 |
Глава II . Организационная документация
|
|
|
|
Оглавление
Введение
Глава I. Сущность и виды документации
Понятие документации
Виды документации
Глава II. Организационная документация
2.1 Сущность и виды организационной документации
2.1.1 Устав
Положение
Инструкции
Правила
2.2 Правила оформления организационных документов
2.2.1 Реквизиты организационных документов
Требования к оформлению реквизитов организационных документов
Требования к бланкам документов и оформлению документов
2.3 Работа с организационной документацией
2.3.1 Автоматизация организационных документов
Унификация организационных документов
Эффективность рациональной системы организационной документации
Заключение
Список источников и использованной литературы
Введение
Управленческая деятельность присуща всем учреждениям, организациям и предприятиям. В процессе управления собирается, обрабатывается и передается огромное количество информации. Эффективность управления зависит от объема, оперативности и достоверности информации, большая часть которой отражается в документах. Законодательными и нормативными актами предусмотрен ряд ситуаций, при которых документирование информации является обязательным. В зависимости от конкретной управленческой ситуации создается множество различных видов документов.
Тема курсовой работы - «Организационные документы в системе управления организацией» - очень актуальна в настоящее время. Почему?
Во-первых, конечный результат управленческой деятельности организации зависит от множества промежуточных звеньев, одной из которых является организационная документация, позволяющая обеспечить оперативность и гибкость в принятии решений. Ведь именно она координирует все этапы работы - от проектирования до практической реализации решений.
|
|
|
Во-вторых, каждая организация реализует свои функции главным образом посредством организационных документов. Если учесть, что ежегодный документооборот в стране составляет примерно 60 млрд. листов и продолжает расти, то несомненно: эффективное организационное регулирование на предприятии имеет большое значение.
Целью курсовой работы является подробное изучение такой важной для любой организации документации, как организационные документы.
Для того чтобы достичь цели курсовой работы, необходимо решить следующие задачи.
Во-первых, необходимо рассмотреть сущность и виды всей имеющейся на предприятии документации (глава I).
Во-вторых, необходимо изучить сущность и виды организационной документации, правила оформления данной документации, а также работу с ней (глава II).
Объектом курсовой работы является организационные документы, которые играют немаловажную роль в управлении организацией.
Предмет курсовой работы - это уставы, инструкции, положения, правила, которые являются основой организационных документов.
Что касается информационной базы для написания данной курсовой работы, то она очень большая. Причём нет расхождения во мнениях. Ведь в литературе очень подробно освещается данная тема.
Глава I. Сущность и виды документации
Понятие документации
Документация - это деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт или право на что-либо. Документ возник, прежде всего, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу. Латинское documentum означает доказательство, свидетельство чего-либо.
Закон об информации, информатизации и защите информации определяет информацию как «сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления».
|
|
|
Документ представляет собой результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звукозаписи и видеозаписи. Документ изготавливается на специальном материале (бумаге, фотопленке и т.п.).
Чтобы документ имел юридическую силу, процесс его создания регламентируется и осуществляется по установленным правилам. Это подчёркнуто и в определении термина документ в законе «Об информации, информатизации и защите информации»: «Документированная информация (документ) - это зафиксированная на материальном носителе информация, информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать».
Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.
Как носитель информации документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.
Все формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов:
) планирование - посредством подготовки различных планов;
) учет - в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской и оперативно-технической документации;
) руководство - изданием распорядительных документов;
) организация - организационных документов;
) инструктирование - в виде инструкций, методических указаний; контроль - путем сбора сведений в письменном виде и т.д.
Таким образом, документация, будучи тесно связана со всеми формами управленческой деятельности, используется аппаратом управления в качестве способа и средства реализации возложенных на него функций. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления.
|
|
|
Но создав документ, с ним надо ещё много работать: учесть, зарегистрировать с тем, чтобы о нём можно было навести справку, передать исполнителю, проконтролировать его исполнение, сохранить и т.д.
Организация делопроизводства условно делится на две части:
обеспечение своевременного и грамотного создания документов (документирование);
организация работы с документами: получение, передача, обработка, учёт, регистрация, контроль, хранение, подготовка в архив, уничтожение.
Более широкий термин, применяемый сегодня - информационно-документационное обеспечение управления, включает помимо традиционной работы с документами и информационное обслуживание, создание, ведение и работу с базами данных.
Виды документации
Управленческая деятельность фиксируется документами. В составе документов различаются три группы:
) организационные;
) распорядительные;
) справочно-информационные.
К организационным относятся уставы, положения, инструкции, правила, штатные расписания. К распорядительным относятся такие документы, как постановления, решения, распоряжения, указания, приказы. Группа справочно-информационных документов включает письма, телеграммы, телефонограммы, докладные и объяснительные записки, договоры, акты, справки, заключения, обзоры. Существует также и документация по личному составу. Это - характеристики, справки, личные карточки, заявления.
Другие формы управленческой деятельности отражаются в других документах. Например, учет отражается в статистической, бухгалтерской документации, материально - техническое снабжение в договорах, актах, нарядах, письмах и так далее.
Таким образом, организационная документация выделяется из единой по своей информационной природе документации. Далее мы остановимся более подробно именно на организационных документах.
Глава II. Организационная документация
|
|
|
