 |
Создание физической структуры БД
|
|
|
|
Создание объектов СУБД на физическом уровне осуществляется в процессе проектирования БД при выполнении четвертого этапа проектирования. В качестве основных объектов СУБД используются таблицы, запросы, формы и отчеты. В основе любой БД лежит информация отформатированная и упорядоченная специальным образом. Традиционно информация размещается в таблицах.
Таблицы определяют структуру БД и хранят всю имеющуюся в ней информацию. Все таблицы базы данных хранятся в одном файле. Прежде чем приступить к созданию таблиц базы данных, необходимо создать файл базы данных. Чтобы создать файл новой базы данных, нужно в диалоговом окне открытия базы данных выбрать опцию Новая база данных и задать имя файла новой базы данных. Тип файла по умолчанию устанавливается с расширением.mdb.
Создание таблиц начинается с формирования структуры таблиц. Сначала определяется и назначается состав полей, их имена, описание, свойства (размер, формат, маска ввода и т.п.) и тип данных, которые будут храниться в данном поле, а также ключ.
Имя поля. Каждое поле в таблице должно иметь уникальное имя, удовлетворяющее соглашениям об именах объектов в Access. Оно является комбинацией из букв, цифр, пробелов и специальных символов, за исключением: точек, восклицательного знака, запятой, апострофа и квадратных скобок. Имя не может начинаться с пробела и содержать управляющие символы с кодами ASCII 00—31. Максимальная длина имени 64 символа.
Размер поля задает максимальный размер данных, сохраняемых в поле. Рекомендуется задавать минимально допустимый размер поля, который понадобится для сохраняемых значений, т. к. сохранение таких полей требует меньшего объема памяти, следовательно, обработка данных будет выполняться быстрее.
|
|
|
Формат поля является форматом отображения заданного типа данных и задает правила представления данных при выводе их на экран или печать.
Тип данных. Тип данных определяется значениями, которые предполагается вводить в поле, и операциями, которые будут выполняться с этими значениями. В Access допускается использование восьми типов данных.
Ключ. Каждая таблица в реляционной базе данных должна иметь уникальный (первичный) ключ, который может быть простым или составным, включающим несколько полей.
Модификация структуры таблицы (добавление, удаление и изменение имени поля) выполняется в режиме конструктора. Кроме того, операция изменения его имени поля также возможна и в режиме таблицы.
При проектировании базы данных в ее составе может быть две и более таблиц. В такой базе данных необходимо установление связей между ними. После окончательного установления структуры таблиц, связи между которыми устанавливаются по принципу соединения ключевого поля Родительской таблицы с одноименным не ключевым полем Дочерней таблицы.
После выполнения всех выше рассмотренных действий, можно приступить к заполнению таблиц записями.
Создание запросов
Одним из основных инструментов обработки данных в СУБД являются запросы. Технологически запрос может быть выполнен двумя путями на основе компоновки или описания запроса:
1. QBE (Query By Example) - запрос по образцу;
2. язык SQL (Structured Query Language) – структурированный язык запросов.
Запрос QBE содержит схему данных, включающую используемые таблицы, и бланк запроса. При конструировании запроса достаточно, работая мышью, выделить и перетащить необходимые поля из таблиц, представленных в схеме данных запроса, в бланк запроса и ввести условия отбора записей.
Отклик системы на запрос отображается в виде таблицы, записи в которой формируются на основе условий отбора, содержащихся в запросе.
|
|
|
В запросах могут производиться вычисления над полями. Результат вычисления образует вычисляемое поле в таблице, создаваемой по запросу. При каждом выполнении запроса производится вычисление с использованием текущих значений полей. При вычислениях могут использоваться арифметические выражения и встроенные функции MS Access. Выражение для вычисляемого поля записывается в бланк запроса в пустую ячейку строки Поле.
Создание форм
Формы ввода/вывода предназначены:
· Для осуществления первоначальной загрузки записей в таблицы БД;
· Для выполнения просмотра записей;
· Для корректировки данных: добавление, удаление, изменение значений;
Формы БД по структуре, как правило, соответствуют формам первичных документов – источников данных.
Из соображений безопасности, чем меньше доступа к базовым таблицам имеют конечные пользователи, тем лучше. Смысл введения форм состоит в том, чтобы предоставить пользователю средства для заполнения только тех полей, которые ему заполнить положено по функциональным обязанностям.
Используя графический интерфейс при создании формы, мы фактически создаем экранный аналог документа, через который и осуществляется ввод данных. Иными словами, форму делают так, чтобы она полностью повторяла оформление бланка - это значительно упрощает работу наборщика, снижает его утомление и предотвращает появление ошибок ввода. С помощью форм данные можно не только вводить, но и отображать, а при выводе форм еще и использовать специальные средства оформления.
Создание отчетов
Отчеты создаются на основании таблиц или запросов по которым может быть осуществлен вывод данных из таблиц в виде выходного печатного документа. При необходимости в отчетах может быть осуществлена группировка записей по выбранному полю.
Оформление форм и отчетов состоит в том, чтобы обеспечить их всей атрибутикой оформительского и содержательного характера с применением элементов управления.
Элементы управления расположены на Панели элементов:
Выбор элемента управления выполняется одним щелчком на его значке в Панели элементов, после чего следующим щелчком в поле формы отмечается место, куда он должен быть поставлен. Вместе с элементом в поле формы вставляется его присоединительная надпись.
|
|
|
