 |
Глава IV. О исполнении указов
|
|
|
|
Всякой президент, должен все указы его величества и сената, которые надлежат быть письменные и зарученные, а не словесные, неотложно исполнять, и оным две записки иметь, которые вершены и действом исполнены, те вносить в книгу; а которые не вершены или и вершены, а действом не исполнены, тем держать роспись на столе, дабы непрестанно в памяти было.
Толк. Дела разумеются, о которых надлежит письменный указ, те, которые в действо производить, а не те, которые к сочинению действа надлежат, например, надлежит собрать деньги или провиант, тогда и словами приказать мочно, чтоб о том советовали, как то чинить; но когда положат, тогда доложить, так ли быть, и когда апробуется, тогда не производить в дело без письменного указа. И чтоб как возможно оные скорее исполнить, а именно: не более недели времени, ежели скорее нельзя. Буде же которые государственные дела будут требовать справок с губерниями и с провинциями, давать срок до губерний и провинций на проезд в один путь, на сто верст по два дни, а на возвращения по тому ж. А в губерниях и провинциях в оных исправляться, не отлагая ни за чем ни малого времени, как скоро возможно; а более месяца отнюдь не продолжать. А буде в такой срок исправится будет не мочно: то из тех губерний и провинций, не допуская до того срока, писать именно, за чем оного исправить будет не мочно, и на исправление оного дается еще сроку две недели; а больше того, а именно: шти недель отнюдь не продолжать, и по получении тех выправок, те дела вершить по тому ж в неделю, под наказанием смертным, или ссылкою на галеры, и лишением всего имения по силе дела и вины. А челобитчиковы всякие дела по выправкам вершить по реэстру без всякого мотчания как возможно, а далее шти месяцев, как о том именным его величества указом повелено декабря 8 дня 1714 года, отнюдь не продолжать под наказанием. Ежели далее сего положенного срока, кто без законной причины волочить станет, то наказан будет за каждый день по 30 рублей, ежели убытки от того кому не учинилось; а ежели убыток учинился, то оной в двое доправить в первой и другой раз, а в третий, яко преслушатель указа, наказан быть имеет.
|
|
|
Глава XIII. О печати
Государственным печатям, за которыми посылаются грамоты в иностранные государства, також и к гетману, быть по прежнему в коллегии иностранных дел.
А которою печатью печатают грамоты и указы и прочее внутрь государства, той быть при Cенате у особого человека; а пошлинному доходу от печати быть в смотрении камор и штатс-контор-коллегии, так как и прочие доходы.
В Адмиралтействе быть особливой печати, а которые грамоты и указы и прочие подлежат ко взятью пошлин, те оною не печатать, но относить к печати в Сенат, и чтоб от того в пошлинном сборе повреждения не было, чего президенту и членам адмиралтейской коллегии надлежит смотреть накрепко. В прочих коллегиях сделать особливые ж печати, со изображением его царского величества герба, и с надписанием звания каждой коллегии, и иметь оные ради запечатывания дел в той коллегии под охранением и замком оной коллегии секретаря, дабы от небрежения оного каких подложных писем печатано не было. Того ради, когда о делах его величества корреспонденция отправляема быть надлежит, то канцеляристу, которому оные дела будут поручены, оною печатать при присутствии той коллегии вахмистра. А ежели кто дерзнет оною печатью какие подлоги чинить, такового, несмотря на лицо, штрафовать яко неверного слугу, по препорции умысла его и учиненной вреды, лишением чести и пожитка; а по состоянии важности дела и живота лишен быть имеет.
|
|
|
Глава XXXII. О должности актуариуса
Актуариус имеет по должности чина своего получаемые в коллегии письма прилежно собирать, оным реестр чинить, листы перемечивать, и о том квитанцную (или роспискам) книгу иметь, в которой, ежели служители коллегии из тех дел и писем некоторые для отправления своего дела возьмут, и в приеме оных росписки дадут, вносится; при отдаче же тех дел оные росписки уничтожаются, и в той книге отмечать, что принято. Такоже имеет он актуариус надзирание и попечение о бумаге, перьях, чернилах, сургуче, воске, о дровах, свечах и о прочем, что надлежит, и сверх того некоторая часть канцелярских дел ему придается; а где в коллегиях регистратор не обретается, надлежит актуариусу его дело во всем исправлять; також и регистратор равно имеет чинить, где актуариуса нет; что повинен он все то исполнять под такими ж наказаниями и штрафами, как писано выше сего о секретаре и о прочих служителях.
