 |
Форматы бумажных документов. Общие требования
|
|
|
|
РЕФЕРАТ
по дисциплине:
«ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ»
на тему:
«Форматы бумажных документов. Бланки документов. Требования к изготовлению документов»
Выполнила:
студентка группы № 219
Юсуфова М.Р.
Преподаватель:
Бикбулатов Юрий Алексеевич
Москва 2013
СОДЕРЖАНИЕ
| Введение | …………………………………. | |
| Формат бумажных носителей и документа | …………………………………. | |
| Бланки документов | …………………………………. | |
| Требования к изготовлению документов | …………………………………. | |
| Заключение | …………………………………. |
| Список использованной литературы | …………………………………. |
ВВЕДЕНИЕ
Документационное обеспечение управления (делопроизводство) – это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении.
Документ - это информационный объект, используемый в бизнес-процессе, их количество на предприятии огромно, а состав разнообразен (например, проектные материалы, стандарты предприятия и технологические инструкции, чертежи и электронные таблицы, контракты и маркетинговые исследования и т.п.). При этом объем текстовой информации в офисах удваивается каждые три года.
Можно без преувеличения сказать, что качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется умением соответствующих должностных лиц составлять и оформлять управленческие документы. По сути дела, организация работы с документами является координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении лиц своего подразделения, правильное оформление переписки, подготовку организацию телефонных разговоров и т.д. Все это особенно необходимо для оперативного выполнения срочного задания руководства определенным должностным лицам закрепленного подразделения.
Достижение науки и техники, бурное развитие научно - технической революции, воздействующие на всю сферу человеческой деятельности, требуют дальнейшего совершенствования управления, стиля и методов работы, повышения качества и эффективности управленческого труда. В начале 3-го тысячелетия количество электронных документов на предприятии уже будет измеряться миллионами, поэтому системы управления электронными документами и архивами станут одной из важнейших составляющих корпоративной информационной системы. Одним из путей, обеспечивающим высокую эффективность работы аппарата управления является правильная организация работы с управленческими документами.
|
|
|
Форматы бумажных носителей и документа.
Формат носителя – это стандартный размер листа бумаги, используемой в делопроизводстве. Международной организацией по стандартизации ИСО для форматов бумажных носителей документов рекомендованы 2 ряда размеров листов бумаги: А и В. Для российских предприятий основной – ряд А. Ряд В используется за рубежом. Каждый из этих рядов включает по одиннадцать форматов носителей: от АО до А10 и от ВО до В10. В России в общем делопроизводстве используются 3 формата ряда А: A3 - 420 х 297 мм, А4 - 210 х 297 мм, А5-148х210мм.
Для бланков предприятия в соответствии с ГОСТ 9327-60 «Формат бланков документов» используются только 2 формата - А4 и А5. Однако при работе с иностранной оргтехникой можно столкнуться с форматами ряда В: ВЗ - 500 х 353 мм, В4 - 250 х 353 мм.
Бумажный документ - это информация, зафиксированная на бумажном носителе и обладающая определенными атрибутами, например, дата и подпись. В бумажном документе имеет место привязка информации к материальному носителю (бумаге).
|
|
|
Формат документа - это предельная ширина и длина текста на бумажном носителе, выбираемые составителем документа. Конкретные размеры документа определяются свободными полями от края листа бумаги до границы возможного текста.
Постоянное документирование требует типовой основы. Поэтому каждое предприятие разрабатывает и изготавливает типовые заготовки для разных документов, называемые «бланками». Многообразие типовых документов потребовало их унификации и стандартизации. Унификация документов – это придание им единообразия. Стандартизация документов – это узаконивание унифицированных форм документов и процедур работы с ними.
