 |
Бухгалтерский учет кассовых операций
|
|
|
|
Для приема, хранения и расходования наличных денежных средств предприятие должно иметь кассу. В понятиях современного бухгалтерского учета касса - это обобщенное подразделение, осуществляющее и оформляющее все операции по наличному денежному обороту. На практике касса чаще всего включает в себя главную кассу и ряд оперативных касс. Главная касса выполняет функции приема, выдачи и хранения всех денежных средств и является держателем основополагающих первичных и отчетных документов по их учету. Оперативные кассы служат для приема наличных денежных средств у населения за реализуемые товары (работы и услуги) с применением контрольно-кассовых машин и/или документов строгой отчетности, а в исключительных случаях без того и другого.
Главная касса должна иметь изолированное специальное помещение, удовлетворяющее требованиям безопасности и надежности в сохранении денежных средств и документов. Она должна быть оснащена техническим оборудованием для работы с денежными купюрами.
Порядок ведения кассовых операций регламентируется Центральным Банком Российской Федерации (ЦБ РФ). Он же устанавливает требования к помещению главной кассы (в дальнейшем просто кассы)[7].
Расчеты наличными деньгами в условиях нестабильных рыночных отношений широко распространены, что обусловлено двумя важными обстоятельствами. Во-первых, они гарантируют оперативное и точное исполнение товарных и/или платежных обязательств. Действительно, покупатель получает товар и тут же за него расплачивается. Во-вторых, поступление и расход наличности контролируется главным бухгалтером и руководством предприятия, что при очень жесткой налоговой системе неизбежно провоцирует их не показывать официально весь свой денежный оборот.
|
|
|
Кроме этого, проведение кассовых операций контролируют конкретные коммерческие банки, которые обслуживают данное предприятие. Каждый обслуживающий коммерческий банк и предприятие заключают между собой договор. По этому договору банк устанавливает для своего клиента-предприятия еще один лимит, а именно ограничение на остаток денег, который может находиться в кассе на конец дня. Сверх этого лимита деньги в кассе могут находиться только в дни выплаты зарплаты, пенсий, пособий, командировочных сумм и т.п. в течение 3-х рабочих дней, включая день получения денег в банке.
Предприятия не имеют право накапливать в своих кассах наличные деньги для выдачи заработной платы и выплат социального характера до наступления сроков, установленных и согласованных с обслуживающими банками.
Следует иметь в виду, что, кроме всего прочего, банки заинтересованы в том, чтобы денежные средства организаций хранились бы на расчетных счетах, что позволяет им использовать их для проведения собственных коммерческих операций.
Еще одним важным элементом контроля движения наличных денежных средств в государстве является обязательное применение специальных контрольно-кассовых машин (ККМ) при осуществлении денежных расчетов с населением по торговым операциям или по оказанию бытовых услуг. Эти сферы деятельности связаны с массовым наличным денежным оборотом. Исключение составляют только предприятия, которые в силу специфики своей работы используют документы строгой отчетности, заменяющие чеки контрольно-кассовых машин. А также некоторые другие организации в связи с особенностями их местонахождения.
Документы строгой отчетности используют предприятия и организации, осуществляющие свою деятельность в следующих областях: связь; общественные организации; гостиничное хозяйство; бытовое обслуживание; общественное питание; сбыт; страхование; транспорт; отдых и туризм; ветеринарные учреждения; лесное хозяйство; производство вторичных цветных металлов; некоторые другие.
|
|
|
Документы строгой отчетности составляются с применением специальных бланков, которые называются бланками строгой отчетности. Бланки имеют точно установленную форму и выпускаются специализированными предприятиями. Им присваиваются определенная серия и индивидуальный номер. У материально ответственных лиц (в том числе у кассира) они числятся на забалансовом счете 006 "Бланки строгой отчетности". Экземпляры документов, составленные на этих бланках, хранятся в местах, определенных документооборотом. Один из них поступает в кассу вместе с денежной суммой.
Бланк представляет собой специальный документ, отпечатанный типографским способом, в котором предусмотрены необходимые реквизиты и выходные данные (краткое название типографии, место ее размещения, номер заказа и год его выполнения, тираж). Требования, которые предъявляются к изготовлению бланков строгой отчетности, изложены в письме Министерства финансов Российской Федерации от 23.08.2001 № 16-00-24/70.
Использование бланков не установленных образцов не допускается.
Бланки приобретаются непосредственно у поставщика или через почтовые и посреднические организации. В бухгалтерском учете они отражаются на счете 10 "Материалы" по наименованию, количеству и фактической стоимости покупки. Их учет и расходование должны сопровождаться двойным контролем. Следует обеспечить:
1) количественный складской учет, при котором в приемных ордерах содержатся сведения о количестве, наименовании, серии и номерах;
2) суммовой бухгалтерский учет, при котором в специальной книге учета в кассе организации отражаются сведения о стоимости, наименовании, серии и номерах.
Книга учета документов строгой отчетности должна быть пронумерована, прошнурована, опечатана и подписана руководителем и главным бухгалтером организации.
При выдаче бланков в подразделения предприятия они списываются бухгалтером на счет 25 "Общепроизводственные расходы" и одновременно приходуются на забалансовый счет 006 "Бланки строгой отчетности". Механизм их бухгалтерского учета может быть представлен следующей совокупностью проводок[8]:
|
|
|
Д60 К51 - произведена оплата поставщику бланков строгой отчетности;
Д10 К60 - отражена учетная стоимость бланков (без НДС);
Д19 К60 - учтена сумма НДС по приобретенным бланкам;
Д68 К19 - осуществлен зачет с бюджетом по НДС;
Д25 К10 - отражена передача бланков в подразделения;
Товарные отчеты, книги учета бланков строгой отчетности и прилагаемые к ним документы, относящиеся непосредственно к сфере учета указанных бланков, хранятся в течение 5-ти лет. Затем они списываются по акту и уничтожаются, либо передаются на утилизацию организациям - заготовителям вторсырья.
Любое наличное денежное поступление (выручка от кассира-операциониста ККМ и из палаток розничного товарооборота, суммы от подотчетных лиц и покупателей, займы физических лиц, деньги из банка по чеку и т.п.) оформляется приходным кассовым ордером. Ордер выписывается на основании соответствующих оправдательных документов, на которые кассир ставит штамп с надписью "Получено" и датой. После проверки соответствия записей приходный кассовый ордер подписывает главный бухгалтер. В учете это отражается одной из следующих проводок:
Д50 К51,62,66,71,73,75,76 - отражен приход денег в кассу,
где: счет 50 "Касса", счет 51 "Расчетные счета", счет 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками", счет 66 "Расчеты по краткосрочным кредитам и займам", счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами", счет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", счет 75 "Расчеты с учредителями", счет 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами".
Выдача денег из кассы производится по расходным кассовым ордерам, по платежным ведомостям, заявлениям на выдачу денег и другим документам, на которых стоят реквизиты расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег подписывают руководитель предприятия и главный бухгалтер.
Выдача оформляется одной из следующих проводок:
|
|
|
Д20,26,44,51,60,66,70,71,73,75,76 К50 - отражен расход денег из кассы, где: счет 20 "Основное производство", счет 26 "Общехозяйственные расходы", счет 44 "Расходы на продажу", счет 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", счет 66 "Расчеты по краткосрочным кредитам и займам", счет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда", счет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", счет 75 "Расчеты с учредителями", счет 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами".
В настоящее время бухгалтерские проводки типа: Д20,26,44 К50, связанные с выплатами из кассы физическим лицам и представителям других предприятий за услуги, оказанные производственным подразделениям организации, рекомендуется оформлять совокупностью следующих проводок:
Д60,76 К50 - оплачены из кассы услуги сторонних физических лиц и предприятий;
Д20,26,44 К60,76 - списаны на себестоимость продукции наличные расходы по услугам физических лиц и сторонних предприятий, где: счет 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", счет 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами". (При незначительных суммах дополнительные учетные записи, на наш взгляд, являются избыточными.)
Разрешительные документы, прилагаемые к расходному кассовому ордеру, погашаются кассиром путем постановки на них штампа с надписью "Оплачено" и датой.
Денежные средства сверх лимита кассы, установленного обслуживающим банком, предприятие обязано сдавать в обслуживающий банк. Перемещение наличных денег из кассы предприятия в дневные и вечерние кассы банка может осуществляться как с помощью сотрудников предприятия, так и через представителей банка - инкассаторов.
В первом случае необходимо разработать комплекс мер по обеспечению безопасности для сотрудников и сохранности для денежных средств при их транспортировке.
Во втором случае с банком заключается соответствующий договор. Деньги передаются инкассатору в установленное время. До его прибытия кассир готовит их к сдаче, подбирая денежные средства по купюрам, складывая их в пачки по 100 штук одного достоинства и упаковывая (перевязывая) их. Передача оформляется с помощью препроводительной ведомости, первый экземпляр которой укладывается в денежную сумку вместе с подобранными деньгами, а второй передается инкассатору. При этом в бухгалтерском учете делается следующая проводка[9]:
Д57 К50 - денежные средства из кассы сданы инкассатору, где: счет 57 "Переводы в пути".
Возврат второго экземпляра препроводительной ведомости на предприятие после проверки в кассе банка соответствия переданной суммы записям в препроводительной ведомости, является основанием для оформления следующей проводки:
|
|
|
Д51 К57 - переведены на расчетный счет наличные денежные средства из кассы.
Предприятия выдают наличные деньги под отчет на хозяйственные и оперативные нужды.
Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех дней по истечении срока, на который они выданы, представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах. (Для командированных сотрудников - в трехдневный срок после возвращения из командировки.) Если подотчетное лицо не представило в бухгалтерию в этот срок авансовый отчет, или истратило полученные денежные средства не по назначению, выданная сумма считается доходом физического лица, с которого должен быть удержан соответствующий налог.
При оформлении приобретаемых подотчетными лицами материальных ценностей бухгалтеру следует иметь в виду следующее:
- если ценности закуплены в организации розничной торговли, то приемка их на учет производится без выделения НДС;
- если ценности закуплены в организации-изготовителе продукции или оптовой торговли, то при наличии квитанции к приходному кассовому ордеру и накладной, в которой НДС выделен отдельной строкой, приемка их на учет производится с отражением НДС.
Помарки в кассовых документах не допускаются. Выдача и приемка денег проводится строго в день составления документов.
Предприятие обязано фиксировать любой приход и расход наличных денежных средств в кассовой книге, которая должна быть единственной на предприятии. Кассовая книга шнуруется, нумеруется, опечатывается и подписывается главным бухгалтером и руководителем предприятия. Записи в ней ведутся в двух экземплярах под копирку. Отрывные листы служат для отчета кассира.
Предприятия, реализующие товары населению, оформляют продажу через контрольные кассовые машины (ККМ) и фиксируют эти продажи дополнительно в журналах кассиров-операционистов данных машин.
Кассир несет полную материальную ответственность за сохранность денег в кассе. Руководитель предприятия должен выделить для кассы соответствующее помещение, оснащенное специальным оборудованием и надежной защитой. Только в этом случае он вправе требовать от кассира полной материальной ответственности.
Касса должна проверяться (подвергаться ревизии) ежемесячно. Ревизия кассы проводится без предварительного оповещения кассира. Излишек денег в кассе приходуется в доход предприятия или бюджета (в зависимости от того, откуда исходит инициатива проверки):
Д50 К68,91 - учтена сумма излишка денежных средств в кассе, где: счет 68 "Расчеты по налогам и сборам", счет 91 "Прочие доходы и расходы".
Недостаток денег в кассе относится на счет кассира:
Д94 К50 - установлен факт недостачи денежных средств в кассе;
Д73.2 К94 - отнесена сумма недостачи на кассира;
Д70 К73.2 - удержана сумма недостачи из заработной платы кассира,
где: счет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда", субсчет 73.2 "Расчеты с персоналом по возмещению материального ущерба", счет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".
Наряду с наличными расчетами в настоящее время распространяются также безналичные расчеты через кассы. Они могут производиться посредством чеков, чековых книжек и кредитных карточек. При предъявлении расчетного чека в уплату за товар контролер-кассир после тщательной проверки самого чека и просмотра паспорта предъявителя погашает чек штампом с надписью "Чек принят в уплату за товар" и пробивает сумму, указанную в чеке, через ККМ.
При предъявлении в кассу покупателем вместе с личным паспортом заполненного чека в составе чековой книжки, кассир их проверяет. Затем изымает чек из книжки, ставит на его обороте дату и подпись. Этот чек сдается вместе с денежными средствами в обслуживающий банк.
Покупка товаров при помощи кредитных карточек осуществляется таким образом. Карточка с закодированными параметрами ее владельца вставляется в щель кассового терминала, который имеет связь с банком. По каналу связи производится подтверждение платежеспособности клиента и дается команда на списание с его расчетного счета в банке суммы, набранной на терминале.
Для приема, хранения и расходования наличных денежных средств предприятие должно иметь кассу. Порядок ведения кассовых операций регламентируется Центральным Банком Российской Федерации (ЦБ РФ). Он же устанавливает требования к помещению главной кассы (в дальнейшем просто кассы).
Заключение
Денежные средства организаций находятся в кассе в виде наличных денег и денежных документов на счетах в банках, в выставленных аккредитивах и на открытых особых счетах, в чековых книжках и т.д. Ведение кассовых операций возложено на кассира, который несет полную материальную ответственность за сохранность принятых ценностей.
Для учета кассовых операций применяются следующие типовые межведомственные формы первичных документов и учетных регистров: приходный кассовый ордер (форма № КО-1), расходный кассовый ордер (форма № КО-2), журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма № КО-3), кассовая книга (форма № КО-4), книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5).
Поступление денег в кассу и выдачу из кассы оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами. Подчистки, помарки и исправления, хотя бы и оговоренные, в этих документах не допускаются. Прием и выдача денег по кассовым ордерам могут производиться только в день их составления.
Заработную плату, пенсии, пособия по временной нетрудоспособности, премии, стипендии выдают из кассы не по кассовым ордерам, а по платежным или расчетно-платежным ведомостям, подписанным руководителем организации и главным бухгалтером.
Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов.
Все операции по поступлению и расходованию денежных средств кассир записывает в кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в ней должно быть заверено подписями руководителей организации и главного бухгалтера. В конце рабочего дня кассир подсчитывает в кассовой книге итоги операций за день и выводит остаток денег в кассе на следующий день. Записи в кассовой книге ведут шариковой ручкой или чернилами через копировальную бумагу на двух листах. Один лист книги отрывной, его сдают в конце дня со всеми приходными и расходными документами в качестве отчета по кассовым операциям под расписку в кассовой книге. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге запрещаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира и главного бухгалтера организации.
При обеспечении полной сохранности документов кассовую книгу можно вести автоматизированным способом, при котором ее листы формируются в виде машинограммы "Вкладной лист кассовой книги". Одновременно формируется машинограмма "Отчет кассира".
В малых организациях, не имеющих в штате кассира, обязанности последнего может исполнять главный бухгалтер или другой работник по письменному распоряжению руководителя организации при условии заключения с ним договора о материальной ответственности.
В сроки, установленные руководителем организации, а также при смене кассиров производится внезапная ревизия денежных средств и других ценностей, находящихся в кассе.
Денежные средства, хранящиеся в кассе, учитывают на синтетическом счете 50 "Касса". В дебет его записывают поступление денежных средств в кассу, а в кредит - выбытие денежных средств из кассы.
Список использованной литературы
1. Налоговый кодекс Российской Федерации часть первая от 31 июля 1998 г. № 146-ФЗ и часть вторая от 5 августа 2000 г. № 117-ФЗ (с изменениями от 30 апреля 2008 г.)
2. Положение ЦБР от 3 октября 2002 г. № 2-П "О безналичных расчетах в Российской Федерации" (с изменениями от 22 января 2008 г.)
3. Указание ЦБР от 24 апреля 2003 г. № 1274-У "Об особенностях применения форматов расчетных документов при осуществлении электронных расчетов через расчетную сеть Банка России"
4. Указание ЦБР от 11 июня 2004 г. № 1442-У "О внесении изменений в Положение Банка России от 3 октября 2002 года № 2-П "О безналичных расчетах в Российской Федерации"
5. Указание ЦБР от 20 июня 2007 г. № 1843-У "О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя"
6. Артеменко В. Г., Беллендир М.В. Финансовый анализ: Учебное пособие. - М.: “ДИС”, НГАЭ и У, 2003 г. – 456 с.
7. Балабанов И. Т. Основы финансового менеджмента: Учебное пособие. – М.: Финансы и статистика, 2005. – 480 с.
8. Бланк И.А. Финансовый менеджмент. - Киев, МП "ИНТЕМ" ЛТД, "Юнайтед Лондон Трейд Лимитед", 2004. - 448 с.
9. Захарьин В.Р. Учет денежных средств // Консультант бухгалтера. – 2004. - №8
10. Киршин И.А., Финансовый менеджмент: Учебное пособие. – Казань: Изд-во Казан. ун-та, 2006. – 188 с.
11. Ковалев В.В. Финансовый анализ: управление капиталом. Выбор инвестиций. Анализ отчетности. - М.: Финансы и статистика, 2005. - 457 с.
12. Кожинов В.Я. Основы бухгалтерского учета. – М.: Бухучет, 2006. – 452 с.
13. Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет. Учебное пособие. – М.: ИПБ-БИНФА, 2006. – 339 с.
14. Костюк Г.И. Учет денежных средств // Бухгалтерский учет. – 2003. - №6
15. Крутик А.Б., Хайкин М.М. Основы финансовой деятельности предприятия. - C-П.: "Бизнес-пресса". 2005. - 469 с.
16. Павлова Л. Н. Финансы предприятий: Учебник для вузов. – М.: Финансы, ЮНИТИ, 2004. – 639 с.
17. Сорокина Е.М. Анализ денежных потоков предприятия: Теория и практика в условиях реформирования российской экономики. - М: Финансы и статистика, 2004. - 176 с.
18. Управление денежными потоками. / М. Бертонеш, Р. Найт - СПб: Питер, 2005. - 240 с.
19. Финансовый учет: Учебник/Под ред.проф. В.Г. Гетьмана. – М.: Финансы и статистика, 2007. – 816 с.
20. Шуляк П. Н. Финансы предприятий: Учебник. – М.: Издательский дом «Дашков и К», 2004. – 752 с.
21. Экономика предприятия: Учебник / под ред. Проф. Волкова О.И. – М.: «ИНФРА-М», 2005. –416 с.
[1] Сорокина Е.М. Анализ денежных потоков предприятия: Теория и практика в условиях реформирования российской экономики. - М: Финансы и статистика, 2004. - 176 с.
[2] Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет. Учебное пособие. – М.: ИПБ-БИНФА, 2006. – 339 с.
[3] Костюк Г.И. Учет денежных средств // Бухгалтерский учет. – 2003. - №6
[4] Положение ЦБР от 3 октября 2002 г. № 2-П "О безналичных расчетах в Российской Федерации" (с изменениями от 22 января 2008 г.)
[5] Захарьин В.Р. Учет денежных средств // Консультант бухгалтера. – 2004. - №8
[6] Финансовый учет: Учебник/Под ред.проф. В.Г. Гетьмана. – М.: Финансы и статистика, 2007. – 816 с.
[7] Указание ЦБР от 20 июня 2007 г. № 1843-У "О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя"
[8] Указание ЦБР от 11 июня 2004 г. № 1442-У "О внесении изменений в Положение Банка России от 3 октября 2002 года № 2-П "О безналичных расчетах в Российской Федерации"
[9] Кожинов В.Я. Основы бухгалтерского учета. – М.: Бухучет, 2006. – 452 с.
|
|
|
