Ошибки в управлении временем

Ошибка №1 Отсутствие привычки регулярно вести список дел

Скажите, у вас бывает зудящее ощущение, что вы забыли сделать какую-то важную часть работы? Если да, то, значит, вы совсем не ведете или не регулярно ведете список дел. Или же не умеете им эффективно пользоваться.

Ошибка №2 Отсутствие личных целей

Вы знаете, чего вы хотите достичь через шесть месяцев? А через год или десять лет? Если нет, вам надо срочно заняться постановкой личных целей.

«Личные цели жизненно важны для грамотного управления временем, потому что цели дают вам видение того, к чему следует стремиться. Когда вы знаете, в каком направлении вы хотите двигаться, вы можете управлять своими приоритетами, временем и ресурсами для достижения желаемого».

Ошибка №3. Отсутствие привычки грамотной расстановки приоритетов

Вы пишите аналитическую записку руководству о новом важном проекте и чувствуете, что стоите на пороге озарения, как эффективно решить поставленную задачу, но в этот момент к вам врывается сослуживец и сообщает о возникшем кризисе, требующем немедленного вмешательства. Что выбрать, как расставить приоритеты?

Расставлять приоритеты не просто, но этому можно и нужно учиться. И главный инструмент эффективной приоритезации – это Матрица Эйзенхауэра.

Ошибка №4. Неумение управлять отвлекающими факторами

Вы знаете, что согласно исследованиям, отвлекающие факторы съедают до двух часов рабочего времени ежедневно? Представьте себе, сколько всего вы могли успеть, если бы вам вернули это время!

Отвлекающими факторами могут быть письма электронной почты или телефонные звонки, общение в аське и разговоры с сослуживцами. И не обязательно на нерабочие темы, все это может быть частью вашей работы. Проблема не в том, что вы занимаетесь посторонними делами, а в том, что отвлекающие факторы выбивают вас из «потока», то есть из спокойного продуктивного процесса работы, когда мы на сто процентов погружены в то, что делаем.

Если вы хотите контролировать свой рабочий день, научитесь управлять отвлекающими факторами.

Ошибка №5. Прокрастинация

Прокрастинация – это откладывание и затягивание выполнения задачи. Затягивая начало выполнения работы, вы испытываете чувство вины, от чего вам становится еще более противно делать это дело. И этот замкнутый круг, в конце концов, приводит вас к срыву сроков сдачи работы.

Ошибка №6. Привычка браться за слишком многое

Насколько вам трудно сказать «нет» людям? Впрочем, привычка взваливать на себя неподъемный груз может быть связана и с неумением расставлять приоритеты.

Ошибка №7. Удовольствие от чувства занятости

Выполнение заданий в последнюю минуту, горы важных бумаг, требующих внимания, непрерывные телефонные звонки… Все это вызывает прилив адреналина и может стать зависимостью, приводящей к потере смысла и результата в потоке бурной активности.

«Проблема в том, что пристрастие к занятости редко сочетается с эффективностью и может приводить к серьезному стрессу».

Ошибка №8. Одновременное выполнение многих дел

Эта проблема меньше затрагивает женщин, чем мужчин, потому что, согласно исследованиям, женщинам проще делать несколько дел одновременно. Если фокусировать внимание на одной задаче и выполнять задачи в порядке расстановки приоритетов, качество работы значительно повысится, а уровень стресса снизится.

Ошибка № 9. Отсутствие перерывов в работе

Оказывается, работа без отдыха так же снижает эффективность работы, как и постоянные перерывы и чаепития. Во всем надо искать золотую середину. Перерывы в работе не должны восприниматься как потеря времени. Они позволяют мозгу переключиться, что может привести к интуитивным прозрениям. «И, конечно же, никогда не следует пропускать обед. Качественная работа невозможна на голодный желудок».

Ошибка № 10. Неэффективное планирование рабочего дня

Вы жаворонок или сова? Когда у вас наибольший прилив энергии? На это время следует планировать выполнение самой трудной работы. Сколько времени вам надо на переваривание обеда? Может, после обеда стоит разобрать электронную почту? Грамотное распределение задач в процессе дня может резко повысить эффективность вашей работы.

Заключение

«Один из наиболее эффективных способов улучшения навыков управления временем – это признание и исправление ошибок».

Поглотители времени:

1. … 2. …

Матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра - один из методов тайм-менеджмента для определения приоритетов дел дня. Выглядит матрица как четыре квадрата, которые получаются при пересечении осей "Важно - Неважно" по горизонтали и "Срочно - не Срочно" по вертикали.

Как использовать эту матрицу? Просто распределите туда свои дела (например, дела дня) в соответствии с их важностью и срочностью.

Важные и срочные дела - те, которые очень важны и не терпят отлагательства. Без них все порушится, и сделать их завтра - будет уже поздно. Эти дела нужно делать сегодня, в первую очередь - и обязательно. Примеры важных и срочных дел: выполнение задачи по проекту, срок сдачи которой вот-вот наступит; внеплановый поход к дантисту, травматологу или другому специалисту; срочный телефонный звонок клиенту или контрагенту. В теории квадрат важных и срочных дел должен быть пустым, но на практике иногда у каждого человека бывают важные и срочные дела, часть из них порождается ленью, часть - недостатком профессионализма, а часть - форс-мажорами.

Важные, но не срочные дела - это то важное, что срочным станет в скором времени. Если вы не планируете этого дожидаться и устраивать себе ненужную гонку, то обратите на эти дела самое пристальное внимание. Примеры таких дел: текущая (плановая) работа по вашим проектам; планирование новых проектов; оценка полученных результатов по проектам; посещение спортивного зала для поддержания физической формы.

Дела не важные, но срочные. Как правило, в этот квадрат попадают дела никак не приближающие вас к цели, какой бы она ни была, это дела, которые надо делать, но исключительно для того, чтобы их делать. Поздравить с днем рождения (оказывается, Вася родился именно сегодня), неожиданный приход гостей и другие не запланированные, навязанные встречи, от которых нельзя отказаться. Если из этого можете что-то делегировать, кому-то поручить - сделайте это обязательно.

Не важные и не срочные дела - это самая противная категория дел. Они не важны, они не срочны, но именно их хочется делать. Это ваши пожиратели времени - чтение журналов, комп. игры, просмотр телепрограмм и хождение в интернете (смотри Пустота). Ваш выбор? Важно: многие начинают заниматься «фигней», когда просто устают. Правильно - запланировать качественный отдых (это категория Важно, но не срочно) и необходимо отдохнуть качественно.

Итого - как инструмент, матрица Эйзенхауэра работает и, более того, хорошо организует, если ей следовать. Можете собой гордиться, если квадрат "Важно и Срочно" будет у вас чаще пустым: а это вполне реально, если вы чаще будете заниматься делами квадрата "Важно, но не Срочно". Так работают профессионалы!

Важные срочные (требующие незамедлительного внимания) А	Важные – не срочные (долговременное планирование)   Б	Не важные – срочные (поручения, обязанности)     В	Не важные – не срочные (развлечения, незаконченные дела)   Д

 

Матрица "Срочно/важно"

Срочные