Поля документа по ГОСТ Р 6.30-2003
Левое не менее 20 мм
Верхнее не менее 20 мм
Правое не менее 10 мм
Нижнее не менее 20 мм
Бланк – это стандартный лист бумаги формата А4 или А5, на котором типографским способом или специальным штампом нанесены постоянные реквизиты предприятия. Обычно заготавливается два вида бланков: бланки для писем и общие бланки предприятия для внутренних документов типа приказ, акт, протокол и т.п. Но если на бланке уже проставлено название документа (приказ, договор, акт), он называется специальным бланком. Бланк для писем может быть с угловым или линейным штампом. В угловом (флаговом) штампе реквизиты предприятия размещаются прямоугольником в левом верхнем углу листа, в линейном штампе-параллельно верхнему обрезу бумаги. На бланке для писем размещается полное название организации, логотип (сокращенное название, выполненное в художественной графике), фирменный знак, почтовый адрес предприятия, телефон, телетайп, телекс, телефакс, код электронной почты, расчетный счет банка и другие сведения, необходимые для контактов и обратной связи. Ниже выделяется место для регистрационного номера документа и даты регистрации.
Общий бланк предприятия имеет только полное или сокращенное название организации, логотип и фирменный знак. Наименование будущего документа вносится при подготовке документа.
Специальные бланки – это предметные бланки с названиями будущих документов (приказ, акт, протокол). Некоторые бланки предметных документов (заявление, договор, акт приемки-сдачи работ и т.д.) изготавливаются прямо с типовой частью содержания. Для остальной части текста выделяется свободное место. Такие бланки часто называют «типовыми формами» или «формулярами». В них свободные от текста места заполняются от руки или машинным способом при оформлении документа.
|
|
|
Форматы бумажных документов. Общие требования
Под оформлением документов понимается соблюдение в ходе их составления, подготовки, перепечатки, согласования, удостоверения, пересылки в управленческих аппаратах учреждений (организаций и предприятий) требований, установленных в законодательных актах и нормативно-методических документах Российской Федерации. Основные правила составления и оформления управленческих документов закреплены в действующих в настоящее время в России общегосударственных нормативно-методических документах – государственных стандартах, которые являются основой для конкретизации правил работы с документами в каждой организации, их уточнения с учетом специфики ее деятельности, технологии документирования, условий работы управленческого аппарата. На основе законодательных, нормативных и нормативно – методических документов каждое учреждение (организация, фирма) устанавливает свои требования к работе с документами в уставе (положении), регламенте, правилах, инструкциях. В них закрепляются конкретные правила документирования, в том числе:
- права и обязанности должностных лиц, отдельных сотрудников в процедурах оформлениядокументов;
- состав применяемых в аппарате управленческих документов;
- компетенция руководителя, его заместителей и руководителей среднего звена, их право на издание различных видов распорядительных документов;
- порядок подписания, согласования и визирования документов, их заверение печатью;
- обязательные требования к оформлению и порядок работы с документами.
Независимо от способа документирования и вида носителя к документам, используемым в управленческой деятельности, предъявляются следующие основные требования:
|
|
|
- обеспечение юридической силы документа;
- создание условий для оперативного исполнения документов;
возможность оперативного поиска документов (использования их в справочных целях);
- возможность использования для создания, копирования, обработки документов средства организационной техники.
Действующие государственные нормативно – технические документы предназначены также для обеспечения качественного внешнего вида документов. Для этого в стандарт включены рекомендации по расположению реквизитов на поле документа и их рациональной компоновке.
Среди разнообразных систем управленческой документации, используемых для документирования различных управленческих действий, особое значение имеет система организационно-распорядительной документации, так как входящие в нее документы применяются в учреждениях и организациях всех уровней управления, направлений деятельности и форм собственности. Для системы организационно-распорядительной документации установлен состав реквизитов, включающий 29 наименований.
01-Государственный герб Российской Федерации;
02-герб субъекта Российской Федерации;
03-эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04-код организации;
05-код формы документа;
06-наименование организации;
07-справочные данные об организации;
08-наименование вида организации;
09-дата документа;
10-регистрационный номер документа;
11-ссылка на регистрационный номер и дату документа;
12-место составления или издания документа;
13-гриф ограничения доступа к документу;
14-адресат;
15-гриф утверждения документа;
16-резолюция;
17-заголовок к тексту;
18-отметка о контроле;
19-текст документа;
20-отметка о наличии приложения;
21-подпись;
22-гриф согласования документа;
23-визы согласования документа;
24-печать;
25-отметка о заверении копии;
26-отметка об исполнителе;
27-отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
28-отметка о поступлении документа в организацию;
29-идентификатор электронной копии документа.
