 |
использования и потерь рабочего времени
|
|
|
|
Желаемый результат
эффективное рабочее время
Рис.. Время и закон Парето
Управлению временем помогают
· навыки
· инструменты и методы, используемые при выполнении конкретных задач, проектов и целей
· свойства = качества человека: самоорганизованность, самоконтроль
c позиции бизнеса и трудовой деятельности инструментарий управления временем включает
· планирование деятельности с указанием временных отрезков
· распределение задач по времени
· постановка целей с указанием срока их достижения
· делегирование ряда задач другим при контроле за исполнением
· анализ временных затрат
· мониторинг использования времени
· организация распределения, мониторинга и корректировки использования времени
· составление списков и расстановка приоритетов
многие операции = выполнение работ хронометрируются, что позволяет в дальнейшем скорректировать время на их разработку и реализацию
· данные хронометража фиксируются в «карточках проекта»
· т.е. фиксируются показатели расхода времени на отдельные задачи для их дальнейшего применения в процессе любых проектов или программ
автосервис
· выполнение любой операции определяется нормой рабочего времени
·
план выпуска продукции
· в основе лежит норма рабочего времени на выпуск одного изделия
Рабочее время
· время, затрачиваемое на выполнение работы, или время активного пребывания на работе, посвященное выполнению прямых служебных обязанностей
· Реально рабочим временем считается время, отмеченное в табеле - в документе учета времени нахождения на работе
эффективность реального рабочего времени зависит от
|
|
|
· внутренней организации
· корпоративной культуры
· культуры работника
пример:
Норвегии и бизнес-центра на Беговой
Коэффициенты
использования и потерь рабочего времени
Коэффициент экстенсивного использования рабочего времени:
Кэ = (Ф – Р)/Ф = 1 – Р/Ф, где
Кэ = (8 – 2):8 = 1 – 0,25 = 0,75 (в часах)
Ф - фонд рабочего времени, мин;
Р – регламентированные и нерегламентированные перерывы в работе, мин.
Коэффициент потерь рабочего времени, который зависит от работников:
Кп = Пз/Ф, где
Кп = 2: 8 = 0,25
Пз – потери рабочего времени, зависящие от работника, мин.
100 = 60
25 = х 25 х 60 = 1500: 100 = 15 мин. в час
Коэффициент потерь рабочего времени, которые обусловлены организационно-техническими причинами и не зависят от работника:
Кп = По/Ф, где
По – потери по организационно-техническим причинам, не зависящие от работников, мин.
Коэффициент затрат рабочего времени на отдых и личные потребности работников:
Кол = ОЛ/Ф, где
ОЛ – затраты времени работника на личные потребности (обеденный перерыв, производственная гимнастика, гигиена и т.п.), мин.
Аналогично можно проанализировать затраты времени работника на выполнение
· свойственных ему функций (Ксв),
· несвойственных ему функций (Кнсв),
· на выполнение творческих работ (Кт),
· организационно - административной работы (Коа) и т.п.
Руководители всех уровней
· при неправильном или неумелом распределении времени
· испытывают цейтнот и даже дефицит времени
Дефицит рабочего времени
· это нехватка временного ресурса
причины возникновения дефицита времени
· форс-мажорная ситуация
· неправильная организация деятельности
результат дефицита времени
· спешка, затягивание выполнения работ
· некачественная работа
· потери в производстве, брак
· снижение конкурентоспособности
· подрыв рыночной репутации
|
|
|
Дефицит рабочего времени руководителей и исполнителей
· это серьезная управленческая проблема
· ведёт к перегрузкам, стрессам, отсутствию порядка в действиях, слабой проработке вопросов
· ослабляет позицию руководителя
· снижает эффективность управления
метод совершенствования управления временем
· анализ затрат рабочего времени
· инвентаризация времени за определенный период позволяет выявить причины нехватки времени
Из признаков слабой/плохой организации времени следует выделить:
1) отсутствует четкое расписание работы на текущий день;
2) неумение планировать распорядок дня
3) секретарь или помощник не знает распорядка дня своего руководителя, не знает, где он будет находиться в определенный момент рабочего дня;
4) отсутствие навыков работы с современными техническими средствами и программным обеспечением;
5) из-за чрезмерной занятости руководитель несвоевременно отвечает на деловые письма;
6) из-за нехватки времени в течение рабочего дня руководитель вынужден задерживаться на работе и/или завершать работу дома;
7) частые телефонные звонки и визиты посетителей не дают сосредоточиться на основной работе;
8) руководитель постоянно выполняет работу за своих подчиненных, поскольку ему кажется, что он сделает ее лучше;
9) большой поток рутинных дел не дает руководителю возможности заниматься основной работой;
10) отсутствие автоматизации управленческой работы и должного программного обеспечения;
11) работа в условиях постоянной спешки приводит к переутомлению.
