 |
Понятия документооборот и документопоток, характеристики документооборота.
|
|
|
|
Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления называется документооборот.
Главное правило организации документооборота заключается в оперативном движении документов по кратчайшему пути с минимальными затратами времени и труда
Качественные характеристики:
- виды документопотоков и характеристики состава и содержания их документов;
- направленность движения документов;
- маршруты движения, этапы и инстанции прохождения
Количественные характеристики:
- объем документооборота;
- удельный вес групп документов в общем документопотоке;
- плотность документопотока;
- время полного цикла движения документов или определенного участка пути;
- скорость движения отдельных документов и т. п.
Документопоток – это поток документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой и др.
Документопоток характеризуется следующими основными параметрами:
ü содержанием или функциональной принадлежностью;
ü структурой;
ü режимом или цикличностью;
ü направлением;
объемом.
Виды документопотоков и их краткая характеристика.
Документопоток – направленное движение определенного вида документов, выделяемых на основе признаков назначения, порядка и способа обработки, маршрута и этапов движения.
Виды:
1.по направлению движения:
- горизонтальные - связывают структурные подразделения одного уровня управления
- вертикальные - (восходящие и нисходящие); связывают структурные подразделения различных уровней
|
|
|
2. по отношению к управленческому объекту:
- входящий - поступающие в организацию (Письма граждан, Служебная корреспонденция, Директивные документы вышестоящих организаций)
- внутренний - не выходящие за пределы подготовившей их организации (Отчетные, информационно-справочные, Распорядительные документы)
- исходящий - отправляемые из организации (Инициативные письма, Ответы)
Этапы движения документов и порядок их обработки. Особенности документооборота современных учреждений.
ЭТАПЫ:
- прием и первичная обработка документов
- предварительное рассмотрение и распределение документов
- направление на исполнение и исполнение документов
- оформление контроля исполнения документов
- Отправка или размещение для хранения документов
Порядок движения входящего документа:
1. Прием и первичная отработка документа:
- Прием конвертов, проверка правильности адресования
- Вскрытие конвертов и проверка правильности вложений
- Простановка отметки о поступлении (входящего штампа) на Д.
- Регистрация документа – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения
- Исполнение документа
2. Предварительное рассмотрение и распределение документов:
- Предварительное рассмотрение документа
- Передача (доклад) документа руководителю
- Постановка на контроль.
- Внесение сведений из резолюции в регистрационный журнал
- Рассмотрение Д. руководителем и принятие решения (резолюция)
- Передача документа исполнителю
- Исполнение документа
Порядок движения исходящего документа:
- Составление проекта исходящего документа
- Согласование проекта документа
- Проверка правильности оформления проекта документа
- Подписание документа руководителем
- Регистрация документа в учетных формах
|
|
|
- Постановка номера (индекса) на документе
- Подготовка и отправка документа адресату
- Подшивка второго экземпляра (копийного экземпляра) в дело
Порядок движения внутренного документа:
- Составление проекта документа
- Согласование и визирование проекта документа
- Проверка правильности оформления проекта документа
- Подписание документа руководителем
- Регистрация документа в учетных формах
- размножение и доставка копии документа исполнителям
- Контроль исполнения документа
- Подшивка второго экземпляра (копийного экземпляра) в дело
Контроль за исполнением документов: виды и сроки контроля.
Контроль исполнения документов – это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов
1.Поступление документа на кафедру. Учет документа в соответствии с приказами
2.Представление документа на рассмотрение начальнику кафедры.
3.Рассмотрение документа начальником кафедры - ознакомление и наложение поручений подчиненным
4.Учет поручений по документу у должностного лица с использованием ПЭВМ или журнала (карточек) контроля
5.Доведение поручений по документу до исполнителей
6.Промежуточный контроль исполнения поручений по документу (на совещаниях) по докладам органа контроля
7.Исполнение всех поручений по документу в сроки определенными приказом № 160
8.Доклад об исполнении документа должностному лицу, который отдавал поручения
9.Снятие документа с контроля
Контроль исполнения документов по существу затронутых в них вопросов:
v контроль полноты исполнения документа;
v контроль точности исполнения документа;
v контроль правильности исполнения документа.
Cрок исполнения документа – срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом
С пометкой «срочно», «незамедлительно» - 3 дня
С пометкой «оперативно» - 10 дней
Если срок исполнения не указан – 30 дней
По срокам виды контроля:
Предупредительный контроль - проводится по документам, срок исполнения которых истекает через 2-3 дня и тем самым сотрудник имеет еще время для решения вопроса.
Текущий контроль - предполагает ежедневную проверку хода исполнения документов, срок исполнения которых истекает сегодня, и напоминание исполнителю о необходимости завершения работы над документом
|
|
|
Итоговый контроль - Снятие документа с контроля осуществляется после полного исполнения документа: подготовки ответного документа, получения ответа на исходящий документ и другого документированного подтверждения факта исполнения.
Исполнительный контроль:
Предварительный контроль
Ø Оказывает влияние на ход исполнения документа и осуществляется путем периодической проверки и регулирования процесса исполнения, информирование руководителей и исполнителей о приближении срока окончания работы над документом.
Ø Ведется в течение всего периода исполнения документа.
Ø Носит индивидуальный характер по отношению к документу, поручению.
Ø Проводится периодически (еженедельно, ежемесячно, ежеквартально).
Ø Представляет собой обобщение исполнительской дисциплины структурных подразделений и по исполнителям.
Ø В некоторых фирмах сплошной контроль является основным и в этом случае констатирует только факт выполнения или невыполнения поручения.
|
|
|