Глава XXXIII. О чине регистраторском
Регистратора должность в том состоит, чтобы он письма собирал и по пакетам раскладывал, и потом велел набело переписывать сочинения всех указов (грамот) и писем помесячно и во весь год, которые из коллегии отпущены и в коллегии получены. Чего ради надлежит ему следующие книги держать, а именно:
1. Журнал (повседневная записка), которой имеет он сочинить из всех концептов всего года в коллегии отправленных дел, в котором ему по алфавиту, числу и месяцу вкратце выписать содержание каждого дела и имя, к тому принадлежащих особ, и место, к кому и куда дело послано, по которому журналу (записке) можно найти, что в регистратуре (в записных книгах) искать надобно.
2. Регистратура (записка) состоит в следующих 4 книгах:
(А) В первой книге все от коллегии к его величеству во весь год посланные письма, реляции, доклады, следующим образом чрез копииста вписываются, а именно: перемечивает он в книге листы, и ставит на одной стороне число и месяц, на другой стороне год, и означивает потом кратко дело, к кому куда отправлено; после того вписывает он весь документ с числом и подписанием всех чинов, и потом из сей книги явно будет, какие отправления коллегиум во весь год имел; и ежели что во оном приискать и посмотреть нужно, то может оное чрез журнал (повседневные записжи) легко учинить.
(В) В другой книге надлежит все отправленные дела, которые от коллегии до других коллегий, губерний, служителей и прочих посланы, такожде инструкции, дипломы, патенты и прочее вписать таким образом, как в первой регистраторной книге упомянуто.
(C) Третья книга содержит в себе все во весь год от царского величества или от сената указы, в коллегиум полученные рапорты и подлинные дела, которые по числам расположены, реэстр учинен, листы счислены и таким образом переплетены быть имеют.
(Д) В четвертой книге надлежат все прочие от других коллегий, губерний, от прочих служителей и подданных, також и прочие в коллегиум полученные оригинальные письма, ведомости, мамориалы, требования, известия, по провинциям и числам собраны, листы перемечены и реэстр учинен быть со означением коллегий и провинций, откуда какие дела присланы. Сие все исполнять ему под такими ж штрафами, как выше написано о секретаре и о прочих.
|
|
|
Глава XLIV. О архивах
Книги, документы, дела, учиненные регистратуры, когда оные три года в канцелярии и в конторе лежали, потом в архив с роспискою архивариусу отдаются, токмо из того изъяты суть особливые уставы, регламенты и все те документы и книги, которые в коллегиях и канцеляриях и в конторах для справки, и правила их всегда при них имеют быть. И дабы коллегии и их канцелярии знать могли, куда и в которой архив им вышепомянутые письма надлежит отдавать: того ради повелевает его царское величество иметь два архива, один всем делам всех коллегий, которые не касаются приходу и расходу, быть под надзиранием иностранных дел коллегии, а которые касаются приходу и расходу, тем быть под надзиранием ревизион-коллегии.
ГОСУДАРСТВЕННАЯ СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО
ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ
ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ДОКУМЕНТАМ И
СЛУЖБАМ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ
ПРИКАЗ
ГЛАВАРХИВ СССР
25 мая 1988 г.
N 33
Одобрено коллегией Главархива СССР 27.04.88 г.
1. ГОСУДАРСТВЕННАЯ СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО
|
|
|
ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ. ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Государственная система документационного обеспечения
управления (ГСДОУ) - совокупность принципов и правил, устанавливающих
единые требования к документированию управленческой деятельности и
организации работы с документами в органах государственного
управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и
общественных организациях.
ГСДОУ включает в себя настоящие Основные положения, общесоюзные,
отраслевые и республиканские нормативные и методические документы по
вопросам документационного обеспечения управления.
