Форматирование документов сложной структуры

Если открыть любую книгу (например, чту), то можно заметить, что помимо основного текста она содержит дополнительные эле­менты, размещаемые в верхней и нижней частях страницы (в част­ности. номера страниц). Такие элементы (их называют верхними и нижними колонтитулами) ооле1чают работу с длинными доку­ментами. Программа Word позволяет использовать колонтитулы для оформления книг и повышения их удобочитаемости.

t. Word рассматривает документ как последовательность разделов. В каждом разделе используется последовательная нумерация страниц и один набор колонн-пулов. Если эти данные в рамках документа должны меняться, следует разбить документ на раз­делы. Команда Вставка» Разрыв открывает диалоговое окно Разрыв, в котором надо включить один из переключателей группы Новый раздел, указывающий, с какой страницы начи­нается новый раздел.

2. Для настройки нумерации страниц надо дать команду Вставка» Номера страниц. При этом открывается диалоговое окно Номе­ра страниц, позволяющее указать, где именно должны распо­лагаться колонцифры. Для этого используют списки Положение и Выравнивание- Щелчок на кнопке Формат позволяет выбрать метод нумерации. Если документ разбит на разделы, страницы разных разделов могут нумероваться по-разному.

3. Для введения колонтитулов, содержащих дополнительную информацию, служит команда Вид» Колонтитулы. Колонтитулы могут располагаться на верхнем или нижнем полях страницы. Данная команда временно прекращает редактирование основ­ного текста документа, но зато дает возможность ввода текста в поле верхнего колонтитула. Одновременно открывается панель инструментов Колонтитулы. Она предоставляет дополнительные возможности, в том числе возможность перехода к редактиро­ванию нижнего колонтитула.

4. Кнопки панели инструментов Колонтитулы позволяют: вставить в колонтитул номер страницы, дату и время; просмотреть и скопировать колонтитулы других разделов; переключиться между верхним и нижним колонтитулами. Редактирование колонтитулов завершают щелчком на кнопке Закрыть или и о игорной командой Вид ^ Колонтитулы.

 

Проверка правописания

Текстовый процессор Word существенно облегчает создание гра­мотных и литературно правильных документов. Проверка текста и исправление ошибок в нем может производиться автоматически или вручную. Контроль опечаток и ошибок происходит уже по ходу ввода текста,

1. Неверное слово подчеркивается красной волнистой линией, а неудачное или неправильное словосочетание — зеленой линией.

2. Если щелкнуть на помеченном тексте правой кнопкой мыши, открывается контекстное меню с возможными вариантами ис­правлении ошибки. Можно выбрать любой из этих вариантов.

3. Пункт Добавить используют в тех случаях, когда слово пра­вильное, но отсутствует в словаре программы. Оно будет счи­таться правильным для всех последующих документов.

4. В ситуациях, когда словосочетание подчеркнуто зеленой линией, программе обычно трудно самой предложить правильный спо­соб исправления ошибки. В этом случае в контекстном меню приводится только правило, которое, но мнению программы, оказалось нарушенным.

5. Провести проверку правописания после создания документа позволяет командная кнопка Правописание. Получив такую команду, программа проверяет весь документ, останавливаясь при обнаружении ошибки и позволяя ее исправить.

6. Значок книги в строке состояния указывает на состояние режи­ма проверки правописания. Если значок помечен крестиком, значит, проверка не проводилась или были обнаружены ошибки. При отсутствии ошибок используется «галочка».

Литературное редактирование

Качество текста нередко можно улучшить, заменив слово более подходящим по смыслу - Обычно для этой цели используют словарь синонимов Программа Word содержит команду Сервис * Язык > Тезаурус, выполняющую те же функции.

7- В диалоговом окне Тезаурус слово, на которое указывал курсор, • помещается в список Синонимы для. Поле Значения содержит варианты значений слова. Поле со списком Замена синонимом

содержит найденные синонимы. 8. Выбрав подходящий синоним и щелкнув на кнопке Заменить, "окно заменить слово, входящее в исходный текст. Кнопка "поиск позволяет проводить поиск синонимов к синонимам, что расширяет круг доступных слов.

9. Программа может указывать на предложения, безупречные с грамматической точки зрения, но неудачные литературно, например, содержащие слишком много существительных или глаголов. Разумеется, предложить надежный автоматический способ устранения подобных недостатков программа не может.

