Оформление приема на работу.

Лекция 8. Справочно-информационные документы.

Справочно-информационные документы.
К информационно-справочным документам относятся справки, докладные и объяснительные записки, сводки, обзоры, акты, телеграммы, письма и т.д. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядитель­ным документам и не являются обязательными к исполнению. Справочно-информационные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю, от руководителя в вышестоящие организации.

Справка — это документ, содержащий описание и подтвержде­ние тех или иных фактов и событий. Справки бывают двух видов: с информацией о фактах и событиях служебного характера и вы­даваемые заинтересованным гражданам и учреждениям для удос­товерения того или иного юридического факта. Более многочис­ленную группу составляют справки второго вида. Они выдаются ежедневно. Это — справки о подтверждении места учебы и рабо­ты, о занимаемой должности, заработной плате, месте прожива­ния, наличии иждивенцев и т.п. Текст справки обычно начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества лица, о котором сообщаются сведения. В конце справки дается название учреждения, куда она представляется. В тексте такой справки не должно быть архаичных оборотов, содержащих ненужные слова типа "настоящая справка", "действительно учится» и т д. На справке ставятся даты ее подписания и выдачи. Текст справки заверяется подписью и печатью.

Докладная записка — документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о вы­полненной работе, а также содержащий выводы и предложения со­ставителя. Докладная записка готовится как по инициативе самого работника, так и по указанию руководства. Цель инициативной док­ладной записки — побудить руководителя принять определенное решение. Поэтому текст ее четко делится на две части. В первой, констатирующей (описательной), излагаются имевшие место фак­ты или описывается ситуация, во второй излагаются предложения, просьбы. Докладными записками информируют руководителя о ходе работ. Такие записки представляются регулярно.

В зависимости от содержания и назначения докладные записки делятся на информационные и отчетные.

Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок, начинающийся с предлога «О» («Об»). Докладные записки, подаваемые руководителю структурного подразделения или руководителю учреждения, оформляются на простом листе бумаги. Машинописным способом воспроизводятся реквизиты бланка: наименование структурного подразделения, вид докумен­та (докладная записка), дата. Подписывает внутреннюю доклад­ную записку составитель. Внешняя докладная записка, адресуемая в вышестоящие инстанции, оформляется на общем бланке учреждения и подписывается его руководителем.

Объяснительная записка — это документ, поясняющий содержа­ние отдельных положений основного документа (плана, отчета, про­екта и т.п.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Соответственно объяснительные записки можно разделить на две группы. К первой относятся документы, чаще всего сопровож­дающие основной документ и поясняющие содержание его отдель­ных положений. Они оформляются на общем бланке учреждения. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедитель­ным, содержать неопровержимые доказательства. Как и внутренние докладные записки, они оформляются на чистых листах бумаги с вос­произведением тех же реквизитов и подписываются составителем [15].

Акт — документ, составленный несколькими лицами и подтвер­ждающий установленный факт, событие, действие. Чаще всего акты составляются комиссиями, как постоянно действующими, так и на­значаемыми распорядительным документом (обычно приказом) по указанию вышестоящей организации или руководителя. В отдель­ных случаях акт может быть составлен одним или несколькими должностными лицами.

Поводы для составления акта могут быть различными, отсюда и большое число разновидностей актов: акты ликвидации (учреж­дений, предприятий, организаций); приема-передачи (при смене ру­ководства, передаче дел, материальных ценностей и т.д.); дегуста­ции; приема объектов; проведения испытаний; уничтожения дел, испорченных товаров и т.п.; инвентаризации, несчастных случаев, аварий и др.

Текст акта делится на три части: введение, констатирующую часть и выводы. Текст введения во всех актах формализован. В нем указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составляющие акт (могут быть указаны и присутствующие при этом лица), Начинается эта часть акта словом «Основание», которое пе­чатается через два-три интервала после заголовка, с абзаца. После слова «Основание» ставится двоеточие и указываются наименова­ние распорядительного документа в именительном падеже, его дата, номер и заголовок. Например:

Основание: приказ директора завода от 24.05.2000 № 89 «О про­ведении инвентаризации материальных ценностей на складе».

С новой строки прямо от полей с прописной буквы пишется сло­во «Составлен» и далее перечисляются фамилии с инициалами со­ставителей акта либо приводится состав комиссии.