Это максимальный перечень реквизитов, используемых при составлении и оформлении документов, составляющих эту систему. Перечень реквизитов ГОСТ Р 6.30-97 составлен с учетом необходимости придания документам юридической силы, их идентификация. Этой цели служат реквизиты 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, 09, 10, 15, 21, 22, 23, 24.
Реквизиты 11, 13, 14, 16, 17, 18, 20, 25, 26, 27, 28, 29 предназначены для поиска документа и фиксации его «прохождения» через управленческий аппарат. Отметки на документах проставляются в процессе работы с ними в делопроизводственной службе или исполнителем при подготовке проекта документа. Этими отметками фиксируют дату получения, исполнения, фамилии исполнителей, постановку документа на контроль и др. Соблюдение требований ГОСТ 6.30-97 обеспечивает рациональное размещение служебных отметок, используемых для фиксации на документе делопроизводственных операций, выполняемых при регистрации документа, контроле за его исполнением, снятии с контроля, дальнейшем хранении.
|
|
|
Реквизит 19 «текст документа» передает основное содержание документа.
Каждый конкретный вид документа содержит свой набор реквизитов (обязательных элементов).
Государственным стандартом установлено место размещения каждого реквизита на документе, которое «закреплено» за реквизитом в соответствие с традициями последовательности их заполнения и чтения при работе с документом в аппарате управления.
Форматы бумаги и поля
Массовое производство приспособлений для хранения документов и работы с ними: папок, коробок, конвертов, канцелярского оборудования, а также различных механизмов, пишущих машин и т.д. потребовало упорядочения и унификации форматов бумаги.
Стандартизация форматов бумаги ввела определенный порядок в ее производство, различных изделий из нее, канцелярских товаров, установила систему ограничения размеров бумаги для изготовления документов. В соответствие с действующим в настоящее время ГОСТ 9327-69 «Бумага. Потребительские форматы» стандартные формы обязательны в нашей стране для подготовки управленческой документации. Эти форматы приняты и Международной организацией по стандартизации.
Для измерения форматов принята метрическая система мер. Площадь основного формата А0 (841 мм х 1189 мм) приблизительно равна квадратному метру. Каждый последующий формат получается из предыдущего деления большей стороны пополам. Все форматы геометрически подобны.
Форматы делятся на три основных ряда - А, Б, В (табл. 1.).
Документы оформляются главным образом на бумаге формата А4 (210х297) и А5 (148х210). Отдельные виды документов, содержащие таблицы и графики – ведомости, планы и т.д. оформляются на формате А3 (297х420).
Форматы потребительских бумаг в разных странах не совпадают. В Европе наиболее распространены немецкие форматы, а в США = североамериканские форматы бумаги, где основной формат – аналог А4 – равен размеру 21, 59 смх27, 94 см.
Любой документ должен иметь поля, т.е определенное пространство между краем листа бумаги и текстом. Поля необходимы для подшивки документа, для проставления некоторых служебных отметок. В соответствие с требованиями ГОСТ Р 6.30-97 размеры полей должны быть не менее, мм:
левое поле – 20; верхнее поле – 15;
правое поле – 10; нижнее поле – 20.
Это минимальные размеры полей, меньшие поля не допускаются, так как будет затруднено дальнейшее оформление и хранение документов, но большие поля допустимы.
Бланки документов
Бланк – это стандартный лист бумаги формата А4 или А5, на котором типографским способом или специальным штампом нанесены постоянные реквизиты предприятия. Обычно заготавливается два вида бланков: бланки для писем и общие бланки предприятия для внутренних документов типа приказ, акт, протокол и т.п. Но если на бланке уже проставлено название документа (приказ, договор, акт), он называется специальным бланком. Бланк для писем может быть с угловым или линейным штампом. В угловом (флаговом) штампе реквизиты предприятия размещаются прямоугольником в левом верхнем углу листа, в линейном штампе-параллельно верхнему обрезу бумаги. На бланке для писем размещается полное название организации, логотип (сокращенное название, выполненное в художественной графике), фирменный знак, почтовый адрес предприятия, телефон, телетайп, телекс, телефакс, код электронной почты, расчетный счет банка и другие сведения, необходимые для контактов и обратной связи. Ниже выделяется место для регистрационного номера документа и даты регистрации. Общий бланк предприятия имеет только полное или сокращенное название организации, логотип и фирменный знак. Наименование будущего документа вносится при подготовке документа.
Специальные бланки – это предметные бланки с названиями будущих документов (приказ, акт, протокол). Некоторые бланки предметных документов (заявление, договор, акт приемки-сдачи работ и т.д.) изготавливаются прямо с типовой частью содержания. Для остальной части текста выделяется свободное место. Такие бланки часто называют «типовыми формами» или «формулярами». В них свободные от текста места заполняются от руки или машинным способом при оформлении документа. Сегодня все организационно-распорядительные документы, отправляемые из организации, оформляются на бланках, как в государственных, так и коммерческих организациях.
В организации обычно применяются два вида бланков - для письма и общий бланк для всех других видов документов. Бланк для письма и общий различаются набором реквизитов.
Герб.
Герб изображается на бланках учреждений и организаций только в случаях, предусмотренных законодательством. Государственный герб РФ помещается на бланках документов государственных органов и учреждений, определенных Указом Президента РФ от 03.11.93 № 2050 и в соответствии с Положением о Государственном гербе РФ. Герб субъектов Российской Федерации помещается на бланках государственных организаций в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. Это бланки министерств и ведомств, а также учреждений, входящих в их систему, независимо от местоположения. Воспроизводимое изображение должно строго соответствовать изображению, установленному действующим законодательством. Изображение герба при продольном расположении реквизитов будет находиться в центре верхнего поля, а при угловом расположении реквизитов - в левой части верхнего поля над серединой строки с наименованием организации-автора. Бланки с изображением государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации являются полиграфической продукцией, подлежащей учёту. В новом ГОСТе Р 6.30-2003 введён раздел Требования к изготовлению, учёту, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации. В нём указывается, что гербовые бланки подлежат особому учёту: "На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляют порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров. Учёт гербовых бланков ведётся раздельно по видам бланков в регистрационно-учётной форме (карточке, журнале), при этом используются следующие реквизиты:
при поступлении бланков:
- наименование вида гербового бланка;
- дата поступления;
- номер сопроводительного документа;
- наименование организации - поставщика гербовых бланков;
- количество экземпляров;
- серия и номера гербовых бланков;
при выдаче бланков:
- наименование вида гербового бланка;
- количество экземпляров;
- серия и номера гербовых бланков;
- наименование структурного подразделения организации, фамилия и инициалы должностного лица - получателя гербовых бланков;
- расписка в получении;
- примечание (отметка об уничтожении и т.д.).
Эмблема
В бланке, особенно коммерческих организаций, помещается эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) в соответствии с Уставом (Положением об организации). Это символическое графическое изображение, отражающее направления деятельности организации, предприятия или фирмы. Чаще всего в качестве эмблемы используется зарегистрированный товарный знак (торговая марка фирмы). Эмблема может состоять из графически оформленных начальных букв названия фирмы, либо из рисунка, отражающего главное направление ее деятельности. Размеры эмблемы не ограничены.
Эмблема не может помещаться на бланке, если на нем уже воспроизведен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации. Эмблема облегчает поиск документа, позволяет сразу определить, от кого получен документ (если это постоянный корреспондент), улучшает эстетический вид бланка. Однако эмблемой нельзя заменить наименование организации. У нас в стране эмблема располагается на верхнем поле бланка над серединой наименования организации-автора, или на левом поле бланка, на уровне названия организации. За рубежом эмблема в большинстве случаев располагается на левом или на правом поле бланка, на уровне наименования фирмы.
|
|
|
