 |
Порядок проведения и документальное оформление
|
|
|
|
Порядок проведения инвентаризации
Порядок проведения инвентаризаций установлен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина России от 13.06.95 г. № 49. Методическими указаниями установлены как общие правила проведения инвентаризации, так и правила проведения отдельных видов имущества и финансовых обязательств.
Количество инвентаризаций, даты их проведения, перечень проверяемого имущества устанавливается организацией, кроме случаев когда проведение инвентаризации является обязательным.
Организует и руководит проведением организации руководитель предприятия, его заместитель или главный бухгалтер. Руководитель предприятия должен обеспечить не только все условия для полной и точной проверки фактического наличия имущества в установленные сроки, но и обеспечить внезапность в случае внеплановой проверки.
Согласно Федеральному закону «О бухгалтерском учете» при отсутствии на предприятии материально ответственного лица им становится руководитель предприятия.
На больших предприятиях обычно создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия, назначенная приказом руководителя, которая и занимается проведением обязательных и выборочных инвентаризаций. При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии. При малом объеме работ и наличии в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризаций допускается возлагать на нее. В состав комиссии обычно включаются представители администрации, бухгалтерии, специалисты, а также в некоторых случаях представители аудиторских организаций. Задачей комиссии является проверка правильности использования и хранения материальных ценностей, своевременное нахождение ошибок в бухгалтерском учете.
|
|
|
В результате проведения инвентаризации составляется инвентаризационная опись в одном экземпляре по каждому местонахождению ценностей, а также по каждому материально-ответственному лицу. Опись подписывается комиссией, материально-ответственными лицами и передается в бухгалтерию.
При отсутствии хотя бы одного члена комиссии результат проведенной инвентаризации признается недействительным.
Проверка наличия материальных ценностей, денежных средств и документов производится в обязательном присутствии материально-ответственного лица.
Бухгалтер к моменту проведения инвентаризации составляет инвентаризационную опись товарно-материальных ценностей по местам хранения и по материально-ответственным лицам. Складские операции в период проведения инвентаризации не производятся. Председатель комиссии до начала проведения инвентаризации визирует все представленные документы, приложенные к отчетам, что является для бухгалтерии определением остатков имущества на начало инвентаризации. Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы инвентаризационной комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы или доверенности на получение имущества.
Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах.
Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках основных средств, запасов, товаров, денежных средств, другого имущества и финансовых обязательств, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации.
|
|
|
Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера.
Руководитель предприятия должен создать условия, обеспечивающие полную и точную поверку фактического наличия имущества в установленные сроки (обеспечить рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически исправным весовым хозяйством, измерительными и весовыми приборами, мерной тарой).
По материалам и товарам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей может определяться на основании документов при обязательной поверке в натуре (на выборку) части этих ценностей. Определение веса (или объема) наволочных материалов допускается производить на основании обмеров и технических расчетов.
При инвентаризации большого количества весовых товаров ведомости отвесов ведут раздельно один из членов инвентаризационной комиссии и материально-ответственное лицо. В конце рабочего дня (или по окончании перевески) данные этих ведомостей сличают, и выверенный итог вносят в опись. Акт обмеров, технические расчеты и ведомость отвесов прилагают к описи.
Инвентаризационные описи могут быть заполнены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом.
Наименование инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество указывают по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.
На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны.
Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания не правильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.
|
|
|
В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются.
На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производящих эту проверку.
Описи подписывают члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение. При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально ответственных лиц принявший имущество расписывается в описи в получении, а сдавший - в сдаче имущества.
На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.
Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерыва в работе инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.
В тех случаях, когда материально ответственные обнаружат после инвентаризации ошибки в описях, они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т.п.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия осуществляет проверку указанных фактов и в случае их подтверждения проводит исправление выявленных ошибок в установленном порядке.
По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации. Их следует проводить с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц обязательно до открытия склада, кладовой, секции и т.п., где проводилась инвентаризация.
Результаты контрольных проверок, правильности проведения инвентаризации оформляются актом и регистрируются в книге учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций.
|
|
|
В межинвентаризационный период на предприятиях с большой номенклатурой ценностей могут производиться выборочные инвентаризации материальных ценностей в местах их хранения и переработки.
При обнаруженной недостаче руководитель обязан назначить административное расследование, которое проводится, как правило, в течение 10 дней.
Привлечение виновных лиц к материальной ответственности производится в соответствии с положениями статей 121-125 КЗоТ РФ.
Документальное оформление
Для проведения инвентаризации руководителем организации издается приказ ФОРМА № ИНВ-22(Приложение 3).Приказ регистрируют в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации.
При проведении инвентаризации сведения о фактических отказах заносится в инвентаризационные описи или акты:
1. ФОРМА № ИНВ-3 по товарам на складе сч.41 (Приложение 4)
2. ФОРМА № ИНВ-4 по товарам отгруженным сч.45 (Приложение 6)
3. ФОРМА № ИНВ-5 по товарам принятым на ответственное хранение сч.002 (Приложение 7).
Каждая из этих описей или фактов составляется в двух экземплярах. Подписывается председателем и членами комиссии, первый в бухгалтерию, второй остаётся у материально-ответственного лица.
Все товары заносятся в опись с указанием наименования, количества и цены по учётным ценам.
Если инвентаризация в одном месте хранения длиться более одного дня то составляется товарный ярлык ФОРМА № ИНВ-2 (Приложение 8). Он хранится с пересчитанными товарами.
По окончании инвентаризации в данном месте хранения сведения из ФОРМЫ № ИНВ-2 переносится в ФОРМУ ИНВ-3. Инвентаризационная опись может в машинном виде или от руки.
На каждой странице записывается число порядковых номеров записей и общи показатели количества и степеней товаров.
На последней странице делается отметка о проверке цен и подсчёте итогов за подписями членов комиссии.
Не допускается оставлять в описях незаполненные строки.
Описи подписывают все члены комиссии, если имеются исправления, то они тоже должны быть заверены всеми членами комиссии. В конце описи материально-ответственное лицо должно расписаться, тем самым подтверждая факт проведения проверки его присутствия и отсутствия претензий.
Если во время инвентаризации поступали товары, то они заносятся в отдельную опись. Если во время инвентаризации производился отпуск товара, то они записываются в отдельную опись.
Если по результатам инвентаризации были выявлены расхождения между фактическими остатками товаров и учётными, т.е. есть излишки, недостача, пересортица, то составляется ФОРМА № ИНВ-19 и «сличительная ведомость», в неё заносятся только те товары по которым выявлены расхождения.
|
|
|
1.
1.1.
Аналитический учёт
Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета регулируют в соответствии с Положением о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации в следующем порядке (по новому Плану счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденному приказом Минфина РФ от 31 октября 2000 г. № 94н):
1. Дебет 10 «Материалы»
Кредит 91 «Прочие доходы и расходы»
Материальные ценности и другое имущество, оказавшееся в излишке (одновременно начисляется износ)
2. Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»
Кредит 10 «Материалы»
Недостачи материальных ценностей и другого имущества, независимо от причин возникновения
3. Дебет 08, 20, 23, 25, 26, 29, 44
Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»
Недостачи ценностей в пределах норм естественной убыли
4. Дебет 73 «»Расчёты с персоналом по прочим операциям
Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»
Недостачи материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, порчу сверх норм естественной убыли, а также превышение стоимости недостающих ценностей над оказавшимися в излишке, возникающее при пересортице, относят на виновных лиц
5. Дебет 70 «Расчёты с персоналом по оплате труда»
Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»
Сумма недостачи удержана с сумм начисленной оплаты труда работников организации
6. Дебет 91 «Прочие доходы и расходы»
Кредит 94 «Расчёты с персоналом по оплате труда»
Сумма недостачи отнесена на прочие расходы – при отсутствии конкретных виновников, а также недостач товарно-материальных ценностей, во взыскании которых отказано судом вследствие необоснованности исков
Синтетический учёт
Задача.
В результате инвентаризации на складе магазина была выявлена недостача 30 бутылок квас по цене 18 рублей за бутылку на общую сумму 540 рублей, и излишек 50 бутылок минеральной воды по цене 15 рублей за бутылку.
Руководитель торговой организации принял решение о зачете недостачи излишками. Окончательный излишек минеральной воды принимается к учету по рыночной цене, которая составила 19 рублей за бутылку.
В результате зачета недостачи 30 бутылок кваса по цене 18 рублей за бутылку излишками минеральной воды по цене 15 рублей за бутылку, получено превышение стоимости недостачи над излишками в сумме 90 рублей, которое отнесено на виновное лицо.
Окончательный излишек минеральной воды в количестве 20 бутылок принимается к учету на общую сумму 380 рублей.
| Хозяйственная операция | Д | К | Сумма, руб. |
| Отражено превышение недостачи над излишками | 94 | 41 | 90 |
| Восстановлен НДС, относящийся к сумме превышения недостачи над излишками | 94 | 68 | 9 |
| Приняты к учету излишки минеральной воды после зачета | 41 | 91/1 | 380 |
| Недостача отнесена на виновное лицо | 73/2 | 94 | 99 |
| На основании личного заявления виновного лица, удержана из его заработной платы сумма недостачи | 70 | 73/2 | 99 |
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Инвентаризация преследует ряд задач и целей. Существуют случаи, когда инвентаризация должна проводится в обязательном порядке. Как мы видим роль инвентаризации очень велика - с ее помощью проверяется правильность данных текущего учета материальных и денежных средств, выявляются ошибки допущенные в учете, принимаются на учет не учтенные хозяйственные объекты, контролируется сохранность хозяйственных средств, которые числятся у материально ответственных лиц.
Инвентаризация имеет большое значение для правильного определения затрат на производство продукции, выполненных работ и оказанных услуг, для сокращения потерь товарно-материальных ценностей, предупреждения хищений имущества и т. п. Инвентаризация содействует укреплению предприятия, предупреждает возможные имущественные потери.
Она или подтверждает данные бухгалтерского учета, или выявляет неучтенные ценности и допущенные потери, хищения, недостачи. Поэтому при помощи инвентаризации контролируется не только сохранность материальных ценностей, но и проверяются полнота и достоверность данных бухгалтерского учета и отчетности.
Только благодаря этому методу бухгалтерского учета можно установить соответствие между количеством и качеством имущества указанного в бухгалтерском балансе и имущества в действительности находящимся на предприятии.
ПРИЛОЖЕНИЯ
Приложение 1[5]
Приложение 2[6]
Приложение 3[7]
|
|
|