Констатирующая часть начинается с абзаца. В ней излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной составителями акта, ее результаты. Результаты работы могут быть представлены в виде таблицы.

В заключительной части акта делаются выводы или даются ре­комендации. Эта часть текста не обязательна — акт может закан­чиваться и констатацией фактов.

После текста перед подписями при необходимости указывают количество составленных экземпляров акта и их местонахождение.

Особую группу в информационно-справочной документации составляет переписка – обобщенное название различных по содержанию документов (служебное письмо, телеграмма, телекс, телефонограмма, факс, электронное сообщение) использующихся для передачи информации между организациями. Деловая переписка занимает 80% входящей и исходящей документации. Она делится на почтовую и электронную.

Содержанием переписки могут быть: запрос, уведомление, согласие, претензия, напоминание, требование, разъяснение, подтверждение, просьба, рекомендация, гарантия, претензия, приглашение и др.

При ведении переписки должны соблюдаться следующие требования:

- письмо оформляется на бланке письма и подписывается руководителем организации (его заместителем)

- письмо должно быть составлено грамотно, аккуратно, без исправлений

- письмо должно излагаться официально-деловым стилем, при необходимости иметь разъясняющие материалы

- переписка используется в том случае, когда невозможно связаться по другому (по телефону, личная встреча).

^ Служебное письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте. Служебные письма применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности, отсюда вытекает разнообразие содержания писем: запросы, уведомления, приглашения, претензии, изменения, уточнения, задания, сообщения, разъяснения, напоминания, подтверждения, рекомендации, предложения, замечания, просьбы, требования и т.п.

Письма составляются на бланках писем формата А4 или А5 в зависимости от размера текста.

Обязательные реквизиты: наименование организации автора, справочные данные, дата, регистрационный номер, ссылка на дату и номер поступившего документа, адресат, заголовок к тексту, подпись, отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах – отметка о наличии приложений, в гарантийных – печать.

Текст письма может быть простым (состоящим из одной - двух частей вступления и заключения), и сложным (состоящим из вступления, основной части и заключения).

Текст большинства писем излагается от первого лица множественного лица (просим, направляем). Письма, адресованные руководителям, и требующие особого рассмотрения могут начинаться с уважительного обращения к адресату: «Уважаемый господин мэр!» И заканчиваться с фразы: «С уважением»; местоимения «Вас», «Вам» пишутся с прописной буквы.

В одном письме содержится только один вопрос. Объем не превышает двух страниц. Письмо на бланке А4 должно содержать заголовок, отвечающий на вопрос «о чем?» «О нарушении договорных обязательств», «Об оказании научно-технической помощи». Если письмо является ответным, то указывают номер и дату письма, на которое дается ответ: «На №__от____»

Если письмо адресуется в более чем 4 места, то исполнитель составляет список рассылки. Письма подписываются руководителем организации или его заместителем. Вносить исправления и дополнения после подписания запрещается. Датой письма является дата его подписания.

Телеграмма — документ, передаваемый по каналам телеграфной связи.

В зависимости от того, насколько быстро необходимо передать информацию, составитель телеграммы указывает степень ее сроч­ности: «внеочередная», «правительственная», «срочная» и т.д. Ка­тегория телеграммы указывается перед адресатом.

В телеграмме дается точный адрес без индекса: город, номер почтового отделения, улица, дом, наименование учреждения, фа­милия получателя. Для удешевления телеграмм и упрощения их обработки правительственные учреждения и многие организации имеют зарегистрированный на телеграфе условный или сокращен­ный адрес.

Текст телеграммы печатается на чистом листе бумаги на одной стороне через два интервала прописными буквами. Между словами в телеграмме делается пропуск в два удара. Начало текста печатается с абзаца, далее абзацы не допускаются. Адрес и текст печатаются без переноса слов. Излагается текст предельно сжато. Он должен состоять из одного логического элемента — заключе­ния. Знаки препинания пишутся сокращенно строчными бук­вами: точка — тчк, запятая — зпт, двоеточие — двтч, кавычки — квч, скобки — скб.

Словами в телеграмме всегда пишутся такие знаки, как № (номер), - (минус), + (плюс),! (восклицательный знак),? (воп­росительный знак), % (проценты),: (деление) и др. Даты обозна­чаются арабскими цифрами: число, месяц, год. Между цифрами разделительные знаки не ставятся.

В нижней части телеграммы под чертой указывается адрес отправителя, наименование структурного подразделения, должность, фамилия исполнителя и дата отправки. Эти сведения пишутся без сокращений, со знаками препинания и отправке не подлежат.

Факс – это получаемая на бумажном носителе копия документа, переданная по каналам факсимильной связи. При соблюдении установленных процедур факсограмма обладает юридической силой, в отличии от ксерокопии. Документы, передаваемые по факсу, должны оформляться в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующему виду документа, и должны быть напечатаны четким, контрастным шифром.

Телефонограмма – это обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых по каналам телефонной связи. Используются для оперативной передачи информации служебного характера (извещения, приглашения, экстренные сообщения и т. п.).

Телефонограмма составляется отправителем как документ на бумажном носителе, передается по телефону и записывается получателем.

Обязательными реквизитами являются: регистрационный номер, должность, ФИО, телефоны отправляющего и принимающего, подпись принимающего, дата, время. В тексте телефонограммы должно быть не более 50 слов, не допускаются сложные обороты и труднопроизносимые слова. Телефонограмма составляется в одном экземпляре.
^ 7.2. Оформление приема на работу.
Заявление. При поступлении на работу граждане подают пись­менное заявление, в котором излагают просьбу о зачислении на предприятие, в организацию, учреждение, указывая свою профес­сию, квалификацию, специальность, должность. В настоящее вре­мя основанием для приема на работу является еще и контракт.

Заявление о приеме на работу составляется в произвольной фор­ме, пишется от руки. Писать его рекомендуется на бумаге формата А4 — формат листов документов личного дела, в которое подши­вается и заявление о приеме на работу.

В заявлении не принято употреблять архаизмы и канцеляризмы («весьма убедительно», «заранее признателен», «прошу не отка­зать» и т.п.).

Для заявления о приеме на работу характерны следующие рекви­зиты: адресат (кому адресуется заявление), заявитель, наименова­ние вида документа (заявление), текст, подпись, дата составления.

Такие виды заявлений, как заявление о предоставлении учебно­го отпуска, по беременности и родам и т.п., должны содержать в тексте указание на наличие необходимых документов (больнично­го листа, справки с места учебы и т.п.), без которых решение воп­роса о предоставлении отпуска невозможно [14].

Трудовая книжка. Трудовая деятельность граждан фиксирует­ся в трудовых книжках, которые ведутся на всех предприятиях не­зависимо от формы собственности.

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ст. 66 ТК РФ).

При приеме на работу трудовую книжку представляют лицу, ве­дущему документацию по персоналу предприятия.

Личная карточка. Основным документом по учету персонала предприятия является личная карточка формы Т-2, которая заво­дится на всех работников предприятия, принятых на постоянную или временную работу.

Все записи в карточках делаются на основании документов, пре­доставленных работником.

Личное дело представляет собой совокупность документов, со­держащих сведения о работнике. Личные дела могут заводиться на всех работников предприятия, но чаще всего — на руководите­лей и ведущих специалистов. В состав личного дела должны входить следующие документы:

• внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;

• анкета или личный листок по учету кадров;

• автобиография или резюме;

• копии документов об образовании;

• копии документов об утверждении в должности;

• копии характеристик;

• трудовой договор;

• копии приказов о назначении, перемещении, увольнении;

• дополнение к личному листку по учету кадров;

• справки и другие документы, относящиеся к данному работ­нику [20].

Характеристика — это официальный документ, который выда­ет администрация учреждения, организации, предприятия своему сотруднику в целом ряде ситуаций. В характеристике приводятся отзыв о служебной и общественной деятельности сотрудника, оцен­ка его деловых и моральных качеств.

Характеристика может быть оформлена на общем бланке фор­мата А4. Она имеет следующие реквизиты: название вида доку­мента (характеристика); указание должности лица, которому вы­дается характеристика; наименование организации, выдающей ха­рактеристику; имя, отчество и фамилия сотрудника; текст; подписи; печать.

В тексте характеристики можно выделить логически взаимосвя­занные составные части. Первая — это анкетные данные, следую­щие за названием документа, где указывают имя, отчество и фами­лию, должность, ученую степень и звание (если они имеются), год рождения, образование сотрудника.

