Главная | Обратная связь | Поможем написать вашу работу!

Составить отчет об экспресс-обследовании предприятия по схеме, изложенной в теоретической части описания работы.

Сведения об ответственных лицах.

Начальник агентства – координирует деятельность всего агентства, заключает контракты с крупными клиентами и поставщиками. Координирует маркетинговую и рекламную деятельности компании. Контролирует финансовую и бухгалтерскую отчетность.

Главный бухгалтер – Ведет бухгалтерскую отчетность, осуществляет диалог компании с налоговыми органами.

Менеджер по заказам – проводит оформление заказов от мелких и средних клиентов. Ответственный за заполнение БД «Заказы» и «Клиенты»

Заведующий исполнительской деятельностью – осуществляет контроль за выполнением сотрудниками заказов. Является посредником между менеджером по заказам и отделом, выполняющим заказы.

Менеджер по персоналу – осуществляет отбор кадров в агентство. Является регулировщиком споров и посредником между всеми сотрудниками агентства и начальником агентства.

Списки вопросов для интервьюирования и анкетирования специалистов.

Ф. И. О. респондента
Пол респондента
Возраст
Общий стаж работы
Стаж работы в сфере недвижимости
Образование (среднее, высшее, ученая степень)
Специальность, сфера деятельности по специальности
Отдел, в котором работает
Перечислите операции, которые вы выполняете в течение дня
Какое количество времени вы тратите на выполнение каждой конкретной операции
Сколько времени у Вас уходит на выполнение вспомогательных действий, не относящихся к основным операциям.
С какими сотрудниками вы взаимодействуете в процессе выполнения работы?
На сколько автоматизирована Ваша работа по 10 бальной шкале
Какие операции вы бы пожелали автоматизировать.

Задание 2

Разработать формы анкет для руководителей и специалистов с целью разработки бизнес моделей автоматизируемых задач.

АНКЕТА

1. ФИО _________________________________________________________________

2. Какова по вашему главная цель деятельности агентства

a. получение прибыли

b. качественное обслуживание клиентов

c. быстрое обслуживание клиентов

d. разработка новых идей в рекламной деятельности

3. Какие задачи по-вашему мнению подлежат автоматизации в первую очередь? (отметьте несколько вариантов)

a. оформление клиентов

b. оформление заказов

c. отправка документов в различные отделы организации

d. автоматизация составление отчетов

4. Какое количество документов вы обрабатываете за один рабочий час?

a. 1-5

b. 5-10

c. >10

d. количество документов варьируется от количества клиентов и не является постоянным числом

5. Как вы оцените степень автоматизации процессов предприятия?

a. Большая часть функциональных задач автоматизирована

b. Автоматизированы задачи, которые руководства считает наиважнейшими

c. Работа не автоматизирована

6. Какое количество документов регламентируют исполнение каждой функциональной организации

a. Около 10

b. 10-30

c. Около 100

d. Число варьируется в зависимости от функциональной задачи

7. Какое количество сотрудников необходимо для выполнения каждой конкретной задачи.

a. <5

b. 5-10

c. 10-15

d. >20

Задание 3

Провести структурно-функциональную диагностику методом «сплошной фотографии» рабочего времени персонала, построив рабочую таблицу системного аналитика.

Таблица 4 – «Сплошная фотография» рабочего времени персонала

№	Агент	Время	Процедура	Содержание	Информация	Инициатива	Контрагент	Отношение	Проблема
	Менеджер по заказам	5 минут	Заполнение БД о клиентах	Запись паспортных данных, адреса, телефона, электронной почты клиента	От клиента к менеджеру заказов	Клиент	Клиент	Заказчик-Исполнитель	Клиента нет в БД
	Менеджер по заказам	10 минут	Оформление Заказа клиента	Запись наименовани заказа, стоимости, даты заказа, даты исполнения.	От клиента к менеджеру заказов	Клиент	Клиент	Заказчик исполнитель	Оформление заказа для исполнения
	Менеджер по заказам	10 минут	Оформление квитанции на оплату	Выписывание наименование услуги, цены и общей стоимости всего заказа	От менеджера заказов к клиенту	Менеджер заказов	Клиент	Заказчик-исполнитель	Необходим документ для оплаты заказа
	Кассир	15 минут	Прием оплаты от клиента по квитанции	Прием оплаты по квитанции	От клиента кассиру	Клиент	Клиент	Заказчик-исполнитель	Необходимость оплаты заказа
	Менеджер по заказам	3 минуты	Прикрепление чека об уплате к заказу	Прикрепление чека об уплате к заказу	От клиента к менеджеру по заказам	Клиент	Клиент	Заказчик-исполнитель	Необходимость подтверждения оплаты заказа
	Менеджер по заказам	15 минут	Передача заказа в исполнительный отдел	Передача заказа в исполнительный отдел	От менеджера по заказам в исполнительный отдел	Менеджер по заказам	Начальник исполнительного отдела	Коллеги	Передача заказа на исполнение
	Кассир	15 минут	Составление сводной ведомости за день об оплаченных заказах	Составление сводной ведомости за день об оплаченных заказах	От кассира в бухгалтерию	Кассир	Бухгалтер	Коллеги	Отчетность для составления бухгалтерского баланса
	Работник агентства	30 минут	Составление акта о выполненном заказе	Запись номера заказа, работнике, выполняющем заказ и времени его окончательного выполнения	От работника агентства к начальнику исполнительного отдела	Работник агентства	Начальник исполнительного отдела	Подчиненный-начальник	Передача информации о готовности заказа
	Начальник исполнительного отдела	10 минут	Передача акта о готовности заказа и выполненного заказа менеджеру по заказам	Передача акта о готовности заказа и выполненного заказа менеджеру по заказам	От начальника исполнительного отдела менеджеру по заказам	Начальник исполнительного отдела	Менеджер по заказам	равные	Передача акта о готовности заказа и выполненного заказа менеджеру по заказам
	Менеджер по заказам	15 минут	Передача заказа клиенту	Передача заказа клиенту	От менеджера по заказам клиенту	Менеджер по заказам	Клиент	Исполнитель-заказчик	Передача клиенту заказа
	Бухгалтер	60-120 мин	Составление и передача сводного отчета об оплаченных заказах	Составление и передача сводного отчета об оплаченных заказах	От бухгалтера к начальнику агентства	Бухгалтер	Начальник агентства	Подчиненный-начальник	Составление сводного отчета

Задание 4

Составить отчет об экспресс-обследовании предприятия по схеме, изложенной в теоретической части описания работы.

Таблица 5 – Бизнес-процессы

№ БП	Наименование БП
	Заказ
	Расчет
	Отчетность

Таблица 6 – Операции бизнес-процесса

№	Операция	Исполнитель	Как часто	Документ-основание	Исходящий документ
1.	Оформление клиента	Менеджер по заказам	Несколько раз в день	Паспорт	Карточка клиента
2.	Оформление заказа	Менеджер по заказам	Несколько раз в день	Бланк заказа клиента	Оформленный заказ
3.	Передача на исполнение	Менеджер по заказам	Несколько раз в день	Оформленный заказ	Акт о приемке на исполнение
4.	Передача готового заказа	Начальник исполнительного отдела	Несколько раз в день	Акт о выполненном заказе	Акт о передаче клиенту
5.	Выписка квитанции на оплату	Менеджер по заказам	Несколько раз в день	Офорленный заказ	Квитанция на оплату
6.	Оплата заказа	Кассир	Несколько раз в день	Квитанция на оплату	Чек об оплате
7.	Отметка об оплате заказа	Менеджер по заказам	Несколько раз в день	Чек об оплате	Оформленный заказ с пометкой об оплате
8.	Передача всех оплаченных квитанций в бухгалтерию	Кассир	Каждый день	Квитанции об оплате	Акт о приемке квитанций
9.	Составление отчета о полученных средствах	Бухгалтер	Каждую неделю	Квитанции об оплате	Сводный отчет
10.	Составление отчета о выполненных заказах	Начальник исполнительного отдела	Каждую неделю	Акты о выполненных заказах	Сводный отчет
11.	Составление отчета об обслуженных клиентах	Менеджер по заказам	Каждую неделю	Акт о выдаче готового заказа клиенту	Сводный отчет

Таблица 7 – Описание документов бизнес-процесса

№	Исходящий документ	Операция	Исполнитель	Как часто	Документы основания
	Карточка клиента	Оформление клиента	Менеджер по заказам	Несколько раз в день	Паспорт
	Оформленный заказ	Оформление заказа	Менеджер по заказам	Несколько раз в день	Бланк заказа клиента
	Акт о приемке на исполнение	Передача на исполнение	Менеджер по заказам	Несколько раз в день	Оформленный заказ
	Акт о передаче клиенту	Передача готового заказа	Начальник исполнительного отдела	Несколько раз в день	Акт о выполненном заказе
	Квитанция на оплату	Выписка квитанции на оплату	Менеджер по заказам	Несколько раз в день	Оформленный заказ
	Чек об оплате	Оплата заказа	Кассир	Несколько раз в день	Квитанция на оплату
	Оформленный заказ с пометкой об оплате	Отметка об оплате заказа	Менеджер по заказам	Несколько раз в день	Чек об оплате
	Акт о приемке квитанций	Передача всех оплаченных квитанций в бухгалтерию	Кассир	Каждый день	Квитанции об оплате
	Сводный отчет	Составление отчета о полученных средствах	Бухгалтер	Каждую неделю	Квитанции об оплате
	Сводный отчет	Составление отчета о выполненных заказах	Начальник исполнительного отдела	Каждую неделю	Акты о выполненных заказах
	Сводный отчет	Составление отчета об обслуженных клиентах	Менеджер по заказам	Каждую неделю	Акт о выдаче готового заказа клиенту