 |
ТЕМА 3. Основные инструменты и методы УЗ
|
|
|
|
- Вы назначены на должность СКО (впервые для компании). Опишите содержание вашей стратегии по созданию политики (системы) управления знаниями на ближайшие два года.
- Представьте, что вы – руководитель компании, которому представили на утверждение стратегию по управлению знаниями на ближайшие годы. По каким критериям вы будете оценивать этот документ.
- Дайте рекомендации по внедрению инструментов/методов управления знаниями для компании, которая остро нуждается в стимулировании процессов создания знаний.
- Дайте рекомендации по внедрению инструментов/методов управления знаниями для компании, которая остро нуждается в сохранении и распространении своих знаний.
- Представьте, что Вы работаете в команде над проектом по управлению знаниями в небольшой консалтинговой компании с маленьким ИТ-бюджетом (т.е. компания не может выделить средства на приобретение специализированных программных компонент по УЗ). Предложите для этой компании такие инструменты управления знаниями, которые бы минимально требовали (или вообще не требовали) наличие специальных ИТ-средств.
ОТВЕТ
1) Если мы собираемся использовать свою стратегию развития, то:
А) попросили бы списки всех сотрудников (чтобы понять с кем имеем дело, так же можно догадаться, что фирма небольшая и с небольшим количеством штата);
Б) структурировали бы (кто главный, а кто подчиненный);
В) понять саму суть «знаний» (к какой области она относится);
Г) попросили бы IT отдел создать специальный сервер;
Д) так же попросили бы их разбить все папки по видам и значениям, так сказать, «структурировать» (чтобы каждый мог сразу и без проблем найти, что ему нужно);
Е) выдали бы каждому сотруднику по паролю с дополнительным текстом «как важны ваши навыки и знания» (чтобы каждый чувствовал себя нужным и причастным к общему делу);
|
|
|
Ж) в дальнейшем сотрудники должны все документы заносить на общий сервер, чтобы был легкий доступ к нужным файлам (а не массовый поиск в папках);
З) IT отдел должен будет отвечать за сохранность всех «знаний»;
И) будет поставлен человек (аудитор), который будет следить за IT отделом и докладывать о проделанной работе;
К) будет создана специальная социальная сеть для сотрудников и упрощения их общения между собой (так же мгновенный обмен данными и т. д.);
2) Будем исходить из важности и срочности, четкость и конкретика в составлении. Будут проанализированы альтернативные способы управления. Актуален ли этот документ. Важно, чтобы программа была краткосрочной или долгосрочной и была направлена на решение определенных целей.
3) Усовершенствовать работу IT отдела, в связи с их некомпетентностью, ибо именно они должны следить за структурированностью; нанять 1 человека, который сможет «стимулировать процессы», и проследит за выполнением обязанностей и поставленной цели; посмотреть всю систему изнутри и понять где была нарушена цепочка получения/хранения знаний.
4) А) собрать все знания в единую базу, структурировать их (виды и функции, фикции)
Б) создание единого сервера с повышенной защитой
В) выдача индивидуальных паролей с определенными правами (допустим, ты можешь сохранить, но не имеешь право удалить, такие разрешение делает Администратор всей сети)
Г) создание определенного сайта (доступного сайта для всех) с ссылками всех нужных документов, особенно, когда 1 и тот же документ нужен нескольким сотрудникам
Д) при принятии на работу указать пункт в договоре под названием «использование и добавлений знаний в общую систему»
Е) научить/показать всему штату, насколько это полезная и нужная вещь!
|
|
|
5) Создание локальной сети, не требующей больших затрат и специализированных IT-технологий. Использование технологии Share Point. Для технологии доступа к информации можно было бы использовать продукцию компании IBM, а также пакет приложений Microsoft Office. Из продукции IBM мы бы выбрали OmniFind, так как он ориентирован на поиск информации для работников организации и клиентов. Поиск может одновременно проводиться по всем ресурсам - в интранете, по внешним корпоративным сайтам компании, в базах данных, и т.д. Помимо этого внедрение программных технологий Omnifind предоставило бы нашим сотрудникам полнотекстовый поиск по ключевым словам и фразам для начинающих пользователей, а также расширенные виды поиска для продвинутых пользователей. Система позволила бы также задавать правила для автоматической классификации документов.
