 |
Основные принципы подготовки презентации
|
|
|
|
В этом параграфе будут рассмотрены основные правила разработки электронных слайдовых и настольных презентаций. Эти виды презентаций наиболее распространены на практике и могут использоваться в любых организациях вне зависимости от сферы их деятельности. Более сложные, современные мультимедийные, в том числе интерактивные презентации требуют участия в создании профессионально подготовленных специалистов, специализированных агентств.
Презентации на основе слайд-шоу, которые могут демонстрировать как на обычных совещаниях, так и в процессе выступления на выставках, семинарах, конференциях, обычно не требуют интерактивности. Максимум, что требуется в таком случае, - это демонстрация слайдов с качественной графикой, текстами, диаграммами и таблицами и возможность остановки и возобновления показа в ходе дискуссии и возврата на конкретный слайд в случае необходимости. Поэтому презентации, состоящие из слайдов, чаще всего выполняются с помощью установленных на компьютере стандартных офисных пакетов.
Электронные неинтерактивные презентации в виде слайд-шоу являются самыми простыми по техническому выполнению и не требуют от разработчиков особых технических навыков. Самым главным является грамотное графическое оформление слайдов и шрифтов, а также понятный текст. Для того чтобы добиться хорошего результата следует помнить общи правила подготовки презентации и презентационных материалов, которые будут рассмотрены ниже.
Прежде всего, необходимо составить план презентации. Он позволит упорядочить мысли, четко сформулировать идеи, аргументы и предлагаемые решения.
Советы специалиста
- Подробный план упрощает составление текста презентации.
|
|
|
- Сделайте свой план как можно более полным, чтобы он помог вам разработать презентацию.
- Самый лучший способ организации своего материала в логически последовательную и убедительную презентацию – написать план. Это упорядочивает ваши мысли и дает возможность наилучшим способом использовать факты и преимущества, которые вы хотите представить своему клиенту.
- Составив план, вы увидите, как вся ваша информация выстроится в стройную презентацию.
- Будет ли ваш план простым или подробным, зависит от вашего товара и деловых возможностей.
Презентация или презентационные материалы(в данном случае – слайды) – это не одно и то же. Презентация – это выступление в целом, а слайды – лишь сопровождение, оформление с использованием рисунков, графиков, диаграмм, символов. Презентация может обойтись без слайдов, но вряд ли желаемый эффект будет достигнут, если представить аудитории только слайды без соответствующих пояснений и комментариев. Тем не мнение именно слайд-шоу делает презентацию яркой, образной, привлекающей внимание к деталям, помогающей восприятию информации. Именно поэтому стоит уделить особое внимание разработке слайдов для презентации.
Порядок расположения слайдов диктуется логикой выступления, но можно выделить разделы, которые являются общими для любой презентации. К ним относятся:
1. Титульный лист. Содержит тему (название) выступления, должность и ФИО автора, иногда дополняется его контактная информация (номером телефона, адресом, электронной почтой).
2. Содержание презентации. На слайде представляется план презентации, содержащий основные ее разделы или вопрос, которые будут рассмотрены в ходе выступления.
3. Основная часть презентации, отражающая основные мысли и идеи выступления и состоящая из перечня слайдов с соответствующими заголовками на каждом.
|
|
|
4. Резюме, выводы.
5. Заключительный слайд. Как правило, на нем размещаются слова «Спасибо за внимание!» и еще раз повторяется контактная информация выступающего.
В зависимости от цели презентации (убеждение или информирование) изложенный общий порядок расположения слайдов можно конкретизировать следующим образом.
1. Презентации, имеющие целью убедить аудиторию, стимулировать ее к принятию определенного решения можно условно подразделить на логические блоки:
- диагностика современного состояния проблемы, т.е. формулировка ответа на вопрос: в чем, по мнению автора презентации заключается проблема;
- описание будущего, при условии, что проблема не будет решена, т.е. опасности и риски, которые ожидают организацию, прогноз развития проблемной ситуации;
- описание предлагаемого решения, в том числе: формулировка задачи; формулировка предложения и его детальное описание; описание желаемых результатов;
- описание действий по реализации предлагаемого решения в их логической последовательности, начиная с момента принятия решения.
2.Презентации, имеющие целью информировать аудиторию, могут иметь следующее построение:
- вводный блок: общая информация;
-представления информационных блоков. При этом их последовательность определяется только содержанием информации. Например, если для понимания общей проблемы, требуется какая – то информация, то, разумеется, она должна быть представлена в начале презентации;
- резюме и заключение.
В любом случае нежелательно начинать презентацию с длительного перечисления и анализов фактов, из которых впоследствии будут сделаны выводы. В этом случае есть опасность, что аудитория перестанет слушать и интересоваться предлагаемой в презентации информацией. Презентация должна начинаться с самого важного, с ключевой цели, а потом уже можно идею обосновать и разворачивать. Это позволяет сразу заинтересовать и направить внимание слушателей.
При подготовке презентации нужно учитывать характер аудитории, перед которой будет происходить презентация. При этом важно знать размер и состав аудитории, количество слушателей, объем и тип зала.
Представление информации в презентации принципиально отличается от форм и стиля ее изложения в деловых документах и письмах. На слайдах должны быть размещены лишь самые существенные данные, опорные пункты, которые помогают понимать последовательность или соотношение логических элементов, изображения и схемы, которые помогают придать наглядность излагаемым мыслям и идеям.
|
|
|
Дизайн слайдов должен быть простым. Необходимо чтобы идея слайда воспринималась с первого взгляда, за 10 – 15 секунд. Предел для хорошего текстового слайда – 290 знаков, это примерно 30 – 35 слов. Слайд не следует перегружать рисунками и другими «украшениями» для того, чтобы не усложнять восприятие, не отвлекать внимание от основной мысли, выраженной в нем. Зритель не должен искать главную мысль, она должна быть сразу видна.
Желательно, чтобы на слайде был лишь один значимый элемент. Это элемент, на который зритель обратит внимание в первую очередь. Он должен нести основную смысловую нагрузку. Если на слайде задуманы еще и другие элементы, необходимо, чтобы они были четко подчинены основному, т.е. быть меньшими по размеру и менее яркими. В результате взгляд человека в первую очередь остановится на главном элементе слайда. Далее происходит наиболее естественное движение глаз: слева направо, сверху вниз. В этом порядке и следует располагать элементы слайда.
Бывают ситуации, когда необходимо изобразить несколько равноценных элементов. В этом случае рекомендуется ограничить их число тремя или пятью.
При оформление презентации принято использовать элементы фирменного стиля компании, позитивный визуальный ряд, связанный с тематикой выступления.
Использование цвета должно иметь смысл. Цвет применяется для того, чтобы создать настроение, вызвать определенные ассоциации, акцентировать внимание на каком-то элементе слайда, быть символом чего-либо. Использование единой цветовой схемы по всей презентации облегчает возможность создания впечатлений целостности выступления и структурной согласованности его частей.
Специальные эффекты должны быть сведены к минимуму. Например, такой специальный эффект как анимация может сильно навредить впечатлению от презентации и ожидаемому результату, если использовать его бездумно. Презентация, изобилующая мелькающими, движущимися разноцветными элементами, выпадающими и выплывающими с разных сторон экрана, превращает демонстрацию слайдов в калейдоскоп. Зрители заинтригованы: с какой стороны в следующий раз что-то появится и как будет себя вести на экране – мерцать, вертеться, трансформироваться? Даже внимательному заинтересованному зрителю в этом случае трудно сосредоточить внимание на смысле и содержании презентации.
|
|
|
Специальные эффекты должны использоваться в случае, когда это помогает раскрыть содержание, понять смысл представленной информации. Например, движением можно подчеркнуть факт изменения размеров столбиков и диаграммах, изменение конфигурации графиков, на которые выступающий может обратить внимание зрителей. Появление неожиданных, неучтенных факторов или условий тоже может быть подчеркнуто их «театральным» появлением на экране, достигнутым при помощи анимации. В любом случае, анимация должна иметь смысл, и этот смысл должен быть понятен зрителям.
Необходимо, чтобы текст на слайдах легко читался. Для этого размер шрифта должен быть достаточно крупным, а сам шрифт – простым и четким. В таблице 6.1 приведен рекомендуемый размер шрифта в зависимости от расстояния между зрителями и экраном.
Таблица 6.1
|
|
|