Вторая часть текста характеристики — данные о трудовой дея­тельности (сведения о специальности, продолжительности рабо­ты на данном предприятии или в организации, продвижении по службе, уровне профессионального мастерства и т.п.).

Третья часть — собственно характеристика, т.е. оценка мораль­но-психологических и деловых качеств сотрудника: его отноше­ния к работе, повышения профессионального уровня, поведения в быту.

Четвертая, заключительная, часть содержит вывод, в котором указывается назначение характеристики.

Текст характеристики излагается от третьего лица.

Подписывает характеристику, как правило, руководитель учреж­дения.

Автобиография — документ, который автор составляет само­стоятельно. Типового формуляра для автобиографии не существу­ет и составляется она в произвольной форме. Однако отдельные составные части и реквизиты должны содержаться в автобиогра­фии обязательно. Пишут автобиографию от руки на листе бумаги форматом А4 либо на специальном бланке (при поступлении на работу или учебу). Форма изложения — повествовательная, от пер­вого лица. Все сведения даются в хронологическом порядке и так, чтобы можно было составить представление о жизненном пути, деловой квалификации и общественно-политической деятельнос­ти данного человека.

Основные реквизиты в автобиографии: название документа (ав­тобиография); имя, отчество, фамилия автора; число, месяц и год рождения; место рождения; сведения о родителях (фамилия, имя, отчество, место работы); образование и специальность по образо­ванию; вид трудовой деятельности; последнее место работы и дол­жность; награды и поощрения; участие в общественной работе; семейное положение и состав семьи; домашний адрес и телефон; дата; личная подпись.

Лекция 8. Текущее хранение, списание, уничтожение документов. Персональный компьютер в делопроизводстве.
^ 8.1. Текущее хранение, списание, уничтожение документов.
В процессе деятельностипредприятия получается большое количество документов. После их использования в оперативной деятельности для решения текущих вопросов документы становятся хранителями ретроспективной информации, надобность в которой может возникнуть вновь через определенное время, т.е. они выступают в роли памяти учреждения.

Быстрый поиск и использование таких документов возможны лишь при четкой их классификации. Простейшей классификацией документов является группировка их в дела. Государственный стандарт дает определение дела, как "Совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку». Специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела служит номенклатура радел.

Номенклатура дел - "Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке». Иначе говоря, номенклатура дел – это простейший классификатор, позволяющий быстро разложить документы по папкам (делам) для оперативного их поиска в случае надобности.

Номенклатура, закрепляя индексацию дел, используется при регистрации документов - индекс дела по номенклатуре часто входит составной частью в регистрационный индекс документов.

Номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив учреждения дел.

Документы во время их исполнения хранятся у исполнителя, для чего им должны быть заведены специальные папки с надписями типа "На исполнении", "Срочно", "Для коллегии", "На отправку", "На согласование", "На подпись" и т.п. На каждой папке надо указать фамилию исполнителя и его телефон. После окончания рабочего дня папки убирают в сейф, шкаф, стол. Такое хранение документов у исполнителя поможет в случае его срочной командировки или болезни быстро найти нужный документ и передать его на исполнение другому сотруднику.

После окончания работы с документом он передаётся для помещения в дело.

Раскладка документов в дела производится секретарем или лицами, ответственными за эту работу в структурных подразделениях систематически, ежедневно в течение всего года. В небольших фирмах формирование и хранение дел ведётся централизованно, обычно в секретариате. Исполненные документы должны иметь отметку об исполнении и подшиваются в дела в тот же день к концу рабочего дня. Распорядительные документы, переписку руководства и важнейшие внутренние документы формируют и хранят в канцелярии или секретариате руководства.

Формирование дела начинается сразу с начала года. Поэтому на каждое названное в номенклатуре дело к началу года должна быть заведена папка. Это может быть папка-скоросшиватель или папка-регистратор.

Дела должны размещаться в запирающихся шкафах, сейфах или (ватерных картотеках, что обеспечивает их сохранность и защиту от пыли и света.

Документы предприятия стоят на текущем хранении в течении двух лет. По документам, для которых указанный срок истек, специальной комиссией организации принимается решение о порядке их последующего хранения на период до 10 лет, направлении в учреждение Росархива или на уничтожение. Предельный срок хранения документов – 75 лет.

