Управление как форма организации деятельности учреждений.

1. Понятие «управление».
2. Методы управления.
3. Функции управления.
4. Уровни управления.

 

1. Понятие «управление».

 

Менеджмент (англ.) – управление

- профессиональное управление хозяйственной деятельностью предприятия;

- управление организацией, целью которого является достижение успеха.

 

Во всех сферах жизни управление играет огромную роль. Любая организация нуждается в рациональном и эффективном управлении.

Под управлением понимается целенаправленное воздействие субъекта на объект с целью перевода его в качественно новое состояние.

Как субъектом, так и объектом управления может быть человек, группа людей, подразделение предприятия, предприятие в целом. Различия между субъектом и объектом заключается в том, что субъект является источником управляющего воздействия, а объект подчинен этому воздействию.

В управление всегда есть: субъект – тот, кто осуществляет управление и объект – тот, кем управляют действия субъекта управления, т.о. основная задача управления организовать работу других людей, при этом высшей формой искусством управления является такая организация, при которой у объекта управления создается ощущение, что ни кто им не управляет.

Управление – это процесс целенаправленного воздействия на управляемую систему или объект управления с целью обеспечения его эффективного функционирования и развития.

Управление – это процесс планирования, организации, мотивации и контроля, необходимый для того, чтобы сформулировать и достичь целей организации.

Управление представляет собой осознанную целенаправленную деятельность человека с помощью, которой он упорядочивает и подчиняет своим интересам элементы внешней среды общества, техники и живой природы.

Любой процесс управления связан с информационным обменом, который заключается в циклическом осуществлении следующих процедур:

· сбор информации о текущем состоянии управляемого объекта,

· анализ полученной информации и сравнение текущего состояния с желаемым,

· выработка управляющего воздействия с целью перевода управляемого объекта в желаемое состояние,

· передача управляющего воздействия объекту.

 

1. Методы управления.

Метод (греч.) – способ достижения какой-либо цели.

Методы управления – это совокупность приемов и способов воздействия на управляемый объект для достижения поставленных организацией целей.

Методы управления являются одновременно инструментом воздействия руководителя на подчиненного и способом их взаимодействия.

Выделяют три метода:

1. административные
2. экономические
3. социально-психологические

1. Административные методы управления являются способом осуществления управленческих воздействий на персонал и базируются на власти, дисциплине и взысканиях.

Различают пять основных способов административного воздействия:

- организационные воздействия,

- распорядительные воздействия,

- дисциплинарная ответственность и взыскания,

- материальная ответственность и взыскания,

- административная ответственность.

Организационные воздействия основаны на подготовке и утверждении внутренних нормативных документов, регламентирующих деятельность персонала конкретного предприятия. К ним относятся

- устав предприятия или организации,

- коллективный договор между администрацией и трудовым коллективом,

- Правила внутреннего трудового распорядка,

- организационная структура управления,

- штатное расписание предприятия,

- положения о структурных подразделениях,

- должностные инструкции сотрудников и организация рабочих мест.

Эти документы (кроме устава) могут оформляться в виде стандартов предприятия и обязательно вводятся в действие приказом руководителя предприятия. Эти документы обязательны для всех сотрудников, и их несоблюдение влечёт за собой применение дисциплинарных взысканий.

Распорядительные воздействия направлены на достижение поставленных целей управления, соблюдение внутренних нормативных документов или поддержание системы управления предприятием в заданных параметрах путём прямого административного регулирования. К известным способам распорядительного воздействия следует отнестиприказы, распоряжения, указания, инструкции, целевое планирование, нормирование труда, координацию работ и контроль исполнения.

Дисциплинарная ответственность и взыскания применяются в случае нарушения трудового законодательства, когда имеет место дисциплинарный проступок, под которым понимается противоправное неисполнение или ненадлежащее исполнение трудовых обязанностей работником. Невыполнение работником трудовых обязанностей существует тогда, когда доказана его личная вина и он действовал умышленно и неосторожно. Если же работник нарушил свои трудовые обязанности по причине от него не зависящей (отсутствие нормальных условий труда, недостаточная квалификация для выполнения порученной работы и др.), то он не может быть привлечён к дисциплинарной ответственности.

Материальная ответственность и взыскания. Материальная ответственность работников выражается в их обязанности возместить ущерб, причинённый виновным действием или бездействию предприятию, на котором они работают. Материальная ответственность возлагается на работников за ущерб, причинённый предприятию, с которым они состоят в трудовых отношениях, а также за ущерб, возникший в связи с возмещением им ущерба, причинённого его работниками третьим лицам, если этот ущерб возмещён предприятием.

Административная ответственность и взыскания применяются в случаях совершения административных правонарушений. Различают такие виды административного взыскания, как предупреждения, штрафы, административный арест, исправительные работы, конфискация или возмездное изъятие предметов.

Административные методы управления являются мощным рычагом достижения поставленных целей в случаях, когда нужно подчинить коллектив и направить его на решение конкретных задач управления. Идеальным условием их эффективности является высокий уровень регламентации управления и трудовой дисциплины, когда управленческие воздействия без значительных искажений реализуются нижестоящими звеньями управления. Это особенно актуально в больших многоуровневых системах управления, к которым относятся крупные предприятия.

Экономические методы управления носят косвенный характер управленческого воздействия. Такими методами осуществляют материальное стимулирование коллективов и отдельных работников; они основаны на использовании экономического механизма, они непосредственно связывают управление с материальным стимулированием.

Оплата труда является основным мотивом трудовой деятельности и денежным измерителем стоимости рабочей силы. Она обеспечивает связь между результатами труда и его процессом и отражает количество и сложность труда работников различной квалификации. Устанавливая должностные оклады для служащих и тарифные ставки для рабочих, руководство предприятия определяет нормативную стоимость рабочей силы с учётом средних затрат труда при его нормальной продолжительности.

Экономические методы выступают в качестве различных способов воздействий руководителей на персонал для достижения поставленных целей. При позитивном использовании экономических методов конечный результат проявляется в хорошем качестве продукции и высокой прибыли.

Также руководители через вознаграждение, премии, надбавки вызывают у персонала заинтересованность в конечных результатах своего труда, качестве продукции или услуг, тем самым, принося доход себе и компании в целом.

Социально-психологические методы – это способы осуществления управленческих воздействий на персонал, базирующиеся на использовании закономерностей социологии и психологии. Объектом воздействия этих методов являются группы людей и отдельные личности. По масштабу и способам воздействия эти методы можно разделить на две основные группы:

- социологические методы, которые направлены на группы людей и их взаимодействия в процессе производства (внешний мир человека);

- психологические методы, которые направленно воздействуют на личность конкретного человека (внутренний мир человека).

Такое разделение достаточно условно, т.к. в современном общественном производстве человек всегда действует не в изолированном мире, а в группе разных по психологии людей. Однако эффективное управление человеческими ресурсами, состоящими из совокупности высокоразвитых личностей, предполагает знание как социологических, так и психологических методов.

Социально-психологические методы представляют собой наиболее тонкий инструмент воздействия на социальные группы людей и личность человека. Искусство управления людьми заключается в дозированном и дифференцированном применении тех или иных приемов.

 

 

1. Функции управления.

 

Функция (лат. functio) – это обязанность, круг деятельности, назначение, роль.

Функции управления – конкретный вид управленческой деятельности (осуществляется специальными приемами и способами), а также соответствующая организация работ.

Управленческий цикл содержит в себе четыре функции, – это организация, мотивация, планирование, контроль.

Организация. Функция организации нацелена на упорядочение деятельности менеджера и исполнителей. Это, прежде всего оценка менеджером своих возможностей, изучение подчиненных, определение потенциальных возможностей каждого работника, расстановка сил и т. д. Любая коллективная деятельность предполагает совместные действия разных людей, направленных на достижение общих целей. Если эти люди не будут должным образом организованы, то их действия не будут эффективными.

Выполнение функции организации связано с четким осуществлением деятельности как самим руководителем, так и его подчиненными. Исходными предпосылками выполнения функции организации являются следующие:

· учет руководителем своих возможностей, а также имеющихся резервов;

· учет возможностей своих исполнителей;

· правильная расстановка персонала.

Организация крайне важная функция, поскольку благодаря ей предприятие или фирма превращается в единый организм, способный слаженно действовать в любых ситуациях. От того насколько прочны связи между подразделениями и отдельными работниками, насколько слаженно действуют объединяющие их механизмы, зависит, будет ли деятельность организации успешной.

Мотивация. Связана с процессом побуждения себя и других людей к деятельности через формирование мотивов поведения для достижения личных целей и целей организации. После проведения подготовительных мероприятий менеджер должен обеспечить успешное выполнение работы. В этих целях используются:

а) стимулирование, т. е. побуждение работников к активной деятельности с помощью внешних факторов (материальное и моральное стимулирование);

б) собственно мотивирование, т. е. создание у работников внутренних (психологических) побуждений к труду. Главным здесь являются:

- заинтересованность в труде,

- потребность в трудовой активности,

- переживание чувства удовлетворения от трудовой деятельности.

Менеджер, чтоб успешно осуществить эту функцию управления должен быть компетентен в различных аспектах коммуникации он обязан развивать у себя соответствующие умения и навыки.

Планирование – это процесс, результатом которого является четкая формулировка целей и определение средств и методов, при помощи которых поставленные цели могут быть достигнуты.

Планирование предполагает:

1. Определение целей и задач стоящих перед организацией. Цель обычно бывает одна, и ее можно разбить на несколько задач таким образом, что выполнение всех задач автоматически означает достижении цели. Например, цель – увеличить объем продаж; задачами могут быть – увеличение числа оптовых покупателей, повышение качества и конкурентоспособности продукции, проведение широкомасштабной рекламной кампании и т.д.

2. Определение путей и средств достижения поставленной цели. Одну и ту же цель можно решить разными способами, поэтому желательно рассмотреть все варианты, которые имеются в наличии. Одни из них окажутся экономически невыгодными, другие – малоэффективны и т.д. взвешивая все за и против можно будет определить самые оптимальные средства.

3. Определение количества ресурсов, необходимых для достижения цели. Можно ставить какие угодно цели, но если в распоряжении нет средств, необходимых для их достижения, этот план ничего не стоит.

4. Выполнение плана и контроль за ним. Необходимо четко указать сроки, в которые план должен быть выполнен, а также формы контроля, которые будут использоваться.

Таким образом, планирование позволяет организовать работу предприятия по решению первостепенных, наиболее важных вопросов в конкретный период времени, а также повысить ответственность исполнителей за порученную им работу и улучшить контроль за выполнением плана.

Контроль – это процесс проверки и сопоставления фактических результатов с заданными. Процесс, направленный на обнаружение количественных и качественных отклонений от запланированных показателей. Эта функция, состоит в подтверждении того, что все идет в соответствии с принятым планом, существующими директивными документами и принятыми принципами управления.

Объектами контроля являются:

· оценка достигнутых результатов производственной деятельности,

· оценка персонала, способствующего достижению определенных результатов деятельности,

· определение эффективности мероприятия, содержавшихся в планах организации,

· всестороння оценка успешности деятельности организации с последующими выводами,

· использование обратной связи для оценки, поощрения и информирования персонала организации.

Управленческий контроль включает в свой состав три важных компонента:

- установление стандартов. Контроль трудно осуществлять, если цели не являются конкретными. В этом случае возникает опасность того несогласия относительно того, является ли деятельность работника результативной: работник будет убежден, что выполнил все, что от него требуется, тогда как руководитель будет придерживаться иного мнения. Чтобы избежать этого, необходимо как можно более четко определять цели и делать это таким образом, чтобы легко установить, выполнены ли задания;

- сопоставление достигнутого за некоторый период с тем, что было запланировано. Если цели были хорошо определены, то всегда можно сказать, в какой степени они были достигнуты. Кроме того, это дает возможность судить о том, что можно ли считать работу выполненной. Хорошо сформулированные цели помогают определить, что еще необходимо сделать;

- указание на способы исправления ошибок. Если план не выполнен, необходимо определить, что еще следует сделать. Иногда на этом этапе приходится пересмотреть стандарт, поскольку требования не всегда бывают реалистичными.

 

Стадии контроля.

Виды контроля. Контроль может принимать самые разнообразные формы в зависимости от того, какие цели он преследует. Поэтому будущий руководитель должен знать, для каких целей контроль может использоваться. Незнание видов контроля может привести к тому, что информация, которую руководитель будет стремиться получить, будет однобокой, необъективной, а следовательно, и степень владения ситуацией у такого руководителя будет крайне низкой.

Прежде всего, различают предварительный, текущий и итоговый контроль.

Предварительным контролем называют контроль, который предшествует активной деятельности и, тем более, каким-то результатам. Осуществляется до начала плановых работ, когда тщательно оценивается выполнение функций подразделениями и должностных обязанностей исполнителями. Основная задача – состоит в том, чтобы выяснить, готова ли организация или ее подразделение к выполнению тех или иных задач.

Предварительный контроль может быть направлен на персонал организации, оборудование, систему управления, условия труда, материальные и финансовые ресурсы предприятия, продукцию и т.д.

Предварительный контроль позволяет получить очень важные результаты. Если организация или ее подразделение не готовы к выполнению определенных задач, необходимо изыскивать дополнительные ресурсы или средства, а также принимать организационные меры, направленные на улучшение ситуации. Если же такая готовность имеется, можно спокойно приниматься за новое дело. Своевременный контроль, таким образом, помогает со значительной долей вероятности исключить возникновение непредвиденных ситуаций и неотвратимых ошибок.

Предварительный контроль персонала осуществляется при помощи таких средств, как тестирование, собеседование и изучение личных документов. В зависимости от поставленных целей определяется и содержательная сторона используемых средств (например, характер вопросов).

 

Текущий контроль направлен на деятельность организации и осуществляется с точки зрения стратегических и тактических целей, которые стоят перед ней. Заключается в оценке деятельности подраздеоений и конкретных исполнителей.

Текущий контроль имеет две основные разновидности – стратегический и оперативный контроль.

Цель стратегического контроля состоит в проверке деятельности организации на соответствие ее стратегическим целям, т.к. они отражают наиболее важные результаты, которые стремится достичь организация за определенный срок. Стратегический контроль может быть как количественным, так и качественным. В последнем случае контролироваться могут такие аспекты деятельности предприятия, как внедрение научных разработок, новых технологий, улучшение условий труда и т. д.

Цель оперативного контроля – определить соответствие текущей деятельности определенным критериям, нормативам и параметрам. В силу этого оперативный контроль в большей степени связан с производством, чем стратегический контроль.

Как правило, объектами текущего оперативного контроля являются соблюдение норм и нормативов, действующих на производстве, соблюдение распорядка работы, движение изделий в рамках технологического процесса, уровень текущих затрат денежных средств, наличие запасов сырья, материалов, не изготовленной и готовой продукции, качество продукции.

Оперативный контроль, фактически, сливается с оперативным управлением, поскольку направлен на решение текущих, актуальных задач. Дело в том, что результаты, полученные при помощи оперативного контроля, требуют моментального принятия решений; получение информации об отклонении, например, в производственном процессе должно сразу же вылиться в решение, связанное со способом устранения этого нарушения. Кроме того, оперативное управление обычно не допускает приостановки производственного процесса, все изменения в соответствии с решениями должны вноситься без приостановки процесса производства.

 

Итоговый контроль направлен на выяснение того, были ли достигнуты запланированные показатели.

Как правило, итоговый контроль касается не только сравнения запланированных показателей с реальными. Он предполагает также выявление причин, по которым результаты именно такие. Кроме того, итоговый контроль является основанием для составления будущих планов, а также рекомендаций указаний для работников.

С точки зрения степени охвата, различают сплошной (полный) и выборочный контроль.

При сплошном контроле проверяется весь объем выполненной работы, то есть каждая единица выполненной продукции.

Сущность выборочного контроля состоит в том, что проверяется не весь объем работы, а некоторая случайно выбранная ее часть. К выборочному контролю прибегают в том случае, когда нет возможности проверить каждую единицу контроля. Например, далеко не всегда есть возможность проверить качество каждой единицы большой партии товара. В этом случае и проводят выборочный контроль. Наличие статистических закономерностей позволяет на основании проверки части партии с большей или меньшей степенью достоверности предположить, например, сколько бракованного товара будет содержаться во всей партии. А это позволяет предсказать, сколько товара будет возвращено и потребуется заместить качественным товаром.

 

1. Уровни управления.

Уровни управления — это проявление разделения труда в организациях. В настоящее время все более и более явной становится тенденция к специализации профессиональной деятельности, при которой каждый работник (или каждое подразделение) выполняет предписанные ему функции и не вовлекается в выполнение других функций.

Разделение труда может быть вертикальным и горизонтальным. При вертикальном разделении труда каждый руководитель имеет сферу деятельности, за которую он отвечает (сферу контроля) или некоторое число работников, которые ему подчинены. В этом случае распределение задач производится не на одном уровне, а «сверху вниз» – от работников, занимающих высшие послы, до работников, находящихся внизу иерархии. При этом, чем выше должность, которую занимает работник, тем более общие задачи он решает; чем ниже положение работника в иерархии, тем белее частными являются стоящие перед ним цели. Это совершенно естественно, поскольку наиболее значимые с точки зрения функционирования решения принимаются на самом «верху», то есть руководством предприятия.

При горизонтальном разделении труда специалисты распределяются между различными функциональными областями и им поручается выполнение задач, важных с точки зрения данной функциональной области. Ярким примером горизонтального разделения труда является конвейерное производство, когда каждый из работников выполняет отдельную операцию и находится на том же уровне иерархии, что и другие работники, участвующие в производстве той же продукции.

Управление в организации всегда имеет структуру пирамиды: на нижних уровнях имеется большое количество руководителей, по мере продвижения вверх их число уменьшается. На этом оснований принято выделять менеджеров низшего, среднего и верхнего звена; эта классификация основывается на идеях американского социолога Толкотта Парсонса.

Три уровня управления:

1) институциональный уровень – высший уровень управления, на котором осуществляется планирование на длительный период, принимаются решения, имеющие очень важные для организации последствия, происходит реагирование на перемены, которые уже начались или ожидаются в ближайшем будущем и т.д. Именно на нем принимаются решения, касающиеся взаимодействия организации с ее внешней средой – конкурентами, государством, общественными объединениями и т.д. Управленцы высшего звена – директора, президенты, ректор.

2) управленческий уровень — это средний уровень, ил котором осуществляется координирование действий различных работников и подразделений для достижения стоящих перед организацией целей. Управленцы среднего звена – руководители самостоятельных отделов и подразделений, директора филиалов, деканы.

3) технический уровень управления — это низший уровень, на котором выполняются стандартные трудовые операции; этот уровень можно соотнести с повседневной работой, которая имеется в любой организации. Решения на этом уровне принимают менеджеры низового звена – мастер в цехе, руководитель подотдела, заведующие кафедрой.

 

Задачи, которые призваны решать руководители разных уровней, существенно отличаются друг от друга. Эти различия обусловлены в первую очередь тем, что руководители каждого уровня должны управлять разными видами работ. Любой человек, стремящийся стать руководителем, должен хорошо представлять себе особенности деятельности руководителя в зависимости от уровня, на котором он осуществляет свои функции.

Не следует думать, что руководители какого-то уровня важнее для предприятия, чем руководители другого уровня. Деятельность руководителя любого уровня управления важна для нормального функционирования организации. Высшее звено управления будет беспомощным, если оно не будет опираться на низшее и среднее звено, то же справедливо и для всех остальных уровней.

Поделиться:

Воспользуйтесь поиском по сайту: