 |
Личное дело как необязательный документ по учёту кадров
|
|
|
|
Личное дело представляет собой совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике. Личные дела могут заводиться на всех работников предприятия, но в первую очередь - на руководителей и ведущих специалистов (в этом случае на остальных сотрудников оформляют только личные карточки формы Т-2).
Предприятие вправе само решить вопрос о том, какие документы должны входить в состав личного дела. Обязательной является внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле. Кроме того, в личном деле могут содержаться следующие документы:
• анкета или личный листок по учету кадров;
• автобиография или резюме;
• копии документов об образовании;
• копии документов об утверждении в должности;
• копии характеристик;
• трудовой договор;
• копии приказов о назначении, перемещении, увольнении;
• дополнение к личному листку по учету кадров;
• справки и другие документы, относящиеся к данному работнику.
Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, содержит сведения о порядковых номерах документов в деле, их индексах, заголовках, датах. Листы личного дела и его внутренней описи нумеруются отдельно. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.
Анкета содержит биографические сведения о работнике, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении и др. Обычно анкета нужна для получения информации о кандидате на вакантную должность или место в организации, соответственно, для определения его компетентности и подготовленности. Анкета позволяет выбрать наиболее подходящего кандидата.
|
|
|
Анкета заполняется от руки самим работником при поступлении на работу и содержит вопросы:
• о паспортных данных человека (фамилия, имя, отчество; дата и место рождения; место жительства или пребывания; семейное положение, дети и родственники; гражданство; отношение к воинской обязанности и др.);
• об образовании (вид, форма и время получения образования; полученные специальности; ученые степени и ученые званиях, и др.);
• о стаже и опыте работы (периоды работы; занимаемые должности (выполняемые работы); места и условия работы; размер заработной платы; причины увольнения, и др.;
• о навыках и знаниях (степень владения иностранными языками; уровень владения оборудованием, механизмами, инструментами; самооценка профессиональных умений, навыков и знаний, личностных качеств, и др.).
Также анкета может включать в себя группы вопросов об отношении к нанимателю (что соискатель знает и думает о предприятии, как относится к методам управления на нем, какую должность (работу) он хотел бы занимать (выполнять) в будущем, какого размера заработную плату ему хотелось бы получать, какой график работы подходит ему больше всего и др.).
Анкета не заверяется ни печатью, ни подписью работника отдела кадров.
Анкета становится документом личного дела только в том случае, если соискатель принят на работу. Анкеты кандидатов, не ставших работниками, помещаются в отдельное дело, которое может вновь использоваться при повторном подборе персонала.
Согласно ст. 86-89 ТК РФ работодатель не имеет права получать сведения, а, следовательно, спрашивать работника:
• о его политических, религиозных и иных убеждениях;
• о его частной жизни (такие сведения могут быть получены только с его письменного согласия);
• о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности (исключение составляют случаи, предусмотренные федеральным законом).
|
|
|
Вместо анкеты на предприятии может использоваться личный листок по учету кадров. Требования, предъявляемые к заполнению данного документа, аналогичны требованиям, предъявляемым к оформлению анкеты. Этот вид документа не имеет официально установленной единой формы и может варьироваться предприятием, исходя из его требований к кадрам.
В процессе трудовой деятельности работника кадровая служба предприятия оформляет еще один документ - дополнение к личному листку по учету кадров, который содержит:
• данные о работе после заполнения личного листа;
• данные об изменениях в учетных признаках работника после заполнения личного листка (награждения, взыскания, дополнительное образование, знание иностранных языков, наличие воинского звания, пребывание в заграничных командировках, и т. д.)
Характеристика - это официальный документ, который при необходимости выдает администрация учреждения, организации, предприятия своему сотруднику. В характеристике приводятся отзыв о служебной и общественной деятельности сотрудника, оценка его деловых и моральных качеств. По направленности пользования характеристики делятся на внутренние и внешние. Характеристика составляется отделом кадров или руководителем структурного подразделения, в котором осуществляет свою деятельность работник. Инициаторами составления характеристики могут быть:
• руководство предприятия;
• сам работник;
• сторонние организации;
• судебные и иные государственные органы власти.
Составление характеристики для внутреннего пользования может потребоваться с целью изучения личности работника на предмет:
• поручения какой-либо работы;
• повышения в должности;
• отправки в командировку;
• поиска мотивации сотрудника;
• определения степени доверия для допуска к тайне, или передачи материальных средств;
• совместимости с коллективом;
• прогнозирования поведения в неадекватных ситуациях.
По инициативе работника характеристика составляется по его запросу при переводе на другую работу, поступлении в учебное заведение, поездки за границу. При получении официального запроса судебных и иных государственные органов о представлении характеристики для разрешения вопросов, связанных с личностью работника, необходимо представить данный документ в указанные сроки. Такие характеристики предназначены для внешнего пользования и подлежат обязательному заверению печатью предприятия и подписью его руководителя. В тексте обязательно должно быть указание «Характеристика выдана для представления в …».
|
|
|
Характеристика может быть оформлена на общем бланке формата А4. Она имеет следующие реквизиты:
• название вида документа (характеристика);
• указание должности лица, которому выдается характеристика;
• наименование организации, выдающей характеристику;
• имя, отчество и фамилия сотрудника;
• текст;
• подписи, печать.
Текст характеристики излагается от третьего лица. В нем можно выделить следующие составные части.
Первая - это анкетные данные, следующие за названием документа, где указывают имя, отчество и фамилию, должность, ученую степень и звание (если они имеются), год рождения, образование сотрудника.
Вторая часть текста характеристики - данные о трудовой деятельности (сведения о специальности, продолжительности работы на данном предприятии или в организации, продвижении по службе, уровне профессионального мастерства и т. п.).
Третья часть - собственно характеристика, оценка морально-психологических и деловых качеств сотрудника:
• его отношения к работе;
• творческого потенциала;
• работоспособности;
• дисциплинированности;
• уровня профессиональной пригодности;
• степени контактности и коммуникабельности;
• поведения в быту;
• субъективные выводы о способностях работника;
• рекомендации по использованию выявленных качеств;
• приблизительный «психологический портрет»;
• вероятностный прогноз поведения;
• иные факты и выводы, заслуживающие внимания заинтересованных лиц.
Четвертая часть содержит вывод, в котором указывается назначение характеристики.
Следует помнить, что характеристика относится к документам, содержащим персональные сведения о работнике, поэтому ее подготовка и представление должны осуществляться с соблюдением норм главы 14 ТК РФ. Например, работодатель не может сообщать персональные данные работника третьей стороне без получения письменного согласия на то работника (исключение составляются случаи, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в случаях, установленных федеральным законом). Также сторонние организации и лица, получившие персональные данные работника, должны быть предупреждены о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены.
|
|
|
Автобиография - документ, который автор составляет самостоятельно. Типовой формы для автобиографии не существует. Однако отдельные составные части и реквизиты должны содержаться в автобиографии обязательно. Пишут автобиографию от руки на листе бумаги форматом А4 либо на специальном бланке (при поступлении на работу или учебу), без исправлений и помарок, разборчивым почерком, перьевой или шариковой ручкой. Использование зеленых и красных чернил (пасты) не разрешается. Форма изложения - повествовательная, от первого лица. Все сведения даются в хронологическом порядке так, чтобы можно было составить представление о жизненном пути, деловой квалификации и общественной деятельности данного человека. Для этого можно использовать различные способы:
• в начале строки через тире ставятся две даты, обозначающие период времени (например, «1984-1990 гг. - работал в ЗАО „Фонтан“ в должности главного бухгалтера»);
• временной период указывается с помощью предлогов (например, «С 1990 по 2004 год работал в ОАО „Незабудка“ заместителем директора по производству»);
• даты указываются после события в скобках (например: «Поступил в саратовский экономический институт (1975 год). После окончания института (1980 год) работал экономистом на заводе „Вымпел“ (до 1992 года)»);
• составителю в устном порядке задаются основные направления (дата и место рождения, обучение, работа, награды и т. д.) и по этим разделам в хронологическом порядке отражаются все сведения.
В обязанности работника кадровой службы входит разъяснение лицу, составляющему автобиографию, какие именно этапы жизни интересуют работодателя.
Основные реквизиты в автобиографии:
• название документа (автобиография);
• имя, отчество, фамилия автора;
• число, месяц и год рождения; место рождения;
• сведения о родителях (фамилия, имя, отчество, место работы);
• образование и специальность по образованию;
• вид трудовой деятельности;
• последнее место работы и должность;
• награды и поощрения;
• участие в общественной работе;
|
|
|
• семейное положение и состав семьи;
• домашний адрес и телефон;
• дата;
• личная подпись.
Также могут быть приведены и другие сведения, касающиеся жизни и деятельности автора, например, изменение семейного положения (женился, развелся, овдовел, родились дети и т. п.).
Для мужчин обязательным является указание периодов воинской службы, ее срочности, отношения к воинской обязанности, воинских званий. Женщинам в автобиографии желательно отразить периоды нахождения в отпуске по беременности и родам, по уходу за детьми.
В автобиографии также желательно отразить сведения о членстве, участии в профсоюзных и иных общественных организациях (в период обучения в средних и высших учебных заведениях, на протяжении всей трудовой деятельности), о выполнении общественной работы, о поощрениях и наградах. Работник отдела кадров имеет право задать вопросы по неотраженным периодам и попросить занести сведения в автобиографию.
Автобиография не заверяется ни подписью работника отдела кадров, ни иного должностного лица, ни печатью.
Произошедшие изменения в автобиографии составителя за время работы на предприятии отражаются в отдельном документе-приложении (Дополнении к автобиографии). Лучше всего попросить написать такое дополнение работника собственноручно. Но кадровик может также время от времени пересматривать автобиографию и самостоятельно записывать изменения на отдельном листе. Когда их накопится достаточно, тогда и можно попросить работника составить дополнение. Спустя какое-то время можно целиком обновить автобиографию, при этом старую автобиографию и дополнения к ней помещают в раздел личного дела «Дополнительный материал».
В завершение в личное дело подшивается заявление работника об увольнении по собственному желанию либо другие документы, которые служат основанием для увольнения, и копия приказа об увольнении.
|
|
|
