Операции с папками документов

Порядок выполнения работы

Для выполнения лабораторной работы необходимо запустить Консультант Плюс (U:\VEDA\CONS3000\Cons.exe).
При первом запуске системы на экране появляется окно с описанием Новых возможностей системы (его необходимо закрыть), а так же окно с Советом дня (если вы хотите, чтобы оно не появлялось при следующих запусках системы, то необходимо снять флажок Показывать при старте и нажать кнопку Закрыть).
Затем у вас на экране остается окно Системы КонсультантПлюс. На вкладке Разделы необходимо выбрать раздел с которым вам необходимо работать (например, Законодательство или Судебная Практика) и дважды нажать на нем левой кнопкой мыши.

Для поиска документов надо заполнить карточку поиска, которая представляет собой некоторое количество поименованных полей (реквизитов документа). Затем система просматривает все имеющиеся в Информационном банке документы. Если содержимое всех заполненных полей из карточки реквизитов совпадает с реквизитами документа, то документ считается найденным и заносится в список. Сформированный список обладает следующим свойством – содержимое всех заполненных полей карточки реквизитов идентично соответствующим реквизитам каждого документа из списка.

Если какое-либо поле не заполнено, то система считает, что Вас интересуют документы с любым способом его заполнения. Поэтому поиск по пустой карточке реквизитов приведет к формированию списка документов, полностью дублирующего весь Информационный банк.
После заполнения любого поля карточки реквизитов система сообщает о количестве документов, удовлетворяющих Вашему запросу. Эта информация поможет принять решение: уточнять карточку реквизитов (заполнить еще какое-нибудь поле) или нет.
Каждое поле карточки реквизитов снабжено словарем, содержащим все способы его заполнения.
Описание некоторых полей:
Тематика – все наше законодательство можно разделить на большие тематические разделы с подразделами: законодательство о транспорте и связи, таможенное законодательство или подразделы последнего таможенные платежи, таможенное оформление.
Принявший орган – любой законодательный документ принимается каким либо гос. органом или гос. организацией: президент РФ, РАН, РАО «ГАЗПРОМ», РОСГИДРОМЕТ и т.д.
Вид документа – в связи с тем, что документы подразделяются на различные виды: приказ, концепция, закон, протокол и т.д. целесообразно бывает ограничится одним или несколькими видами документов.
Дата принятия – одним их основных атрибутов документа является его дата принятия.
Номер документа – при знании номера документа, его поиск может занять меньше времени.
Текст документа – поиск по всему тексту документа.
Статус документа – у документа в системе Консультант Плюс могут быть такие статусы: действует, недействующая редакция, утратил силу.
После заполнения карточки реквизитов выберите кнопку Построить список документов или нажмите клавишу F9 для перехода в сформированный список документов, соответствующий сделанному запросу.
ПРИМЕР: мы хотим найти документы, в которых отражена позиция или система взглядов государства на некоторые вопросы. В нашем случае речь идет о концепции. Для этого нам необходим реквизит Вид документа. В этом поле нажимаем на символ и в словаре этого реквизита выбираем слово КОНЦЕПЦИЯ(ставим галочку) и нажимаем кнопку . После чего мы опять возвращаемся на карточку реквизитов, но теперь в ней над кнопкой Построить список документов (F9) выводится количество документов соответствующих запросу из всего количества (в моем случае Запросу соответствует 313 документов). Если же документы, содержащие все указанные вами значения реквизитов, не найдены, то эта область становится ярко желтого цвета и содержит фразу об отсутствии таких документов в базе. Затем нажмите F9 и посмотрите на список найденных документов.
Для того чтобы удалить содержимое текущего поля карточки реквизитов, нажмите клавишу Del или воспользуйтесь соответствующими элементами пиктографического или локального меню (Правка/Удалить).
Для того чтобы полностью очистить карточку реквизитов, нажмите клавиши Ctrl+Del или воспользуйтесь соответствующими элементами пиктографического или локального меню (Правка/Удалить все).