 

 

Работа с планом документа

При работе с длинными документами нередко нужно охватить весь документ в целом и просмотреть или изменить его план. Часто само создание документа начинают с составления плана. В текстовом процессоре Word для этого используют режим структуры.

1. Переход в режим структуры выполняют щелчком на кнопке Режим структуры, которая располагается в левом ниж­нем углу окна документа. Можно также использовать команду строки меню Вид > Структура.

2. Структура документа фактически является его планом и представляет собой список заголовков различного уровня, имеющихся в документе.

3. При работе в режиме структуры на экране появляется панель инструментов Структура.

4- По умолчанию работа начинается с ввода заголовка первого (самою высокого) уровня. Для понижения уровня заголовка можно использовать клавишу TAB или кнопку Понизить уро­вень на панели инструментов Структура- Для повышения уровня используют кнопку Повысить уровень или комбина­цию клавиш SHIFT+TAB.

5. Знак «плюс» возле заголовка указывает на наличие подразделов. Щелчок на этом значке позволяет выделить весь соответствую­щий раздел. Метод перетаскивания позволяет переставлять заголовки вместе с соответствующими разделами с одного места

на другие.

6. Кнопки с цифрами на панели инструментов Структура позво­ляют свернуть все уровни ниже выбранного. Кнопки Свернуть и Развернуть позволяют сворачивать и разворачивать уровни заго­ловков поодиночке.

7. Когда план создан, ввод текста разделов выполняют в одном из обычных режимов. Переход выполняют с помощью пунктов меню Вид или щелчком на одной из кнопок в левом нижнем углу окна документа.

8. Если нужно одновременно видеть и структуру (план) документа и его содержание, следует дать команду Вид > Схема документа. В этом случае в левой части экрана открывается область, содер­жащая только заголовки. Переход к любому разделу документа выполняют щелчком на заголовке.

 

Создание форм и бланков

Анкеты, опросные листы и многие другие документы представляют собой бланки, предназначенные для заполнения и последующей обработки, Часто бланк также называют формой. Программа Word позволяет! создавать формы и бланки, которые можно распространять в электронном виде и заполняй, на компьютере.

Электронный бланк используется многократно. Поэтому он созда­ется не как обычный документ, а как шаблон. Шаблон является основой для других документов, а сам остается неизменным.

1. Чтобы создать шаблон, надо открыть диалоговое окно Создание документа с помощью команды Файл > Создать и установить в нем переключатель Шаблон.

2. Бланк содержит статические данные и пиля формы, в которые информация вносится при заполнении бланка. Содержимое бланка определяется при его создании.

3. Размещение полей формы удобнее всего осуществлять с помо­щью таблицы. В этом случае элементы формы можно точно позиционировать, и в случае необходимости перемещать группу элементов как единое целое.

4. Поля формы создаются в шаблоне с помощью панели инструментов Формы. Она открывается командой Вид > Панели инструментов» Формы.

5. В программе Word возможны три вила полей формы. Текстовые поля служат для ввода строк текста, флажки указывают на положительный или отрицательный ответ на вопрос, раскрывающиеся списки позволяют выбрать один из нескольких вариантов.

6- Настройку полей выполняют в диалоговом окне Параметры - Чтобы открыть его, следует выбрать поле и щелкнуть на кнопке Параметры поля формы на панели инструментов Формы.

7. Чтобы при заполнении формы данные можно было вносить только в поля формы, выполняется защита формы. Для этого надо щелкнуть на кнопке Защита формы на панели инструментов Формы.

8. Для использования формы надо дать команду Файл > Создать и выбрать в диалоговом окне Создание документа шаблон, соответствующий нужной форме. Поля формы выбираются клавиатурными командами TAB и SHIFT+TAB. Заполнив форму, ее можно сохранить в виде обычного документа или распечатать.

 

Указатели и оглавления

Почти все книги, содержат оглавление, а многие к тому же содержат в конце книги указатель терминов. Создание этих разделов отличается высокой трудоемкостью, но они упрощают просмотр и чтение документов. имеющих сложную структуру. Текстовый процессор Word позволяет автоматизировать создание оглавлений и указателей.

⇐ Предыдущая123

Поделиться:

Воспользуйтесь поиском по сайту: