсчитывать сразу все расходы. Пишите за раз все необходимые отчеты. Если вы начальник, подписывайте сразу все бумаги, которые этого требуют. Кроме того, проводите все ранее запланированные телефонные раз­говоры с клиентами один за другим.

Эксперты по эффективности подсчитали, что если делать десять однотипных дел подряд, к десятому вы будете работать гораздо эффективнее. Вы будете дейст­вовать так эффективно, что выполнение последнего за­дания займет у вас только 20% времени, израсходован­ного на выполнение первого. Группирование однотип­ных дел является очень действенной привычкой для развития персональной продуктивности.

Работайте лучше

Шестое: вам будет очень полезна привычка посто­янно совершенствовать выполнение своей главной ра­боты. В этом заключается едва ли не самый эффектив­ный принцип управления временем. Чем лучше вы де­лаете свою работу, тем больше успеваете сделать за более короткий период времени. Иногда совершенст­вование одного важного умения может иметь множе­ственный эффект, который увеличит продуктивность во многих других сферах.

Например, если вы не знаете, как правильно и быст­ро набирать текст на клавиатуре компьютера, то исполь­зуете "метод тыка". Вы печатаете двумя пальцами, по­долгу отыскивая каждую букву. При этом неважно, как долго вы имеете дело с клавиатурой, – вы все равно можете набирать не более пяти-восьми слов в минуту.

Однако если вы решите освоить слепой десятипаль-цевый набор, то сможете воспользоваться для этого од­ной из популярных обучающих программ. Занимаясь по 20-30 минут в день, вы уже через 90 дней будете печа­тать от 50-ти до 80-ти слов в минуту. Тем самым вы уве­личите продуктивность, качество и результат вашей ра­боты до 1000%. К тому же, перед вами откроется целый мир интернета. Вот на что способно одно простое уме­ние, которому может научиться каждый!

Какое умение из тех, что вы можете освоить, могло бы помочь вам использовать другие умения более эффектив­но? Какое превосходно развитое умение могло бы опти­мально повлиять на ваши карьеру и доход? Что вы можете сделать, начиная прямо с сегодняшнего дня, для его разви­тия? Каким бы оно ни было, сделайте его своей целью, раз­работайте план его достижения и начинайте ежедневно работать над ним. В конце концов, вы должны овладеть этим умением в полной мере, сделав его частью своей личности.

Польза подготовки

Пару лет назад исполнительный вице-президент крупной ком­пании попросил меня провести для сотрудников тренинг по стратегическому планированию. Как выяснилось из разговора с этим человеком, компанией руководил весьма своевольный и властный президент. Этот человек вмешивался в любые дело­вые дискуссии и подавлял всех, практически не признавая мне­ния других сотрудников. Как результат, люди были деморализо­ваны, а у компании было нестабильное положение на рынке.

Для президента и команды старших менеджеров я должен был появиться на ежегодном деловом собрании в качестве "сюрприза". И если бы мое выступление оказалось неудач­ным, последствия для компании могли быть весьма и весьма серьезными. Поэтому я попросил прислать мне планы, пове­стки дня и отчеты предыдущих собраний, получив в ответ око­ло 200 страниц материалов. Объем информации, которую нужно было обработать, казался просто огромным.

Тем не менее, я решил, что выполню эту работу хорошо. Я взялся за дело и 12 часов подряд читал, изучал отчеты о про­шлых собраниях и делал пометки на полях. Я обратил внима­ние, что президент этой компании, настаивая на своей точке зрения, постоянно цитировал Питера Друкера и Тома Питерса. К счастью, я был очень хорошо знаком с работами этих экс­пертов по менеджменту.

И вот настал день собрания. Все сотрудники расположились вокруг стола в форме латинской буквы U. Исполнительный ви­це-президент (который пригласил меня) представил меня кол­лективу и сказал, что пригласил меня для помощи в решении проблем. Все сразу же переглянулись, посмотрели на президента, а затем с интересом повернулись ко мне. В комнате воцарилась напряженная тишина.

Момент истины

Я встал и поблагодарил за приглашение. Я сказал, что тща­тельно изучил их проблемы и ознакомился с протоколами предыдущих собраний. При этом к каждому сотруднику я об­ращался по имени, поскольку заранее специально запомнил их имена и должности. В конце концов, я прямо посмотрел на президента, который как раз вставал из-за стола, чтобы вме­шаться в мою речь и сказал ему: "Я всегда был большим по­клонником Питера Друкера и Тома Питерса".

Президент застыл с открытым ртом и посмотрел на меня с изумлением. Затем я быстро упомянул несколько книг каждого автора, которые заранее проштудировал. В комнате стало очень тихо, так как все ожидали реакции президента. Он сел на место и сказал: "Великолепно! Можете продолжать".

Итог этого собрания, как и всех последующих, был весьма продуктивным. Мы достигли огромных успехов в формулиров­ке нового стратегического плана компании. Напряжение и давление, которые разрушали коллектив, совершенно исчез­ли. Каждый сотрудник стал чувствовать себя уверенно и сво­бодно, а весь коллектив стал более сплоченным и продуктив­ным. Впоследствии несколько менеджеров признались мне: "Мы думаем, что вы тогда спасли нашу компанию".

Так вот, ключевым словом во всей этой истории является под­готовка. Всякий раз, когда я думаю о времени и усилиях, не­обходимых для подготовки к любому выступлению или семи­нару, я вспоминаю этот случай. Вспомнив же, я немедленно соглашаюсь с пользой как можно более тщательной подготов­ки к предстоящему мероприятию.

Готовьтесь к работе

И, наконец, седьмая привычка, позволяющая добить­ся в жизни большего и увеличить рентабельность вре­мени, вложенного в то или иное дело. Вам следует взять себе за правило тщательно готовиться к каждому собра­нию, встрече и интервью, как внутри вашей компании, так и вне ее. Хотя перед встречей такая подготовка и бу­дет занимать некоторое время, впоследствии она помо­жет значительно его сэкономить.

Покупатели всегда замечают, когда продавец основа­тельно подготовлен к разговору с ними. Судьи всегда понимают, когда адвокат тщательно подготовился к су­дебному процессу. Потенциальный работодатель всегда знает, когда претендент пришел на собеседование подго­товленным. Выработайте в себе привычку готовиться до­ма к встрече любой важности и мысленно раскладывать по полочкам все моменты будущего события. Иногда хо­рошая подготовка становится решающим фактором, по­зволяющим произвести впечатление и добиться успеха.

Слово, которого нет

Не так давно мне довелось готовиться к даче показа­ний во время одного громкого судебного процесса в Лос-Анджелесе. Подойдя к делу ответственно, я первым делом встретился со старшим адвокатом и провел за бе­седой с ним несколько часов. В конце разговора он дал мне пухлую папку, полную материалов суда, и сказал: "Надеюсь, что перед дачей свидетельских показаний вы прочтете все эти документы".

Я ответил: "Я всегда придаю большое значение тща­тельной подготовке к каждому важному мероприятию. На самом деле, я верю в пользу сверхподготовки".

Он посмотрел мне прямо в глаза, улыбнулся и ска­зал: "Не думаю, что есть такое слово".

Позже я узнал, что это был один из самых лучших и наиболее высокооплачиваемых адвокатов в США. В этом конкретном деле ему удалось сберечь для своего клиента более 300 миллионов долларов. Он добился успеха исклю­чительно благодаря подготовке к каждому процессу, и не простой, а сверхподготовке. И если вы хотите добиться ус­пеха в делах, то должны поступать таким же образом.

Выгода от привычки тщательно готовиться к каждому мероприятию заключается в том, что эта привычка дает вам огромное чувство уверенности в любом вопросе. Она дает вам великолепное психологическое преимущество, благо­даря которому вы можете показать себя с наилучшей сто­роны. Часто это идет на пользу вашему бизнесу и вашим личным победам, которые могут изменить вашу жизнь.

О ПОЛЬЗЕ ПУНКТУАЛЬНОСТИ

Очень важно развить в себе привычку всегда прихо­дить вовремя. Хотя пунктуальные люди составляют ме­нее 5%, они известны всем. Эти люди всегда выделяются на фоне остального коллектива. Ими восхищаются и их уважают. Перед ними чаще открываются различные благоприятные возможности. Их считают более ценны­ми и компетентными сотрудниками. И все это благодаря их привычке к пунктуальности.

Когда легендарный футбольный тренер Винс Ломбар-ди начал тренировать команду "Грин Бей Пекерс", он об­наружил, что игроки очень часто опаздывали. Как прави­ло, они приходили к автобусу тогда, когда он должен был давно уехать. Поэтому Винс ввел так называемое "время Ломбарди", которое на 15 минут опережало установленное. С этих пор каждый футболист был обязан приходить на 15 минут раньше времени. Если автобус отправлялся в 10:00, то все должны были сидеть в нем уже в 9:45. Если кто-то не успевал, то автобус уезжал без него. Однако такое случилось лишь один раз, так как после этого слу­чая игроки уже никогда не опаздывали.

Помните: все, что вы делаете неоднократно, раз за ра­зом, вскоре становится вашей привычкой. Примите ре­шение, что с сегодняшнего дня вы будете приходить во­время на все собрания и встречи. Однако не пытайтесь изменить сразу всю жизнь. Живите, как сказал Дейл Кар-неги, в "отдельных водонепроницаемых отсеках". Кон­центрируйтесь на изменении одной модели поведения за раз и следуйте ей, пока она не станет частью вас.

Для начала примите решение вовремя прийти на ближайшую встречу или собрание. Затем решите быть таким же пунктуальным и на следующем собрании. Де­лайте так раз за разом, пока это не будет получаться у вас автоматически и без всяких усилий. Таким образом, не потратив сверхусилий, вы выработаете в себе при­вычку к пунктуальности. При этом к лучшему изменят­ся и другие сферы вашей жизни.

СДЕРЖИВАЮЩИЕ ФАКТОРЫ

Важным условием персональной продуктивности яв­ляется привычка к определению условий, замедляющих скорость достижения ваших жизненных целей. Начните с того, что определите цель, которую вы обязательно хоти­те достичь. Эта цель вполне может иметь отношение к вашим финансам, личной жизни или здоровью. Затем за­дайте самому себе вопрос: "Какие факторы влияют на скорость моего продвижения к этой цели?"

Например, если вы хотите увеличить ваши продажи, то таким препятствием может стать количество потен­циальных покупателей, с которыми вы успеваете пере­говорить за день. В таком случае нужно сконцентриро­вать всю вашу энергию и творчество на ослабление это­го ограничителя. Организуйте свое рабочее время так, чтобы успевать провести за день как можно больше де­ловых переговоров.

Вполне возможно, что целью вашего бизнеса является достижение исключительных финансовых результатов. В этом случае вам нужно знать, что именно мешает их дос­тижению. Очень важно перед устранением сдерживаю­щих факторов определить их как можно точнее. Эксперт Джим Коллинз в своей книге От хорошего к великому указывает на то, как важно определить "экономический деноминатор" вашего бизнеса. Это критическое число, которое определяет успех или неудачу как работы от­дельного сотрудника, так и компании в целом.

Например, вашим сдерживающим фактором в уве­личении продаж может быть не количество потенциаль­ных покупателей, а качество каждого из них. Применив четыре маркетинговых принципа, о которых мы говори­ли ранее, можно определить тех покупателей, которые будут вам полезны с большой долей вероятности.

Причиной проблем может оказаться также ваше пло­хо развитое умение продавать. Главным препятствием может быть неумение сделать хорошую презентацию и заставить клиента принять нужное вам решение. Если это так, то вы должны сосредоточить всю свою энергию и творческий потенциал на развитии торговых способ­ностей. Это значит, что вам вовсе не нужно выбиваться из сил, чтобы заполучить как можно больше клиентов.

Увеличение объема продаж

Многие владельцы крупных ресторанов выделяют один важный фактор, который сдерживает развитие их бизнеса. Речь идет не о количестве еды и напитков, по­требляемых каждым клиентом, – оно, как раз, является более-менее определенным. Также не имеет особого значения, насколько хорош маркетинг ресторана или вежлив обслуживающий персонал. Эти факторы не мо­гут значительно увеличить доходы ресторана.

Важнейшим фактором развития ресторанного бизне­са, как и многих других, является то, как часто клиенты в течение года приходят в конкретное заведение. Один из моих клиентов, занимающийся ресторанным бизне­сом, обнаружил, что в среднем люди посещали его рес­торан каждые два месяца. Тогда его менеджеры разра­ботали программу по улучшению сервиса и предостав­лению разнообразных услуг, благодаря которым люди стали приходить чаще. Сначала они приходили в сред­нем раз в шесть недель, а затем – раз в четыре недели.

Используя такую стратегию, многие мои клиенты уд­воили и утроили количество продаж и прибыли своих ресторанов, не потратив ни цента на рекламу. А ведь до­рогая реклама была бы необходима, если бы на первое ме­сто они поставили привлечение новых клиентов. Ключом к успеху в данном случае были не новые клиенты, а более частое посещение ресторана старыми клиентами.

Взгляд внутрь себя

Посмотрите на свою жизнь и работу. Спросите себя: "Какие факторы влияют на скорость достижения моих самых главных целей?"

К сдерживающим факторам можно отлично приме­нить Правило 80/20. Правда, в данном случае его трактовка будет не совсем обычной. Вы обнаружите, что 80% ограничений, препятствующих достижению той или иной цели, находятся не в окружающем мире, а внутри вас. Они содержатся в ваших убеждениях, страхах, нехватке определенного умения или мастерства. И только 20% ограничивающих факторов находятся вне вас или вашего бизнеса.

Поэтому для решения проблем необходима привыч­ка время от времени заглядывать внутрь себя и задавать себе вопрос: "Что такое есть во мне, что удерживает ме­ня от достижения цели? Что бы это могло быть?"

Что бы это ни было, ясно и четко определите эти пре­грады и поставьте перед собой цель преодолеть их. Вы­работайте необходимые вам привычки, а затем ежеднев­но действуйте в избранном направлении, пока не дос­тигнете успехов. Как писал древнегреческий историк Геродот: "Когда человек начинает вести борьбу с самим собой, тогда он действительно чего-то стоит".

⇐ Предыдущая19202122232425262728Следующая ⇒

Поделиться:

Воспользуйтесь поиском по сайту: