Совместное использование данных

Системы управления базами данных должны учитывать, что с базами могут одновременно работать много людей. Если бы с база­ми работали как с документами в текстовом процессоре, то один человек, открывший файл для редактирования, монополизировал бы этот файл и блокировал бы к нему доступ других пользователей до тех пор, пока файл не будет закрыт и сохранен.

В базах данных один пользователь, вносящий изменения в базу, блокирует только одну запись, с которой он работает, причем ненадолго. Например, известно, что службы автомобильной инспекции имеют базы данных угнанных автомобилей. Тот факт, что где-то в центральной службе идет ввод новых записей об угнанных автомобилях, не мешает инспекторам на местах обра­щаться к базе по компьютерной сети и наводить необходимые справки. Как только ввод очередной записи завершается, она становится доступной всем инспекторам для просмотра, а некото­рым (кому это положено по должности) и для редактирования.

Если в локальной или глобальной сети с одной базой работают несколько пользователей, то каждый может видеть в режиме реаль­ного времени те изменения, которые вносят в базу его коллеги.

Столбец

тшш\

18.02.72! 189J 78 шш$. ш...... & 02.1271!....... 196J...... 90 '1&1266J188]....... 87 160270:181!......... 7В 020T69J........ 181!..... 72 Ж0Т78!..... 188! 75 .......... \...... о1..... о

Кнопки перехода

Контекстное меню записи позволяет удалять, копировать и перемещать записи и управлять высотой строки

Дата рождения ]"р'о ст|Вес] (StipTHpoei'.a rtb йо^рзег* А + Сортировка rio убыванию =1 Коправнгь

Г71 Ширина столбца. Скрыть Столбцы Щ Закрепить столбцы ft Добавить с ronfeu Столбец пейстйноеа fjgpeli* i№(5BS*f ь- Стол

Приемы работы с таблицами баз данных

С базой данных можно работать обычными приемами управления с помо­щью мыши.

1. Cтрока состояния в нижней части окна в Access называется полем номера записи. Это поле содержит кнопки перехода, с помощью которых можно эффективно перемещаться по таблице.

2. Каждая запись имеет слева кнопку (маркер записи). Щелчок на этом маркере выделяет всю запись и готовит ее к копированию, перемещению, удалению.

3. Щелчок правой кнопкой на выделенной записи открывает контекстное меню для операций с записью.

4. Маркер, находящийся в левом верхнем углу таблицы, — это маркер таблицы. Щелчок на нем выделяет всю таблицу, а правый щелчок открывает контекстное меню для операций с таблицей в целом.

 

5. Поля базы данных представлены в таблице столбцами. Каждый столбец имеет заголовок, в котором записано имя поля или то значение, которое задано в свойстве Подпись.

6. Если содержимое поля не полностью умещается в ячейке таб­лицы, столбец можно расширить. При наведении указателя мыши на границу между столбцами указатель меняет форму. Теперь границу можно перемещать методом перетаскивания, а двойной щелчок, выполненный в этот момент, автоматически устанавливает ширину столбца равной длине самого длинного значения в данном поле.

 

7. Щелчок на заголовке столбца выделяет весь столбец, а щелчок правой кнопкой на выделенном столбце открывает контекст­ное меню. В нем есть очень интересные пункты, позволяющие отсортировать записи по данному полю, вставить новый столбец, скрыть столбец и прочее.

8. Скрытый столбец не исчезает из базы, а только перестает отоб­ражаться на экране. Чтобы снова его отобразить, надо навести указатель на границу между столбцами в том месте, где был скрыт столбец, и выполнить двойной щелчок. Скрытый столбец опять станет видимым.

Лекция 6

Создание связей между таблицами

Основные преимущества систем управления базами данных реализуются при работе не с отдельными таблицами, а с группами взаимосвязанных таблиц. Для создания связей между таблицами СУБД Access имеет специальное диалоговое окно, которое называется Схема данных.

1. Окно Схема данных открывают щелчком на одноименной кнопке панели инструментов или командой Сервис — Схема данных.

2. Если ранее никаких связей между таблицами базы не было, то при открытии окна Схема данных одновременно открывается окно Добавление таблицы, в котором можно выбрать нужные таблицы для включения в структуру межтабличных связей.

3. Если связи между таблицами уже были заданы, то для введения в схему данных новой таблицы надо щелкнуть правой кнопкой мыши на схеме данных и в контекстном меню выбрать пункт Добавить таблицу.

4. Введя в схему данных все таблицы, которые надо связать, можно приступать к созданию связей между полями таблиц.

5. Связь между полями устанавливают путем перетаскивания имени поля из одной в таблицы в другую на соответствующее ему связанное поле.

6. После перетаскивания открывается диалоговое окно Связи, в котором можно задать свойства образующейся связи.

7. Включение флажка Обеспечение условия целостности данных позволяет защититься от случаев удаления записей из одной таблицы, при которых связанные с ними данные других таблиц останутся без связи.

8. Чтобы условие целостности могло существовать, поле основной таблицы должно обязательно быть ключевым и оба поля должны иметь одинаковый тип.

9. Флажки Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных записей обеспечивают одновременное обновление или удаление данных во всех подчиненных таблицах при их изменении в главной таблице. Если клиент Соколова выйдет замуж и изменит фамилию на Воронову, то придется внести изменение только в поле Фамилия таблицы Клиенты. В прочих таблицах изменения произойдут автоматически.

Диалоговое окно Схема данных наглядно отображает связи между таблицами. Чтобы удалить связь, надо щелкнуть на линии связи правой кнопкой мыши и воспользоваться командой Удалить контекстного меню

Лекция 7
Запросы

Предположим, что на крупном предприятии есть огромная база данных Кадры, содержащая подробнейшие сведения о каждом сотруднике. Кроме формальной информации база может содержать и конфиденциальную, например, сведения о заработной плате. Вся эта информация хранится в базовых таблицах.

Работать с базой данных Кадры могут разные подразделения пред­приятия, и всем им нужны разные данные. Не все то, что положено знать службе безопасности предприятия, должно быть доступно главному врачу, и наоборот. Поэтому доступ пользователей к базовым таблицам закрывают.

Для доступа к данным есть другое, гораздо более гибкое и удобное средство — запросы. Для одной и той же таблицы можно создать множество разных запросов, каждый из которых сможет извле­кать из таблицы лишь малую часть информации, но именно ту часть, которая в данный момент необходима. У сотрудника бухгал­терии должен быть запрос, который позволит определить, сколько дней в году по болезни отсутствовал тот или иной работник, но у него не должно быть запроса, позволяющего узнать, чем он болел и где лечился, а у главного врача такой запрос быть должен.

В результате работы запроса из общей исходной базы формируется результирующая таблица, содержащая часть общей информации, соответствующую запросу.

Важным свойством запросов является то, что при создании результирующей таблицы можно не только выбирать информацию из базы, но и обрабатывать ее. При работе запроса данные могут упорядочиваться (сортироваться), фильтроваться (отсеиваться), объединяться, разделяться, изменяться, и при этом никаких изменений в базовых таблицах может не происходить.

Результаты обработки сказываются только на содержании резуль­тирующей таблицы, а она имеет временный характер, и иногда ее даже называют моментальным снимком.

И еще одним ценным свойством запросов является их способ­ность выполнять итоговые вычисления. Запрос может не только выдать результирующую таблицу, но и найти, например, сред­нее (наибольшее, наименьшее, суммарное и т. п.) значение по какому-то полю.

Начинающих пользователей баз данных часто удивляет отсутствие в таблицах элементарной возможности вставить новую запись между другими. Записи всегда добавляются только в конец базы. На вопрос, почему так происходит, ответ простой: потому что в упорядо­чении таблиц нет необходимости. Для этого существуют запросы. Совершенно неважно, под каким номером внесена в таблицу та или иная запись. Если нужно видеть ее в строго определенном месте (например, рядом с другими аналогичными), значит нужно создать запрос, который сгруппирует записи по заданному признаку.

 

Запросы на выборку

Существует немало различных видов запросов, но самые простые из них и, к тому же, используемые наиболее часто — это запросы на выборку.

Цель запроса на выборку состоит в создании результирующей таблицы, в которой отображаются только нужные по условию запроса данные из базовых таблиц.

Как и другие объекты Access, запросы можно создавать авто­матически с помощью Мастера или вручную. И, как обычно, на этапе обучения лучше не пользоваться Мастером, чтобы почувст­вовать работу с запросами «кончиками пальцев».

Для создания запросов к базам данных существует специальный язык запросов. Он называется SQL (Structured Query Language — структурированный язык запросов). К счастью, те, кто пользуются СУБД Access, могут позволить себе не изучать этот язык. Вмес­то него в Access есть простое средство, которое называется бланком запроса по образцу. С его помощью можно сформировать запрос простыми приемами, перетаскивая элементы запроса между окнами.

⇐ Предыдущая123456Следующая ⇒

Поделиться:

Воспользуйтесь поиском по сайту: