 |
Тема 3. Личная документация. Основные понятия
|
|
|
|
Тема 3. ЛИЧНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ
Деловая переписка – это документы, которые фиксируют деловые отношения между сотрудниками, отношения между сотрудниками и различными учреждениями. В рамках служебной документации можно выделить личные документы. К ним относятся автобиография, резюме, доверенность, заявление и др.
Адресат –получатель письма (или документов).
Адресант – отправитель.
Доверенность – документ, с помощью которого одно лицо предоставляет другому лицу полномочия предпринимать за него какое-либо действие (чаще всего – получить что-либо).
Заявление – внутренний служебный документ, предназначенный для доведения до сведения должностного лица информации узкой направленности.
Расписка – документ, подтверждающий факт получения чего-либо одним лицом от другого.
Резюме:
1) краткое изложение сути написанного, сказанного или прочитанного; краткий вывод, заключительный итог речи, доклада и т. п.;
2) жанр самопредставления, включающий анкетные данные.
Рекомендательное письмо –в отличие от характеристики, имеет функциональное предназначение – активно предписывает получателю-работодателю схему действий.
Реквизиты –обязательные содержательные элементы служебного документа.
3. 1. Резюме, автобиография
Теоретическая справка
Деловая документация бывает двух видов: внутриведомственная и межведомственная.
В случае необходимости персонального обращения с просьбами, жалобами, ходатайствами и т. д. к руководству или организацию составляются внутриведомственные документы личного характера, когда автором документа является его составитель. К таким документам относятся:
|
|
|
· резюме;
· заявление;
· автобиография;
· расписка;
· доверенность (личная) и т. д.
Текст этих документов может быть произвольным и составляется самим автором, но такие реквизиты, как название вида документа, дата, подпись, должны быть обязательно.
Резюме – это краткая информация о себе как о специалисте с целью донесения ее до работодателя. Главная цель резюме – заинтересовать работодателя в себе как в специалисте и получить работу. Документ должен содержать лаконичную информацию о составителе, подчеркнуть его положительные стороны. Документ оформляется произвольно, однако следует соблюдать следующие рекомендации: размер стандартного резюме – не больше страницы формата А4, шрифт – Times NewRoman, размер кегля – 12–14. Для выделения используйте жирный шрифт. Никаких виньеток, рамок и прочих графических деталей. Все аббревиатуры расшифровывайте, поскольку человек, который будет рассматривать ваше резюме, может не знать, что такое РГГУ и РЭУ, в то время как для вас это знакомые буквы.
Резюме содержит следующую информацию:
- название вида документа;
- дату;
- указание фамилии, имени и отчества, должности и почтового адреса претендента;
- дата и место рождения;
- возраст;
- адрес проживания (телефон, e-mail);
- желаемая должность;
- опыт работы;
- образование;
- дополнительные навыки и знания;
- знание иностранных языков;
- личная информация;
- прочее;
- подпись.
Документ должен содержать лаконичную информацию. В верхней части листа пишите фамилию, имя и отчество. Далее сообщается домашний адрес, адрес электронной почты (тот же самый, с которого отправляете резюме), телефон (мобильный и, если хотите, добавьте домашний), дата рождения.
Затем вы указываете цель резюме (желаемую должность).
«Опыт работы». Эта позиция сообщает работодателям о вашей трудовой деятельности. Постарайтесь указывать опыт работы, адекватный вакансии, на которую вы подаете. Перечисляете места работы в обратном хронологическом порядке, т. е. начинаете с текущей работы или с самой последней. Описывая опыт работы, укажите период работы, название компании, вашу должность и обязанности, которые вы выполняли. Если трудовая деятельность началась в годы учебы в высшем учебном заведении, нужно включить и эту информацию.
|
|
|
В «Образовании» (основном, дополнительном) сохраняется обратный хронологический порядок. Следует указать название учебного заведения (город, в котором находится учебное заведение), уровень образования (высшее, незаконченное высшее, среднее и т. д. ), период обучения, факультет, специальность.
Если вы ходили на какие-то дополнительные курсы, посещали семинары, участвовали в тренингах, проходили стажировки, создавайте отдельную часть «Профессиональное образование» и перечисляйте все, начиная с последних посещенных курсов. Не забудьте указать название документа о полученном профессиональном образовании.
«Дополнительные навыки и знания». Уровень владения компьютером (можно указать скорость печатания), наличие печатных трудов, профессиональные навыки по другим специальностям.
«Знание языков»: базовый уровень, средний уровень, продвинутый уровень, в совершенстве.
«Личная информация». Необходимо коротко рассказать о личных качествах (особенно важно умение контактировать с коллегами) или увлечения. Если вы женаты, обязательно укажите это, а также наличие детей.
«Прочее». Можете указать наличие водительских прав, курите вы или нет.
Есть одно «нет». Не стоит добавлять свою фотографию в резюме, если это не является необходимым условием при подаче на вакансию. Сохраните текст и не называйте файл resume: в названии файла должны быть указаны ваши имя и фамилия.
В некоторых случаях кандидат высылает вместе с резюме письмо к работодателю. В этом письме соискатель предлагает ознакомиться подробнее с его квалификацией и опытом работы. Такое письмо называется сопроводительным. Если резюме – это краткая информация о себе как о специалисте, то сопроводительное письмо – это непосредственное обращение к работодателю, т. е. своего рода реклама, которая даст возможность обратить внимание именно на вас. Сопроводительное письмо должно быть лаконичным и содержать следующую информацию: формальное обращение о приеме на работу, источник информации о вакансии, краткая информация о полученном образовании, квалификации и опыте работы. В заключение следует выразить готовность прийти на собеседование, приступить к работе немедленно.
|
|
|
Обратите внимание, что в резюме не следует использовать личные местоимения (я, мы), не рекомендуется употреблять различные аббревиатуры и сокращения, текст должен быть четким, выдержанным в деловом стиле.
Отправляя письмо по электронной почте, в строке «Тема» укажите название вакансии, на которую вы претендуете. В письме напишите, что ваше резюме находится в прикрепленном файле и что вы с нетерпением будете ждать ответа. Прикрепите обещанный файл, отправьте письмо и продолжайте искать другие вакансии.
Образец:
РЕЗЮМЕ
|
|
|
