 |
Учет денежных средств и расчетов с дебиторами и кредиторами
|
|
|
|
Расчеты между организациями, а также между организациями и физическими лицами осуществляют путем безналичных и наличных расчетов.
Согласно действующему законодательству все предприятия, организации и учреждения независимо от организационно-правовой формы обязаны:
• приходовать полученные наличные средства в кассу, хранить свободные денежные средства в учреждениях банков;
• производить платежи по своим обязательствам перед другими организациями, как правило, в безналичном порядке, а наличными деньгами – в пределах установленной Банком России суммы.
Для осуществления наличных расчетов организация должна иметь кассу и вести кассовую книгу. Хранить в кассе наличные деньги следует в пределах установленного банком лимита. В соответствии с законодательством выдача наличных денег на нужды организации может быть произведена только из кассы организации. В случае ее временного отсутствия необходимо получить у банка разрешение на получение наличных денег непосредственно из кассы банка.
Руководители организаций обязаны оборудовать кассу (изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег) и обеспечить сохранность денег в ее помещении, а также при доставке их из учреждения банка и при сдаче в банк. Чтобы обеспечить сохранность денежных средств, организация может застраховать свое имущество (в том числе денежные средства и ценные бумаги).
При проведении расчетов наличными денежными средствами все организации обязаны выполнять требования в соответствии с порядком ведения кассовых операций. Ответственность за соблюдение этого порядка возлагается на руководителя, главного бухгалтера и кассира организации. С кассиром или лицом, его заменяющим, должен быть заключен договор о полной материальной ответственности. Такие же договоры заключают с работниками, получающими под отчет денежные суммы (раздатчики заработной платы в подразделениях организации, лица, получающие деньги на хозяйственные расходы, и др.). Кассовые операции оформляют по типовым межведомственным; формам первичной учетной документации.
|
|
|
Постановлением Госкомстата России утверждены следующие унифицированные формы первичной учетной документации:
• приходный кассовый ордер (форма №КО-1);
• журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма №КО-3);
• кассовая книга (форма №КО-4);
• книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма №КО-5).
Все приходные и расходные кассовые ордера должны быть зарегистрированы в журнале регистрации. Журнал регистрации построен таким образом, что по его данным контролируют целевое назначение полученных и израсходованных организацией наличных денежных средств, присваивают номера кассовым документам, проверяют полноту произведенных кассиром операций, основание получения (выдачи) денежных средств, получатель (кому выдано). Ведение кассовой книги входит в обязанности кассира. В ней учитывают все поступления и выдачи наличных денег организации. Каждая организация ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью.
Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета второй отрывной лист с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге. Документы должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно чернилами, на пишущей машинке или компьютере. Исправления в них не допускаются. Прием и выдачу денег по кассовым ордерам производят в день их составления. Лицам, сдающим или получающим деньги, кассовые ордера не выдают. Оформление операций по приходу наличных денег в кассу. Лицо, вносящее наличные, представляет сопроводительные документы, а также доверенность (если наличные вносятся от имени юридического лица) для совершения данной операции в бухгалтерию организации (главному бухгалтеру малого предприятия). Главный бухгалтер (бухгалтер) составляет приходный кассовый ордер и квитанцию к нему, подписывает оба документа, ставит на квитанции печать организации, регистрирует ордер в журнале регистрации.
|
|
|
Главный бухгалтер передает приходный кассовый ордер и сопроводительные документы кассиру. Кассир приходует наличные, регистрирует операцию в кассовой книге, гасит приложенные к ордеру документы штампом или подписью «получена».
В кассу деньги поступают по чеку с расчетного счета банка, а также в результате наличных платежей за товарно-материальные ценности и услуги, при возврате выданных сумм и др.
Оформление операций по расходу наличных денег из кассы. Руководитель организации вместе с главным бухгалтером определяют содержание хозяйственной операции и необходимость ее проведения с использованием наличных денежных средств из кассы. Принятое решение оформляют посредством договора, распоряжения, приказа, разрешительной надписи руководителя.
Главный бухгалтер (бухгалтер) составляет и проверяет расходный кассовый ордер, который подписывают руководитель и главный бухгалтер, и регистрирует его в журнале регистрации. Если на прилагаемых к расходному ордеру документах есть разрешительная подпись руководителя, его подпись на ордере не обязательна. Стороннему физическому лицу кассир выдает деньги по предъявлении документа, удостоверяющего личность получающего деньги (паспорт). Затем кассир регистрирует совершенную операцию в кассовой книге.
Появление наличной иностранной валюты в кассе организации может быть связано с направлением сотрудника в загранкомандировку. Банк выдает организации сумму наличной валюты или дорожные чеки на имя командируемого лица. Учет по операциям в иностранной валюте должен вестись в рублях на основании пересчета иностранной валюты по курсу Банка России на дату совершения операции. Порядок пересчета иностранной валюты в рубли установлен ПБУ 3/2000 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте». Датой совершения кассовых операций с иностранной валютой считается дата оприходования или выдачи денежных знаков из кассы организации. В учетных регистрах записи по счетам имущества и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте, производятся одновременно в рублях и в валюте.
|
|
|
Сумму в приходных и расходных кассовых ордерах указывают в валюте платежа. Курсовую разницу отражают в кассовой книге записью кассира на основании бухгалтерской справки. Заработная плата, пособия, пенсии, стипендии выдают из кассы по платежной ведомости, подписанной руководителем организации и главным бухгалтером, с указанием суммы прописью. По истечении срока выдачи денег по ведомости (трех дней) против фамилий лиц, не получивших деньги, кассир ставит штамп «депонировано» и составляет реестр депонированных сумм. Депонированные суммы сдают в банк, а на сданные суммы составляют один общий расходный кассовый ордер.
Кассовую книгу кассир заполняет каждый день, на каждом листе указывает остаток наличности на начало дня, обороты по оприходованию и списанию денежных средств и выведенный остаток на конец дня.
Выдача денег, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира. Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком и зачисляются в доход организации.
Контроль за правильным ведением кассовой книги осуществляет главный бухгалтер. Бухгалтер обрабатывает отчет кассира, т.е. проверяет соответствие записей в отчете приложенным к нему документам по количеству документов по приходу и расходу и суммам, указанным в каждом документе. Он также проверяет правильность бухгалтерских проводок в кассовой книге. После проверки бухгалтер расписывается в кассовой книге. Данные отчета переносят в регистры бухгалтерского учета. При журнально-ордерной форме учета для отражения кассовых операций применяются журнал-ордер №1 и ведомость №1. Ведомость №1 (ведется по дебету счета 50 «Касса») предназначена для подсчета и обобщения данных о дебетовом обороте счета 50 и выполнения контрольной функции (сверяется с журналами-ордерами №2, 2а, 7). Кроме того, в ведомости №1 собирают за месяц обороты по реализации за наличный расчет товарно-материальных ценностей, продукции. Кассовый лимит. В соответствии с установленными правилами организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации организация может иметь в своей кассе наличные деньги в пределах лимита их остатка, установленного учреждением
|
|
|
банка исходя из объемов налично-денежного оборота организации, с учетом особенностей режима ее деятельности, порядка и сроков сдачи наличных денег в банк, обеспечения сохранности и сокращения встречных перевозок ценностей. Сверх лимита наличные деньги в кассе могут храниться только во время выплаты заработной платы, не дольше трех рабочих дней (в районах Крайнего Севера – не дольше пяти дней), включая день получения денег в кассе.
Организации, имеющие постоянную денежную выручку, по согласованию с обслуживающими их банками могут расходовать ее на оплату труда и выплаты социального характера, на закупку сельскохозяйственной продукции, а также на командировочные расходы, покупку канцелярских принадлежностей и хозяйственного инвентаря, оплату срочных ремонтных работ и горюче-смазочных материалов. При этом организации не имеют права накапливать в своих кассах наличные деньги сверх установленного лимита для осуществления предстоящих расходов, в том числе на оплату труда. В течение года лимит остатка кассы может быть пересмотрен по обоснованной просьбе организации, например в случае изменения объемов кассовых оборотов, условий сдачи выручки. Контроль за соблюдением правил работы с наличными денежными средствами. Обязанность по проведению проверок соблюдения организациями порядка работы с денежной наличностью возложена на банки, где у данной организации открыты счета.
В ходе проверок рассматриваются:
• полнота оприходования денежной наличности, полученной в учреждении банка;
• полнота и своевременность сдачи денег в кассу банка;
• соблюдение установленных предельных сумм расчетов наличными деньгами между юридическими лицами;
|
|
|
• соблюдение лимита остатка наличных денег в кассе;
• ведение кассовой книги и кассовых документов.
В случае установления фактов нарушения порядка работы с денежной наличностью банк составляет справку о нарушениях, копию которой направляет в налоговые органы по месту учета налогоплательщика. Фактическое наличие денег в кассе организации представители учреждения банка не проверяют. Полноту оприходования в кассу организации наличных денежных средств, полученных в результате хозяйственной деятельности, рассматривают налоговые органы при проведении проверок соблюдения налогового законодательства.
Инвентаризация кассы проводится периодически, но не реже одного раза в год. Различают плановую инвентаризацию (перед составлением годового отчета), внезапную (проводят работники банка, налогового органа, аудиторскую (по согласованию с заказчиком). Инвентаризацию проводят в присутствии кассира и главного бухгалтера. Кассир обязан составить кассовый отчет о кассовых операциях за последний день, вывести остаток по кассовой книге на день проверки и дать расписку, что все документы включены им в отчет и к моменту инвентаризации неоприходованных и не списанных в расход денежных средств в кассе нет. Затем производится полистный пересчет банкнот каждого достоинства и составляется покупюрная опись. При пересчете все банковские упаковки вскрывают. Инвентаризации также подлежат все ценные бумаги (акции, облигации, путевки и т.п.), по которым составляют отдельную опись. После проведения инвентаризации составляют акт инвентаризации кассовой наличности. Если на момент инвентаризации имеются частично оплаченные платежные ведомости, выплаченную по ним сумму принимают к зачету и отражают в акте. Если в акте зафиксировано соответствие учетных данных и фактического остатка наличности в кассе, то кассир дает расписку в том, что все ценности по акту принимает на свое ответственное хранение и не имеет претензий по проведению инвентаризации. В случае обнаружения расхождений у кассира берут письменное объяснение. Ограничение расчетов. Процесс приобретения за наличный расчет материальных ценностей (работ, услуг) у предприятий-изготовителей, предприятий торговли и других организаций – юридических лиц включает в себя несколько этапов, каждый из которых оформляется соответствующим документом.
Заключение между юридическими лицами договоров купли-продажи, подряда, договоров на оказание услуг и т.п. оформляют в соответствии с требованиями ГК РФ, реализацию товаров – накладной, реализацию работ (услуг) – актом о приеме-сдаче.
Внесение наличных денег по заключенному договору в кассу организации-продавца оформляют приходным кассовым ордером. Покупателю выдают квитанцию к приходному кассовому ордеру, на которой должна быть проставлена печать (штамп) организации-продавца. Не позднее 10 дней с даты отгрузки товара организация-поставщик обязана представить организации-покупателю счет-фактуру. При этом необходимо придерживаться установленного лимита суммы наличных расчетов по одному платежу между юридическими лицами. Ответственность за нарушение лимита расчетов несут организации-покупатели. Предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке устанавливается законодательно. Денежные средства организации (как собственные, так и заемные) за исключением переходящих остатков денег в кассе и части выручки, используемой в обороте, хранятся на счете в банке. Подавляющее большинство поступлений причитающихся платежей и оплату расходов организация осуществляет безналичным путем через счета в банках. Наличие расчетного счета и других банковских счетов является признаком самостоятельности организации. Организациям, имеющим отдельные нехозрасчетные подразделения (магазины, склады, филиалы и др.) вне своего местонахождения,
по ходатайству владельца основного счета могут быть открыты расчетные субсчета для зачисления выручки и осуществления расчетов по месту нахождения нехозрасчетных подразделений.
Для открытия расчетного счета и текущих счетов (для хранения средств целевого назначения) необходимо представить в банк следующие документы:
• заявление на открытие счета установленного образца;
• нотариально заверенный документ, удостоверяющий факт создания, регистрации организации;
• нотариально заверенная копия утвержденного устава организации;
• справка налогового органа о регистрации организации в качестве налогоплательщика;
• копии документов о регистрации в качестве плательщиков в пенсионный фонд и фонд обязательного медицинского страхования;
• карточка с образцами подписей руководителя, заместителя руководителя и главного бухгалтера, оттиском печати организации;
• копия справки Госкомстата России о присвоении организации статистических кодов.
Порядок совершения и оформления операций по счетам в банке регулируется правилами Банка России. Учреждение банка открывает организации расчетный счет, сообщает его номер и все необходимые банковские реквизиты. В течение трех дней с момента открытия расчетного счета банк обязан сообщить его номер в районную налоговую инспекцию, в которой стоит на учете владелец счета. Расчетный счет открывается, как правило, для расчетов по основной деятельности. На текущем счете разрешается производить ограниченный круг операций, связанных в основном с текущей деятельностью (выдача денег на заработную плату, хозяйственные расходы и т.п.). Для оформления операций по зачислению и списанию денежных средств со счетов в банках используют первичные документы типовых межведомственных форм: платежное поручение, банковский чек на получение наличных денежных средств, платежное требование-поручение, объявление на взнос наличными, мемориальный ордер банка. С расчетного счета банк оплачивает обязательства, расходы и поручения организации, проводимые в порядке безналичных расчетов, а также выдает средства на оплату труда и текущие хозяйственные нужды на основании письменных распоряжений владельцев расчетного счета. Исключение составляют платежи, взыскиваемые в бесспорном порядке по решению Государственного арбитражного суда, суда, налоговых или финансовых органов. В бесспорном порядке со счетов организации списывают платежи, не внесенные в срок в государственный бюджет, внебюджетные фонды, фонды специального назначения, за таможенные процедуры, платежи по исполнительным и приравненным к ним документам. Объявление на взнос наличными оформляют для сдачи сверхлимитных наличных денег из кассы в банк (паевые взносы, невыданная заработная плата, выручка от реализации материальных ценностей).
Банковские чеки используют при получении денежных средств наличными через чековые книжки. Чеки являются бланками строгой отчетности. Чековая книжка хранится у кассира или главного бухгалтера. Расчетный чек содержит письменное поручение владельца счета обслуживающему его банку на перечисление указанной в чеке суммы денег с его счета на счет получателя средств.
Платежное поручение – распоряжение организации-плательщика, даваемое банку, перечислить с его расчетного счета на расчетный счет получателя, поставщика, финансового органа и др. соответствующую сумму.
Платежное требование – расчетный документ, содержащий требование кредитора (получателя) по основному договору к должнику (плательщику) об уплате денег через банк; оплата может осуществляться с предварительным акцептом и без акцепта плательщика. Срок для акцепта определяют стороны по основному договору (но не менее пяти дней).
Мемориальный ордер банка – документ, которым оформляют внутрибанковские операции (списание сумм с расчетного счета клиента за кассовое обслуживание (доходы банка), начисление процентов клиентам за хранение денежных средств на расчетном счете (расходы банка) и др.). Аналитический учет операций по расчетному счету ведут на основании выписок банка. Ежедневно в сроки, согласованные с владельцем счета, банк выдает организации выписку с расчетного счета, т.е. перечень произведенных за отчетный период операций. К выписке прилагаются все документы. Выписка банка заменяет собой регистр аналитического учета по расчетному счету и служит основанием для бухгалтерских записей. Учет движения средств на специальных счетах ведется на обособленном бухгалтерском счете 55 «Специальные счета в банках». Он предназначен для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в валюте Российской Федерации, находящихся на территории страны и за рубежом в аккредитивах, чековых книжках и иных платежных документах (кроме векселей), на текущих, особых и специальных счетах, а также о движении средств целевого финансирования в той их части, которая подлежит обособленному хранению. Товарный (документарный) аккредитив применяется для расчетов между покупателем и поставщиком товаров. Покупатель дает письменное поручение обслуживающему его банку об открытии аккредитива, указывая в нем наименование и адрес поставщика, сумму аккредитива и срок его действия, род товаров, подлежащих оплате, документы, которые должны быть предъявлены для получения платежа (транспортные накладные, страховые полисы, сертификаты качества и др.). Извещения о произведенных с аккредитива выплатах направляют банку покупателя для списания сумм со счета плательщика.
|
|
|