После заполнения карточки реквизитов и нажатия клавиши F9 (или выбора кнопки Поиск) на экране появляется список документов, найденных по запросу. В списке указаны названия и объем документов.
В ряде случаев документы могут быть снабжены признаком:
Действующий документ.
Утратил силу – документ утратил силу.
Документ не вступил в силу.
Подготовлены редакции документа с изменениями, не вступившими в силу.
Движение по списку документов осуществляется с помощью мыши, клавиш-стрелок, а также клавиш Home, End, PgUp, PgDn.
Выход из списка по клавише Esc или с помощью мыши.
Все операции могут производиться как с одним (текущим) документом из списка, так и с группой отмеченных документов. Для отметки (снятия отметки) используются клавиши Ins или клавиши Shift+стрелки. Для отметки всех документов в списке используется клавиша Серый плюс, а для снятия всех отметок – Серый минус.
Все доступные операции с текстом документа приведены в локальном меню (Alt+F10 или нажатие правой кнопки мышки), а наиболее важные – в пиктографическом и главном (пункт меню Правка).
Отдельно стоит рассказать о том, что в данном режиме можно осуществить дополнительный поиск по уже найденным документам (пункт меню Правка/Искать в найденном… или Ctrl+F, F7 или ).
Так же при работе со списком документов можно выполнить ряд дополнительных операций, доступных пиктографическом и главном (пункт меню Документ):
Занести в папку ( или F5) – выбранные документы вы можете сохранить в отдельную папку, чтобы не осуществлять в последующем поиск документов.
Поставить на контроль ( или F3) – выбранные документы вы можете поставить на контроль, чтобы не осуществлять в последующем поиск документов.
Сохранить в файл ( или Ctrl+S, F2)- позволяет сохранять выбранные документы в файл с расширением.txt или.rtf.
Установив курсор на названии нужного документа и используя мышь (или клавишу Enter), Вы переходите в текст документа.
В нижней рамке окна находится несколько корешков. Справка, Оглавление, Корреспонденты, Респонденты, Редакции. Выбор нужного корешка с помощью мыши (или клавиши Tab).
Корешок Справка позволяет узнать дополнительную информацию (справку) о документе.
Корешок Оглавление – получить оглавление документа.
Корешки Корреспонденты, Респонденты – получить списки прямых и обратных ссылок документа.
Корешок Редакции – перейти в список всех редакций документа.
В нижней рамке окна также приведена информация об общем количестве строк в документе, номер текущей строки и количество отмеченных строк.
Движение по тексту документа производится с помощью мыши, клавиш-стрелок, а также клавиш Home, End, PgUp, PgDn. Для отметки строк в тексте используются клавиши Shift+стрелки или Ctrl+правая кнопка мыши. Для отметки всего текста используется клавиша Серый плюс, а для снятия всех отметок – Серый минус.
Все доступные операции с текстом документа приведены в локальном меню (Alt+F10 или нажатие правой кнопки мышки), а наиболее важные – в пиктографическом и главном (пункт меню Правка).
Отдельно стоит рассказать о том, что в данном режиме можно осуществить:
Поставить/снять закладку ( или F8) – позволяет поставить или снять закладку в тексте просматриваемого документе.
Найти закладку ( или Ctrl+F8) – позволяет найти следующую закладку в тексте просматриваемого документе.
Список закладок в документе ( или Shift+F8) – позволяет показать список всех расставленных закладок в тексте просматриваемого документа.
Так же при работе с текстом документа можно выполнить ряд дополнительных операций, доступных пиктографическом и главном (пункт меню Текст):
Сохранить в папку ( или F5) – текущий документ вы можете сохранить в отдельную папку, чтобы не осуществлять в последующем поиск документов.
Поставить на контроль ( или F3) – текущий документ вы можете поставить на контроль, чтобы не осуществлять в последующем поиск документов.
При работе с текстом документа вы всегда можете воспользоваться поиском по документу при помощи специального окна (пункт меню Правка/Искать в найденном… или Ctrl+F, F7 или ):

Если вы сохраняли документы в выбранные папка или ставили их на контроль, то все эти документы вы сможете найти на закладке Папки (следующая после закладки Поиск на карточке реквизитов).