Из наиболее характерных причин дефицита времени следует выделить:
1) бесплановость работы как результат работы не только самого руководителя, но и стиля работы всей организации;
2) несоответствие работника и занимаемой им должности;
3) неадекватная оценка своих способностей, скорости работы, результативности;
4) отсутствие личной миссии работника (что я могу сделать для организации, что могу получить, какими активами располагаю);
5) неумение контролировать свои потребности (в мыслях, питании, общении, выражении эмоций). Нет слова «хочу», есть слово «надо»;
6) слабая мотивация труда, приводящая к низкой производительности (зарплата давно не увеличивалась, долгое время нет повышения в должности) и к хроническому недостатку времени.
|
|
|
Планирование рабочего времени руководителя, специалиста и ведущих работников означает
· подготовку к реализации целей и упорядочение рабочего времени
Из практики
· при затрате 10 минут на планирование рабочего времени можно ежедневно сэкономить до двух часов
· оперативное ежедневное планирование работы исполнителей позволяет
· увеличить производительность их труда на 25-30% и
· сэкономить время руководителя на регулирование процессов из-за непредвиденных нарушений, возникающих в процессе работы:
· из-за сбоев поставок сырья
· из-за перебоев в подаче электроэнергии
· из-за дорожных пробок и других транспортных проблем
· из-за непредвиденных факторов
Правила планирования времени:
1) при составлении плана на день оставить 40% времени свободным, т.е.
· 60% времени отвести на плановые работы
· 20% – на непредвиденные
· 20% - на спонтанно возникающие (активный самоменеджмент)
2) постоянно фиксировать затраченное время, отмечая, как и на какие нужды оно было затрачено, что дает ясную картину о затратах времени и позволяет составить более эффективный план на будущее;
3) для составления хорошего плана с четким указанием использованного времени необходимо распределить свои задачи на долго-, средне- и краткосрочные;
4) основные принципы составления плана: регулярность, системность, последовательность;
5) для обеспечения реальности планирования следует планировать такой объем задач, с которым руководитель может реально справиться;
6) установить неприемные часы – это время для выполнения чрезвычайно важных заданий, позволяющее работать спокойно без каких-либо помех извне и с переключением телефона на секретаря, сотрудников или воспользоваться автоответчиком;
7) сверхважные дела решать утром;
8) совещания и заседания назначать за час-два до обеденного перерыва или до окончания рабочего дня для оперативного решения проблем и ухода от пустых разговоров;
|
|
|
9) минимизация числа собраний, совещаний и конференций;
10) корпоративный тайм-менеджмент позволяет оптимизировать время всех сотрудников и в конечном итоге способствует повышению эффективности деятельности всей организации;
11) установить приоритеты выполняемых дел по их важности;
12) все что можно делегировать – следует делегировать;
13) учитывать колебания уровня работоспособности: до обеда, после обеда, начало – середина – конец недели/месяца сезон года, поведение небесного светила, фазы луны
План на рабочий день
· основа планирования рабочего времени на неделю, месяц, год, …
· постоянно контролируется и корректируется с учетом обстановки
недельно-суточный план
· наиболее точный план использования рабочего времени
Сегодня используется несколько систем планирования времени:
· метод Альп
· закон Парето
· система АВС
· метод Эйзенхауэра
Метод «Альп»
· позволяет упорядочить план дня
· охватывает пять фаз:
1. Упорядочение заданий
2. Оценивание продолжительности действий
3. Резервирование времени (в соотношении 60:40)
4. Принятие решений по приоритетам и перепоручениям
5. Контроль учета выполненного
Принцип Парето
· устанавливает очередность выполнения (в соотношении 80:20)
· позволяет сделать вывод в отношении использования рабочего времени:
· за первые 20% израсходованного времени достигается 80% результата
· оставшиеся 80% затраченного времени дают лишь 20% общего результата.