ТЕМА 4. Проблемы и перспективы применения инструментов и методов УЗ в бизнесе
- Представьте, что вы назначены на должность СКО в компании. Придумайте краткую характеристику этой компании и перечислите факторы, которые вам необходимо будет учитывать при разработке стратегии и тактики вашей будущей программы/политики по УЗ именно для этой компании.
- Какие критерии вы, как руководитель компании, выдвинете для оценки эффективности (успешности) внедрения программы по УЗ в вашей компании?
- Если в компании предусмотрена специальная должность СКО, то как вы на месте этого менеджера будете строить свои взаимоотношения с HR-отделом компании?
ОТВЕТ
1.Компания занимается производством и продажей электроники на российском рынке (компьютеров, ноутбуков, сотовых телефонов и т. д.). Руководство компании планирует расширить собственное производство и, соответственно, увеличить количество производственных цехов.
Поскольку я занимаю должность СКО в этой компании, при разработке стратегии и тактики мне необходимо будет учитывать следующие факторы:
1) Т. к. компания лишь расширяет свою производственную мощь, а не переходит к какому-либо новому типу производства, то нет необходимости получать новые знания из внешней среды (касающиеся технологии производства), а лишь систематизировать имеющиеся.
2) Поскольку увеличится объем производства, то увеличится и поступающая информация. Поэтому возникнет необходимость в использовании более современного программного обеспечения и внедрение их в производство. Соответственно, за этим последует обучение персонала и т. д.
|
|
|
3) Также необходимо учитывать фактор времени. Нужно понимать, что на поиски необходимых специалистов, покупки оборудования, аренды подходящих площадей и т. д. потребуется время.
4) Следует учесть фактор сохранения человеческого потенциала. С увеличением объема производства в компанию придут новые сотрудники. Главной задачей компании, а следовательно и моей (на должности СКО) является сохранение этих кадров для пополнения знаний компании, а также во избежание утечки информации.
2. Как руководитель компании, для оценки эффективности (успешности) внедрения программы по УЗ я буду изучать следующие показатели:
Во-первых, сокращение сроков производства продукции (электроники),
Во-вторых, наращивание объемов производства, расширение производственных площадей компании,
В-третьих, сокращение сроков поставки продукции в розничные точки продаж,
В-четвертых, улучшение качества обслуживания клиентов.
3. На мой взгляд, СКО и HR-отдел должны проявлять взаимное уважение друг к другу. И СКО и HR-отдел играют большую роль в организационной структуре компании. HR-отдел, в частности, занимается подбором персонала, а люди являются главным источником знаний. Соответственно, будучи СКО, я постараюсь, чтобы наши взаимоотношения с HR-менеджером основывались на стремлении достичь общей цели во благо компании.
| ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА по дисциплине «Управление знаниями в организации» (УЗвО) | |
| Выполнил студент: Садагян Татев (ФИО) Группа: ЗНФ-401 | Преподаватель: Волков Д. В. (ФИО) |
Эссе
Вариант 2
В 90-х гг. у компании Bain возникли проблемы в сфере процесса управления знаниями. На тот момент отсутствие налаженного механизма привело к некоторым последствия. Основными проблемами было то, что консультант тратил огромное количество времени для того, чтобы восстановить информацию. Много времени уходило для того, чтобы найти сотрудника, который может знать ту или иную информацию, а также время тратилось на возможность с ним связаться. Это в свою очередь приводило к замедленному процессу обслуживания клиентов. Соответственно эффективность сотрудников резко снижается. Тем более, фирма предоставляет консалтинговые услуги, соответственно, им необходимо в кратчайшие сроки собрать всю необходимую информацию. Данный сложности и неуправляемый процесс привел к тому, что увеличился процент отказов клиента от заказа из-за неуспеваемости, что дискредитировало имя компании на рынке. Одним словом, можно сказать, что в компании отсутствовали система и механизмы взаимодействия сотрудником в обмене информации, точнее коммуникации.
|
|
|
Каждая проблема имеет свои истоки. В данном случае все эти последствия возникли из-за того, что в организации отсутствовали механизмы взаимодействия между сотрудниками. Не было специалистов, которые занимались процессами формирования, накапливания и распределения знаниями в организации, и конечно, одна из главных причин – нет собственного источника информации, нет общей системы, где каждый мог ее воспользоваться, соответственно, информация хранилась только в головах у людей.
Безусловно, на каждом этапе развития организации, возможно, предугадать те или иные сложности, которые могли бы возникнуть в компании. В данном случае, развитие единой базы знаний было необходимо за счет того, что компания занимается консультирование. Изначально, руководству необходимо было позаботиться о единой базе, в который каждый смог бы наверстывать свои знания. Всего человек знать не может, соответственно ему необходимо постоянно учиться, ведь со временем все изменяется. Выходом решения мог бы послужить интернет. Возможно было создание базы в интернете, чтобы каждый смог в любом месте зайти и узнать все, что ему необходимо. Но в связи с тем, что на тот момент данный ресурс было плохо развит, то необходимо было предпринять следующие действия.
Во-первых, необходимо было внутри компании нанять человека, который занимался бы развитием персонала, налаживал коммуникации, а также выявил все слабые стороны компании и предложил бы свои пути решения. С этим шагом изначально можно было всего избежать.
Во-вторых, из-за сферы деятельности компании изначально видно, что необходимо создание единого информационного ресурса внутри компании. Однако, к этому пришли уже позже.
К решению данной проблемы компании подошла со всей серьезностью. Был предпринят целый комплекс мер. В первую очередь, внутри организации появилась должность и специалист по управлению знаниями. Это первый шаг на пути к успеху. Данный специалист поможет в будущем избежать таких ситуаций и уже в зачаточном состоянии будет способен устранить все проблемы.
|
|
|
Вторым шагом стало создание внутри организации своей информационной базы знаний. Возможно, на это было потрачено огромное количество средств, но в дальнейшем они окупились, потому что результаты, которые достигла компания, после комплекса предпринятых мер, потрясающие. Необходимо отметить, что был правильно выбран подход к созданию данной системы. Была создана не только база знаний, но и налажены механизмы коммуникации внутри организации между сотрудниками.
Третье действие, которое приняла компания – это система мотивации. Она необходима для того, чтобы сотрудники стали использовать существующие технологии, но в большей степени она необходима, чтобы сотрудники смогли поделиться своими как явными, так и неявными знаниями между собой.
Таким образом, компания предприняла целый ряд действий: наем специалиста по УЗ, который обеспечит непрерывный процесс УЗ, создание внутри компании БЗ, а также введение системы мотивации. Получается, для того, что увеличить нематериальные ресурсы внутри компании были предприняты правильные действия. Для упрощения работы сотрудниками и для повышения их эффективности внедрили технологии. Чтобы люди ими пользовались, людей их обучили и создали необходимые процессы, которые они не могут выполнить эффективно без использования новых технологий. Тем самым, внутри организации была создана сфера, где все три составляющие интеллектуального прироста нематериального капитала вместе сошлись, что привело к хорошим результатам внутри компании.
С моей точки зрения, компания абсолютно правильно подошла к решению всех этих вопросов. При решении проблем такого уровня в первую очередь, необходимо рассматривать все в комплексе и предпринимать системные меры по устранению неполадок в режиме организации. Основным правилом во внедрении БЗ является не экономить, поэтому компания потратила значительные средства для разработки и внедрения этой системы, зато она была удобна для использования сотрудниками и упростила им выполнение их функций. Система мотивации – очень правильный шаг, поскольку зачастую в компанию водится БЗ, но она не способна накапливать знания, потому что сотрудники не хотят делиться своими знаниями с окружающими, чтобы быть лучше всех. В такой ситуации мотивация является неплохим стимулом, чтобы обеспечить непрерывный процесс накапливания знаний и их распределения. Но, безусловно, все начинается с приема на работа специалиста по УЗ!.
Поскольку я полностью поддерживаю выбранную компанией политику по решению данных проблем, то меры, которые были предпринятыми, абсолютно совпадали с теми, которые прижились в организации.
К основным направлениям политики в сфере управления знаниями необходимо отметить, что специалист в таких организациях должен быть постоянно, чтобы регулировать процесс. Возможно, с развитием технологий, необходимо их модернизировать внутри компании, а также внедрять. Постоянно отслеживать новые возможности и оценивать, каким образом они смогут упростить работу внутри компании и повысить эффективность сотрудников. Для большего эффекта, необходимо всегда включать в процесс внедрения новых технологий сотрудников, давать им возможность высказывать свое мнение и отмечать, что и где необходимо подкорректировать.
|
|
|
