 |
Формирование и оформление дел
|
|
|
|
Классификация и систематизация документов, формирование дел
Для обеспечения правильного формирования и учета дел на предприятии должна составляться номенклатура дел.
Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности предприятия, корме технической документации и печатных изданий. При составлении номенклатуры дел предприятиям необходимо учитывать требования к номенклатуре дел, содержащиеся в Государственной системе документационного обеспечения управления, Основных правилах работы ведомственных архивов, перечнях документов с указанием сроков хранения. Номенклатура дел предприятия разрабатывается специалистом, ответственным за организацию работы с документами, утверждается руководителем предприятия и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения, является основной для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Даже при большом опыте работы невозможно квалифицированно и четко организовать работу с документами, не имея номенклатуры дел.
При оформлении номенклатуры дел необходимо оставлять в каждом ее разделе резервные номера дел (свободное место), которые могут использоваться в дальнейшем для внесения заголовков дел, не предусмотренных в течении календарного года на предприятии.
|
|
|
Цели формирования номенклатуры дел:
§ распределения исполненных документов в дела;
§ систематизации дел;
§ закрепления индексов дел;
§ установления сроков хранения дел.
Кроме того, номенклатура дел:
1. служит основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;
2. используется как основной учетный документ при сдаче в архив организации дел временного (до 10 лет включительно) хранения;
3. является основой для составления актов на уничтожение дел;
4. может быть использована как схема для построения справочной картотеки на исполненные документы.
При составлении номенклатуры дел следует изучать документы, образующиеся в деятельности структурных подразделений, руководствоваться планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы.
Номенклатура дел разрабатывается в каждом структурном подразделении и согласовывается специалистом (по ведению делопроизводства).
На основании номенклатур дел структурных подразделений специалистом (по ведению делопроизводства) составляется сводная номенклатура дел организации, подписывается специалистом (по ведению делопроизводства).
Названиями разделов номенклатуры дел являются названия структурных подразделений.
В номенклатуру включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы управления.
В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
Номенклатура дел печатается в 3-х экземплярах. Один экземпляр номенклатуры остается в структурном подразделении, второй – специалиста (по ведению делопроизводства), как документ постоянного срока хранения, третий передается в архивный отдел администрации области.
Формирование и оформление дел
Все исполненные документы, образовавшиеся в процессе деятельности структурных подразделений, группируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
|
|
|
Основанием для группировки документов по номинальному признаку служит название их разновидности. Например: приказы, протоколы, указания, акты, справки и т. д.
Формирование дел в структурных подразделениях осуществляется работником, ответственным за делопроизводство.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:
раздельно группировать в дела документы постоянного, временного срока хранения и по личному составу;
помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
помещать в дела машиночитаемые документы на общих основаниях в соответствии с номенклатурой дел;
по объему дело не должно превышать 250 листов.
При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т.д.
Внутри дела документы располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
Группировка документов, за какой либо определенный период осуществляется по хронологическому признаку. Например: «Квартальные отчеты об основной деятельности предприятия и капитальных вложениях».
Планово – отчетные документы группируются в дела по номинальному, авторскому, предметно – вопросному и хронологическому признакам.
Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с ними. Если же они утверждены в качестве самостоятельных документов, то их группируют в самостоятельные дела.
Протоколы общих собраний, заседаний ОАО «Белгородасбестоцемент» ревизионной комиссии, другие документы товарищества должны иметься в наличии и в любой момент востребованы по любым основаниям. Что бы добиться правильного учета, хранения и прохождения регистрации документов товарищества, необходимо иметь регистрационные книги и журналы учёта. Мало иметь книги учёта, надо иметь то, что необходимо учитывать. Правильно составленный устав, протокол общего собрания, решения правления, важный аргумент исключения возможности признать его либо незаконным, либо принятого на не легитимном собрании. Начинать вести документооборот надо сразу, как только в многоквартирном доме образовалась инициативная группа по выбору способа управления жилым домом.
|
|
|
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу и приказов по отпускам и командировкам.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.
В дело должны помещаться документы, которые своей содержательной частью соответствуют заголовку дела.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:
1. документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в дела раздельно;
2. подлинники отделять от копий;
3. годовые планы и отчеты – от квартальных и месячных, утвержденные документы – от их проектов;
4. включать в дело по одному экземпляру каждого документа.
Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Лицевые счета рабочих и служащих группируются в самостоятельные дела по фамилиям и располагаются в них в алфавитном порядке.
Переписка группируется в основном за период календарного года и
систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
Руководители структурных подразделений и работники, ответственные за делопроизводство соответствующих структурных подразделений, несут личную ответственность за полную сохранность документов и дел.
|
|
|
Документы в деле должны располагаться в определенном порядке: сначала помещают основной документ и относящиеся к нему приложения, а затем в хронологическом порядке идут документы, возникающие по мере решения вопроса. Запрещается подшивать в дело неисполненные документы, разрозненные экземпляры документов, документы, подлежащие возврату, дублирующие документы.
Приняты определенные правила группировки документов в дела по видам и хронологии. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Полное оформление дела предусматривает:
· подшивку или переплет документов в твердые обложки из картона на четыре прокола с учетом возможности свободного чтения с резолюциями к ним;
· оформление реквизитов обложки дела по установленной форме;
нумерацию листов в деле;
· составление заверительной надписи дела;
· внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия структурного подразделения, делопроизводственного индекса, заголовка дела, даты дела и т. д.).
Утвержденные предприятием планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки группируются отдельно от их проектов. Плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления.
Лицевые счета сотрудников предприятия по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита фамилий.
|
|
|