Документы организации, состоящие на хранении, подвергаются проверке раз в год. С этой целью создается комиссия в составе председателя и двух-четырех членов, по результатам работы которой составляется акт, в котором перечисляются все проверенные и отобранные на уничтожение документы. Члены комиссии лично уничтожают документы, фиксируют процесс в акте, который после подписи председателя и члена комиссии подписывается руководителем учреждения. После утверждения акта об уничтожении производится списание документов с журнала учета, с указанием номера и даты утверждения акта.

^ 8.2. Персональный компьютер в делопроизводстве.
Подготовка текстов с использованием компьютерной системы подготовки текстовых документов (СПТД) заключается в выполнении ряда этапов: набор текста, редактирование введенной информации, оформление отдельных структурных документов, печать документа, сохранение текста документа и ведение архива текстов.

Каждый этап состоит из множества операций. При работе с текстом обычно происходит чередование отдельных операций, так если при наборе текста обнаружились ошибки, то прибегают к операциям этапа редактирования.

Пользователи ПК часто забывают, а порой и не знают о том, что наряду с пользой компьютер наносит и вред здоровью. Отрицательное воздействие на человека является комплексным.

1. Монитор ПК является источником: электростатического поля, электромагнитных излучений, рентгеновского, ультрафиолетового, инфракрасного, светового излучения. Особенно сильно влияние на мозг.

2. Неподвижная поза оператора приводит к усталости и боле в шее, позвоночнике, плечевых суставах.

3. Интенсивная работа с клавиатурой вызывает боль в суставах рук.

4. Значительной нагрузке подвергается зрительный аппарат оператора.

Уберечься полностью от вредного влияния ПК на здоровье невозможно, однако существуют общие рекомендации при работе с компьютером, которые позволяют сделать работу оператора более комфортной, безопасной и продуктивной:

1. Правильная рабочая поза: не сутультесь, не скрещивайте ноги, ступни, не гните руки в кисти, плавно вставайте и садитесь на рабочее место, старайтесь расслабиться.

2. Правильное дыхание, релаксация: дышите глубоко, в одном ритме, свободно, расслабьтесь, особенно лицо, лоб, шею, спину. Если чувствуете напряжение в какой-либо части тела, сделайте глубокий вдох, напрягите эту часть тела на 3-5 секунд, на выдохе расслабьтесь.

3. Работа зрительного аппарата: легко моргайте каждые 3-5 секунд, бросайте взгляд на более удаленные предметы каждые несколько минут, используйте периферийное зрение.

4. Делайте короткие регулярные перерывы.

5. Выполняйте оздоровительно-профилактические комплексы упражнений.

6. Организация рабочего места: минимальная площадь на один компьютер – 6 м, объем – 20 м; освещение соизмеримо с яркостью монитора, источник освещения слева, допускается справа или сзади, следить чтобы свет не вызывал бликов на мониторе; расстояние от монитора до глаз – 60-70 см; не ставить монитор ближе чем на метр к стене; уровень глаз на 15-20 см выше центра экрана; уровень колен на (или ниже) уровня бедер; уровень запястий на (или ниже) уровня локтей; удобный стол, кресло; современный монитор [16].

Глоссарий
Адресат — получатель.

Адресант — отправитель.

Акт — документ, составленный несколькими лицами и подтвер­ждающий установленные факты или события.

Анкета — документ, представляющий собой трафаретный текст, содержащий вопросы по определенной теме и место для ответов (или ответы) на них.

Аннотация — краткое изложение первоисточника.

Архивная выписка — дословное воспроизведение части тек­ста документа, хранящегося в архиве, заверенное в установленном порядке.

^ Архивная справка — справка об имеющихся в документаль­ных материалах архива сведениях по определенному вопросу, теме, предмете или биографических сведениях, заверенная в установ­ленном порядке.

Бланк — белый лист с частично напечатанным текстом и про­белами, которые заполняются актуальной информацией (например, анкетный Б.).

Ведомость — перечень каких-либо данных (сведений), распо­ложенных в определенном порядке (платежная В., оборотная В. и т.п.).

^ Виза — подпись, подтверждающая факт ознакомления долж­ностного лица с документом.

Внутренний адрес письма — наименование и адрес организа­ции или фамилия и адрес лица, которому направлено письмо.