1.2. Основная цель ГСДОУ - упорядочение документооборота,
сокращение количества и повышения качества документов, создание
условий для эффективного применения прогрессивных технических средств
и технологий сбора, обработки и анализа информации, совершенствование
работы аппарата управления.
1.3. В развитие Основных положений ГСДОУ разрабатываются и
утверждаются нормативные и методические документы по совершенствованию
документационного обеспечения управления:
общесоюзные - Главным архивным управлением при Совете Министров
СССР и Государственным комитетом СССР по стандартам;
отраслевые - министерствами и ведомствами СССР и союзных
республик;
республиканские - Советами Министров союзных республик.
Нормативные документы министерств и ведомств по вопросам
документационного обеспечения управления не должны ограничивать прав
подведомственных организаций, предоставленных им Законом СССР "О
предприятиях в СССР" и другими законодательными актами.
1.4. Документационное обеспечение управления в организации
осуществляется специальной службой, подчиненной непосредственно
руководителю организации.
1.5. Должностные лица организаций при работе с документами
руководствуются требованиями Основных положений ГСДОУ и принятых в ее
развитие общесоюзных, отраслевых и республиканских нормативных и
методических документов*.
1.6. Общие требования к документам и службам документационного
обеспечения распространяются на все системы документации органов
государственного управления Союза ССР, союзных и автономных республик,
суда, прокуратуры, арбитража, а также учреждений, организаций и
предприятий, включая документы, создаваемые средствами вычислительной
техники и микрографии**.
1.7. Общие требования к документам и службам документационного
обеспечения являются нормативно-методической базой для
совершенствования на единой основе документационного обеспечения
|
|
|
управления и повышения его эффективности путем унификации состава и
форм документов, повышения их качества, работ службы документационного
обеспечения на базе научной организации труда и внедрения новейших
технических средств***.
___________________________________
* При работе с документами, подпадающими под действие специальных
положений, должностные лица организаций должны руководствоваться этими
положениями.
** Документационное обеспечение деятельности организаций
действующих в соответствии со специальными положениями, а также
порядок работы с секретными документами и документами "ДСП"
устанавливаются специальными инструкциями.
*** Работа архива организации и формы его участия в
документационном обеспечении управления регламентируются Основными
правилами работы ведомственных архивов (М., 1986).
1.8. Общие требования разработаны в соответствии с законами СССР
и союзных республик, устанавливающими порядок организации и
деятельности государственного аппарата, актами высших органов
государственного управления по вопросам принятия и оформления
управленческих решений, осуществления контроля за исполнением
документов, совершенствования методов управления и организационных
структур и их информационного обеспечения, государственными
стандартами в области документации и автоматизированной обработки
информации с учетом опыта практического использования унифицированных
систем документации и общесоюзных классификаторов
технико-экономической информации.
1.9. Единые требования ко всем системам документации внедряются
путем издания государственных, республиканских и отраслевых стандартов
и инструкций по вопросам документационного обеспечения управленческой
деятельности, учитывающих специфику республики (отрасли), а также
отраслевых унифицированных систем документации, типовых номенклатур
дел, типовых перечней документов с указанием сроков их хранения.
1.10. Учреждения государственной архивной службы СССР оказывают
министерствам и ведомствам организационно-методическую помощь во
внедрении ГСДОУ, в организации системы документационного обеспечения,
согласовывают типовые и отраслевые нормативные документы по системе
документационного обеспечения, указанные в п. 1.5. разрабатывают
методические документы по отдельным вопросам документационного
обеспечения управления.
2. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ2.1. Состав управленческих документов2.2. Унификация и стандартизация управленческих документов2.3. Оформление управленческих документов2.4. Составление текстов управленческих документов 3. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ3.1. Организация документооборота3.2. Информационно-поисковая система по документам организации(ИПС)3.3. Контроль исполнения документов3.4. Подготовка документов к передаче в ведомственных архив 4. МЕХАНИЗАЦИЯ И АВТОМАТИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ4.1. Состав комплексов средств механизации и автоматизации работыс документами4.2. Применение средств механизации4.3. Автоматизация работы с документами5. СЛУЖБА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ
|
|
|
