 |
Служебное письмо как средство информационного обмена
|
|
|
|
Служебные письма составляют в доброжелательном тоне, обязательно в вежливой форме. Даже когда в них идет речь о принципиальном несогласии, недопустимо проявление грубости, иронии или насмешки.
Категорический отказ следует выражать прямо, но вежливо. Письма-отказы желательно начинать не с формулировки самого отказа, а с изложения его причины, а затем в тексте могут быть сделаны предложения, на основе которых можно впоследствии вернуться к рассмотрению вопроса.
Убедительность письма зависит от аргументированности просьб и предложений, которая достигается приведением тщательно отобранных фактов, количественных и качественных показателей и т.д. Информация в тексте письма должна быть лишь достаточно и для того, чтобы убедить адресата в необходимости принятия желательного решения. Если для этого необходимо приведение большого количества материала, его оформляют как приложение к письму.
Право подписи служебных писем устанавливается внутренними нормативными документами организации, как правило, оно принадлежит руководителю и его заместителям. В крупных организациях письма могут подписывать руководители структурных подразделений [8].
Обычно служебное письмо состоит из нескольких типовых структурных элементов:
1. Область заголовка. В этой части письма слева размещается угловой штамп организации с указанием наименования организации, ее почтовых и других реквизитов, а также регистрационный номер и дата регистрации письма как исходящего документа. Если служебное письмо является письмом-ответом, то здесь же указывается, на какой документ отвечает данное письмо.
В правой части заголовка размещаются реквизиты адресата.
|
|
|
Ниже углового штампа размещается заголовок к тексту документа.
2. Собственно текст письма. Основные особенности оформления текста письма состоят в следующем:
- Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.
- Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т. д.
- Письма печатаются на стандартных листах или бланках формата А4 или А5; при оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.
- Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: «прошу...», «направляю...». В остальных случаях текст письма излагается от 3-го лица единственного числа.
- Если к тексту письма предусмотрено приложение, то оно указывается ниже основного текста, например: Приложение: на 10 л. в 1 экз. Если приложений несколько, то дается сокращенное наименование каждого документа приложения с обозначением количества экземпляров и листов.
3. Область подписи. Эта область оформляется обычным образом: указывается должность и фамилия лица, подписавшего документ.
Если исполнителем документа было другое лицо, то фамилия исполнителя и его телефон (или другие реквизиты, если это необходимо) указываются в нижней части листа письма с левой стороны.
Письма, используемые в практике общения зарубежных организаций, могут включать нижеследующие реквизиты.
Сведения об отправителе (Issuer Field). На бланке письма организации указывают наименование организации, ее товарный знак, почтовый и телеграфный адрес. Под наименованием организации может указываться род ее деятельности. Например, фирма EKY, занимающаяся оптовой торговлей продуктами питания, указывает на бланке: «Оптовая торговля продуктами питания».
|
|
|
Ссылки на индексы отправителя (Reference Line). В зарубежной практике в письме приводятся его поисковые признаки — цифровые или буквенные обозначения составителя письма, машинистки, отдела, фирмы, номера дела и др. Например: 357/27, где 357 — порядковый номер письма, а 27 — номер дела. Ссылка может иметь такой вид: Kindly mention Xf 25/6221 in your reply (Просим упомянуть Xf 25/6221 в Вашем ответе) и т.п.
Дата письма (Date) проставляется обычно в верхней правой части бланка. Определенные сложности могут возникнуть при цифровом написании даты. Стандарт ИСО 8601:1898 рекомендует цифровое оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день. Например: 2001.03.27. Из-за различия между английской и американской традициями цифрового написания даты могут возникать ошибки при ее толковании. Так, дата 05.06.2001 в Великобритании будет восприниматься как 5 июня 2001 г., а в США — как 6 мая 2001 г.
Однозначное понимание даты обеспечивает ее словесно-цифровое оформление. Например: 17 September 2001 (17 сентября 2000).
Адресат («внутренний адрес») (Inside Address). Почтовый адрес должен быть написан компактно, без промежутков между буквами и без подчеркивания элементов слов. Рекомендуется писать заглавными буквами название местности, учреждения, осуществляющего доставку, и страну назначения. Строки адреса должны быть выровнены с левой стороны.
Количество знаков в строке в почтовом адресе не должно превышать 30. Адрес, содержащий более 30 знаков в строке, можно написать, используя меньший шаг письма.
В стандарте ИСО 11180: 1193 содержится рекомендация лишь придерживаться при написании адреса предложенной последовательности адресных элементов, по возможности группируя их и руководствуясь правилами и обычаями страны назначения.
Для написания полного почтового адреса частных лиц используются следующие элементы:
- наименование адресата (указание семейного положения или титула лица);
- имя (имена), фамилия, приставка к имени;
- занятие, функция, по адресу (через);
- пункт доставки;
- почтовый код или номер почтового маршрута, местность, наименование учреждения, осуществляющего доставку;
- название территории или провинции и/или название страны.
Для написания полного почтового адреса юридических лиц используются следующие элементы:
|
|
|
- название организации;
- указание на род деятельности или изделия;
- название отдела или подразделения организации;
- пункт доставки;
- почтовый код или номер почтового маршрута, название местности, наименование учреждения, осуществляющего доставку;
- название территории или провинции и/или название страны.
Указание на конкретное лицо «К сведению» (Attention Line). Альтернативой включения имени и должности получателя в реквизит «адрес» является внесение их в графу «К сведению». Если в адресе не указаны эти данные, то они могут содержаться в особом элементе письма, который не является обязательным, но присутствует в том случае, когда автор заинтересован, чтобы его письмо поступило конкретному лицу. Эта отметка — указание на конкретное лицо — помещается отдельной строкой под адресом. Например: Attention: Mr. A.Johnson или Attention of: A.Johnson или For the Attention of Mr. A.Johnson.
Вместо фамилии лица может быть указана должность или название отдела, в который направляется письмо. Например: Attention of the Sales Manager или Attention — Sales Department.
Вступительное обращение (Salution). В деловых письмах используются следующие обращения:
- «Уважаемые господа» (Dear Sirs, Gentlemen (в США)) — к организации в целом;
- «Уважаемый господин» (Dear Sir) — к мужчине, если неизвестно его имя;
- «Уважаемая госпожа» (Dear Madam) — к женщине, если неизвестно ее имя;
- «Уважаемый г-н Адаме» (Dear Mr. Adams) — к мужчине;
- «Уважаемая г-жа Адаме» (Dear Mrs. Adams) — к замужней женщине;
- «Уважаемая г-жа Адаме» (Dear Miss Adams) — к незамужней женщине;
- «Уважаемая г-жа Адаме» (Dear Ms. Adams) — к женщине, если неизвестно ее семейное положение;
- «Дорогой Майкл» (Dear Michael) — к человеку, которого вы хорошо знаете, или другу.
После вступительного обращения ставится запятая (в Англии) или двоеточие (в США).
Заголовок к тексту письма (Subject Line) включает краткое его содержание. Например: «О
приостановлении поставок», «О заключении договора».
|
|
|
Основной текст письма (Body of the Letter). Текст большинства писем состоит из трех частей. После приветствия или обращения («Уважаемый г-н …») следует начало основного текста, где говорится о причинах обращения; в главной части текста сообщается о деталях (подробностях); в завершающей части делаются выводы, сообщается о планах на будущее и т.д.
Заключительная формула вежливости (Complementary Close). В качестве заключительной фразы в письмах к организациям используются такие выражения: «С уважением.» (Yours faithfully. Faithfully yours); «Искренне Ваш» (Yours truly. Truly yours. Yours very truly); «Наилучшие пожелания» (Best wishes).
Подпись (Signature). В письмах иностранных корреспондентов подпись размещается обычно под заключительной формулой вежливости. Фамилия лица, подписавшего документ, помещается под личной подписью, а затем указывается должность.
Перед подписью может стоять отметка «р.р.» — «за», от имени», или «Per pro» — «по доверенности» (от латинского выражения «per procura»). Сотрудники организации используют эту отметку, когда подписывают письма от имени своих руководителей.
Отметка о наличии приложений (Enclosure). В письмах зарубежных корреспондентов отметка о наличии приложений располагается в нижнем левом углу, под подписью. Она состоит из слова «Enclosure», если приложение дно, или «Enclosures», если их несколько. При этом обычно указывают их количество. Возможно сокращенное обозначение: Encl. или Епс. В отметке о приложении могут быть названы документы-приложения.
Указание на рассылку копий письма (CCNotation). В письмах зарубежных корреспондентов бывает специальная отметка о копиях письма. Такая отметка проставляется у нижнего поля документа и включает сокращение «с.с.» (от «карбоновые копии») и название фирмы, которой выслана копия. Например, с.с. Ann and Jordan ltd.. Lawyers.
Если автор желает подчеркнуть, что копий нет, он делает отметку «без копий» («without copies»).
Постскриптум. За рубежом допускается внесение дополнительной информации в деловое письмо после его подписания. Это избавляет от необходимости составлять новое письмо и дает возможность оперативно сообщать о событиях, случившихся уже после подписания письма. Приписка располагается в конце письма после подписи и начинается буквами P.S. (от лат. post scriptum — «после написанного»). В конце приписки еще раз ставится подпись.
|
|
|