^ Внутренний документ — документ, предназначенный для ис­пользования тем учреждением, в котором он создан.

Входящий документ — документ, поступивший в учреждение.

Выписка — копия части текстового документа.

^ График — текстовой документ, отражающий, как правило, план работы с точными показателями норм и времени выполнения.

Гриф — пометка, указывающая на особый характер или осо­бый способ пересылки деловой корреспонденции («секретно», «срочно», «не подлежит оглашению», «лично»).

^ Дата — число, месяц и год составления или подписания доку­мента, указанные на нем арабскими цифрами.

Дело — единица хранения письменных документов в архиве, помещенных в отдельную папку.

^ Деловое письмо — документ, применяемый для связи, пере­дачи информации на расстояние между двумя корреспондентами, которыми могут быть и юридические, и физические лица.

Делопроизводство — ведение канцелярских дел, совокупность работ по документированию деятельности учреждений и по орга­низации документов в них.

^ Директивный документ — документ, содержащий обязатель­ные к исполнению указания вышестоящих органов.

Доверенность — документ, дающий полномочия его предъя­вителю на выполнение каких-либо действий от имени доверителя.

Договоренность — документ, фиксирующий соглашение двух или нескольких сторон.

^ Докладная записка — документ, адресованный руководству, в котором излагается какой-либо вопрос с выводами и предложения­ми составителя.

Документ — информация на материальном носителе, имеющая юридическую силу.

Документооборот — 1) движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки; 2) количество входящих, внутренних и исходящих документов учреждения за определенный период времени.

^ Досье — документы, относящиеся к какому-либо делу.

Дубликат — экземпляр документа, составленный взамен отсут­ствующего подлинника и имеющий одинаковую с ним юридичес­кую силу.

Заявление — документ, содержащий просьбу или предложе­ние лица (лиц) учреждению или должностному лицу (например, 3. о приеме на работу, 3. о предоставлении отпуска и т.д.).

Извещение — документ, информирующий о предстоящем ме­роприятии (заседании, собрании, конференции) и содержащий предложение принять участие.

^ Индекс — условное обозначение, присваиваемое документу в процессе учета (регистрации) и исполнения.

Индексация — проставление индекса.

Индекс дела — порядковый номер дела по номенклатуре и ус­ловное обозначение структурной части учреждений, проставляе­мые на обложке дела.

^ Инициативный документ — документ, послуживший началом рассмотрения определенного вопроса.

Исходящий документ — документ, отправленный из учреждения.

^ Консервация документа — предохранение документа от раз­рушающего действия внешней среды.

Контракт — договор об установлении, изменении или прекра­щении правоотношений.

^ Контрольный лист — талон для индивидуальной регистрации документов, включающий резолюцию и тему письма.

Корреспондент — учреждение или отдельное лицо, с которым ведется переписка.

^ Кредит — включенная в смету сумма, в пределах которой раз­решен расход на определенную потребность.

Лимит — документ, определяющий предельный размер ассиг­нований денежных средств, отпуска материалов и т.д. из государ­ственных фондов.

^ Лицевой счет — бухгалтерский документ, отражающий пере­дачу какого-либо конкретного вида средств (материалов, инстру­ментов, продукции, зданий и т.д.) определенной организации или лицу и содержащий денежные расчеты с ним.

^ Личное дело — дело, включающее документы о каком-либо лице (о его биографии, образовании, трудовой или общественной деятельности).

Машиночитаемый текст — документ, использование которо­го требует применения специально предназначенных технических средств.

Наряд — документ, содержащий сведения о распределении ра­бот между рабочими-сдельщиками, учет выработки и расчет при­читающейся им заработной платы.

Наряд-заказ — плановое задание руководителя учреждения подчиненному предприятию или руководителя предприятия цеху о выполнении определенной работы.

Номенклатура — перечень наименований.

Номенклатура дел — систематизированный перечень или список наименований дел, заводимых в делопроизводстве уч­реждения.

^ Номер входящего письма — регистрационный номер докумен­та, проставляемый адресатом.

Номер исходящего дела — регистрационный номер докумен­та, проставляемый отправителем.

^ Нормативные документы — документы, в которых устанав­ливаются какие-либо правила, нормы.

Нормативы — документы, содержащие показатели затрат вре­мени, материальных или денежных ресурсов, показатели изготов­ляемой продукции, приходящиеся на какую-либо единицу (изде­лие, операцию и т.д.).

^ Нормы — документ, содержащий сведения об установленных величинах чего-либо (Н. выработки, Н. выдачи чего-либо).

Объяснительная записка — 1) документ, поясняющий содер­жание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта); 2) сообщение должностного лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу.

^ Опись — юридически оформленный перечень документов.

Оригинал документа — 1) первоначальный экземпляр доку­мента; 2) экземпляр документа, являющийся исходным материа­лом для копирования.

^ Особые отметки — отметки о степени секретности и срочнос­ти исполнения документов.

Отчет — документ, содержащий сведения о подготовке и про­ведении работ, об итогах выполнения планов, заданий, командиро­вок и других мероприятий, представляемый вышестоящему учреж­дению как должностному лицу.

^ Официальные документы — документы, составленные учреж­дением или должностным лицом и оформленные в установленном порядке.

Письмо — обобщенное наименование различных по содержа­нию документов, служащих средством общения между учрежде­ниями, частными лицами.

Повестка — официальное сообщение частному лицу с предло­жением куда-либо прийти или учреждению — выслать своего пред­ставителя.

^ Подлинник документа — 1) документ официального проис­хождения в окончательной редакции, удостоверенный соответству­ющим образом; 2) рукопись.

Подпись на документе — подпись должностного лица или ав­тора документа, удостоверяющая его подлинность или заверяю­щая копию документа.

Положение — 1) правовой акт, устанавливающий основные пра­вила организации и деятельности государственных органов, струк­турных подразделений органа, а также нижестоящих учреждений, организаций и предприятий; 2) свод правил, регулирующих опре­деленную отрасль государственного управления, политической, об­щественной, культурной или хозяйственной жизни.

Предложение — письменное заявление от имени предприятия, адресованное другому предприятию, о готовности заключить с ним договор на определенных условиях; оферта.

Представление — документ, содержащий предложение о на­значении, перемещении или поощрении личного состава, а также рекомендацию определенных действий и мероприятий по вопро­сам деятельности учреждения.

Прейскурант — перечень видов работ, услуг, продукции това­ров и т.д. с указанием цен и расценок.

^ Претензионное письмо — письмо, отправленное виновной сто­роной в случае невыполнения ею заключенных ранее договоров и разного вида обязательств.

Приказ — 1) правовой акт, издаваемый руководителем органа государственного управления (его структурного подразделения), действующий на основе единоначалия, в целях разрешения основ­ных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В от­дельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от подчиненности; 2) документ, вы­даваемый органами государственного и ведомственного арбитра­жа на обязательное исполнение его решения.

Программа — документ, излагающий основные направления работы учреждения или предприятия на определенный период вре­мени (производственная П.) или этапы и сроки осуществления круп­ных работ, испытаний.

^ Проект документа — предварительный вариант документа, предназначенный для рассмотрения.

Протокол — документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, со­вещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

^ Распорядительные документы — документы, в которых фик­сируется решение административных и организационных вопро­сов.

Расписание — объявление о времени, месте и последователь­ности совершения чего-либо.

Распоряжение — правовой акт, издаваемый единолично руко­водителем, главным образом коллегиального органа государствен­ного управления, в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц и граждан.

^ Регистрационная карточка — карточка, предназначенная для регистрации документов в делопроизводстве учреждения.

Регистрационный номер документа — порядковый номер, присваиваемый входящему или исходящему документу при его ре­гистрации, являющийся частью делопроизводственного индекса или заменяющий его.

^ Регистрационный штамп — штамп, содержащий название уч­реждения, дату регистрации, регистрационный индекс, номер дела, в которое будет помещен документ.

^ Регистрация документов — запись в учетных формах (журна­лах, карточках и т.п.) кратких сведений о документе и проставление на документе делопроизводственного индекса и даты регистрации.

^ Реестр — перечень (список) чего-либо, применяемый в бухгал­терском учете и делопроизводстве (например, Р. описей).

Резолюция — решение, принятое совещанием, съездом, кон­ференцией и т.п. по обсуждаемому вопросу.

^ Резолюция на документе — п

Поделиться:

Воспользуйтесь поиском по сайту: