 |
Создание баз данных – таблиц и связей между ними
|
|
|
|
При первом открытии окна базы данных Access всегда активизирует вкладку Таблицы и выводит на экран список режимов создания таблиц:
· Создание таблицы в режиме конструктора;
· Создание таблицы с помощью мастера;
· Создание таблицы путем ввода данных
Для создания связей между таблицами они должны иметь ключевое поле, поэтому необходимо назначить ключевое поле каждой таблице.Чтобы задать первичный ключ в режиме Конструктора, необходимо выделить требуемое поле, а затем щелкнуть на пиктограмме «Ключевое поле», расположенной на панели инструментов. Для назначения Внешнего (Вторичного) ключа в режиме Конструктора, необходимо выделить поле и в области свойств этого поля в строке Индексированное поле из списка выбрать значение Да (Совпадения допускаются).
При выборе режима Мастер таблиц откроется окно «Создание таблиц», в котором с помощью образцов таблиц и полей легко сформировать поля новой таблицы.
Но если в окне «Создание таблиц» нет требуемого образца таблицы, то необходимо выбрать режим Конструктора, откроется окно Конструктора таблиц.
Состав (структура) таблицы определяется в области проекта таблицы, которая состоит из трех колонок:
· Имя поля;
· Тип данных;
· Описание.
Типы данных необходимо выбрать из раскрывающегося списка:
· Текстовый – алфавитно–цифровые данные (до 255 байт)
· Поле МЕМО – длинный текст или числа, например, примечания или описания (до 64000 байт)
· Числовой – текст или комбинация текста и чисел (сохраняет 1, 2, 4 или 8 байтов)
· Дата/время – даты и время (8 байт)
· Денежный – используется для денежных значений (сохраняет 8 байтов)
· Счетчик – автоматическая вставка уникальных последовательных (увеличивающихся на 1) или случайных чисел при добавлении записи (4 байта)
|
|
|
· Логический – данные, принимающие только одно из двух возможных значений, например, «Да/Нет» (1 бит)
· Поле объекта OLE – для вставки следующих объектов: рисунки, картинки, диаграммы и т.д. (до 1 Гбайта)
· Гиперссылка – адрес ссылки на файл на автономном компьютере или в сети (сохраняет до 64 000 знаков)
· Мастер подстановок – создает поле, позволяющее выбрать значение из другой таблицы или из списка значений, используя поле со списком. При выборе данного параметра в списке типов данных запускается мастер для автоматического определения этого поля.
В области «Свойства поля» назначают свойства для каждого поля (например, размер, формат, индексированное поле и т.д.).
При создании структуры таблицы в первую колонку вводят Имя поля, затем необходимо нажать клавишу Enter и выбрать тип данных (по умолчанию Access назначает тип данных, если этот тип данных не подходит, то выберите самостоятельно из раскрывающегося списка). Затем введите в третью колонку описание поля.
Установка связей между таблицами в СУБД Access
После создания структуры таблиц необходимо установить связи между таблицами. Связи между таблицами в БД используются при формировании запросов, разработке форм, при создании отчетов. Для создания связей необходимо закрыть все таблицы и выбрать команду "Схема данных" из меню Сервис, появится активное диалоговое окно "Добавление таблицы" на фоне неактивного окна Схема данных.
В появившемся диалоговом окне Добавление таблиц необходимо выделить имена таблиц и нажать кнопку Добавить, при этом в окне "Схема данных" добавляются таблицы. После появления всех таблиц в окне Схема данных необходимо закрыть окно Добавление таблицы, щелкнув левой кнопкой мыши на кнопке Закрыть.
Почти всегда Access сам пытается расставить связи между таблицами, но это не всегда правильно. Поэтому нужно удалить ВСЕ связи, которые появились автоматически. Щелкнуть ПК на стрелке связи и выбрать Удалить.
|
|
|
Следующий шаг - это установка ПРАВИЛЬНЫХ связей между таблицами в окне Схема данных. Для этого в окне Схема данных необходимо отбуксировать (переместить) поле из одной таблицы на соответствующее поле другой таблицы, в результате этой операции появится окно "Изменение связей".
В появившемся окне диалога "Изменение связей" необходимо активизировать флажки: "Обеспечить целостность данных", "каскадное обновление связанных полей" и "каскадное удаление связанных записей", убедиться в том, что установлен тип отношений один-ко-многим и нажать кнопку Создать.
После установки связей между таблицами, окно Схема данных необходимо закрыть. Далее необходимо осуществить заполнение всех таблиц. Заполнение таблиц целесообразно начинать с таблицы Группы студентов, так как поле Код группы таблицы Студенты используется в качестве столбца подстановки для заполнения соответствующего поля таблицы Студенты.
Заполнение таблиц можно начать и с заполнения таблицы Студенты. В окне Базы данных выделяем нужную таблицу, затем выполняем щелчок на кнопке Открыть. На экране появится структура таблицы БД в режиме таблицы. Новая таблица состоит из одной пустой строки.
Заполнение производится по записям, т.е. вводится информация для всей строки целиком. Поле счетчика заполняется автоматически. После ввода первой записи пустая запись смещается в конец таблицы. Переход к следующему полю осуществляется нажатием клавиши Таb.
Для заполнения поля MEMO в таблице (колонка Место рождения) нажимаем комбинацию клавиш <Shif+F2>, предварительно установив курсор в поле MEMO. Открывается диалоговое окно Область ввода, после ввода или редактирования данных в этом окне щелкаем на кнопке ОК.
|
|
|
12 |