Желаемый результат
эффективное рабочее время
Рис.. Время и закон Парето
Система АВС
· устанавливает приориты
· основан на том, что величина процентов наиболее важных и величина процентов наименее важных дел в сумме остаются неизменными
· все задачи подразделяются на три класса в соответствии с их значимостью
· система ABC базируется на трех закономерностях:
1. Наиболее важные дела составляют 15% общего их количества, которыми занимается руководитель
· вклад этих задач для достижения цели составляет около 65%
2. Важные задачи составляют 20% общего их количества
· значимость их для достижения цели примерно равна 20%
3. Менее важные (малосущественные) задачи составляют 65% общего их количества
· их значимость равна 15% (Рис.2.31)
Для использования системы ABC необходимо следовать следующим правилам:
1) составить список всех будущих задач;
2) систематизировать их по важности и установить очередность;
3) пронумеровать эти задачи;
4) оценить задачи соответственно по категориям A, B и C;
5) задачи категории А (15% общего их количества) решает первый руководитель;
|
|
|
6) задачи категории B (20%) подлежат перепоручению;
7) задачи категории C в силу своей малозначимости подлежат обязательному перепоручению (Таб.).
Таблица
Установление приоритетности задач по системе ABC
| задачи | Доля выполнения задач | Исполнитель | ||
| Тип | Степень важности | Доля, % | ||
| А | Наиболее важные | 15% | 65% | 1-й руководитель |
| В | Важные | 20% | 20% | делегирование |
| С | Малосущественные | 65% | 15% | обязательное делегирование |
Метод Эйзенхауэра
· ускоренный анализ
· является вспомогательным в тех случаях, когда необходимо срочно принять решение о приоритетности выполнения задач
Приоритеты устанавливаются по таким критериям, как срочность и важность задачи и подразделяются на четыре группы:
1) срочные задачи повышенной важности
· их выполняет руководитель
2) срочные задачи средней важности
· руководитель может делегировать их решение другим лицам
3) менее срочные задачи меньшей важности
· руководителю необязательно решать их сразу, но решить их он может позже сам
4) менее срочные задачи незначительной важности
· руководитель должен перепоручить их решение другим лицам
Эффективно управлять, планировать и использовать рабочее время позволяют
· современные электронные системы
· деловое программное обеспечение
· электронные библиотеки
В частности, для юриста таким мощным подспорьем являются электронные справочно-правовые системы:
· Гарант
· КонсультантПлюс
Руководитель, используя деловое программное обеспечение, имеет возможность осуществлять
1) оперативный контроль за бизнес – процессами с ПК или мобильного телефона
2) планирование и управление ежедневными и проектными работами
3) контроль исполнения сотрудниками правил трудового распорядка
4) учет использования рабочего времени
5) оперативные распоряжения и указания
6) контроль выполнения поручений
7) отслеживание потоков информации
эффективно управлять временем позволяют новые возможности коммуникаций с применением компьютерных технологий:
· электронная почта
· обмен мгновенными сообщениями
· форумы
· доски объявлений
· аудио- и видеоконференции
Проблема
· использование электронных систем как средств общения и планирования в работе не всегда оказывается эффективным и оправданным с точки зрения управления временем и контроля
Основная проблема заключается в отсутствии их интеграции
· с системами управления документооборотом
· с деловыми процессами и проектами
· с учетными системами
· и главное – человеческий фактор.
Время
· это важнейший необратимый ресурс
· приобретает особо важное значение в чрезвычайной ситуации и в период кризиса
· и тогда из ресурса оно трансформируется в приговор.
· стоит упустить момент и может разразиться катастрофа.
· основное правило в такой ситуации: действовать незамедлительно, принимать решения быстро, оставить тщательный анализ ситуации на более благоприятный период.
Важным моментом в системе планирования работы руководителя является
· контроль за рациональным использованием рабочего времени
· что дает ему возможность выявлять резервы для дальнейшего совершенствования своей работы и рационального использования рабочего времени
Для повышения эффективности использования рабочего времени руководителю следует
1) сформировать рабочие блоки с включением важнейших крупных и/или схожих по характеру заданий
2) определить время для выполнения заданий
3) установить и соблюдать приоритет выполнения всех видов работ
4) выполнять лично только важнейшие и сложные дела и делегировать менее важные
5) учитывать колебания уровня работоспособности
говорят, что Человек не властен над временем
· потраченное впустую оно не подлежит возврату
· время является наиболее значимым личным ресурсом руководителя.
теория времени и пространства
|
|
|