• Папки.

Папки хранятся по принципу файловой системы. Введены понятия «Группа папок» – это аналог директории, «Папка документов» – аналог файла. Иными словами можно создать «Группу папок» и помещать туда (как в директорию файлы) «Папки документов» или создавать там другие «Группы папок» (для этих целей используется кнопка Создать). Максимальное количество уровней вложенности – 10.
Значок «Плюс» на иконке с «Группой папок» означает, что ее можно открыть (т.е. там есть или «Группы папок» или «Папки документов»).
Для сортировки «Папок документов» или «Групп папок» используется Название колонки «Имя папки из..»". Серый треугольник в правой части названия этой колонки показывает порядок сортировки: в алфавитном порядке или в обратном порядке. Отсутствие серого треугольника означает, что сортировка не включена. Обращаем Ваше внимание, что сортируются только папки (группы папок), расположенные на одном уровне.
Горячие клавиши
Ctrl+СерыйПлюс открыть все папки
Ctrl+СерыйМинус закрыть все папки
Пробел открыть (закрыть) «Группу папок»
Ctrl+стрелка вверх передвинуть папку (Группу) вверх в пределах одного уровня
Ctrl+стрелка вниз передвинуть папку (Группу) вниз в пределах одного уровня
F2 сохранить папку в файл
Shift+стрелка вверх(вниз) отметить (разотметить) папки
Ctrl+Ins поместить текущую (или отмеченные) папку (папки, группу папок) в буфер
Shift+Ins вставить папки из буфера в выбранную группу папок
Последние две операции также доступны через пиктографическое меню.
Вставка папок осуществляется в конец уже имеющихся в «Группе» папок.

Операции с папками документов

Находясь во вкладке "Папки" Окна поиска, Вы можете, помимо быстрого перехода к списку документов какой-либо папки, также выбрать две или более папки (или группы папок) и провести поиск документов из этих папок, используя одну из трех операций:

• Объединение
• Пересечение
• Вычитание (эта операция возможна только при выборе двух папок)

Выбрать несколько папок (групп) можно с помощью клавиши "Insert", поочередно переставляя курсор на названия папок (групп), с которыми требуется провести операции.
Снять пометки можно повторным нажатием клавиши "Insert" при установленном на папке курсоре.
После того как выбраны две или более папки (группы), в пиктографическом
меню становится активной меню , в котором нужно выбрать одну из операций.

• Объединение:

Выполняя объединение папок (групп папок) документов, Вы получаете новый список документов, в который войдут все документы из выбранных папок (групп).
Объединение папок удобно использовать, например, в тех случаях, когда Вы подготавливали списки документов по интересующей проблеме и использовали разные методы поиска этих документов, занося их в разные папки. Для получения итогового списка документы из всех этих папок можно объединить.
Также объединение папок можно использовать в том случае, когда несколько сотрудников подготавливали подборки документов по одной или смежным проблемам. Интегрировав все папки в одной системе, можно их объединением получить итоговый список.
Примечание: суммарное количество документов в новом списке может оказаться меньшим, чем содержалось во всех объединяемых папках (группах), т.к. в папках могли находиться одни и те же документы, а в новом списке такие документы не дублируются и заносятся в одном экземпляре.

• Пересечение:

Выполняя пересечение папок (групп папок) документов, Вы получаете новый список документов, в который войдут только одинаковые документы, входящие одновременно в выбранные папки (группы).
Если одинаковых документов в выбранных для пересечения папках нет, то система выдаст сообщение "Список пуст".
Пересечение папок удобно использовать, например, в тех случаях, когда, изучая какие-либо подборки документов по смежным проблемам, требуется найти общие документы, регулирующие эти проблемы.

• Вычитание:

Примечание: операцию "Вычитание" можно проводить только с двумя папками.
Выполняя вычитание папок, Вы получаете новый список документов, в который войдут только оригинальные документы из той папки, из которой проводилось вычитание. Т.е. если вычитать из документов папки "1" документы папки "2", то в итоговой папке останутся документы папки "1", за исключением одинаковых (если такие имеются) с папкой "2" документов.
Можно вычитать как документы папки "2" из папки "1", так и наоборот. Для этого нужно активизировать мышью один из вариантов вычитания, в котором указаны оригинальные названия вычитаемых Вами папок.
Вычитание папок удобно проводить в тех случаях, когда, например, при изучении подборки документов по смежным проблемам требуется найти документы, касающиеся только оной из проблем.

ЗАКЛАДКИ

Если при работе с текстом документов вы делали закладки, то, то все их вы сможете найти на закладке Закладки (следующая после закладки Поиск на карточке реквизитов и закладки Папки).
Закладки также хранятся по принципу файловой системы. Введены понятия «Группа закладок» – это аналог директории, «Закладка» – аналог файла. Иными словами можно создать «Группу закладок» и помещать туда (как в директорию файлы) «Закладки» или создавать там другие «Группы закладок» (для этих целей используется кнопка Создать). Максимальное количество уровней вложенности – 10.
Значок «Плюс» на иконке с «Группой закладок» означает, что ее можно открыть (т.е. там есть или «Группы закладок» или «Закладки»).
Для сортировки закладок или «Групп закладок» используется название колонки «Имя закладки из...». Серый треугольник в правой части названия этой колонки показывает порядок сортировки: в алфавитном порядке или в обратном порядке. Отсутствие серого треугольника означает, что сортировка не включена. Обращаем Ваше внимание, что сортируются только закладки (группы закладок), расположенные на одном уровне.
Горячие клавиши
Ctrl+СерыйПлюс открыть все закладки
Ctrl+СерыйМинус закрыть все закладки
Пробел открыть (закрыть) «Группу закладок»
Shift+стрелка вверх(вниз) отметить (разотметить) закладки
Ctrl+Ins поместить текущую (или отмеченные) закладку (закладки) в буфер
Shift+Ins вставить закладки из буфера в выбранную «Группу закладок»
Последние две операции также доступны через пиктографическое меню.
В пиктографическое меню работы с текстом документа добавлена иконка «Все закладки в документе» (горячие клавиши Shift+F8).
Следующей закладкой является История. Система запоминает несколько последних заполненных карточек реквизитов (запросов) и сформированных по ним списков документов.
На экране окно, в верхней части которого перечислены сделанные запросы с указанием количества найденных документов, даты, времени и имени запроса.
Выбор кнопки Папка обеспечит переход в выбранный список документов, кнопки Уточнить – переход в заполненную карточку реквизитов, соответствующую выбранному запросу.
Выбрав кнопку Удалить, можно удалить ненужный запрос, а кнопку Именовать – переименовать выбранный.
Отметив два или более запросов и выбрав кнопку Папка можно найти их пересечение или объединение. Результат помещается в текущую папку.
Все сохраненные запросы можно упорядочить по названию, дате и числу найденных документов. Для этого надо выбрать кнопки Имя, Дата, Число док. соответственно.
После того как вы нашли требуемые документы и изучили их, то вам потребуется сохранить или вывести эти файлы на печать.
Сохранить документ в файл вы можете при работе со списком документом или же при работе непосредственно с текстом документа. Для этого вам необходимо выбрать пункт меню Фаил/Сохранить как… или пиктограмму или Ctrl+S, F2.
При работе с текстом вы можете вывести его на печать. Для этого вам необходимо выбрать пункт меню Файл/Печать… или пиктограмму или Ctrl+P, Ctrl+F2.
При работе со списком документов вы можете вывести его на печать. При этом вы можете выбрать какая информация о документе кроме названия будет выводится на экран. Для этого вам необходимо выбрать пункт меню Файл/Печать… или пиктограмму или Ctrl+P, Ctrl+F2. В появившемся окне в поле «Что печатать» активизируем строчку «Выбранные поля», клавиша «Поля…». В «Полях для печати» отметим галочками те поля, которые необходимо напечатать. ОК! Те же самые настройки можно задать при помощи пиктографического меню или пункта главного меню Сервис/Настройки…/корешок «Печать» или комбинации клавиш Ctrl+Y.