Е) документ обладает субстанциональностью (вещностью). Для документа важна стабильная вещественная форма.

Билет№12

Развитие понятия документ. Понятие электронный документ

Понятие "документ" является центральным, фундаментальным в понятийной системе документоведения. Оно отражает признаки реально существующих предметов, служащих объектами практической деятельности по созданию, сбору, аналитико-синтетической обработке, хранению, поиску, распространению и использованию документной информации в обществе.содержание понятия "документ" многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется.На международном уровне наиболее общим признано определение документа как записанной информации, которая может быть использована как единица в документационном процессе.В документоведении применяется следующее определение документа: " Документ - это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве".Согласно Федеральному закону "Об информации, информатизации и защите информации" документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Названные в определениях признаки документа предполагают:

• наличие информации, смыслового содержания;
• стабильную вещественную (материальную) форму, обеспечивающую долговременное использование и хранение документа;
• функциональную предназначенность для передачи информации в пространстве и времени, т.е. для использования в социальных коммуникационных каналах.

Электро́нный докуме́нт —

• Информация, зафиксированная на материальном носителе в виде набора символов, звукозаписи или изображения и предназначенная для передачи во времени и пространстве с использованием средств вычислительной техники и электросвязи с целью хранения и общественного использования.
• Форма представления информации в целях ее подготовки, отправления, получения или хранения с помощью электронных технических средств, зафиксированная на магнитном диске, магнитной ленте, лазерном диске и ином электронном материальном носителе.^[1]
• Документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.^[2]
• документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.^[3]

Юридическую значимость электронному документу придаёт электронная цифровая подпись, которая на территории Российской Федерации равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при одновременном соблюдении следующих условий:^[4]

1. сертификат ключа подписи, относящийся к этой электронной цифровой подписи, не утратил силу (действует) на момент проверки или на момент подписания электронного документа;

2. при наличии доказательств, определяющих момент подписания;

3. подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе;

1. электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.

Билет№13

Документирование управленческой деятельности. Способы и средства документирования.

Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на различных носи­телях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий. Доку­ментирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефоно­граммы, машинограммы), а также на искусственных языках с ис­пользованием новых носителей (перфокарты, перфоленты, магнит­ные ленты, карты, дискеты и др.).Состав управленческих документов определяется компетенци­ей и функциями организации, порядком решения вопросов, объе­мом и характером взаимосвязей с другими организациями и за­крепляется в табеле документов. Единство правил документирова­ния управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения управлением (ГСДОУ) и унифицирован­ных систем документации (УСД).Унифицированные системы документации — это комплекс вза­имоувязанных документов, созданных по единым правилам и тре­бованиям, содержащих

информацию, необходимую для управле­ния в определенной сфере деятельности. УСД предназначены для использования как с помощью средств вычислительной техники, так и при традиционных методах обработки информации.Управленческие документы по наименованию, форме и составу реквизитов должны соответствовать УСД, требованиям ГСДОУ, положениям (уставам) об организации, другим нормативным до­кументам, содержащим правила документирования. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управ­ления издают следующие распорядительные документы: решения, постановления, распоряжения, приказы, указания, поручения, ин­струкции.Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, ког­да необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения и указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов..Утверждаемые документы (инструкции, положения, уставы и др.) подписывает должностное лицо, ответственное за их подго­товку.Протокол подписывают председательствующий на заседании коллегиального органа (совета, коллегии, собрания, совещания) и секретарь.Доклады, докладные записки, справки и другие документы ин­формационного, справочного или аналитического характера могут быть подписаны исполнителем, если разрешаемые в них вопросы не выходят за пределы его прав и компетенции, установленных должностной инструкцией.

Билет №14

Функции документа

Важнейшей функцией документа является информационная. В документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека.Документ обладает организационной функцией. С помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности. Внешние связи предприятий и организаций обеспечивает коммуникативная функция документов.Документ несет юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений, не говоря уже об органах следствия, суда и прокуратуры. Ряд документов изначально наделен юридической функцией (договорная документация, нотариально заверенные документы, правовые акты органов государственного управления и т. д.).Наконец, документ выполняет воспитательную функцию. Он дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус управленческих кадров, повышает престиж организации.

Билет №15

⇐ Предыдущая1234Следующая ⇒

Поделиться:

Воспользуйтесь поиском по сайту: